Asignar roles de usuario en proyectos y marcos
Asigne roles para otorgar acceso a auditorías y marcos a usuarios individuales y grupos de usuarios.
Antes de comenzar
| En... | Debe... | Información detallada |
|---|---|---|
| otorgar a los usuarios individuales acceso a auditorías y marcos | agregar usuarios a Launchpad y asignar a cada usuario la suscripción apropiada | |
| otorgar a los grupos de usuarios acceso a auditorías y marcos | Creación de grupos | Agregado y administración de grupos |
Cómo funciona
Puede otorgar acceso a auditorías y marcos a usuarios individuales y grupos de usuarios. Es posible agregar varios usuarios y grupos de usuarios como colaboradores en una auditoría o marco.
Por valor predeterminado, a los nuevos usuarios y grupos de usuarios no se les asigna acceso a ninguna auditoría ni a ningún marco. Los gerentes profesionales deben asignar a los usuarios y grupos de usuarios los tipos de usuario específicos que necesitan antes de que puedan trabajar con auditorías y marcos.
Nota
Para evitar el cierre accidental de su propia auditoría o su propio marco, usted no puede cambiar su propio tipo de usuario ni quitarse el rol de colaborador.
Roles predeterminados
- Tipo de usuario individualCuando un usuario se agrega individualmente a un proyecto o marco, se le asigna de forma predeterminada el tipo de usuario con el menor acceso disponible según una combinación de su suscripción y el tipo de usuario de todo el sistema de Diligent One (tipo de usuario de Launchpad).
- Tipo de usuario de grupoCuando se agrega un grupo de usuarios a un proyecto o marco, al grupo se le asigna de forma predeterminada el tipo de usuario con el menor acceso disponible según la suscripción más baja asignada a un usuario del grupo.
Rol individual predeterminado basado en la suscripción y el tipo de usuario de todo el sistema de HighBond (tipo de usuario de Launchpad)
| Suscripción | tipo de usuario | Rol individual predeterminado |
|---|---|---|
| Profesional | Administrador del sistema | Gerente profesional Nota Estos usuarios se agregan automáticamente a todos los proyectos y marcos existentes como parte del grupo Administradores profesionales de la cuenta. No puede actualizar ni eliminar este grupo porque a sus usuarios se les otorgó implícitamente el privilegio de administrador de Proyectos. |
| Usuario | Usuario profesional Nota Si al usuario se le otorga el privilegio de Administrador de Auditorías, su rol predeterminado es Gerente profesional. | |
| Supervisión | Administrador del sistema | Revisor supervisor |
| Usuario | ||
| Colaborador | Administrador del sistema | Usuario colaborador |
| Usuario | ||
| Ninguno | Administrador del sistema | No tiene acceso |
| Usuario |
Rol de grupo predeterminado basado en la suscripción con el menor acceso
Escenario de ejemplo
| Total de miembros en el grupo | Suscripción de miembro del grupo | Rol del grupo predeterminado |
|---|---|---|
| 10 | 10 | Usuario profesional |
| 15 |
| Revisor supervisor |
| 20 |
| Usuario colaborador |
Los roles efectivos están determinados por roles individuales y grupales
Los permisos de acceso son acumulativos según los roles individuales y grupales de un usuario. Si un usuario se agrega a una auditoría o marco como individuo y como miembro de uno o más grupos de usuarios o como miembro de varios grupos, el usuario puede acceder a todo lo que cada rol por separado le proporciona acceso. En la práctica, este nivel de acceso a menudo coincide con el rol del usuario con el nivel más alto de acceso; esto se denomina rol efectivo del usuario. Además, si se asigna a un usuario como propietario de una parte del proyecto (por ejemplo, un proceso), es posible que tenga un nivel de acceso a ese elemento aún más alto de lo que su(s) rol(es) permitiría(n).
Nota
Los usuarios que no tienen una suscripción válida para su rol seleccionado no pueden acceder a proyectos o marcos. El acceso individual debe ser igual o superior al acceso de grupo asignado.
Escenario de ejemplo
Escenario 1
Usted agrega a Simon a una auditoría tanto como usuario individual como miembro de un grupo de usuarios:
| Roles asignados | Rol efectivo |
|---|---|
| A Simon se le otorga acceso como rol de Gerente profesional para la auditoría porque su acceso individual es el más alto. |
Escenario 2
Usted agrega a Simon a una auditoría como miembro de dos grupos de usuarios:
| Roles asignados | Rol efectivo |
|---|---|
| A Simon se le otorga acceso como rol de Gerente profesional a la auditoría porque su acceso individual en el Grupo A es el más alto. |
Escenario 3
Usted agrega a Simon a una auditoría tanto como usuario individual como miembro de dos grupos de usuarios:
| Roles asignados | Rol efectivo |
|---|---|
| A Simon se le otorga acceso como rol de Ejecutivo supervisor para la auditoría porque su acceso individual y del Grupo A es el más alto. |
Escenario 4
Usted no agrega a Simon a una auditoría individualmente sino que lo agrega a un grupo de usuarios que tiene acceso a la auditoría:
| Roles asignados | Rol efectivo |
|---|---|
| A Simon se le otorga acceso de Usuario colaborador a la auditoría porque su acceso al Grupo A es el más alto. |
Escenario 5
Usted agrega a Simon a un proyecto como individuo, a un grupo de usuarios que también tiene acceso al proyecto y también lo asigna como propietario de un proceso dentro del proyecto:
| Roles asignados | Rol efectivo |
|---|---|
| Simon tiene acceso a la auditoría como Ejecutivo supervisor porque su acceso como Grupo A es mayor que su acceso individual. También tiene acceso de lectura y escritura al Proceso A porque es el propietario, mientras que otros Ejecutivos supervisores tienen acceso de solo lectura. |
Mejores prácticas
Agregar grupos de usuarios y asignar roles de grupo
El agregar grupos y asignar roles de grupo es la mejor manera de controlar el acceso a las auditorías y los marcos, y de hacer cumplir el principio de privilegio mínimo. Los grupos proporcionan una manera eficiente de otorgar acceso a varios usuarios a las auditorías y los marcos simultáneamente.
