Trabalhando com problemas
Qualquer usuário Plataforma Diligent One pode reportar um problema para Gerente de Problemas e acompanhá-lo pelo aplicativoGerente de Problemas . Um problema é uma questão ou preocupação que precisa da atenção da gerência para evitar que se agrave ou cause interrupções significativas. Veja alguns exemplos:
Lacuna no controle financeiroUma lacuna identificada nos processos de controle financeiro que exige remediação pela equipe de finanças.
Violação de segurança de TIUma violação de segurança identificada no sistema de TI que necessita de ação e resolução imediatas pelo departamento de TI.
Violação de conformidadeUm problema de conformidade em que um processo não atende aos padrões regulatórios, exigindo medidas corretivas.
Status do problema
Um problema pode ter um dos seguintes status:
| Componentes | Descrição |
|---|---|
| RASCUNHO | O problema está sendo criado e refinado. Os relatores do problema documentam o problema, o escopo e os detalhes de suporte. O problema pode ser editado até estar pronto para revisão gerencial. |
| EM REVISÃO | O problema está passando por revisão do gerente. Os gerentes avaliam a definição do problema, validam sua relevância e precisão e decidem se ele deve seguir para remediação ou ser devolvido para refinamento. |
| A SER PUBLICADO | O problema foi totalmente aprovado e está pronto para publicação. Todas as revisões foram concluídas, e o problema está validado para lançamento como uma constatação de auditoria oficial Observação Este fluxo de trabalho só aparece se você tiver selecionado Constatação de auditoria como seu tipo de problema ao criar um problema. |
| PENDENTE DE ACEITAÇÃO | O problema passou pela revisão inicial e está aguardando a aprovação final antes da publicação. Aprovadores fazem uma verificação final para garantir que a constatação de auditoria atende aos padrões de relatório. Aprovadores podem aceitar o problema ou devolvê-lo ao status RASCUNHO se atualizações substanciais forem necessárias. Observação Este fluxo de trabalho só aparece se você tiver selecionado Constatação de auditoria como seu tipo de problema ao criar um problema. |
| PLANO DE REMEDIAÇÃO | Um responsável pelo problema é designado e desenvolve um plano de remediação. O responsável define a lista de ações necessárias para resolver o problema, incluindo responsabilidades e prazos. Após a conclusão do plano, o responsável inicia a remediação e move o problema para a próxima etapa. |
| EM PROCESSO DE REMEDIAÇÃO | As ações de remediação estão sendo executadas. Os responsáveis pelas ações e os aprovadores executam e acompanham as tarefas de remediação conforme o plano aprovado. |
| AGUARDANDO APROVAÇÃO | O problema está aguardando aprovação final. Um aprovador do problema revisa as ações concluídas e as evidências de suporte para confirmar que a remediação é suficiente. O aprovador pode aprovar o encerramento do problema ou recusá-lo reabrindo uma ou mais ações, retornando o problema para EM REMEDIAÇÃO. |
| FECHADO | Um gerente de tipo pode encerrar um problema depois que todas as ações associadas ao problema tiverem sido encerradas. |
| DESCARTADO | Foi determinado que o problema não requer remediação. O problema é encerrado sem ação por motivos como achado inválido, duplicidade ou fora do escopo. |
Processo do problema
O processo do problema é um fluxo de trabalho estruturado usado para relatar, gerenciar, resolver e fechar problemas na plataforma Plataforma Diligent One. Esse processo envolve diversas funções e ações para garantir a responsabilidade e a rastreabilidade ao longo do ciclo de vida do problema.
O processo do problema começa quando um Autor de relatório de problemas adiciona um problema. O problema relatado aciona notificações por e-mail para o Autor de relatório de problemas e o gerente do Tipo relevante. O processo de emissão consiste nas seguintes etapas:
- Adicionando um problema: Qualquer usuário da Ajuda da Plataforma Diligent One pode atuar como responsável por relatar um problema e adicionar um problema. Autores de relatório de problemas podem visualizar os problemas que adicionaram na de lista de problemas.
- Como exibir um problema: Os gerentes de Tipo visualizam todos os problemas associados aos tipos principais e aos tipos atribuídos a eles na lista de problemas.
- Atribuir um proprietário do problema: Os gerentes de Tipo de problema atribuem proprietários de problemas. Se os gerentes de vários tipos tiverem acesso ao tipo do problema, qualquer um deles pode atribuir propriedade.
- Configurar o fluxo de trabalho do problema: Os gerentes de Tipo de problema ou os responsáveis pelo problema configuram o fluxo de trabalho do problema, que consiste em uma sequência de ações necessárias para resolver o problema. Os fluxos de trabalho podem ser automáticos ou manuais.
- Execução do fluxo de trabalho do problema: Os proprietários de ações atribuídas concluem as suas respectivas ações até às datas de vencimento. Cada ação atribuída deve ser fechada para avançar o problema para a resolução.
- Aprovar um problema: Indica que o problema está aguardando uma avaliação antes de poder passar para a fase seguinte. Esse status geralmente aparece depois que todas as ações foram concluídas e o problema está pronto para revisão.
- Fechar um problema: Os problemas são automaticamente fechados quando a última ação no fluxo de trabalho do problema é fechado.
Para obter mais informações, consulte Adicionando um problema.
