Vinculando status de registro a questionários
Para personalizar seu fluxo de trabalho, vincule um ou mais status a um questionário. Quando um registro é alterado para um status vinculado, o questionário é exibido.
Observação
Apenas Gerentes Profissionais e Usuários Profissionais podem concluir essa tarefa.
Como funciona?
Vinculação de status a um questionário
Na página Detalhes do questionário, você pode vincular um ou mais status a um questionário. Quando qualquer uma destas opções ocorrer, o usuário que processa o registro deve responder ao questionário:
- um status de registro é alterado para um dos status vinculados
- um registro com um status vinculado é processado
Isso pode ocorrer quando um gatilho define o registro para um status vinculado. O questionário é exibido quando a pessoa designada tenta processar posteriormente o registro.
Um status pode ser vinculado apenas a um questionário por vez. Quando o questionário é respondido, ele é vinculado à tabela e os Executivos de Falhas e Usuários Colaboradores não podem enviar o questionário vinculado ao processar registros.
Observação
Se um registro for alterado para um status vinculado após estar anteriormente nesse estado, o questionário é novamente exigido. O questionário é preenchido previamente com as respostas gravadas da última vez que foi respondido para o registro. O usuário que processa o registro pode, então, atualizar as respostas conforme necessário.
Status vinculados e processamento em lote de registros
Ao processar registros em lote, uma única resposta de questionário de status aplica-se a todos os registros selecionados. No entanto, dependendo de como a empresa configurar os fluxos de trabalho e grupos de fluxo de trabalho, a atualização do status pode não se aplicar a todos os registros:
- se as regras do seu fluxo de trabalho permitirem que todos os registros selecionados façam a transição para o status selecionado, as respostas do questionário aplicam-se a todos os registros
- se as regras do seu fluxo de trabalho permitirem que apenas alguns registros selecionados façam a transição para o status selecionado, as respostas do questionário se aplicarão apenas aos registros permitidos e os registros que ficarem de fora das regras do fluxo de trabalho não serão processados
- se você selecionar vários registros para processar e não alterar o status antes de responder ao questionário, a resposta ao questionário se aplica apenas ao último registro selecionado.
Observação
Se você aplicar o filtro Status Aberto à tabela e, em seguida, alterar os registros em massa para um status fechado com um questionário vinculado, o questionário não será exibido, pois os registros não serão mais incluídos na tabela filtrada.
Exemplo
Questionário de aprovação de despesa
Seu fluxo de trabalho de remediação inclui um status chamado Requer Aprovação. Quando novos registros de despesas são carregados, um gatilho é executado e faz o seguinte para todos os registros em que o valor da despesa excede USD 100:
- define o status do registro para Requer Aprovação
- atribui o registro ao gerente responsável pelas aprovações
Você cria um questionário de aprovação que reúne as informações necessárias para justificar a aprovação da despesa. Você, então, vincula o status Requer Aprovação ao questionário.
Quando o gerente de aprovação revisa os registros e tenta processá-los, o questionário de aprovação é exibido na Visualização de Tabela e a resposta é associada com os registros de despesa na tabela.
Vincular um status a um questionário
- Abra o aplicativo Resultados.
- Clique no nome da coleção com o questionário com o qual você quer trabalhar.
- Clique em Questionários.
- Clique e abra o questionário adequado.
- No canto superior direito, clique em Editar.
- Na lista Status Vinculados, selecione um ou mais status para vincular ao questionário.
Um status só pode ser vinculado a um questionário.
- Na parte inferior da página, clique em Salvar.
