Ajoutez et gérez des modèles pour gagner du temps sur les réunions récurrentes lors de l’exportation des procès-verbaux. Seuls les administrateurs de l’organisation ont accès à la bibliothèque de modèles.
Important
Utilisez le modèle de procès-verbal de réunion de conseil ou l’ancien modèle Diligent, ou téléchargez un modèle pour l’adapter en fonction de vos besoins.
Les modèles doivent inclure au moins un espace réservé pris en charge pour pouvoir être chargés. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Customizing a minutes template .
Accéder au Gestionnaire de modèles
Accédez à Procès-verbaux et sélectionnez Gestionnaire de modèles
dans le menu de navigation latéral.La page Gestionnaire de modèles s’ouvre.
Note
Seuls le modèle de procès-verbal de réunion de conseil et l’ancien modèle Diligent sont affichés, à moins que vous ou un autre gestionnaire n’ajoutiez d’autres modèles.
Le modèle de procès-verbal de réunion de conseil est le modèle préféré, tant que ce paramètre n’est pas modifié par un gestionnaire. Cela signifie qu’il est automatiquement sélectionné par le système lorsque vous exportez vos procès-verbaux.
Ajouter un modèle
Dans le Gestionnaire de modèles, sélectionnez Ajouter un modèle.
Le volet latéral Ajouter un modèle s’ouvre.
Sélectionnez Charger des documents pour accéder à un fichier sur votre appareil.
Sélectionnez Ajouter.
Le fichier est chargé dans le Gestionnaire de modèles.
Note
Si un message d’erreur indique qu’un espace réservé est manquant, et si vous avez besoin d’informations complémentaires, consultez la rubrique Templates: Handling export errors. Vous pouvez également contacter l’assistance Diligent ou votre Customer Success Manager.
Télécharger et personnaliser un modèle
L’ancien modèle Diligent applique une mise en forme minimale, tandis que le modèle de procès-verbal de réunion de conseil offre une mise en forme plus avancée. Chaque modèle peut être personnalisé en fonction de vos besoins. Pour afficher correctement les procès-verbaux de réunion, les modèles doivent inclure au moins un des espaces réservés pris en charge.
Note
Le modèle Actions uniquement ne peut pas être personnalisé.
Pour en savoir plus sur les espaces réservés et la mise en forme, consultez la rubrique Customizing a minutes template .
Dans le gestionnaire de modèles, accédez au modèle de procès-verbal de réunion de conseil ou à l’ancien modèle Diligent, puis sélectionnez Télécharger pour personnaliser.
Le modèle est téléchargé sur votre appareil au format de fichier .docx.
Ouvrez le fichier.
Personnalisez-le en fonction de vos besoins.
De nombreuses options de mise en forme sont disponibles. Voici quelques exemples :
Ajouter un nouveau logo.
Afficher les participants dans une structure verticale.
Changer le format de date.
Modifier les informations détaillées dans les actions.
Enregistrez les modifications que vous avez apportées au fichier sur votre appareil, puis revenez au Gestionnaire de modèles dans Procès-verbaux.
Accédez à Ajouter un modèle et chargez votre modèle personnalisé.
Le modèle apparaît sous Tous les modèles.
Note
Si un message d’erreur indique qu’un espace réservé est manquant, et si vous avez besoin d’informations complémentaires, consultez la rubrique Templates: Handling export errors. Vous pouvez également contacter l’assistance Diligent ou votre Customer Success Manager.
Fonctions supplémentaires
Vous disposez de plusieurs autres options pour modifier et gérer les modèles.
Sélectionnez l’icône Plus
.Un menu s’ouvre avec les options suivantes :
Préféré : Définit le modèle préféré pour l’organisation lors de l’exportation d’un procès-verbal de réunion.
Modifier : Ouvre le volet latéral Modifier le modèle, où vous pouvez mettre à jour le nom et la description du modèle, télécharger le modèle sur votre appareil ou le supprimer. Option non disponible pour le modèle de procès-verbal de réunion de conseil ou l’ancien modèle Diligent.
Télécharger : Télécharge le modèle sur votre appareil.
Supprimer : Supprime le modèle de la bibliothèque du Gestionnaire de modèles. Option non disponible pour le modèle de procès-verbal de réunion de conseil ou l’ancien modèle Diligent.
