Utilisation de Cadres

Vous pouvez utiliser des cadres pour gérer les informations dans plusieurs projets ou pour générer la structure principale des projets similaires et les personnaliser si nécessaire. Vous pouvez également générer des cadres à partir de projets existants.

Option	Étapes
Gérer les informations dans un cadre et synchroniser les modifications avec les projets	Créez un cadre. Définir des éléments tels que des objectifs, des descriptions, des risques, des contrôles et des plans de test dans le cadre. Importer des éléments de cadre vers des projets. Modifier des éléments dans le cadre ou dans les projets. Synchroniser les modifications du cadre vers les projets ou vice-versa.
Commencer par générer des projets à l’aide d’un cadre puis personnaliser les projets si nécessaire	Créez un cadre. Définir des éléments tels que des objectifs, des descriptions, des risques, des contrôles et des plans de test dans le cadre. Importer des éléments du cadre, tels que des contrôles, dans des projets. Ajouter des éléments aux projets ou modifier les éléments dans les projets, si nécessaire.
Créer des cadres à partir de plusieurs projets	Créez un cadre. Importer des éléments, tels que des contrôles, à partir de projetsvers un cadre. Ajouter des éléments au cadre ou modifier des éléments existants dans le cadre, si nécessaire. Astuce L’importation d’éléments d’un projet vers un cadre ne crée pas d’association entre le projet et le cadre. Elle vous permet de renseigner efficacement votre cadre avec les données pertinentes.

Autres meilleures pratiques pour utiliser des cadres

Vous pouvez utiliser une variété de stratégies pour exploiter les cadres de manière optimale.

Regrouper les contrôles à des fins de reporting

Lorsque vous définissez un cadre, pensez à regrouper des contrôles au sein d’un un objectif afin d’optimiser le reporting. Votre organisation peut créer des rapports sur différents types d’entités (unités commerciales, services, emplacements ou des initiatives clés qui figurent dans le champ d’application de la fonction de projet de l’organisation), assurez-vous donc que votre cadre est défini de telle manière qu’il puisse refléter l’expérience reporting souhaitée.

Définir des champs mais ne pas renseigner de valeurs

Les Cadres commandent les champs qu’un ou plusieurs projets doivent utiliser, mais les valeurs des champs peuvent être spécifiques à chaque projet.

Pour utiliser le cadre en tant que modèle, définissez les champs dont vous avez besoin dans le cadre mais ne les renseignez pas. Par exemple, il est possible que vous définissiez plusieurs attributs de contrôle. Vous pouvez définir ces champs dans le cadre, et indiquer les valeurs pour ces champs dans les projets pertinents.

Utiliser des cadres pour générer des types de projets identiques

Si votre organisation réalise différents types de projets (comme des audits SOX, des audits informatiques et des audits opérationnels), vous pouvez définir un cadre qui corresponde à chaque type de projet.

Vous pouvez également utiliser des cadres pour alimenter un sous-ensemble d’objectifs qui s’appliquent à plusieurs projets. Par exemple, la plupart des audits opérationnels comprennent une section de planification et de synthèse. Grâce au cadre, vous pouvez avoir le sous-ensemble des objectifs communs (planification et synthèse) et importer ces objectifs vers les audits opérationnels pertinents.

Conserver la langue générique

Si possible, conservez la langue descriptive utilisée généralement dans des éléments, tels que les contrôles et les risques, afin que vous puissiez procéder facilement à des mises à jour dans les divers projets. Si la langue est trop spécifique, vous serez amené à décider des éléments à synchroniser ou pas, ce qui peut éventuellement entraîner une surcharge du processus de maintenance.

Exemple

Créer des projets à l’aide de cadres

Scénario

Vous avez précédemment créé trois projets tous liés à l’informatique :

Revue des contrôles généraux informatiques
Responsable de Problème de la compliance informatique
Examen de cybersécurité

Vous constatez qu’il existe des contrôles similaires qu’il convient de configurer dans chaque projet et vous voulez pouvoir créer un jeu de contrôles à utiliser dans tous les projets.

Traiter

Vous créez un nouveau cadre intitulé Cadre de contrôles généraux informatiques et vous définissez les objectifs, les risques et les contrôles dans lecadre. Puis, vous importez des contrôles à partir d’un cadre dans chaque projet. Lors de l’importation, vous décidez d’inclure des risques qui sont associés aux contrôles.

