Trabalho com coleções

Uma coleção é um contêiner usado para organizar análises relacionadas com diferentes departamentos, processos de negócios ou conjuntos de dados. Coleções são o nível mais alto da organização no aplicativo Resultados.

Tipos de coleção

• Coleções padrão As coleções usadas para organizar dados importados de um arquivo de origem ou de um script do Analytics. Essas coleções são criadas diretamente no aplicativo Resultados.
• Coleções do Projetos Essas coleções normalmente armazenam dados e metadados compatíveis com recursos no aplicativo Projetos do Diligent One. Elas são similares a coleções padrão, mas podem ter algumas características ou limitações conforme o propósito da coleção. O Diligent One as gera por conta própria, conforme necessário, e talvez você não consiga alterá-las ou excluí-las por meio do aplicativo Resultados. Por exemplo:
  • O Resultados usa coleções para organizar respostas do questionário de desempenho do controle ou de certificação para projetos ativos. Essas coleções são criadas automaticamente quando você ativa o desempenho do controle ou as certificações no aplicativo Projetos. Você pode identificá-las pelo hiperlink Exibir projeto vinculado na lista de coleções.
• Coleções especiais Essas coleções normalmente armazenam dados e metadados compatíveis com outros recursos no Diligent One e podem ter certas características ou limitações conforme o propósito da coleção. O Diligent One as gera por conta própria, conforme necessário, e talvez você não consiga alterá-las ou excluí-las por meio do aplicativo Resultados. Dependendo de sua função e permissões, talvez você não veja essas coleções. Por exemplo:
  • A Coleção de Referência contém tabelas de referência. Importe dados personalizados, como uma lista de contatos, de uma origem externa para essas tabelas, para que as pessoas possam usar como referência no Diligent One. Recomendamos usar o Robôs para manter a tabela atualizada.
• Coleções arquivadas Coleções manualmente arquivadas ou que armazenam respostas ao questionário de desempenho do controle ou de certificação para projetos arquivados ou excluídos. As coleções de desempenho de controle e certificação são arquivadas automaticamente quando você arquiva ou exclui um projeto que tem desempenho do controle ou certificações ativados no aplicativo Projetos.

Permissões

Somente os Administradores do Resultados podem criar coleções. Administradores do Resultados e Gerentes Profissionais podem atualizar e excluir coleções.

Criar uma coleção

1. Abra o aplicativo Resultados.
2. Na página inicial do Resultados, clique em +Adicionar coleção.
3. Insira as seguintes informações:
   • Nome Insira um título relevante para a coleção. O máximo de caracteres é 255.
   • Descrição Opcional. Insira uma breve descrição da coleção. Você pode selecionar entre diferentes opções de formatação para aplicar um estilo ao texto. O texto da descrição é exibido abaixo do nome da coleção na página inicial do aplicativo  Resultados e na página da coleção.
4. Opcional. Em Fluxo de trabalho, selecione a opção apropriada na lista. Para obter mais informações, consulte Criação de fluxos de trabalho no aplicativo Resultados.
5. Clique em Criar coleção.

Encontre e abra uma coleção

Para abrir uma coleção que não está arquivada:

1. Abra o aplicativo Resultados.
2. Opcional. Use a barra de pesquisa para buscar a lista de coleções por título.
3. Clique na coleção que deseja abrir.

Para abrir uma coleção que foi arquivada:

1. Abra o aplicativo Resultados.
2. No canto inferior esquerdo, no painel lateral de navegação, clique em Arquivo de coleções.
3. Opcional. Use a barra de pesquisa para buscar a lista de coleções por título.
4. Clique na coleção que deseja abrir.

