Gérer les tableaux de bord dans l'application Centre d'activité

Utilisez facilement les jeux de données des applications Projets et Résultats pour créer vos propres tableaux de bord personnalisés dans l'application Centre d'activité. Créez des visualisations de données que vous pouvez publier et partager avec d'autres membres de votre organisation et de votre direction à des fins de collaboration et de découverte. L'application Centre d'activité est basée sur la technologie Amazon QuickSight. Pour en savoir plus, consultez la documentation Amazon QuickSight.

Fonctionnement

Sur l'application Centre d'activité, vous pouvez créer des tableaux de bord à partir des jeux de données disponibles dans les applications Projets et Résultats. Les jeux de données de l'application Projets comprennent : les actions, les certifications, les contrôles, les performances du contrôle, les tests de contrôle, le travail de terrain, les problèmes, les fichiers de planification, les projets, les demandes, les examens, les risques, les relevés de temps et les tâches. Selon ce que l'admin Résultats publie sur l'application Centre d'activité, les jeux de données de l'application Résultats disponibles pour la création de tableaux de bord ne sont pas les mêmes. Consultez la section Publication des données de l'application Résultats dans l'application Centre d'activité pour plus d'informations.

Vous pouvez créer une analyse à l'aide de ces jeux de données. Dans l'analyse, vous pouvez préparer les données, ajouter des visuels et des filtres avant de les publier dans un tableau de bord, que vous pouvez partager. Ces tableaux de bord peuvent également être connectés et partagés avec les sites Boards (facultatif). Pour plus d'informations à propos de l'emplacement d'où proviennent les jeux de données de l'application Projets, reportez-vous à Jeux de données de l'application Projets.

Rôles et autorisations

Pour créer des tableaux de bord personnalisés, vous devez être Admin de rapport ou Rédacteur de rapport (tel que défini dans Rôles disponibles) dans l'application Rapports afin de créer et de gérer un tableau de bord dans l'application Centre d'activité. Seuls les utilisateurs qui disposent des rôles appropriés au sein d'un projet peuvent lire les jeux de données de planification du projet. Ces rôles sont les suivants : Examinateur de la supervision, Responsable de la supervision, Utilisateur professionnel limité, Responsable professionnel et Admin responsable de projet. Pour plus d'informations sur les accès accordés aux différents rôles et autorisations, reportez-vous à Rôles et autorisations.

Créer un tableau de bord du Centre d'activité

Pour créer un tableau de bord, il vous faut une analyse. Une analyse est essentiellement un brouillon de tableau de bord auquel seulement vous avez accès jusqu'à ce que vous décidiez de le partager. Vous pouvez créer une analyse ou en utiliser une qui existe déjà pour créer un tableau de bord partageable.

1. Depuis la page d’accueil de la plateforme (www.highbond.com), cliquez sur l’application Centre d’activité pour l’ouvrir.

   Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l’application Centre d’activité.

2. Sélectionnez Gérer les tableaux de bord. La page Analyses s'ouvre.

3. Effectuez l'une des actions suivantes :

   • Cliquez sur une analyse qui existe déjà si vous souhaitez créer un tableau de bord à partir d'une session précédente.
   • Cliquez sur Nouvelle analyse pour créer un tableau de bord en commençant par la sélection des jeux de données.

     Note

     Pour créer des tableaux de bord à partir des données de l'application Résultats, les données doivent être publiées sous forme de jeux de données par un admin Résultats dans l'application Résultats. L’admin Résultats peut également activer la publication automatique des jeux de données, ce qui publie des mises à jour régulières des données toutes les 24 heures par défaut. Consultez la section Publication des données de l'application Résultats dans l'application Centre d'activité.