Agregar usuarios como individuos y asignarles roles
Si un determinado miembro del grupo requiere acceso de mayor nivel a una auditoría o un marco, agréguelo como individuo y asígnele un rol más alto. De manera similar, si un usuario no pertenece a ningún grupo, pero requiere acceso a una auditoría o un marco, agréguelo como individuo y asígnele un rol.
Permisos
Solo los administradores profesionales pueden agregar y quitar colaboradores y actualizar roles individuales y grupales. Todos los demás usuarios pueden ver qué usuarios y grupos tienen acceso a las auditorías y los marcos, y el nivel de acceso otorgado a cada usuario y/o grupo.
Verifique el rol efectivo de un usuario en una auditoría
Los gerentes profesionales pueden verificar el rol individual y efectivo de cada usuario en cada auditoría y cambiar los roles individuales de los usuarios.
En la página de inicio de Inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com), seleccione la aplicación Proyectos para abrirla.
Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Proyectos.
Se abre la página de inicio de Proyectos.
- En Administración del sistema, haga clic en Administrar usuarios.
Se abre la página Usuarios de Nombredelainstancia.
- Haga clic en el nombre del usuario cuyos permisos desea ver.
Se abre la página Detalles del usuario y derechos de acceso para ese usuario.
- En la parte inferior de la página, en la tabla, vea los permisos del usuario para cada proyecto.
- En la columna Acceso individual, vea o cambie el rol individual del usuario para el proyecto.
En la columna Rol efectivo (solo lectura), vea el rol con el nivel más alto de acceso entre los roles individuales y grupales del usuario.
Nota
Esta columna solo muestra los permisos a nivel de proyecto. No muestra los permisos que un usuario pueda tener debido a que se le asignó como propietario de un elemento dentro del proyecto.
Asignar roles
Asignar a usuarios individuales y grupos un rol en una auditoría.
En la página de inicio de Inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com), seleccione la aplicación Proyectos para abrirla.
Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Proyectos.
Se abre la página de inicio de Proyectos.
- Abra ACL para Windows.
Se abre el tablero de mando.
- En Panorama de la auditoría > Colaboradores, haga clic en Agregar.
Los primeros cuatro usuarios se listan alfabéticamente en Colaboradores. También se muestra un recuento único de usuarios agregados individualmente y como parte de un grupo a la auditoría.
Nota
Si existen varios colaboradores, el botón dice Administrar.
Se abre el panel lateral Compartir nombre_de_la_auditoría. La lista de grupos e individuos está paginada y se muestran 50 grupos e individuos por página. Los grupos e individuos a quienes se les asignó el rol Ninguno no se muestran en el panel lateral.
- Opcional. Busque un grupo o un individuo para ver si ya tienen acceso a la auditoría.
Puede buscar grupos por nombre y personas por nombre o correo electrónico.
- Haga clic en Agregar colaboradores.
- Busque un grupo o un individuo que requiera acceso a la auditoría.
Puede buscar grupos por nombre y personas por nombre o correo electrónico.
- Seleccione los grupos y usuarios individuales apropiados, y haga clic en Cerrar cuando haya terminado.
Consejo
Si usted es un administrador del sistema o propietario de grupo de Launchpad, puede hacer clic en el enlace de No. de miembros junto al grupo apropiado para abrir y administrar el grupo en Launchpad.
- Asigne un rol a cada grupo y usuario individual, y haga clic en Guardar.
Si desea obtener más información, consulte Permisos de la aplicación.
ResultadoLos grupos especificados y los usuarios individuales tienen acceso al marco. Los grupos y los usuarios individuales se ordenan por rol de mayor a menor y luego alfabéticamente por nombre.
Administrar acceso a "un proyecto"
Agregue más colaboradores, cambie el nivel de acceso de un usuario o grupo, o quite un usuario o grupo de la auditoría.
En la página de inicio de Inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com), seleccione la aplicación Proyectos para abrirla.
Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Proyectos.
Se abre la página de inicio de Proyectos.
- Abra ACL para Windows.
Se abre el tablero de mando.
