Registro de las acciones

Registre acciones para identificar medidas de seguimiento para corregir deficiencias identificadas.

Antes de comenzar

Antes de poder registrar una acción, debe registrar una deficiencia.

Cómo funciona

Una acción es una medida de seguimiento específica que está asociada con un hallazgo identificado.

Para definir las responsabilidades por las acciones correctivas, puede agregar acciones, asignar propietarios de acciones y enviar copia a colaboradores adicionales en las acciones. También puede configurar recordatorios para que vuelva a probar los hallazgos o rastrear las horas insumidas en volver a hacer pruebas mediante acciones autoasignables.

Una vez que asigna un propietario de acción o envía copia a los colaboradores en una acción, las personas adecuadas reciben una notificación por correo electrónico con un enlace a la acción y pueden actualizar la acción.

Notificaciones por correo electrónico sobre actualizaciones de acciones

Nota

Los enlaces de la acción caducan una vez que se cierra la acción. Si la acción se vuelve a abrir, puede enviar una nueva notificación por correo electrónico, lo que crea automáticamente un nuevo enlace a la acción.

Cuando una persona actualiza una acción (cambia los valores de campo) o publica un comentario sobre una acción, se envía una notificación por correo electrónico para dar conocimiento a los demás. Las tablas a continuación ilustran quién recibe una notificación por correo electrónico, lo cual depende de la persona que actualiza o comenta la acción.

Actualización de una acción

Nota

Este Creador de la acción es la persona que se especifica en el campo Asignado por.

Acción actualizada porNotificación por correo electrónico recibida por
Creador de la acciónPropietario de la acciónPersona que recibe copia
Creador de la acción

Propietario de la acción
Persona que recibe copia

Comentario sobre una acción

Acción comentada porNotificación por correo electrónico recibida por
Creador de la acciónPropietario de la acciónPersona que recibe copia
Creador de la acción

Propietario de la acción
Persona que recibe copia

Ejemplo

Registro de una acción

Escenario

Debe captar una acción como resultado de identificar que los protocolos de recuperación de desastres no están coordinados dentro de una organización.

Proceso

Usted abre su auditoría de Revisión de la ciberseguridad, hace clic en la ficha Hallazgos, navega hasta el hallazgo Protocolos de recuperación de desastres, hace clic en la ficha secundaria Seguimiento y acciones correctivas y hace clic en Agregar junto a Acciones para captar la acción.

Resultado

Usted registra la acción de la siguiente manera:

Permisos

  • Los Gerentes profesionales y los Usuarios profesionales pueden crear, actualizar y eliminar cualquier acción en el un proyecto.
  • Los ejecutivos supervisores y las personas sin acceso a HighBond a las que se les han asignado acciones tienen acceso de solo respuesta (pueden actualizar los campos Enviado el y Estado, publicar comentarios y adjuntar archivos).
  • Los revisores supervisores tienen acceso de solo lectura a las acciones.
  • Los Gerentes colaboradores, los Probadores colaboradores y los Usuarios colaboradores solo pueden actualizar o eliminar las acciones que les pertenecen.

Navegar al área de hallazgos

Nota

  • Los términos de la interfaz son personalizables y los campos y fichas son configurables. En su organización Diligent One, algunos términos, campos y fichas pueden ser diferentes.
  • Si un campo obligatorio queda en blanco, se mostrará una advertencia: Este campo es requerido. Algunos campos personalizados pueden tener valores predeterminados.

Realice una de las siguientes acciones:

  • Trabajar con los asuntos en un específico proyecto

    1. En la página de inicio de Inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com), seleccione la aplicación Proyectos para abrirla.

      Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Proyectos.

    2. Navegue a un proyecto
    3. Haga clic en la ficha Trabajo de campo.
  • Trabajar con los asuntos en todos los proyectos

    • En la página de Inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com), seleccione la aplicación Rastreador de asuntos para abrirla.

      Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Rastreador de asuntos.

