记录操作

记录操作以确定补救已识别出 问题 的跟进措施。

开始之前

在记录操作之前，您必须先记录 问题。

工作原理

一项操作是与已识别 问题 关联的具体跟进措施。

要定义补救责任，您可以添加操作，分配操作负责人和将操作抄送给其他贡献者。您还可以通过自我分配操作，为自己设置重新测试 问题 的提醒，或跟踪花费在重新测试上的时间。

一旦您为操作分配操作负责人或抄送贡献者，则相关人员将收到一封电子邮件通知，其中包含操作的链接，并且能够更新操作。

有关操作更新的电子邮件通知

说明

操作链接在操作关闭后过期。如果重新打开操作，您可以发送新的电子邮件通知，从而自动创建新的操作链接。

当有人更新操作（更改字段值）或发布对某个操作的评论时，将发送电子邮件通知以通知其他人。下表说明了将接收电子邮件通知的人员，这取决于更新或批注操作的人员。

更新操作

说明

此操作创建者是在分配者字段中指定的人员。

操作更新者电子邮件通知接收者
操作创建者操作负责人被抄送者
操作创建者

操作负责人
被抄送者

对操作发表评论

操作评论者电子邮件通知接收者
操作创建者操作负责人被抄送者
操作创建者

操作负责人
被抄送者

示例

记录操作

场景

由于确定组织内尚未将灾难恢复协议协调一致，因此您需要捕获操作。

流程

打开网络安全审核 项目，单击 问题 选项卡，导航至灾难恢复协议 问题，单击跟进和补救子选项卡，然后单击操作旁的添加以捕获操作。

结果

您按如下方式记录操作：

权限

  • 专业经理 和 专业用户 可以在 项目 中创建、更新和删除任何操作。
  • 监督高级主管 以及无权访问 Diligent One 但已被分配操作的人员有仅响应访问权（可以更新提交日期和状态字段、发布批注和附加文件）。
  • 监督审核者 对操作具有只读访问权限。
  • 贡献者经理、贡献者测试者 和 贡献者用户 只能更新或删除他们自己拥有的操作。

导航至问题区域

说明

  • 界面术语是可自定义的，而字段和选项卡是可配置的。在您的 Diligent One 组织中，某些术语、字段和选项卡可能有所不同。
  • 如果必填字段留空，您会看到一则警告消息：此字段为必填字段。某些自定义字段可能包含默认值。

执行以下操作之一：

  • 处理来自特定 项目 的 问题

    1. 从 平台主页 主页 (www.diligentoneplatform.com) 中，选择 项目 应用程序以将其打开。

      如果您已经进入 Diligent One，可以使用左侧导航菜单切换到项目应用程序。

    2. 前往项目。
    3. 单击外勤工作选项卡。
  • 处理来自所有 项目 的 问题

    • 在 平台主页 页面 (www.diligentoneplatform.com) 中，选择 问题跟踪器 应用程序以将其打开。

      如果您已经进入 Diligent One，可以使用左侧导航菜单切换到问题跟踪器应用程序。

在 问题 列表中找到 问题

  1. 请执行以下任一操作：
    • 在搜索框中输入 问题 的完整或部分标题。

      在您输入时，不匹配您搜索条件的 问题 将被过滤掉。

    • 使用任何过滤器来限制页面上显示的 问题。

      默认情况下，会显示来自该 项目 的所有 问题。单击清除，删除已应用的任何过滤器。

    • 单击任何列标题，按该列对 问题 列表进行升序或降序排序。
    • 单击 项目 名称，查看与该 项目 相关联的所有 问题。
      说明

      该选项仅在问题跟踪器中可用。

  2. 在 问题 选项卡中，单击 问题 名称，或在问题跟踪器中单击相应 问题 旁的详细信息。

    结果问题 详细信息页面打开。

添加操作

  1. 。
  2. 单击跟进和补救选项卡。
  3. 单击操作旁的添加。

    结果新操作对话框将打开。

  1. 请输入以下信息并单击保存：
域描述
标题

指定操作的名称

最大长度为 255 个字符。

所有者

可选

指定负责操作的人员

搜索字段根据人员的名字和/或姓氏进行操作。

选择指定用户...并执行下列操作之一：

  • 指定用户如果某人是 Diligent One 实例中的许可用户，请在用户列表下选择此人。
  • 指定联系人如果您的组织使用 结果 应用程序，并且配置了引用集合，请在联系人列表下选择一个人，以将您组织的某个联系人指定为操作负责人。
  • 手动输入该人员的姓名，然后按 Enter 键如果此人不是 Diligent One 实例中的用户或联系人，请使用此选项。除了此人的姓名外，您还可以在电子邮件地址字段中手动输入其电子邮件。

如果由于此人既是 Diligent One 用户又是联系人而存在重复电子邮件，则联系人电子邮件将从搜索结果中滤除，只显示用户电子邮件。

说明

任何人都可以被分配为操作负责人。如果某人无权访问 Diligent One，或者被分配了 项目 的 监督高级主管 角色，会通过电子邮件收到一个未经验证的操作链接，允许他们访问以响应操作。

