Transmitindo relatórios por e-mail

Transmitir um relatório para enviar o relatório por e-mail para diferentes destinatários em uma programação recorrente. Você pode transmitir relatórios para usuários do Relatórios e partes interessadas externas que não tenham acesso ao aplicativo Relatórios.

Como funciona?

Transmitir um relatório é uma maneira efetiva de compartilhar dados com outras pessoas de forma recorrente. Você pode definir várias agendas de transmissão para um único relatório, o que permite dirigir-se a diferentes públicos, se necessário. Somente é possível transmitir relatórios que tenham sido salvos e ativados.

Quando você salva um relatório, pode definir as configurações de distribuição e segurança associadas a ele. Essas configurações permitem especificar se o relatório pode ou não ser transmitido e o nível de acesso necessário para as pessoas poderem receber o relatório transmitido por e-mail.

Transmitindo relatórios para partes interessadas externas

Para transmitir um relatório por e-mail para uma pessoa que não tem acesso ao aplicativo Relatórios, você precisa definir as seguintes configurações ao salvar o relatório:

  • Na guia Detalhes, defina Acesso ao relatório como Público.
  • Na guia Distribuição, defina Segurança de transmissão e de e-mail como Não protegido.

Depois de definir as configurações de distribuição e segurança, você pode transmitir o relatório.

Acesso aos dados do Diligent One

Dependendo de como você inserir os destinatários da transmissão do relatório, ocorrerá o seguinte:

Como o destinatário foi inserido O que acontece Exemplo

Você seleciona um usuário na lista suspensa

Observação

Somente os usuários que acessaram o Relatórios são listados.

O aplicativo Relatórios usa o token do usuário para fazer a autenticação e determinar o acesso aos dados do Diligent One.

O relatório mostra somente os dados aos quais o usuário tem acesso no Diligent One.

Outras situações

  • Se um usuário tinha acesso ao aplicativo Relatórios e posteriormente for marcado como Sem acesso no nível de acesso no Relatórios no Launchpad, ele continuará presente na lista suspensa e poderá acessar dados com base nas próprias permissões em outros aplicativos do Diligent One.
  • Se um usuário tinha acesso ao aplicativo Relatórios e posteriormente for removido da instância do Diligent One, ele ainda estará incluído na lista suspensa, mas não poderá ver nenhum dado de relatório (Sem resultados).

Cenário Existem cinco projetos na instância do Diligent One, mas o usuário só tem acesso a um projeto.

Resultado O relatório só mostra o projeto ao qual o destinatário tem acesso.

Você digita um endereço de e-mail manualmente

O aplicativo Relatórios trata esse endereço como um endereço de e-mail externo. Isso se aplica a usuários licenciados do Diligent One e usuários externos (não licenciados).

O relatório mostra os dados aos quais o criador da transmissão de relatório ou a última pessoa a editar a transmissão tem acesso no Diligent One.

Cenário Existem cinco projetos na instância do Diligent One, mas o usuário só tem acesso a um projeto. A pessoa que está enviando a transmissão de relatório é um administrador e tem acesso aos cinco projetos.

Resultado O relatório mostra os cinco projetos ao destinatário.

Endereço de e-mail do remetente

Os destinatários verão notifications@highbond.com como o remetente. Se sua organização configurou um remetente personalizado, essas configurações não são compatíveis com o aplicativo Relatórios.

Permissões

Apenas Administradores de Relatório e Autores do Relatório podem transmitir relatórios.

Criar uma nova transmissão

  1. Abra o aplicativo Relatórios.

    A página Procurar abre.

  2. Abra o relatório que deseja transmitir
  3. Clique em Transmissão .

    A caixa de diálogo Transmitir abre. Se o relatório não tiver configurações de transmissão ativadas, você precisa ativar a Transmissão e clicar em Salvar para continuar.

  4. Selecione Criar Novo > Transmissão.

Defina os destinatários do relatório

Selecione uma das seguintes opções e clique no campo Destinatários para definir os destinatários do relatório:

Observação

A Plataforma Diligent One não aceita endereços de e-mail com acentos ou caracteres não latinos.