Localizar el un asunto en la lista de Asuntos

  1. Realice una de las siguientes acciones:
    • En el cuadro de búsqueda, escriba el título o parte del título de la o las solicitudes.

      que no coinciden con su búsqueda se descartan mientras escribe.

    • asuntosUtilice cualquiera de los filtros para restringir los asuntos que se muestran en la página.

      Por valor predeterminado, se muestran todos los asuntos del proyecto. Haga clic en Borrar para quitar cualquiera de los filtros que se aplicaron.

    • Haga clic en el encabezado de cualquier columna para ordenar la lista de solicitudes sobre la base de esa columna, en orden ascendente o descendente.
    • Haga clic en el nombre del proyecto para ver todos los asuntos asociados con el proyecto.
      Nota

      Esta opción solo está disponible en el Rastreador de asuntos.

  2. En la ficha Hallazgos, haga clic en el nombre del hallazgo o en el Rastreador de asuntos, haga clic en Detalles junto al hallazgo correspondiente.

    ResultadoSe abre la página Detalles del análisis.

Agregar una acción

  1. .
  2. Haga clic en la ficha Seguimiento y acciones correctivas.
  3. Haga clic en Agregar junto a Acciones.

    ResultadoSe abre el cuadro de diálogo Nueva acción.

  1. Escriba la siguiente información y haga clic en Guardar:
CampoDescripción
Título

especifica el nombre de la acción

La longitud máxima es de 255 caracteres.

Propietario

opcional

especifica la persona responsable por la acción

El campo de búsqueda opera con el nombre y/o apellido de la persona.

Seleccione Especifique un usuario... y realice una de las siguientes acciones:

  • Especifique un usuarioSeleccione una persona en la lista Usuarios si la persona es un usuario con licencia dentro de la instancia de Diligent One.
  • Especifique un contactoSi su organización utiliza la aplicación Resultados y configuró una Colección de referencia, seleccione una persona en la lista Contactos para especificar a un contacto de su organización como propietario de la acción.
  • Escriba manualmente el nombre de la persona y presione IntroUtilice esta opción si la persona no es un usuario o contacto en una instancia de Diligent One. Además del nombre de la persona, puede escribir manualmente su correo electrónico en el campo Dirección de correo electrónico.

Si existen correos electrónicos duplicados porque la persona es tanto un usuario como un contacto, el correo electrónico de contacto se filtra de los resultados de búsqueda y solo se muestra el correo electrónico del usuario.

Nota

Se puede asignar a cualquier persona como propietario de una acción. Si esa persona no tiene acceso a HighBond o si se le asignó el rol de Ejecutivo supervisor en el proyecto, se le envía por correo electrónico un enlace sin autenticar a la acción, que le permite acceder para responder a la acción.

Enviar notificación ahora

opcional

Seleccione esta opción para enviar una notificación inmediata por correo electrónico al propietario y a cualquier persona a quien se envió copia.

Enviar recordatorio semanal

opcional

Seleccione esta opción para enviar recordatorios de correo electrónico recurrentes al propietario y a cualquier persona a quien se le envió copia. La configuración predeterminada está establecida para enviar recordatorios por correo electrónico 28, 14, 7, 2 y 1 días antes de la fecha de vencimiento, pero usted puede configurar una frecuencia personalizada, si es necesario.

Si desea obtener más información sobre los recordatorios recurrentes, consulte Envío de recordatorios recurrentes de acciones.

Incluir título / encabezado y descripción de la deficiencia

opcional

Seleccione esta opción para proporcionar detalles adicionales de la deficiencia al propietario de la acción. Una vez que el propietario de la acción hace clic en el enlace a la acción en el correo electrónico, puede ver los campos en la página de la acción.

Consejo

Esto proporciona la capacidad de compartir información contextual con quienes tienen asignada una acción, manteniendo el control sobre la información confidencial de la auditoría.

Incluir el plan de acciones correctivas y la fecha límite

opcional

Seleccione esta opción para proporcionar detalles adicionales de la corrección al propietario de la acción. Una vez que el propietario de la acción hace clic en el enlace a la acción en el correo electrónico, puede ver los campos en la página de la acción.