     Afin d'assurer l'intégrité des données, les noms d'affichage du jeu de données de Résultats doivent être uniques. Sinon, la distinction entre les champs portant le même nom peut s’avérer difficile lors de l’ouverture d’une analyse dans le Centre d’activité en vue de créer un tableau de bord. Afin d'éviter cela, en cas de conflit, le connecteur de Résultats supprime automatiquement le nom d'affichage et utilise un nom de colonne unique pour les champs concernés. Par conséquent, les noms d’affichage sont susceptibles de varier en tenant compte du nom de la colonne pour faciliter le suivi et faire en sorte que les noms de champs soient uniques.

   En savoir plus

   1. Cliquez sur Nouvelle analyse. La page Vos jeux de données s'ouvre.

      Note

      Le taux de rafraîchissement des jeux de données par défaut est de 45 minutes.

   2. Sélectionnez le jeu de données pour lequel vous souhaitez créer un tableau de bord. La page Jeux de données s'ouvre.

   Attention

   Lorsque vous utilisez certains jeux de données pour vos tableaux de bord, le partage de ces derniers avec tous les utilisateurs de votre organisation leur permet d'avoir un accès illimité à vos données. Pour créer des tableaux de bord avec des restrictions d'accès aux données, utilisez les jeux de données suivants : les actions, les certifications, les tests de contrôle, les contrôles, les performances du contrôle, le travail de terrain, les problèmes, les fichiers de planification, les projets, les requêtes, les examens, les risques, les relevés de temps et/ou les tâches.

   3. Cliquez sur Utiliser dans l'analyse. Cette nouvelle page d’analyse est générée pour le jeu de données sélectionné, dans laquelle vous pouvez créer un graphique. Pour en savoir plus sur les jeux de données, y compris sur leur suppression, consultez la section Supprimer des jeux de données.

      Attention

      La suppression d’un jeu de données est irréversible et peut entraîner une perte de travail définitive. La suppression d'un jeu de données n'entraîne pas la suppression en cascade des objets qui en dépendent. Toutefois, les objets dépendants cessent de fonctionner même si vous remplacez le jeu de données supprimé par un ensemble de données identique. Pour ces raisons, la suppression de jeux de données n'est pas recommandée. Si un jeu de données doit être supprimé, vous devrez évaluer l'impact de cette action et prendre les mesures nécessaires.

4. Pour créer un graphique, glissez-déposez les champs d'attributs de la liste Champs vers la zone du graphique.
Note

Si les données d'aperçu ne sont pas à jour ou inexistantes, il peut être nécessaire de publier le tableau de bord pour actualiser les données. Dans ce cas, suivez l'étape 7 pour publier le tableau de bord. L'actualisation du jeu de données d'un tableau de bord publié peut prendre jusqu'à 45 minutes, après quoi vous pourrez voir les données actualisées dans le tableau de bord publié et dans l'analyse.

5. Facultatif. Plusieurs fonctionnalités, comme les filtres et les thèmes, sont disponibles pour vous aider à exploiter au mieux vos données. Consultez la section Visualisation des données afin d'utiliser les outils et les fonctionnalités de QuickSight qui optimisent vos données pour produire des tableaux de bord sophistiqués. Il est recommandé de prendre au minimum les mesures suivantes :
• Facultatif. Confirmez si le graphique appliqué automatiquement convient à vos besoins ou choisissez une autre option parmi les types visuels tels que le graphique à barres, la carte thermique, le graphique circulaire, etc. Au fur et à mesure que vous créez votre visualisation de données, un type visuel est automatiquement appliqué. Vous pouvez essayer différents types pour déterminer celui qui est le plus adapté. Consultez Types visuels.
• Facultatif. Renommez l'analyse pour pouvoir la retrouver facilement plus tard. Une analyse a un nom par défaut en fonction du jeu de données utilisé. Dans la zone Nom de l'analyse de la barre d'application, sélectionnez le nom actuel puis saisissez un nouveau nom.

