Aggiungere e gestire i gruppi
È possibile creare gruppi per organizzare e gestire in modo efficiente l'accesso alle risorse nella piattaforma Diligent One.
Come funziona
I gruppi sono una funzione di sicurezza su Launchpad che ti permette di assegnare lo stesso livello di accesso a più utenti simultaneamente. Ogni gruppo deve avere un nome univoco e almeno una persona specificata come proprietario del gruppo.
Nota
Se ce n'è solo uno, non è possibile rimuovere quella persona dal gruppo fino a quando non ne viene nominato uno nuovo. Consultare Rimuovere membri da un gruppo.
Puoi avere un massimo di 200 gruppi.
Gruppi predefiniti
Ci sono due gruppi predefiniti. Non è possibile modificare o eliminare i gruppi predefiniti, ma si possono usare per assegnare le risorse su Diligent One.
L'iscrizione all'interno di gruppi predefiniti Launchpad viene aggiornata automaticamente quando gli utenti sono aggiunti o eliminati da Launchpad o quando i loro ruoli cambiano.
| Gruppo predefinito | Descrizione |
|---|---|
| Amministratori di sistema professionali | contiene tutti gli utenti che hanno un tipo utente Amministratore di sistema su Launchpad e la sottoscrizione Professionale |
| Tutti gli utenti | contiene tutti gli utenti che sono stati aggiunti a Launchpad |
Risorse che possono essere assegnate ai gruppi
Le risorse sono elementi in Diligent One che possono essere assegnate a un gruppo o un individuo.
Le risorse includono:
- I Progetti nell'applicazione Progetti
- I Framework nell'applicazione Framework
Per maggiori informazioni, consultare Assegnare i ruoli dell'utente in progetti e framework.
Le autorizzazioni sono cumulative
L'accesso che un utente ha a un progetto include tutto quello che ha tramite i suoi ruoli individuali e di gruppo. Inoltre, potrebbe avere ulteriore accesso se è assegnato come proprietario a specifiche parti del progetto. Per maggiori informazioni, consultare Assegnare i ruoli dell'utente in progetti e framework.
Nota
Queste autorizzazioni si applicano solo ai gruppi su Progetti. Non si applicano alla funzione dei gruppi del workflow su Risultati.
Migliori pratiche
Ci sono una varietà di strategie per utilizzare i gruppi in maniera efficiente.
Nominare i gruppi
Standardizzare come i gruppi vengono nominati è uno dei modi migliori di gestire gli utenti.
Consigli
- Organizzare gli utenti in gruppi che l'azienda conosce già. Questo assicura che le persone giuste vengano aggiunte ai gruppi corretti e ricevano l'accesso appropriato in Diligent One.
- Iniziare creando nomi di gruppi generici e, se necessario, più specifici.
- Crea e distribuisci una guida per la denominazione dei gruppi nella tua azienda.
- Considerare l'uso di una serie di prefissi standard per mantenere i nomi dei gruppi coerenti e descrittivi:
Prefisso di esempio Utilizzo Esempi reparto- o team- per i gruppi per il coordinamento delle attività relative al reparto o al team - team-della-conformità
- internal-audit-team
progetto- per la collaborazione dei team interfunzionali - GDPR-di-progetto
- Controlli-IT-generali-di-progetto
Gestire i gruppi esistenti
Man mano che l'azienda si evolve, le persone si uniranno e lasceranno i team. Inoltre, i progetti potrebbero essere rinominati, rinviati o persino annullati interamente. È importante assicurarsi che i tuoi gruppi riflettano l'attuale struttura e carico di lavoro organizzativo.
Consigli
- Rivedi i gruppi regolarmente.
- Rinomina i gruppi per assicurarti che il loro proposito sia chiaro.
- Nomina i proprietari appropriati del gruppo per gestire l'iscrizione e l'accesso all'interno dello stesso.
- Disabilitare i gruppi che non sono più necessari.
- Dopo un breve periodo di attesa, eliminare i gruppi disabilitati per rimuoverli da Diligent One.