Consejo

Esto proporciona la capacidad de compartir información contextual con quienes tienen asignada una acción, manteniendo el control sobre la información confidencial de la auditoría. Por ejemplo, se puede usar para quienes no tengan acceso al sistema.

Descripción

opcional

especifica los detalles de la acción necesaria

Nota

Los campos de texto enriquecido no pueden superar los 524.288 caracteres.

Consejo

Para habilitar la revisión ortográfica en los campos de texto enriquecido, realice una de las siguientes acciones:

  • Chrome, Firefox o SafariCTRL + clic derecho dentro del campo en Windows o Comando + clic derecho en Mac
  • Internet Explorer o Microsoft Edgeabra la configuración de su navegador y active el corrector ortográfico/resaltado de palabras mal escritas

CC

opcional

especifica una o más personas que pueden contribuir a la solicitud.

Solo pueden actualizar este campo los gerentes profesionales, los usuarios profesionales o los usuarios a quienes se les asignó un rol de colaborador.

Nota

Se puede copiar a cualquier persona en una acción. Si esa persona no tiene acceso a HighBond o si se le asignó el rol de Ejecutivo supervisor en el proyecto, se le envía por correo electrónico un enlace sin autenticar a la acción, que le permite acceder para responder a la acción.

Consejo

Puede pulsar Intro., barra espaciadora, coma, tabulación o punto y coma para agregar un correo electrónico a la lista CC.

Fecha de vencimientoespecifica la fecha en que la acción debe estar terminada

Prioridad

opcional

especifica la prioridad de la acción

Por ejemplo, la acción podría especificarse como "Alta", "Media" o "Baja". Los administradores de auditorías pueden personalizar las opciones para este campo en Administrar tipos de auditorías.

Agregar múltiples acciones

Para obtener información sobre cómo agregar varias acciones a la vez, Consulte Importación de acciones de forma masiva.

Ver o actualizar una acción

Si se le ha asignado una acción, puede verla o actualizarla.

Nota

No puede actualizar las fichas Información y Notificación por correo electrónico después de que se cierre la sesión de Seguimiento y acciones correctivas en cualquier nivel. Sin embargo, puede actualizar las fichas Seguimiento de acciones y Completar acción después de que se cierre la sesión de Seguimiento y acciones correctivas en cualquier nivel.

  1. .
  2. Haga clic en la ficha Seguimiento y acciones correctivas.
  3. Haga clic en Ver/debatir junto a la acción que desea ver o actualizar.

    ResultadoSe abre el diálogo de acción que contiene las siguientes fichas:

    • Información

    • Notificación por correo electrónico

    • Seguimiento de acciones

    • Completar acción

Ver o actualizar la información de la acción

Nota

No puede actualizar la ficha Información después de que se cierre la sesión de Seguimiento y acciones correctivas en cualquier nivel.

  1. .
  2. Haga clic en la ficha Seguimiento y acciones correctivas.
  3. Haga clic en Ver/debatir junto a la acción que desea ver o actualizar.
  4. Actualice la ficha Información con lo siguiente y haga clic en Guardar:
CampoDescripción
Título

especifica el nombre de la acción

La longitud máxima es de 255 caracteres.

Asignado/a por

especifica el creador de la acción

Este campo solo está disponible si está actualizando una acción existente. Solo pueden actualizar este campo los gerentes profesionales, los usuarios profesionales o los usuarios a quienes se les asignó un rol de colaborador y que han creado la acción.

Propietario

opcional

especifica la persona responsable por la acción

El campo de búsqueda opera con el nombre y/o apellido de la persona.

Seleccione Especifique un usuario... y realice una de las siguientes acciones:

  • Especifique un usuarioSeleccione una persona en la lista Usuarios si la persona es un usuario con licencia dentro de la instancia de Diligent One.
  • Especifique un contactoSi su organización utiliza la aplicación Resultados y configuró una Colección de referencia, seleccione una persona en la lista Contactos para especificar a un contacto de su organización como propietario de la acción.
  • Escriba manualmente el nombre de la persona y presione IntroUtilice esta opción si la persona no es un usuario o contacto en una instancia de Diligent One. Además del nombre de la persona, puede escribir manualmente su correo electrónico en el campo Dirección de correo electrónico.

