Using the Document Editor

You will edit documents from the Document Editor tab. The document Outline pane on the left is where you add document sections and components. The Outline pane is not used as a table of contents but is simply a reference for each section. The actual document name, section titles, and other document content are controlled in the Document pane on the right. Some components can be read-only which does not allow editing.

Edit the Outline pane to structure the document

Use the following steps add or change the Outline of the document, which is the structure of the document.

1. Access the document. See Finding and managing documents.

2. From a document, select the Document Editor tab. The system prevents others from making changes when the document is being edited. You can hover over the button on the upper right of the screen to see the editing status, locked or unlocked.

3. In the Outline on the left, you should see three dots to the right of Document. If you do not, you need to take ownership of the document. See Taking or releasing ownership of a task. From the Outline pane, perform the following, as needed.

   • From the top Document level of the outline, select the three dots on the document to Add a section or Rename. The section is to organize the document and does not contain document content. You can move sections to reorganize the document.
     

   • From a section, you select the three dots to Add a component, Rename the section, or Remove the section. A component is where the document contents are places.

   • From a component, you select the three dots to Rename or Remove the component.

To move a section or component down to a new location, drag the section to the left then to the new location.

Add content to the document

On the Document Editor tab, select a section and choose between the following buttons:

• Select the Upload button to drag and drop or browse for a .doc, .docx, or .pdf document to import to the section. Then, select Upload & Save. Once uploaded, you can edit the content. There is no link between the uploaded document and your document.

  Note

  If you upload a document in .pdf format, it cannot be edited within the Document Editor. To update the content, upload a new PDF to replace the existing one.

• Select the Select button to select an existing component, which is reusable content that you can edit after adding it to a document. To create a component, see Using document components.

• Select the Edit button to edit the existing content or add comments. See the next section for details on using the editing toolbar.

• Select the Create New button to add the initial content.

Use the editing toolbar

Use a barra de ferramentas de edição para adicionar imagens, links a sites, gerar índices, adicionar cabeçalhos e rodapés, entre outras opções de formatação similares às do Microsoft Word. Quando você adicionar texto, o texto será exibido em vermelho até você clicar em Salvar documento.

As funções comuns incluem:

Ícone	Descrições
	para inserir um widget de conteúdo usado com frequência. Consulte Usando widgets no Policy Manager.
	para controlar se os cabeçalhos e rodapés são diferentes no primeiro ou no último componente.
ou	para remover conteúdo existente e inserir seu próprio conteúdo novo ou abrir um documento para inserir. Se você selecionar Novo ou Abrir acidentalmente, selecione Cancelar para manter o conteúdo original.
	para carregar uma foto ou outro arquivo de imagem.
	para selecionar o número de colunas e linhas para inserir uma tabela. Após inserir a tabela, selecione com o botão direito para manipulá-la e exiba Propriedades da tabela para alterar o alinhamento do texto, altura da linha, comportamento na quebra de página e muito mais.
	para definir a aparência do índice no painel direito e selecionar Inserir.
ou	para adicionar texto. Em um cabeçalho ou rodapé, você pode selecionar para adicionar uma variável numérica que é incrementada no documento final.
	para definir margens, tamanho do papel e layout.
	para adicionar uma quebra de seção ou página.
	para localizar e, opcionalmente, substituir texto.
	para copiar e colar conteúdo dentro do editor de documentos.
	para adicionar um espaço reservado que seja texto, número ou data. Após selecionar o botão Inserir metadados, selecione duas vezes o espaço reservado no documento. Você pode definir o tipo, o comprimento e outros campos. Selecione o botão METADADOS para identificar as informações que serão adicionadas ao documento.
	para adicionar formatação de texto e parágrafo, como tipo de fonte, tamanho, ênfase e cor, alinhamento de parágrafo, números e marcadores.