Alterar configurações de uma coleção

1. Abra o aplicativo Resultados.
2. Opcional. Use a barra de pesquisa para buscar a lista de coleções por título.
3. Encontre a coleção que você quer alterar, clique em e em Configurações.
4. Faça um dos seguintes:
   • Para atualizar o nome da coleção, insira um novo nome na caixa de texto  Nome . 
   • Para atualizar a descrição da coleção, insira quaisquer informações adicionais sobre a coleção na caixa de texto Descrição. O texto de descrição é exibido abaixo do nome da coleção na página inicial do aplicativo Resultados.
   • Para aplicar um fluxo de trabalho à coleção, selecione o fluxo de trabalho apropriado na lista.
5. Clique em Salvar. Uma notificação será exibida informando que a coleção foi atualizada com sucesso.

Excluir uma coleção

Quando você exclui uma coleção, todas as análises e tabelas associadas à coleção são permanentemente excluídas.

1. Abra o aplicativo Resultados.
2. Opcional. Use a barra de pesquisa para buscar a lista de coleções por título.
3. Encontre a coleção que você quer excluir, clique em e em Configurações.
4. Clique em Excluir coleção. Uma caixa de diálogo com uma mensagem de aviso será exibida pedindo para você confirmar a exclusão da coleção.

Cuidado

Se você optar por excluir uma coleção, todo o trabalho associado (tabelas, gatilhos, métricas e visualizações) será removido permanentemente, e não será possível acessar nem restaurar esses itens.

5. Clique em Excluir na caixa de diálogo de confirmação. A coleção será excluída e removida da lista.

Arquivar uma coleção

Depois de terminar uma coleção, você pode arquivar a coleção e todos os seus conteúdos em estado somente leitura. As coleções arquivadas são armazenadas no Arquivo de coleções e mantêm a integridade dos seus dados quando o trabalho estiver concluído.

Se você tiver uma função de Gerente Profissional, poderá arquivar uma coleção na página Configurações da coleção. Depois que a coleção é arquivada, ela é removida da página inicial e movida para o Arquivo de coleções. Todos os dados e configurações dentro da coleção arquivada tornam-se somente leitura.

Que ações estão disponíveis quando uma coleção é arquivada?

Se tiver acesso à coleção, você poderá ver os dados que a sua função permite. Há apenas dois outros tipos de alterações que podem ser feitas por usuários com a função de Gerente Profissional:

• Gerenciar o acesso de usuários à coleção arquivada
• Desarquivar a coleção

O que acontece aos dados em minha coleção arquivada?

As coleções arquivadas estão protegidas no estado somente leitura. Depois que uma coleção é arquivada, nenhum dado pode ser adicionado ou alterado. Isso inclui exportações do Analytics ou do Analytics Exchange.

Itens de coleções arquivadas não estão disponíveis em outros aplicativos como Storyboards, Estratégia ou Projetos. Qualquer link pendente de questionário é desativado e todos os gatilhos param de funcionar.

Como arquivar a coleção

1. Abra o aplicativo Resultados.
2. Opcional. Use a barra de pesquisa para buscar a lista de coleções por título.
3. Encontre a coleção que você quer arquivar, clique em e em Configurações.
4. Na página Configurações da coleção, no canto inferior direito, clique em Arquivar. Uma caixa de diálogo com uma mensagem de aviso será exibida pedindo para você confirmar se deseja arquivar a coleção.

Cuidado

Se decidir arquivar uma coleção, você não poderá editar nem excluir dados nela.

5. Clique em Arquivar. Uma notificação será exibida informando que a coleção foi arquivada com sucesso.

Desarquivar uma coleção

1. Abra o aplicativo Resultados.
2. No canto inferior esquerdo, no painel lateral de navegação, clique em Arquivo de coleções.
3. Opcional. Use a barra de pesquisa para buscar a lista de coleções por título.
4. Acesse a coleção que você quer desarquivar, clique em e em Configurações.
5. Na página Configurações da coleção, no canto inferior direito, clique em Desarquivar. A coleção voltará a um estado editável, e uma notificação será exibida informando que a coleção foi desarquivada com sucesso e que os gatilhos serão retomados em breve.