Si existen correos electrónicos duplicados porque la persona es tanto un usuario como un contacto, el correo electrónico de contacto se filtra de los resultados de búsqueda y solo se muestra el correo electrónico del usuario.

Nota

Se puede asignar a cualquier persona como propietario de una acción. Si esa persona no tiene acceso a HighBond o si se le asignó el rol de Ejecutivo supervisor en el proyecto, se le envía por correo electrónico un enlace sin autenticar a la acción, que le permite acceder para responder a la acción.

Descripción

opcional

especifica los detalles de la acción necesaria

Nota

Los campos de texto enriquecido no pueden superar los 524.288 caracteres.

Consejo

Para habilitar la revisión ortográfica en los campos de texto enriquecido, realice una de las siguientes acciones:

  • Chrome, Firefox o SafariCTRL + clic derecho dentro del campo en Windows o Comando + clic derecho en Mac
  • Internet Explorer o Microsoft Edgeabra la configuración de su navegador y active el corrector ortográfico/resaltado de palabras mal escritas
Fecha de vencimientoespecifica la fecha en que la acción debe estar terminada

Prioridad

opcional

especifica la prioridad de la acción

Por ejemplo, la acción podría especificarse como "Alta", "Media" o "Baja". Los administradores de auditorías pueden personalizar las opciones para este campo en Administrar tipos de auditorías.

Ver o actualizar notificaciones por correo electrónico

Nota

No puede actualizar la ficha de notificación por correo electrónico después de que se cierre la sesión de Seguimiento y acciones correctivas en cualquier nivel.

  1. .
  2. Haga clic en la ficha Seguimiento y acciones correctivas.
  3. Haga clic en Ver/debatir junto a la acción que desea ver o actualizar.
  4. Haga clic en la ficha Notificación por correo electrónico.
  5. Actualice la siguiente información y haga clic en Guardar:
CampoDescripción

Enviar notificación ahora

opcional

Seleccione esta opción para enviar una notificación inmediata por correo electrónico al propietario y a cualquier persona a quien se envió copia.

Enviar recordatorio 28, 14, 7, 2 y 1 días antes de la fecha de vencimiento

opcional

Seleccione esta opción para enviar recordatorios de correo electrónico recurrentes al propietario y a cualquier persona a quien se le envió copia. La configuración predeterminada está establecida para enviar recordatorios por correo electrónico 28, 14, 7, 2 y 1 días antes de la fecha de vencimiento, pero usted puede configurar una frecuencia personalizada, si es necesario.

Si desea obtener más información sobre los recordatorios recurrentes, consulte Envío de recordatorios recurrentes de acciones.

Incluir título / encabezado y descripción de la deficiencia

opcional

Seleccione esta opción para proporcionar detalles adicionales de la deficiencia al propietario de la acción. Una vez que el propietario de la acción hace clic en el enlace a la acción en el correo electrónico, puede ver los campos en la página de la acción.

Consejo

Esto proporciona la capacidad de compartir información contextual con quienes tienen asignada una acción, manteniendo el control sobre la información confidencial de la auditoría.

Incluir el plan de acciones correctivas y la fecha límite

opcional

Seleccione esta opción para proporcionar detalles adicionales de la corrección al propietario de la acción. Una vez que el propietario de la acción hace clic en el enlace a la acción en el correo electrónico, puede ver los campos en la página de la acción.

Consejo

Esto proporciona la capacidad de compartir información contextual con quienes tienen asignada una acción, manteniendo el control sobre la información confidencial de la auditoría.

CC

opcional

especifica una o más personas que pueden contribuir a la solicitud.

Solo pueden actualizar este campo los gerentes profesionales, los usuarios profesionales o los usuarios a quienes se les asignó un rol de colaborador.

