Enviando relatórios por e-mail

Envie um relatório por e-mail para compartilhar dados com outros usuários do Relatórios, bem como com partes interessadas externas que não têm acesso ao aplicativo Relatórios. Somente é possível enviar por e-mail relatórios que tenham sido salvos e ativados.

Como funciona?

Quando você salva um relatório, pode definir as configurações de distribuição e segurança associadas a ele. Essas configurações permitem especificar se o relatório pode ou não ser enviado por e-mail e o nível de acesso necessário para as pessoas poderem receber o relatório por e-mail.

Enviando relatórios para partes interessadas externas

Para enviar um relatório por e-mail para uma pessoa que não tem acesso ao aplicativo Relatórios, você precisa definir as seguintes configurações ao salvar o relatório:

• Na guia Detalhes, defina Acesso ao relatório como Público.
• Na guia Distribuição, defina Segurança de transmissão e de e-mail como Não protegido.

Depois de definir as configurações de distribuição e segurança, você pode enviar o relatório por e-mail.

Acesso aos dados do Diligent One

Dependendo de como você inserir os destinatários do relatório, ocorrerá o seguinte:

Como o destinatário foi inserido	O que acontece	Exemplo
Você seleciona um usuário na lista suspensa Observação Somente os usuários que acessaram o Relatórios são listados.	O aplicativo Relatórios usa o token do usuário para fazer a autenticação e determinar o acesso aos dados do Diligent One. O relatório mostra somente os dados aos quais o usuário tem acesso no Diligent One. Outras situações Se um usuário tinha acesso ao aplicativo Relatórios e posteriormente for marcado como Sem acesso no nível de acesso no Relatórios no Launchpad, ele continuará presente na lista suspensa e poderá acessar dados com base nas próprias permissões em outros aplicativos do Diligent One. Se um usuário tinha acesso ao aplicativo Relatórios e posteriormente for removido da instância do Diligent One, ele ainda estará incluído na lista suspensa, mas não poderá ver nenhum dado de relatório (Sem resultados).	Cenário Existem cinco projetos na instância do Diligent One, mas o usuário só tem acesso a um projeto. Resultado O relatório só mostra o projeto ao qual o destinatário tem acesso.
Você digita um endereço de e-mail manualmente	O aplicativo Relatórios trata esse endereço como um endereço de e-mail externo. Isso se aplica a usuários licenciados do Diligent One e usuários externos (não licenciados). O relatório mostra os dados aos quais o criador do relatório ou a última pessoa a editar o relatório tem acesso no Diligent One.	Cenário Existem cinco projetos na instância do Diligent One, mas o usuário só tem acesso a um projeto. A pessoa que está enviando o relatório é um administrador e tem acesso aos cinco projetos. Resultado O relatório mostra os cinco projetos ao destinatário.

Permissões

Apenas Administradores de Relatório e Autores do Relatório podem enviar um relatório por e-mail.

Endereço de e-mail do remetente

Os destinatários verão o seu nome e e-mail como origem do relatório. Se sua organização configurou um remetente personalizado, essas configurações não são compatíveis com o aplicativo Relatórios.

Verificar configurações de distribuição e segurança

1. Abra o aplicativo Relatórios.

   A página Procurar abre.

2. Abra o relatório que deseja enviar por e-mail.
3. Na barra de ferramentas, clique em Compartilhar .

   A caixa de diálogo Compartilhar abre.

4. Clique em Configurações de compartilhamento.
5. Verifique se a configuração E-mail está habilitada e se a configuração Segurança de Difusão e de E-mail está correta.

   Configuração	Descrição
   E-mail	permite que você distribua o relatório por e-mail
   Segurança de e-mail e transmissão	permite especificar o nível de acesso necessário para as pessoas conseguirem receber o relatório por e-mail: Todos os Usuários todos os usuários do Relatórios recebem o relatório por e-mail Não protegido o relatório pode ser enviado para partes interessadas externas que não têm acesso ao aplicativo Relatórios Usuários Validados todos os usuários com acesso à pasta para o relatório podem receber o relatório por e-mail

6. Clique em Voltar para compartilhar.

Enviar relatório por e-mail

1. Clique no campo Adicionar Destinatários e especifique os destinatários do e-mail:
   • Para enviar o relatório para uma parte interessada externa que não tenha acesso ao aplicativo Relatórios, insira o e-mail na caixa de pesquisa e pressione Enter.
   • Para enviar o relatório a um usuário ou grupo específico, insira o nome do usuário ou do grupo e selecione o usuário ou grupo apropriado.
   • Para ver uma lista de todos os usuários e grupos, clique em Todos e selecione o usuário ou o grupo apropriado.
   • Para selecionar um destinatário em uma lista de usuários, clique em Apenas Pessoas e selecione o usuário apropriado.
   • Para selecionar um grupo de uma lista de grupos, clique em Apenas Grupos e selecione o grupo apropriado.
2. No campo Nome, insira um assunto para o e-mail.

   Por padrão, o nome do relatório é exibido como o assunto do e-mail.

3. Especifique o formato do relatório no e-mail selecionando uma das seguintes opções:

   

   Observação

   Considerações:

   • Se não selecionar uma opção, o relatório será incluído como conteúdo HTML no corpo do e-mail.
   • Se você selecionar a opção Vincular ao Conteúdo , os destinatários recebem um link para o relatório por e-mail. Depois de fazer login no Diligent One, eles podem usar esse link para acessar o relatório no aplicativo Relatórios. Nenhum destinatário que não tiver acesso ao aplicativo Relatórios pode acessar o link.
4. Opcional. Insira uma mensagem adicional para acompanhar o relatório.
5. Clique em Enviar.

   Resultado O relatório é enviado aos destinatários especificados via e-mail.