6. Apportez toutes les autres modifications requises et effectuez l'une des actions suivantes :

   • Enregistrez votre analyse si vous n'êtes pas encore en mesure de publier un tableau de bord partageable. Une analyse est essentiellement un brouillon de tableau de bord. Enregistrez manuellement votre analyse à l'aide de l'option Enregistrer sous ou, si l'option Enregistrement automatique est activée, aucune autre action n'est requise.
   Note

   Vous pouvez définir si Enregistrement automatique est activé ou désactivé. Cette fonction vous permet de travailler de manière flexible. Si Enregistrement automatique est désactivé, vous pouvez exécuter d'autres tâches sans altérer l'analyse. Si l'option Enregistrement automatique est activée, vos modifications sont enregistrées automatiquement, mais vous pouvez toujours en annuler ou en rétablir jusqu'à 200. Pour en savoir plus sur la meilleure façon d'utiliser Enregistrement automatique, consultez Enregistrer les modifications apportées aux analyses.

   • Si vous souhaitez publier votre travail, cliquez sur Partager et sélectionnez Publier le tableau de bord. La boîte de dialogue Publier un tableau de bord apparaît.

7. Pour publier un tableau de bord, effectuez l'une des actions suivantes :

   • Pour créer un nouveau tableau de bord, sélectionnez Publier un nouveau tableau de bord en tant que, saisissez un nom, puis cliquez sur Publier le tableau de bord. Un tableau de bord est créé et publié. Vous pouvez le consulter dans le panneau de navigation de gauche dans l'application Centre d'activité.
   • Pour remplacer un tableau de bord existant, sélectionnez Remplacer un tableau de bord existant, sélectionnez le tableau de bord que vous souhaitez remplacer à partir de la liste déroulante, renommez-le si vous le souhaitez, puis cliquez sur Publier le tableau de bord. Le tableau de bord existant sélectionné est remplacé par le nouveau. Il est disponible dans le panneau de navigation de gauche dans l'application Centre d'activité.
   Note

   La publication peut prendre du temps. Si vos modifications n'apparaissent pas dans quelques minutes, actualisez la page.

Pour en apprendre plus sur la publication d'un tableau de bord dans QuickSight, consultez Publication de tableaux de bord.

Gérer les limites d'auteurs du tableau de bord du Centre d'activité

Actuellement, la limite d'auteurs pour les tableaux de bord s'applique aux 64 premiers auteurs de tableaux de bord et ne peut pas être augmentée pour le moment. Les auteurs inclus dans cette limite sont déterminés sur la base du premier arrivé, premier servi. Toutefois, si vous recevez un message d'erreur indiquant que la limite a été atteinte et que vous avez besoin d'un accès en tant qu'auteur, un Admin système devra supprimer l'un des auteurs existants pour permettre à un nouvel auteur d'accéder à la création d'un tableau de bord. Consultez Ajouter et gérer des utilisateurs.

Partager les tableaux de bord du Centre d'activité

Si vous êtes un administrateur ou rédacteur de rapports, vous pouvez partager des tableaux de bord avec des personnes spécifiques, affecter des autorisations personnalisées telles que l’affichage ou la modification.

Les tableaux de bord peuvent également être connectés et partagés avec les sites Boards. Consultez Connecter les tableaux de bord du Centre d'activité aux sites Boards.

1. Depuis la page d’accueil de la plateforme (www.highbond.com), cliquez sur l’application Centre d’activité pour l’ouvrir.

   Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l’application Centre d’activité.