Nota

Se puede copiar a cualquier persona en una acción. Si esa persona no tiene acceso a HighBond o si se le asignó el rol de Ejecutivo supervisor en el proyecto, se le envía por correo electrónico un enlace sin autenticar a la acción, que le permite acceder para responder a la acción.

Consejo

Puede pulsar Intro., barra espaciadora, coma, tabulación o punto y coma para agregar un correo electrónico a la lista CC.

Seguimiento de una acción

Nota

Puede actualizar los elementos en la ficha Seguimiento de acciones después de que se cierre la sesión de Seguimiento y acciones correctivas en cualquier nivel.

  1. .
  2. Haga clic en la ficha Seguimiento y acciones correctivas.
  3. Haga clic en Ver/debatir junto a la acción que desea actualizar.
  4. Haga clic en la ficha Seguimiento de acciones.
  5. Actualice la siguiente información y haga clic en Guardar:
CampoDescripción

Enviado el

especifica la fecha en que se completó o abordó la acción

Estado

especifica el estado actual de la acción

Por ejemplo, el estado puede ser "Abierto", "A la espera de respuesta de la gerencia", "Acción correctiva de la gerencia", "Corregido - en espera de verificación", "Verificación de auditoría", "Reabierto" o "Completado ". Los administradores de auditorías pueden personalizar las opciones para este campo en Administrar tipos de auditorías.

Nota

Los administradores del proyecto pueden configurar los ajustes de permisos para que cualquier persona con acceso a acciones pueda actualizar el campo Estado. También pueden limitar quién puede actualizar el campo Estado solo a usuarios con licencia de HighBond con acceso a acciones. Para obtener más información, consulte Configuración de la aplicaciónProyectos.

Nuevo comentario

Agregue un comentario y/o cargue un archivo.

Para obtener más información, consulte Trabajo con adjuntos.

Nota

Por razones de seguridad, Diligent One no acepta archivos adjuntos con las siguientes extensiones: .bat, .com, .dmg, .exe o .scr.

Completar una acción

Nota

Puede actualizar los elementos en la ficha Completar acción después de que se cierre la sesión de Seguimiento y acciones correctivas en cualquier nivel.

  1. .
  2. Haga clic en la ficha Seguimiento y acciones correctivas.
  3. Haga clic en Ver/debatir junto a la acción que desea actualizar.
  4. Haga clic en la ficha Completar acción.
  5. Actualice la siguiente información y haga clic en Guardar:
CampoDescripción
Completado/a el

especifica la fecha en que se completó o abordó la acción

Este campo generalmente lo completa el propietario del hallazgo. Este campo solo está disponible si está actualizando una acción existente.

Estado

Este campo solo está disponible si está actualizando una acción existente.

  • AbiertoLa acción está en estado activo y las notificaciones por correo electrónico sobre la acción se envían a las personas especificadas.

  • Cerrado/aEl propietario de la acción (y cualquier persona a la que se le envió copia de la acción) deja de recibir notificaciones por correo electrónico sobre la acción. Caduca el enlace a la acción en la notificación por correo electrónico.

    Nota

    Si la acción se vuelve a abrir, puede enviar una nueva notificación por correo electrónico a las personas apropiadas, lo que crea automáticamente un nuevo enlace a la acción.

    Consejo

    Los propietarios de la deficiencia pueden mantener el control sobre el cierre de la acción con el campo Estado de la acción.

Eliminar una acción

¡Precaución!

Si se elimina una acción se la quita de forma permanente de la auditoría. Una vez eliminado, no puede acceder o restaurar la acción.

  1. Vaya a la auditoría que contiene la acción que desea quitar.
  2. Haga clic en la ficha Trabajo de campo.
  3. Haga clic en la ficha secundaria Seguimiento y acciones correctivas.
  4. Haga clic en Ver/debatir junto a la acción que desea quitar.
  5. Haga clic en Eliminar acción, en la parte inferior de la ficha Información.
  6. En el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en Aceptar.

    ResultadoLa acción se elimina permanentemente.