Résultat

Les risques et contrôles dans le cadre sont liés aux risques et aux contrôles dans les projets. Vous pouvez désormais mettre à jour des projets si nécessaire ou vous assurer que les mises à jour effectuées au niveau des risques et des contrôles dans un cadre se propagent aux projets correspondants par synchronisation des projets avec les cadres.

Autorisations

Les Admins de projet, Créateurs de projet et les utilisateurs auxquels est attribué le rôle Responsable professionnel ou Utilisateur professionneldans un cadre peuvent créer des cadres et synchroniser des projets avec des cadres.

Les utilisateurs affectés au rôle de Testeur collaborateur ou Utilisateurs collaborateurs au sein d’un cadre peuvent modifier toutes les descriptions et les contrôles d’un objectif, s’ils ont été désignés propriétaires d’un objectif. Ils peuvent modifier des contrôles spécifiques s’ils ont été affectés en tant que propriétaire de contrôle dans des contrôles individuels.

Les utilisateurs affectés au rôle de Responsable collaborateur au sein d’un cadre peuvent modifier toutes les descriptions et les contrôles d’un objectif, qu’ils aient été affectés ou pas en tant que propriétaire de contrôle ou de un objectif.

Seuls les Admins de projet, les Créateurs de projet et les Responsables professionnels peuvent supprimer des cadres.

Créer un cadre

Créer un cadre pour stocker des informations.

Note

Les termes de l’interface sont personnalisables ; les champs et les onglets sont configurables. Dans votre organisation Diligent One, certains termes, champs et onglets peuvent être différents.
Si un champ obligatoire est vide, le message d’avertissement s’affiche : Ce champ est obligatoire. Certains champs personnalisés peuvent comporter des valeurs par défaut.

Depuis la page d’accueil de la Accueil de la plateforme (www.diligentoneplatform.com), sélectionnez l’application Cadres pour l’ouvrir.
Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l’Application Cadres.
Cliquez sur Démarrer un nouveau Cadre.
Saisissez un nom et une description pour le cadre. La longueur maximale du cadre est de 120 caractères.
Sélectionnez un type de un projet à partir de la liste déroulante. Assurez-vous d’avoir sélectionné un flux de travail (Contrôle interne ou Plan de travail) qui correspond au flux de travail du projet que vous voulez créer. Pour plus d’informations, consultez la rubrique Workflows et types de projet.
Cliquez sur Enregistrer.
RésultatLe nouveau cadre est créé.

Astuce

Utilisez votre cadre pour créer de nouveaux projets.

Ajouter plusieurs cadres

Pour obtenir des informations sur l’ajout en bloc de plusieurs cadres, consultez la section Importation en bloc de cadres.

Éditer un cadre

Modifiez les informations dans un cadre et configurez des paramètres de cadre.

Note

Les termes de l’interface sont personnalisables ; les champs et les onglets sont configurables. Dans votre organisation Diligent One, certains termes, champs et onglets peuvent être différents.
Si un champ obligatoire est vide, le message d’avertissement s’affiche : Ce champ est obligatoire. Certains champs personnalisés peuvent comporter des valeurs par défaut.

Depuis la page d’accueil de la Accueil de la plateforme (www.diligentoneplatform.com), sélectionnez l’application Cadres pour l’ouvrir.
Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l’Application Cadres.
Ouvrez un cadre. Le tableau de bord cadre s’ouvre.
Effectuez l’une des tâches suivantes.

Supprimer un cadre

Supprimez un cadre pour le retirer définitivement.

Note

Les termes de l’interface sont personnalisables ; les champs et les onglets sont configurables. Dans votre organisation Diligent One, certains termes, champs et onglets peuvent être différents.
Si un champ obligatoire est vide, le message d’avertissement s’affiche : Ce champ est obligatoire. Certains champs personnalisés peuvent comporter des valeurs par défaut.

Depuis la page d’accueil de la Accueil de la plateforme (www.diligentoneplatform.com), sélectionnez l’application Cadres pour l’ouvrir.
Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l’Application Cadres.
Ouvrez un cadre. Le tableau de bord cadre s’ouvre.
Cliquez sur Paramètres. Le sous-onglet Paramètres de Cadre s’ouvre.
Cliquez sur Supprimer le Cadre.
Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue de confirmation.
Attention
Le cadre et tout le travail qui lui est associé sont supprimés de façon permanente. Une fois la suppression effectuée, vous ne pouvez accéder ni restaure aucun des éléments du cadre.