Notificações por e-mail de Projetos
Os e-mails são enviados do Resultados para notificar os usuários sobre:
- Solicitações atribuídas, revisões, tarefas ou ações
- Muda para projetos
Usuários que informarem que não receberam a notificações por e-mail podem precisar verificar seu filtro de spam.
As notificações por e-mail são enviadas de notifications@diligentoneplatform.com ou notifications@highbond.com, a menos que sua empresa tenha configurado um remetente personalizado. Para obter mais informações, consulte Configuração de um remetente de e-mail personalizado.
Ativando ou desativando notificações por e-mail
Você pode ativar ou desativar as notificações por e-mail no Página inicial da plataforma. Para obter mais informações, consulte Gerenciando notificações por e-mail.
Idioma do e-mail
Quando um e-mail é enviado para um endereço que pertence a um usuário, o conteúdo do e-mail é exibido nas configurações de idioma do usuário. Quando um e-mail é enviado para um endereço de e-mail que não pertence a um usuário, o conteúdo do e-mail é exibido nas configurações de idioma padrão da organização.
Configurar a frequência de envio dos lembretes
Se você precisar enviar lembretes recorrentes sobre ações e solicitações, poderá configurar a frequência de envio das notificações aos proprietários e às pessoas copiadas.
Você pode enviar lembretes recorrentes com agendamento:
- diário, semanal ou mensal
- personalizado com base no número de dias "x" antes da data de vencimento
Exemplo
Configurando lembretes de ações recorrentes
Cenário
Você cria uma solicitação e especifica a data de vencimento como 3 de maio de 2019. Você também define suas configurações de notificações da seguinte maneira:
- Enviar lembretes recorrentesSemanal
- Enviar lembretes antes da data de vencimento5, 3, 1, em branco, em branco
Resultado
Os e-mails de lembrete da solicitação são enviados semanalmente (todas as segundas-feiras) antes de 3 de maio de 2019. Os e-mails de lembrete adicionais para a solicitação também são enviados cinco dias, três dias e um dia antes de 3 de maio de 2019.
Depois de 3 de maio de 2019, os e-mails de lembrete continuam sendo enviados em uma programação semanal até que a solicitação seja fechada, excluída ou atribuída a outra pessoa. Se a pessoa designada para a solicitação for removida do projeto ou se o projeto for arquivado, os e-mails de lembrete também deixarão de ser enviados.
Etapas
Na página inicial do Página inicial da plataforma (www.diligentoneplatform.com), selecione o aplicativo Projetos para abri-lo.
Se já tiver entrado no Diligent One, você pode usar o menu de navegação à esquerda para mudar para o aplicativo Projetos.
A página inicial do Projetos é exibida.
- Clique na guia Notificações.
- Configure os campos a seguir e clique em Salvar:
Campo Padrão Observações Enviar lembretes recorrentes Semanal Selecione Diariamente, Semanalmente ou Mensalmente na lista suspensa para indicar a frequência com que os e-mails de lembrete serão enviados para itens pendentes (ações/solicitações em aberto ou vencidas).
E-mails de lembrete começam a ser enviados às 0h UTC. Os lembretes semanais são enviados às Segundas-feiras e os mensais no primeiro dia do mês.
E-mails de lembrete sobre ações e solicitações enviados antes e depois da data de vencimento até que os itens sejam fechados, excluídos ou atribuídos a outra pessoa. Se a pessoa designada para o item for removida do projeto ou se o projeto for arquivado, os e-mails de lembrete também deixarão de ser enviados.
Enviar lembretes antes da data de vencimento Selecione essa opção para definir um cronograma personalizado para notificações de lembrete com base no número de dias "x" antes da data de vencimento da ação/solicitação. Você pode especificar até cinco frequências de notificação personalizadas.
Se a data de vencimento de uma ação/solicitação tiver passado, ou se nenhuma data de vencimento for definida, os e-mails de lembrete serão enviados na frequência padrão (Semanalmente) ou na frequência especificada (Diariamente ou Mensalmente).
Observação
Se você habilitar apenas e-mails de lembrete recorrentes regulares sem lembretes agendados adicionais "x" dias antes da data de vencimento, o Diligent One envia os lembretes recorrentes regulares antes e depois da data de vencimento.
No entanto, se você habilitar os dois tipos de notificação, o Diligent One envia apenas os lembretes no agendamento personalizado antes da data de vencimento e envia apenas os lembretes recorrentes regulares depois da data de vencimento.