2. Dans le panneau de navigation de gauche, sélectionnez le tableau de bord personnalisé que vous souhaitez partager.
3. Dans le tableau de bord, sélectionnez Partager. Une boîte de dialogue Partager [nom du tableau de bord] s'ouvre.
4. Sélectionnez l’une des options suivantes ou une combinaison de celles-ci :

Fonctionnalité	Niveau d’accès	Descriptions
Toute personne dans l’organisation	Aucun accès (sélection par défaut) Afficher uniquement	Partagez le tableau de bord avec tous les utilisateurs qui ont un accès aux rapports dans votre organisation. Les utilisateurs pourront uniquement consulter le tableau de bord, sauf si des autorisations plus granulaires leur ont été attribuées.
Ajouter un utilisateur	Afficher uniquement accès complet	Saisissez le nom ou l’adresse e-mail de l’utilisateur dans la barre de recherche et sélectionnez son niveau d’accès au tableau de bord.
Supprimer l’accès utilisateur	Supprimer	Supprimez l’accès granulaire de l’utilisateur au tableau de bord. Vous ne pouvez pas supprimer le propriétaire du tableau de bord ou votre propre accès.

Note

Lorsque vous configurez les paramètres de partage, sachez que les autorisations de partage granulaires peuvent remplacer les paramètres de partage au niveau de l’organisation. De plus, le partage au niveau de l’organisation peut toujours accorder l’accès aux utilisateurs, même s’ils ont été supprimés des autorisations de partage individuelles.

Attention

Lorsque vous partagez un tableau de bord, sachez que les utilisateurs peuvent ne pas avoir accès à toutes les informations du jeu de données. Par exemple, les jeux de données de projet peuvent avoir des restrictions basées sur le type d’abonnement et l’accès de l’utilisateur au projet.

5. Sélectionnez Inviter.
   Cela ferme la boîte de dialogue Partager [nom du tableau de bord] et rend le tableau de bord accessible aux utilisateurs partagés. Si un utilisateur est administrateur de rapport ou rédacteur de rapport et dispose d’un accès complet au tableau de bord, il disposera également des fonctionnalités Modifier, Partager et Se connecter aux tableaux pour ce tableau de bord.
   Important

   Les utilisateurs disposant d’un accès complet à un tableau de bord partagé peuvent modifier son analyse, et toutes les modifications apportées seront visibles par tous les utilisateurs disposant d’un accès.

Utiliser les tableaux de bord Diligent One comme modèles

Vous pouvez utiliser les modèles de tableaux de bord fournis par Diligent One, créer des analyses et y associer les ensembles de données de votre organisation.

1. Depuis le panneau de navigation de gauche du Centre d’activité, sélectionnez le tableau de bord Diligent One que vous souhaitez utiliser comme modèle.

   Les modèles de tableau de bord de Diligent One sont reconnaissables à l’icône en T qui figure à la fin de leur nom.

2. Sur la page qui s’affiche, sélectionnez Utiliser comme modèle dans le coin supérieur droit.

3. Sélectionnez Gérer les tableaux de bord.

   La page Analyses s’ouvre et affiche l’analyse générée à partir du modèle de tableau de bord Diligent One. Cette analyse conserve le même nom que le modèle sélectionné et inclut un horodatage indiquant la date de sa dernière utilisation.

4. Sélectionnez le modèle.

5. Sur la page qui s’affiche, dans l’onglet Données, sélectionnez Jeux de données.

6. Dans la zone de l’ensemble de données, sélectionnez l’ensemble de données que vous souhaitez utiliser, puis, à partir de l’icône Plus d’options (trois points), sélectionnez Remplacer.

   Note

   Avant de remplacer des jeux de données, assurez-vous que votre jeu de données organisationnel comprend toutes les colonnes requises pour le modèle de tableau de bord. Dans le cas contraire, le fonctionnement du modèle pourrait en être affecté.

7. Dans la liste des jeux de données de remplacement qui s’affiche, sélectionnez le jeu de données que vous souhaitez utiliser à la place du jeu de données de démonstration.

8. Vérifiez les éventuelles incohérences dans les champs et les hiérarchies, puis sélectionnez Mettre à jour le mappage des champs.

