通过电子邮件发送报告
通过电子邮件发送报告，以与其他 报告 用户以及无权访问 报告 应用程序的外部利益相关者共享数据。您只能通过电子邮件发送已被保存和激活的报告。
工作原理
保存报告时，您可以定义与报告关联的分发和安全设置。这些设置可让您指定是否可以通过电子邮件发送报告，以及用户通过电子邮件接收报告所需的访问权限级别。
通过电子邮件将报告发送给外部利益相者
要将报告发送给无权访问 报告 应用程序的人员，您必须在保存报告时定义以下设置：
- 从详情选项卡中，将报告权限设置为公开。
- 从分发选项卡中，将电子邮件和群发安全性设置为不安全。
一旦配置了分发和安全设置，您就可以通过电子邮件发送报告。
访问 Diligent One 数据
根据您输入报告收件人的方式，会发生以下情况：
| 如何输入收件人 | 会发生什么情况 | 示例 |
|---|---|---|
从下拉列表中选择用户 说明 只有已访问 报告 的用户被列出。 | 报告 使用用户令牌进行身份验证并确定他们对 Diligent One 数据的访问权限。 报告仅显示用户在 Diligent One 中有权访问的数据。 其他情况
| 场景Diligent One 实例中有五个 项目，但用户只能访问一个 项目。 结果报告仅向该收件人显示一个 项目。 |
| 您手动输入电子邮件地址 | 报告 应用程序将此视为外部电子邮件地址。这同时适用于许可的 Diligent One 用户和（非许可的）外部用户。 该报告显示了报告创建者或最后编辑报告的人在 Diligent One 中有权访问的数据。 | 场景Diligent One 实例中有五个 项目，但用户只能访问一个 项目。发送该报告的人是管理员，并且可以访问全部五个 项目。 结果该报告向收件人显示全部五个 项目。 |
权限
只有 报告管理员 和报告撰写者可以通过电子邮件发送报告。
发件人电子邮件地址
收件人将看到您的作为报告来源的姓名和电子邮件。如果您的组织已设置自定义发件人，则 报告 应用程序不支持这些设置。
验证分发和安全设置
从 平台主页 页面 (www.highbond.com)，选择 报告 应用程序以将其打开。
如果您已经进入 Diligent One，可以使用左侧导航菜单切换到报告应用程序。
- 打开您想要通过电子邮件发送的报告。
- 在工具栏中，单击共享
。共享对话框将打开。
- 单击共享设置。
- 确保电子邮件设置已打开，并且电子邮件和群发安全设置正确。
设置 描述 电子邮件 可让您通过电子邮件分发报告 电子邮件和群发安全性 可让您指定用户通过电子邮件接收报告所需的访问权限级别：
- 所有用户所有 报告 用户都可以通过电子邮件接收报告
- 不安全报告可被发送给无权访问 报告 应用程序的外部利益相关者
- 验证用户具有文件夹访问权限的所有用户都可以通过电子邮件接收报告
- 单击返回共享。
通过电子邮件发送报告
- 单击添加收件人字段，然后指定电子邮件收件人：
- 要将报告发送给无权访问 报告 应用程序的外部利益相关者，请在搜索框中输入电子邮件，然后按 Enter 键。
- 要将报告发送给特定用户或组，请输入用户或组的名称，然后选择相应的用户或组。
- 要查看所有用户和组的列表，请单击所有，然后选择相应的用户或组。
- 要从用户列表中选择收件人，请单击仅人员，然后选择相应的用户。
- 要从组列表中选择一个组，请单击仅组，然后选择相应的组。
- 在名称字段中，输入该电子邮件的主题。
默认情况下，报告名称显示为电子邮件主题。
- 通过选择以下选项之一，在电子邮件中指定报告的格式：
说明注意事项：
- 如果您未选择选项，则报告将作为 HTML 内容被包含在电子邮件的正文中。
- 如果您选择链接至内容
选项，则将通过电子邮件向收件人发送报告链接。他们登录 Diligent One 后，可以使用该链接转到 报告 应用程序中的报告。任何无权访问 报告 应用程序的收件人都无法访问该链接。
- 可选。输入要随报告一起发送的附加信息。
- 单击提交。
结果已通过电子邮件将报告发送给指定的收件人。
