处理问题

任何 Diligent One 平台的用户都可以向问题管理器报告问题，并通过问题管理器应用程序跟踪问题。问题是指需要管理层关注以防止其升级或造成重大干扰的难题或隐患。以下是一些示例：

  • 财务控制缺陷财务控制流程中发现的缺陷，需要财务团队进行整改。

  • IT 安全漏洞IT 系统中发现的安全漏洞，需要 IT 部门立即采取行动并解决。

  • 违规流程不符合监管标准的合规问题，需要采取纠正措施。

问题状态

问题可以处于以下任一状态：

组件描述
草案该问题正在创建和完善中。问题报告者会记录该问题、范围和支持详细信息。在提交管理层进行审核之前，可以对该问题进行编辑。
审核中该问题正在接受管理者的审核。管理着会评估问题定义，验证其相关性和准确性，并决定应继续进行补救还是应将其退回以进行完善。
补救计划制定中问题所有者已分配并将制定补救计划。所有者会定义解决问题所需措施的列表，包括责任和时间表。在计划制定完成后，所有者会启动补救措施并推进问题解决进程。
补救中补救措施正在执行中。操作负责人和审批人会根据已审批的计划执行和跟踪补救任务。
待审批该问题正在等待最终审批。问题审批人会审核已完成的措施和支持证据，以确认补救措施是否足够。审批人可以批准关闭该问题，也可以通过重新开启一项或多项操作将其拒绝，使其退回补救中状态。
已关闭问题管理者可以在与该问题相关的所有操作都已关闭后关闭该问题。
已放弃已确定该问题不需要进行补救。由于发现无效、重复或超出范围等原因，该问题已关闭且无需采取任何措施。

问题流程

问题流程是 Diligent One 平台内用于报告、管理、解决和关闭问题的结构化工作流。它涉及多个角色和操作，以确保在整个问题生命周期中实现责任明确与可追溯性。

问题报告人添加问题后，问题流程就开始了。报告的问题会触发发送给问题报告人及相关类型管理者的电子邮件通知。问题流程包含以下步骤：

  1. 添加问题任何 Diligent One 平台用户均可作为问题报告人添加问题。问题报告人可在问题列表中查看他们报告的问题。
  2. 查看问题问题类型管理者在问题列表中查看与其分配的父类型和类型相关的所有问题。
  3. 分配问题负责人问题类型管理者分配问题负责人。若多位类型管理者有权访问该问题的类型，则其中任何一人都可分配负责人。分配负责人的类型管理者将自动成为问题管理者。
  4. 配置问题工作流问题类型管理者或问题负责人配置问题工作流，即解决问题所需的一系列操作。工作流可以是自动的或手动的。
  5. 执行问题工作流指定的操作负责人在截止日期前完成其各自的操作。每个分配的操作都必须关闭，以推动问题得到解决。
  6. 批准问题表示问题在进入下一阶段前等待评估。此状态通常出现在所有操作已完成且问题准备就绪待审核时。
  7. 关闭问题如果问题工作流中的最后一个操作关闭，问题会自动关闭。

有关更多信息，请参阅添加问题。