9. Une fois les jeux de données remplacés et les champs mappés, sélectionnezPublier le tableau de bord.

Modifier un tableau de bord du Centre d'activité

Procédez comme suit pour réaliser l'une des actions suivantes :

• Créer un nouveau tableau de bord à partir d'un tableau de bord actuel.
• Remplacer un tableau de bord existant par un nouveau.

1. Depuis la page d’accueil de la plateforme (www.highbond.com), cliquez sur l’application Centre d’activité pour l’ouvrir.

   Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l’application Centre d’activité.

2. Dans le panneau de navigation de gauche, sélectionnez le tableau de bord personnalisé auquel vous souhaitez apporter des modifications.
3. Cliquez sur Modifier. La page Modifier le tableau de bord apparaît.
4. Procédez à vos modifications, cliquez sur Partager , puis sur Publier le tableau de bord.

   La boîte de dialogue Publier un tableau de bord apparaît.

5. Effectuez l'une des actions suivantes :

   • Pour créer un nouveau tableau de bord, sélectionnez Publier un nouveau tableau de bord en tant que, saisissez un nom, puis cliquez sur Publier le tableau de bord. Un tableau de bord est créé, publié et est accessible depuis le volet de navigation de gauche dans l’application Centre d’activité
   • Pour remplacer un tableau de bord existant, sélectionnez Remplacer un tableau de bord existant, sélectionnez le tableau de bord que vous souhaitez remplacer à partir de la liste déroulante, renommez-le si vous le souhaitez, puis cliquez sur Publier le tableau de bord. Le tableau de bord existant sélectionné est remplacé par le nouveau. Il est disponible dans le panneau de navigation de gauche dans l'application Centre d'activité.
     Note

     La publication peut prendre du temps. Si vos modifications n'apparaissent pas dans quelques minutes, actualisez la page.

Pour en apprendre plus sur la publication d'un tableau de bord dans QuickSight, consultez Publication de tableaux de bord.

6. Facultatif. Consultez la section Partager des tableaux de bord pour savoir comment partager des tableaux de bord.

Attention

Si un tableau de bord a été connecté à des sites Boards avec un statut approuvé, ce statut est révoqué dès la mise à jour du tableau de bord. Par conséquent, le tableau de bord ne peut plus être consulté par les Administrateurs et doit repasser par le processus d'approbation.

Supprimer un tableau de bord du Centre d'activité

Procédez comme suit pour supprimer un tableau de bord.

1. Depuis la page d’accueil de la plateforme (www.highbond.com), cliquez sur l’application Centre d’activité pour l’ouvrir.

   Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l’application Centre d’activité.

2. Cliquez sur Gérer les tableaux de bord. La page Analyses s'ouvre.
3. Cliquez sur Tableaux de bord.
   La page Tableaux de bord s'ouvre et affiche les tableaux de bord disponibles.
4. Cliquez sur les trois points du tableau de bord que vous souhaitez supprimer, sélectionnez Supprimer, puis cliquez sur Supprimer.
   Le tableau de bord est supprimé et retiré du panneau de navigation de gauche de l'application Centre d'activité.

Attention

Lorsque vous cliquez sur Supprimer, le tableau de bord est définitivement supprimé du compte et disparaît de tous les dossiers (si vous utilisez des dossiers pour organiser vos tableaux de bord). Cette opération est irréversible. Vous pouvez toutefois toujours accéder à d'autres tableaux de bord et en créer depuis l'analyse à partir de laquelle le tableau de bord supprimé a été publié.

Jeux de données de l'application Projets

La table suivante présente le lien entre les jeux de données de l'application Projets exploités pour créer des tableaux de bord et l'emplacement de récupération des données dans l'application Projets. Chaque projet dans l’application Projets dispose des onglets suivants pour organiser et gérer les projets : Tableau de bord, Planification, Travail sur le terrain, Contrôles, Révisions, Résultats et Problèmes. Les jeux de données exploités pour les tableaux de bord proviennent des données suivies dans ces onglets ainsi que leurs sous-onglets et sections.