Esempio
Creare gruppi
Scenario
Il dipartimento IT deve provvedere all'accesso a Diligent One per un gran numero di utenti all'interno dell'azienda. Vuole riuscire a creare gruppi di utenti e a delegare la gestione di quei gruppi ai proprietari pertinenti all'interno dell'azienda.
Processo
L' IT crea i seguenti gruppi in Launchpad e nomina un proprietario per ogni gruppo:
| Nome del gruppo | Proposito | Proprietario |
|---|---|---|
| Consiglio di amministrazione | definisce l'appetito per il rischio organizzativo e lo allinea con la strategia del programma ERM | Mario Rossi |
| Audit interno | sviluppa programmi e implementa misure per mitigare il rischio | Maria Rossi |
Risultato
I gruppi sono creati. I proprietari dei gruppi possono gestire i membri e il loro accesso a diverse risorse all'interno delle applicazioni Diligent One.
Autorizzazioni
Gli Amministratori di sistema e gli Utenti possono essere specificati come proprietari o membri. Possono anche non appartenere a un gruppo (non membri).
La combinazione del tipo di utente e del tipo di gruppo a livello di sistema della persona definisce il suo livello di accesso ai gruppi in Launchpad.
| Tipo di accesso dell'utente a livello di sistema | Ruolo dei gruppi | Accesso disponibile |
|---|---|---|
| Amministratore di sistema | Proprietario |
|
| Membro o non membro |
|
|
| Utente | Proprietario |
|
| Membro o non membro | Non applicabile. |
Per maggiori informazioni, consultare Tipi di utente a livello di sistema e ruoli dei gruppi.
Naviga alla pagina Gruppi
- Apri Launchpad.
- Selezionare Impostazioni piattaforma > Gruppi. Si apre la pagina Gruppi.
Se l'azienda utilizza più di un'istanza su Diligent One, assicurarsi che quella appropriata sia attiva.
Visualizza i dettagli del gruppo
- Dalla pagina Gruppi, selezionare o cercare un gruppo per nome.
- Fare clic sul nome del gruppo che si desidera visualizzare. Si apre il pannello laterale Modifica gruppo.
Puoi anche visualizzare l'ID del gruppo aggiunto all'URL. Per esempio: https://accounts.highbond.com/orgs/11594/groups, dove 11594 = ID del gruppo.
Creare un gruppo e aggiungere membri
Se sei un Amministratore di sistema, puoi creare nuovi gruppi.
- Selezionare + Nuovo gruppo. Si apre il pannello laterale Crea nuovo gruppo.
- Nella sezione Informazioni del gruppo, inserisci le seguenti informazioni:
- Nome Specificare il nome del gruppo. Il limite di caratteri è 255.
- Proposito Facoltativo. Descrive il motivo per cui esiste il gruppo. Il limite di caratteri è 500.
- Proprietari Selezionare almeno una persona come responsabile della gestione del gruppo. Per impostazione predefinita, l'utente è il proprietario del gruppo.
- Selezionare Continua. Si arriva alla sezione Membri gruppo.
- Facoltativo. Si può passare al passaggio 7 se in questo momento si vuole solo creare la shell del gruppo e si prevede di aggiungere membri del gruppo in un secondo momento. Viene creato il gruppo di cui si è proprietari.
- Selezionare + Aggiungi membri. Si apre un menu a discesa in cui è possibile cercare le persone per nome e selezionare membri del gruppo.
- Cercare e selezionare gli utenti appropriati da aggiungere al gruppo. I nomi, le e-mail e i tipi di licenza dei membri del gruppo prescelti vengono visualizzati in Membri.
- Selezionare Salva e termina. Viene creato un gruppo e il proprietario del gruppo riceve una notifica via e-mail.
Aggiungere membri a un gruppo esistente
Se si è proprietari di un gruppo, vi si possono aggiungere membri.
- Dalla pagina Gruppi, cerca un gruppo per nome.
- Selezionare il nome del gruppo che si desidera aggiornare. Si apre il pannello laterale Modifica gruppo.
- Selezionare + Aggiungi membri.