Opção Descrição Observações
Básico especifica usuários, grupos de usuários e endereços de e-mail que receberão o relatório transmitido

Para especificar um endereço de e-mail, insira o endereço no campo Destinatários e pressione Enter.

Você pode definir você mesmo como destinatário, se desejar.

Avançado

exibe os relatórios que contêm uma lista de endereços de e-mail que podem ser usados para transmitir o relatório

Os endereços de e-mail não precisam pertencer a usuários.

Outras colunas no relatório podem ser vinculadas a um relatório principal como filtros, o que resulta em um relatório exclusivamente filtrado enviado para cada endereço de e-mail.

A coluna no relatório que contém a lista de endereços de e-mail deve ser formatada como E-mail. Para obter mais informações, consulte Formatando colunas em relatórios.

Configurar o e-mail de transmissão

  1. No campo Assunto do E-mail, insira um assunto para o e-mail.
  2. Especifique o formato do relatório no e-mail selecionando uma das seguintes opções:

    • Anexar Data da Transmissão Se você selecionar uma opção diferente de HTML, poderá optar por anexar uma data de transmissão de relatório ao nome do documento.
    • Proteger PDF Se você selecionar PDF, poderá especificar uma senha necessária para abrir o documento.
    • Se não selecionar uma opção, o relatório será incluído como conteúdo HTML no corpo do e-mail.
  3. Opcional. No campo Corpo do e-mail, insira uma mensagem adicional para acompanhar o relatório.

Especificar filtros de relatório

Se o seu relatório tiver filtros, especifique quais filtros aplicar ao relatório de transmissão:

  • Valores de Filtro Atuais filtra dados com base nos valores quando o relatório é executado

    Se um destinatário de relatório abrir o relatório e inserir valores diferentes, na próxima vez que o relatório for executado, ele terá os valores mais recentes.

  • Valores de filtro padrão retorna os valores de filtro padrão definidos em Formatação de filtro > Estilo de entrada > Valor padrão

    Se nenhum valor tiver sido definido, ele retornará o relatório não filtrado.

Definir regras de entrega

  1. Selecione uma das seguintes opções:
    • Contínuo o relatório será entregue com base no agendamento definido
    • Alerta o relatório será entregue com base no agendamento definido se os resultados corresponderem às regras de alerta
  2. Se você tiver especificado Alerta, conclua estas etapas:
    1. Clique em Adicionar Regras da Entrega de Alertas.

      A caixa de diálogo Regras da entrega abre.

    2. Selecione uma das seguintes opções:
      • Uma ou mais linhas devem corresponder a condição é aplicada ao valor encontrado em cada linha do campo
      • Agregado em função de todo o conjunto de resultados a condição é aplicada ao valor agregado no campo
    3. Selecione o filtro ao qual deseja aplicar a condição, clique em + Adicionar Campo e defina a lógica condicional.
    4. Clique em Enviar.

      Resultado A lógica condicional é exibida em Transmissão baseada em alerta.

Definir a agenda de transmissão

  1. Em Frequência, defina a frequência e quando o relatório deve ser transmitido.
  2. Opcional. Para definir uma hora e um fuso horário específicos para a agenda de transmissão, clique em Configurações avançadas e defina a agenda de transmissão, conforme necessário:
    • Limitar Período de Agendamento limita a agenda de transmissão para ser executada apenas em um período definido
      Observação

      A opção Notificação de Falha não é compatível.

  3. Clique em Enviar.

    Resultado A agenda de transmissão é definida.

Editar ou excluir uma agenda de transmissão

  1. Abra o relatório que contém a agenda de transmissão que você quer editar ou excluir.
  2. Clique em Transmissão .

    A caixa de diálogo Transmitir abre.

  3. Clique na transmissão apropriada.

    Os destinatários, informações de agendamento e o número de vezes que o relatório foi transmitido nos últimos 90 dias são dados exibidos.

  4. Execute uma das seguintes ações:
    • Para editar a agenda de transmissão, clique em Editar e atualize a agenda de transmissão, conforme necessário.
    • Para excluir a agenda de transmissão, clique em Excluir e clique em Excluir para confirmar.