Tipos de notificações de e-mail
| Tipo de notificação | Assunto do e-mail | Ocorrência do e-mail | Funções que podem receber o e-mail |
|---|---|---|---|
| Redefinir senha do usuário | Redefina sua senha | quando um Administrador do Projeto redefine a senha de um usuário Observação Os Administradores de Projeto podem redefinir a senha de um usuário em Administração do sistema > Gerenciar usuários. | Qualquer função |
| Carregamento em massa | Itens carregados | quando os riscos ou os controles são carregados em massa para um projeto ou estrutura, ou problemas são carregados em massa para um projeto | Gerente Profissional |
| Backup | Baixar backup de projeto | quando um backup de um um projeto é concluído | Gerente Profissional |
| Falha no backup de Projeto: tente novamente | quando ocorre um problema durante o processo de backup de um um projeto | Gerente Profissional | |
| Criação de Projeto | Falha ao criar Projeto: tente novamente | quando ocorre um problema durante o processo de criação de um um projeto em um plano de garantia |
|
| Projeto arquivado ou propagado | Projeto arquivado(a) | quando um projeto é arquivado | Gerente Profissional |
| Falha de arquivamento de Nomeprojeto: tente novamente | quando um um projeto é arquivado e ocorre um problema | Gerente Profissional | |
| Propagação de Projeto concluída | quando um um projeto foi propagado | Gerente Profissional | |
| Projeto excluído(a) | Projeto excluído(a) | quando um um projeto foi excluído e será excluído permanentemente automaticamente em 30 dias |
|
| Importando, clonando e copiando | Normas e regulamentos importados | quando a importação de normas ou regulamentos para um mapa de conformidade é bem-sucedida |
|
| Falha de importação para o mapa de conformidade: tente novamente | quando a importação de normas ou regulamentos para um mapa de conformidade é malsucedida |
| |
| Falha ao Importar da Biblioteca de Conteúdo: tente novamente | quando ocorre um problema durante o processo de importação da Biblioteca de Conteúdo |
| |
| Quando um problema ocorre durante o processo de importação, clonagem, propagação ou cópia |
| |
| Avaliações automatizadas | Atualizações a avaliações automatizadas |
|
|
| Revisão | nomeUsuário designou você como revisor | quando o próximo revisor é designado para revisar um dos seguintes:
|
|
| Tarefas | nomeUsuário atribuiu uma tarefa a você | quando uma tarefa é atribuída a você | Qualquer função |
| nomeUsuário comentou em uma tarefa | quando uma pessoa posta um comentário em uma tarefa | Qualquer função | |
Encerrar uma tarefa | quando uma pessoa apaga uma tarefa | Qualquer função | |
| nomeUsuário encerrou uma tarefa | quando uma pessoa encerra uma tarefa | Qualquer função | |
| Ações, solicitações, certificações e atribuições | nomeDesignador designou um item de ação para nomeDesignado | quando você for indicado(a) para responder ou colaborar com uma ação | Qualquer função |
| nomeUsuário atualizou um item de ação | quando alguém atualiza uma ação Esse e-mail é enviado ao criador da ação, ao proprietário da ação e a todos os usuários copiados (CC). A pessoa que atualizou a ação não recebe o e-mail. | Qualquer função | |
| nomeUsuário comentou em um item de ação | quando alguém posta um comentário em uma ação Esse e-mail é enviado ao criador da ação, ao proprietário da ação e a todos os usuários copiados (CC). A pessoa que fez o comentário não recebe o e-mail. | Qualquer função | |
Responder a uma solicitação Observação O assunto do e-mail é personalizável. | quando você for indicado(a) para responder ou colaborar com uma solicitação | Qualquer função | |
| nomeUsuário atualizou uma solicitação | quando um arquivo é anexado a uma solicitação Esse e-mail é enviado ao criador da solicitação, ao proprietário da solicitação e a todos os usuários copiados (CC). A pessoa que anexou o arquivo não recebe o e-mail. | Qualquer função | |
| nomeUsuário comentou em uma solicitação | quando uma atividade é executada em uma solicitação (comentário adicionado) Esse e-mail é enviado ao criador da solicitação, ao proprietário da solicitação e a todos os usuários copiados (CC). A pessoa que fez o comentário não recebe o e-mail. | Qualquer função | |
nomeUsuário atribuiu um(a) NomeItem a você | quando um usuário foi designado como Proprietário, Proprietário Executivo ou Usuário Designado de um um objetivo, controle, teste de controle ou problema publicado |
| |
Responder ao questionário Nomequestionário | quando uma tarefa de desempenho do controle é enviada a um executor do controle | Qualquer função | |
| Responder à pesquisa nomePesquisaavaliação | quando uma pesquisa de avaliação é enviada a um proprietário de controle | Qualquer função | |
O nome de usuário pede seu certificação Observação O assunto do e-mail é personalizável. | quando uma solicitação de certificação é enviada a alguém | Qualquer função | |
| Lembrete | Responder a itens de ação | quando o estado de uma ação é "Aberto", lembretes recorrentes são enviados com base nas configurações estabelecidas | Qualquer função |
| quando o estado de uma ação é "Aberto", lembretes recorrentes são enviados com base nas configurações estabelecidas | Qualquer função |