- En Panorama de la auditoría > Colaboradores, haga clic en Administrar.
Los primeros cuatro usuarios se listan alfabéticamente en Colaboradores. También se muestra un recuento único de usuarios agregados individualmente y como parte de un grupo a la auditoría.
Nota
Si solo existe un colaborador, el botón dice Agregar.
Se abre el panel lateral Compartir nombre_de_la_auditoría. La lista de grupos e individuos está paginada y se muestran 50 grupos e individuos por página. Los grupos e individuos a quienes se les asignó el rol Ninguno no se muestran en el panel lateral.
- Complete cualquiera de las siguientes acciones y haga clic en Guardar:
Acción Pasos Ver colaboradores que ya tienen acceso al marco Busque un grupo o un individuo para ver si ya tienen acceso a la auditoría.
Puede buscar grupos por nombre y personas por nombre o correo electrónico.
Agregar más colaboradores - Haga clic en Agregar colaboradores.
- Busque un grupo o un individuo que requiera acceso a la auditoría.
Puede buscar grupos por nombre y personas por nombre o correo electrónico.
- Seleccione los grupos y usuarios individuales apropiados, y haga clic en Cerrar cuando haya terminado.
- Asigne un rol a cada grupo y usuario individual.
Cambie el nivel de acceso del usuario o grupo Seleccione el rol apropiado al lado del usuario o grupo. Quitar un usuario o grupo del marco - En la lista, encuentre el usuario o grupo.
- Haga clic en
.
Asignar roles
Asigne un rol en un proyecto a usuarios individuales y grupos de usuarios.
En la página de Inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com), seleccione la aplicación Marcos para abrirla.
Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Marcos.
- Haga clic en Ir a junto al Marco adecuado.
Se abre el tablero de mando.
- En Panorama de la auditoría > Colaboradores, haga clic en Agregar.
Los primeros cuatro usuarios se listan alfabéticamente en Colaboradores. También se muestra un recuento único de usuarios agregados individualmente y como parte de un grupo a la auditoría.
Nota
Si existen varios colaboradores, el botón dice Administrar.
Se abre el panel lateral Compartir nombre_de_la_auditoría. La lista de grupos e individuos está paginada y se muestran 50 grupos e individuos por página. Los grupos e individuos a quienes se les asignó el rol Ninguno no se muestran en el panel lateral.
- Opcional. Busque un grupo o un individuo para ver si ya tienen acceso a la auditoría.
Puede buscar grupos por nombre y personas por nombre o correo electrónico.
- Haga clic en Agregar colaboradores.
- Busque un grupo o un individuo que requiera acceso a la auditoría.
Puede buscar grupos por nombre y personas por nombre o correo electrónico.
- Seleccione los grupos y usuarios individuales apropiados, y haga clic en Cerrar cuando haya terminado.
Consejo
Si usted es un administrador del sistema o propietario de grupo de Launchpad, puede hacer clic en el enlace de No. de miembros junto al grupo apropiado para abrir y administrar el grupo en Launchpad.
- Asigne un rol a cada grupo y usuario individual, y haga clic en Guardar.
Si desea obtener más información, consulte Permisos de la aplicación.
ResultadoLos grupos especificados y los usuarios individuales tienen acceso al marco. Los grupos y los usuarios individuales se ordenan por rol de mayor a menor y luego alfabéticamente por nombre.
Administrar acceso a "marco"
Agregue más colaboradores, cambie el nivel de acceso de un usuario o grupo, o quite un usuario o grupo de la auditoría.
En la página de Inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com), seleccione la aplicación Marcos para abrirla.
Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Marcos.
- Haga clic en Ir a junto al Marco adecuado.
Se abre el tablero de mando.
- En Panorama de la auditoría > Colaboradores, haga clic en Administrar.
Los primeros cuatro usuarios se listan alfabéticamente en Colaboradores. También se muestra un recuento único de usuarios agregados individualmente y como parte de un grupo a la auditoría.
Nota
Si solo existe un colaborador, el botón dice Agregar.
Se abre el panel lateral Compartir nombre_de_la_auditoría. La lista de grupos e individuos está paginada y se muestran 50 grupos e individuos por página. Los grupos e individuos a quienes se les asignó el rol Ninguno no se muestran en el panel lateral.
- Complete cualquiera de las siguientes acciones y haga clic en Guardar:
Acción Pasos Ver colaboradores que ya tienen acceso al marco Busque un grupo o un individuo para ver si ya tienen acceso a la auditoría.
Puede buscar grupos por nombre y personas por nombre o correo electrónico.
Agregar más colaboradores - Haga clic en Agregar colaboradores.
- Busque un grupo o un individuo que requiera acceso a la auditoría.
Puede buscar grupos por nombre y personas por nombre o correo electrónico.
- Seleccione los grupos y usuarios individuales apropiados, y haga clic en Cerrar cuando haya terminado.
- Asigne un rol a cada grupo y usuario individual.
Cambie el nivel de acceso del usuario o grupo Seleccione el rol apropiado al lado del usuario o grupo. Quitar un usuario o grupo del marco - En la lista, encuentre el usuario o grupo.
- Haga clic en .