现在发送通知

可选

选择该选项可立即发送电子邮件通知给所有者和任何被抄送的人员。

发送每周提醒

可选

选择该选项可将定期发送电子邮件提醒给所有者和任何被抄送的人员。默认配置设置为在截止日期前 28、14、7、2 和 1 天发送电子邮件提醒，但如果需要，您可以配置自定义频率。

有关定期提醒的详细信息，请参阅发送定期操作提醒。

包括 问题 标题/大标题和描述

可选

选择此选项，为操作负责人提供更多的 问题 详细信息。一旦操作负责人单击电子邮件中的操作链接，就可以在操作页面上看到这些字段。

提示

这能够与分配了操作的那些人员共享背景信息，同时保持对机密 项目 信息的控制。

包括补救计划和截止时间

可选

选择此选项，为操作负责人提供更多的补救详细信息。一旦操作负责人单击电子邮件中的操作链接，就可以在操作页面上看到这些字段。

提示

这能够与分配了操作的那些人员共享背景信息，同时保持对机密 项目 信息的控制。例如，供无法访问系统的人员使用。

描述

可选

指定所需操作的详细信息

说明

富文本字段不能超过 524,288 个字符。

提示

要对富文本字段启用拼写检查，请执行以下操作之一：

  • Chrome、Firefox 或 Safari在字段内按 CTRL + 右键单击 (Windows)，或 Command + 右键单击 (Mac)
  • Internet Explorer 或 Microsoft Edge打开浏览器设置，并开启拼写检查/突出显示拼写错误的单词

抄送

可选

指定一个或多个可以对操作作出贡献的人员

只有 专业经理、专业用户 或分配了贡献者角色的用户才能更新该字段。

说明

可以将操作抄送给任何人。如果某人无权访问 Diligent One，或者被分配了 项目 的 监督高级主管 角色，会通过电子邮件收到一个未经验证的操作链接，允许他们访问以响应操作。

提示

您可以按下回车、空格键、逗号、制表符或冒号将电子邮件添加到抄送列表。

到期日指定必须完成该操作的截止日期

优先级

可选

指定操作的优先级

例如，可以将该操作指定为“高”、“中”或“低”。项目管理员 和 项目类型管理员 可以在管理 项目 类型下自定义此字段的选项。

添加多个操作

有关一次添加多个操作的信息，请参阅批量导入操作。

查看或更新操作

如果您已被分配了一个操作，您可以查看或更新它。

说明

在任何级别签核跟进和补救后，您就无法更新信息和电子邮件通知选项卡了。但是，在任何级别签核跟进和补救后，您还可以更新操作跟进和完成操作选项卡。

  1. 。
  2. 单击跟进和补救选项卡。
  3. 单击要查看或更新的操作旁的查看/讨论。

    结果打开包含以下选项卡的操作对话框：

    • 信息

    • 电子邮件通知

    • 操作跟进

    • 完成操作

查看或更新操作信息

说明

在任何级别签核跟进和补救后，您就无法更新信息选项卡了。

  1. 。
  2. 单击跟进和补救选项卡。
  3. 单击要查看或更新的操作旁的查看/讨论。
  4. 使用以下内容更新信息选项卡，然后单击保存：
域描述
标题

指定操作的名称

最大长度为 255 个字符。

分配人

指定操作的创建者

仅当您更新现有的操作时，此字段才可用。只有 专业经理、专业用户 或创建该操作并分配了贡献者角色的用户才能更新此字段。

所有者

可选

指定负责操作的人员

搜索字段根据人员的名字和/或姓氏进行操作。

选择指定用户...并执行下列操作之一：

  • 指定用户如果某人是 Diligent One 实例中的许可用户，请在用户列表下选择此人。
  • 指定联系人如果您的组织使用 结果 应用程序，并且配置了引用集合，请在联系人列表下选择一个人，以将您组织的某个联系人指定为操作负责人。
  • 手动输入该人员的姓名，然后按 Enter 键如果此人不是 Diligent One 实例中的用户或联系人，请使用此选项。除了此人的姓名外，您还可以在电子邮件地址字段中手动输入其电子邮件。

如果由于此人既是 Diligent One 用户又是联系人而存在重复电子邮件，则联系人电子邮件将从搜索结果中滤除，只显示用户电子邮件。

说明

任何人都可以被分配为操作负责人。如果某人无权访问 Diligent One，或者被分配了 项目 的 监督高级主管 角色，会通过电子邮件收到一个未经验证的操作链接，允许他们访问以响应操作。

描述

可选

指定所需操作的详细信息

说明

富文本字段不能超过 524,288 个字符。

提示

要对富文本字段启用拼写检查，请执行以下操作之一：

  • Chrome、Firefox 或 Safari在字段内按 CTRL + 右键单击 (Windows)，或 Command + 右键单击 (Mac)
  • Internet Explorer 或 Microsoft Edge打开浏览器设置，并开启拼写检查/突出显示拼写错误的单词
到期日指定必须完成该操作的截止日期

