Trabalhar com registros de ativos no Gerenciador de Ativos

Registros são como você captura e documenta tarefas, eventos e itens no contexto de um ativo. Um registro pode ser um incidente como uma interrupção do servidor, um contrato de terceiros, uma falha de segurança e plano de remediação correspondente ou qualquer outra coisa relevante para um ativo.

Observação

Embora os registros compartilhem o mesmo nome que os registros no aplicativo Resultados, os registros nos ativos não estão relacionados aos dos Resultados.

Como funciona?

Você cria registros relacionados a ativos.

Todos os registros são instâncias de um tipo de registro. Eles não são filhos desse tipo de registro (os registros são filhos do ativo em que foram criados). O tipo de registro é uma classe que define as partes de dados que seus registros devem ter e como eles devem se comportar: quais são seus atributos, por qual fluxo de trabalho eles passam durante os ciclos de vida e quem pode vê-los e trabalhar neles. O comportamento exato de cada tipo de registro é determinado por seu relacionamento com um fluxo de trabalho, tipos de ativos, tipos de atributos e funções.

De muitas maneiras, um tipo de registro está para um registro assim como um tipo de ativo está para um ativo. Um registro também é semelhante a um ativo: você registra atributos para os dois e ambos percorrem os fluxos de trabalho de mitigação de riscos. No entanto, você não precisa avaliar os riscos associados a registros.

Criação, atualização e exclusão de tipos registros

Fornecemos tipos de registros como parte de sua solução. Você não pode criar, atualizar ou excluir tipos de registros por conta própria, mas pode envolver nossa equipe de consultoria para personalizar seu ambiente.

Exibindo registros

Você pode exibir os registros no ativo ao qual eles pertencem ou pode exibir uma tabela que lista todos os registros de determinado tipo de registro. A opção de tabela plana é útil se você não tem certeza de onde existe um registro ou não quer clicar em vários níveis para chegar a algo.

Exibir registros em um ativo

Abra o aplicativo Gerenciador de Ativos.
Em Todos os Tipos de Ativos, clique no tipo de ativo da sua escolha.
Na lista de ativos, clique no nome do ativo da sua escolha. Se você tiver um grande número de ativos, poderá pesquisar, ordenar e filtrar para encontrar o certo.
Clique na guia Tipo de Registro e, na lista de registros, clique no nome do registro que deseja exibir. O nome da guia de registro é configurável, por isso o nome da guia pode ser Pontos, Registros, etc.

Exibição de registros em uma tabela simples

Abra o aplicativo Gerenciador de Ativos.
Do lado esquerdo, clique no botão Expandir para abrir o painel lateral.
Em Registros, clique no tipo de registro de sua escolha. O nome da guia de registro é configurável, por isso o nome da guia pode ser Pontos, Registros, etc.
Na lista de registros, clique no nome do registro que deseja exibir.

Criação de registros

Abra o aplicativo Gerenciador de Ativos.
Clique no tipo de ativo que contém o ativo que você deseja adicionar.
Clique no ativo que deseja adicionar.
Clique no tipo de registro em que deseja adicionar um registro e clique em Adicionar [Tipo de registro].
Insira um nome para o registro e clique em Adicionar. O Diligent One cria o registro.
Insira todos os atributos necessários para descrever o registro.
Clique em Salvar Alterações.

Resultado Seu registro foi criado. Você pode começar a movê-lo pelo ciclo de vida fazendo a transição para outro status.

Atualizando registros

Localize o registro que deseja atualizar.
Na página do registro, atualize os atributos necessários para descrever o registro.
Clique em Salvar. O registro é atualizado.

Adicionar ou alterar o proprietário de um registro

Para adicionar ou atualizar o proprietário de um registro, siga estas etapas:

Encontre o registro onde você deseja adicionar ou alterar o proprietário.
Na guia Detalhes, encontre e clique no campo do proprietário que quer atualizar. Por exemplo: Proprietário do Negócio, Proprietário Técnico, etc.
Selecione um usuário na lista suspensa e clique em Salvar Alterações.

Resultado O registro é atribuído ao usuário selecionado, e uma notificação por e-mail é enviada ao usuário atribuído.

Fazendo a transição de registros para outro status

A transição de registros para outro status é como você move os registros ao longo do ciclo de vida. Dependendo do fluxo de trabalho que um tipo de registro usa, diferentes ações podem acontecer durante uma transição.

Localize o registro que deseja atualizar.
No canto superior direito, clique no botão para encaminhar o registro para o próximo status. Por exemplo: Após criar um ponto, clique em Iniciar para encaminhar o ponto para o status Em andamento.
Observação
Diferentes transições de status podem exigir diferentes condições, como preenchimento de certos atributos; ou podem desencadear eventos. Se você tiver problemas para mover o registro para outro status, entre em contato com um administrador do sistema ou com seu representante da Diligent para obter assistência.

Vinculação de registros de ativo a outros ativos ou registros de ativo

Você pode criar relações personalizadas entre registros de ativos e outros objetos, como outros registros de ativos, ativos, riscos e controles. Para obter mais informações, consulte Gerenciar relações no Gerenciador de Ativos.

Excluindo registros

Você pode excluir permanentemente os registros. Geralmente, a menos que um registro tenha sido criado por engano, é melhor fazer sua transição durante o ciclo de vida normal.

Cuidado

A exclusão de um registro não pode ser desfeita. Certifique-se de que não precisará de um registro antes de excluí-lo.

Localize o registro que deseja atualizar.
Na página desse registro, clique em no canto superior direito e em Excluir.
Clique em Excluir para confirmar. O registro é atualizado.