优先级

可选

指定操作的优先级

例如，可以将该操作指定为“高”、“中”或“低”。项目管理员 和 项目类型管理员 可以在管理 项目 类型下自定义此字段的选项。

查看或更新电子邮件通知

说明

在任何级别签核跟进和补救后，您就无法更新电子邮件通知选项卡了。

  1. 。
  2. 单击跟进和补救选项卡。
  3. 单击要查看或更新的操作旁的查看/讨论。
  4. 单击电子邮件通知选项卡。
  5. 更新以下信息并单击保存：
域描述

现在发送通知

可选

选择该选项可立即发送电子邮件通知给所有者和任何被抄送的人员。

在截止日期前 28、14、7、2 和 1 天发送提醒

可选

选择该选项可将定期发送电子邮件提醒给所有者和任何被抄送的人员。默认配置设置为在截止日期前 28、14、7、2 和 1 天发送电子邮件提醒，但如果需要，您可以配置自定义频率。

有关定期提醒的详细信息，请参阅发送定期操作提醒。

包括 问题 标题/大标题和描述

可选

选择此选项，为操作负责人提供更多的 问题 详细信息。一旦操作负责人单击电子邮件中的操作链接，就可以在操作页面上看到这些字段。

提示

这能够与分配了操作的那些人员共享背景信息，同时保持对机密 项目 信息的控制。

包括补救计划和截止时间

可选

选择此选项，为操作负责人提供更多的补救详细信息。一旦操作负责人单击电子邮件中的操作链接，就可以在操作页面上看到这些字段。

提示

这能够与分配了操作的那些人员共享背景信息，同时保持对机密 项目 信息的控制。

抄送

可选

指定一个或多个可以对操作作出贡献的人员

只有 专业经理、专业用户 或分配了贡献者角色的用户才能更新该字段。

说明

可以将操作抄送给任何人。如果某人无权访问 Diligent One，或者被分配了 项目 的 监督高级主管 角色，会通过电子邮件收到一个未经验证的操作链接，允许他们访问以响应操作。

提示

您可以按下回车、空格键、逗号、制表符或冒号将电子邮件添加到抄送列表。

跟进操作

说明

在任何级别签核跟进和补救后，您可以更新操作跟进选项卡中的项目。

  1. 。
  2. 单击跟进和补救选项卡。
  3. 单击要更新的操作旁的查看/讨论。
  4. 单击操作跟进选项卡。
  5. 更新以下信息并单击保存：
域描述

提交于

指定操作完成或解决的日期

状态

指定操作的当前状态

例如，状态可以是“已打开”、“正在等待管理层响应”、“管理层补救”、“已补救 - 正在等待验证”、“审计验证”、“已重新打开”或者“已完成”。项目管理员 和 项目类型管理员 可以在管理 项目 类型下自定义此字段的选项。

说明

项目管理员 可以配置权限设置，以便有权访问操作的任何人都可以更新状态字段。他们也可以将可以更新状态字段的用户限制为仅有权访问操作的经许可的 Diligent One 用户。有关详细信息，请参阅 项目 应用程序设置。

新注释

添加批注并且/或者上传文件。

有关附件的详细信息，请参阅使用附件。

说明

出于安全原因，Diligent One 不接受具有以下扩展名的文件附件：.bat、.com、.dmg、.exe 或 .scr。

完成操作

说明

在任何级别签核跟进和补救后，您可以更新完成操作选项卡中的项目。

  1. 。
  2. 单击跟进和补救选项卡。
  3. 单击要更新的操作旁的查看/讨论。
  4. 单击完成操作选项卡。
  5. 更新以下信息并单击保存：
域描述
完成时间：

指定操作完成或解决的日期

此字段通常由 问题 所有者填充。仅当您更新现有的操作时，此字段才可用。

州/省

仅当您更新现有的操作时，此字段才可用。

  • 打开操作处于活动状态，有关该操作的电子邮件通知已发送给指定的人员。

  • 已关闭操作的所有者和该操作上的任何被抄送者都停止接收有关该操作的电子邮件通知。电子邮件通知中的操作链接过期。

    说明

    如果重新打开操作，您可以向相应人员发送新通知，从而自动创建该操作的新链接。

    提示

    问题 所有者可以使用操作状态字段保持控制以关闭该操作。

删除操作

注意

删除某项操作会将其从 项目 中永久移除。一旦删除，您将无法访问或恢复操作。

  1. 导航至包含您想要移除的操作的 项目。
  2. 单击外勤工作选项卡。
  3. 单击跟进和补救子选项卡。
  4. 单击待移除操作旁的查看/讨论。
  5. 单击信息选项卡底部的删除操作。
  6. 在确认对话框中单击确定。

    结果这将会永久删除操作。