- Nella casella di ricerca, inizia a digitare il nome della persona che vuoi aggiungere. Quando viene visualizzato il relativo nome, selezionarlo.
- Quando non occorre aggiungere membri, selezionare Chiudi e poi su Salva e termina. Viene creato un gruppo e il proprietario del gruppo riceve una notifica via e-mail.
Rimuovere membri da un gruppo
Se si è proprietari di un gruppo, è possibile rimuovere i membri che non devono più farne parte.
I gruppi devono avere necessariamente un proprietario. Se esiste un solo proprietario del gruppo, è necessario cambiare un membro del gruppo esistente in proprietario del gruppo oppure aggiungere un nuovo membro e assegnarlo come nuovo proprietario del gruppo. Non è possibile rimuovere l'unico proprietario del gruppo finché non ne esiste un altro. Consultare Cambiare il ruolo di qualcuno nel gruppo.
- Dalla pagina Gruppi, cerca un gruppo per nome.
- Selezionare il nome del gruppo che si desidera aggiornare. Si apre il pannello laterale Modifica gruppo.
- Selezionare
accanto alle sottoscrizione del membro che si desidera rimuovere dal gruppo. - Selezionare Rimuovi utente.
- Quando non occorre aggiungere altri membri, selezionare Salva e termina. In questo modo vengono rimossi dal gruppo i membri selezionati e i proprietari del gruppo ricevono una notifica via e-mail.
Cambiare il ruolo di qualcuno in un gruppo
Se si è amministratori di sistema, è possibile cambiare i membri del gruppo in proprietari e i proprietari in membri. Non puoi renderti proprietario del gruppo in uno esistente. Se un gruppo ha un solo proprietario, non è possibile modificarne il ruolo fino a quando non viene nominato un altro proprietario.
- Dalla pagina Gruppi, cerca un gruppo per nome.
- Selezionare il nome del gruppo che si desidera aggiornare.
- Selezionare la vicino alla sottoscrizione di una persona.
- Selezionare Modifica a membro del gruppo o Modifica a proprietario del gruppo.
- Quando non occorre cambiare altri ruoli, selezionare Salva e termina. I ruoli vengono modificati e il proprietario del gruppo riceve una notifica via e-mail.
Modificare il nome e il proposito di un gruppo
Se si è proprietari di un gruppo, è possibile rinominarlo e modificare la descrizione del proposito.
- Dalla pagina Gruppi, cerca un gruppo per nome.
- Selezionare il nome del gruppo che si desidera modificare. Si apre il pannello laterale Modifica gruppo.
- Aggiorna i campi Nome e Proposito. Nota
I nomi sono limitati a 255 caratteri; i propositi a 500.
- Selezionare Salva e termina. Viene aggiornato il gruppo e il proprietario del gruppo riceve una notifica via e-mail.
Disabilitare un gruppo
Se si è amministratori di sistema, è possibile disabilitare un gruppo. Questo impedisce ai membri del gruppo di accedere alle risorse che avevano tramite quel gruppo. Puoi riabilitare successivamente questo gruppo, se devi.
- Dalla pagina Gruppi, cerca un gruppo per nome.
- Selezionare il nome del gruppo che si desidera disabilitare. Si apre il pannello laterale Modifica gruppo.
- Selezionare Disabilita gruppo. Si apre la finestra di dialogo Disabilitare gruppo? .
- Selezionare Disabilita. Viene disabilitato il gruppo e il proprietario del gruppo riceve una notifica via e-mail. Questo gruppo viene identificato con l'etichetta Disabilitato fino a quando non viene eliminato o riabilitato.
Riabilitare un gruppo
Se sei un Amministratore di sistema, puoi riabilitare un gruppo che era stato precedentemente disabilitato. Questo ripristina l'accesso dei membri del gruppo alle risorse che avevano tramite quel gruppo.
- Dalla pagina Gruppi, cerca un gruppo per nome.
- Selezionare il nome del gruppo che si desidera abilitare. Si apre il pannello laterale Modifica gruppo.
- Selezionare Riabilita gruppo.
- Selezionare Salva e termina. Il gruppo viene abilitato e il proprietario del gruppo riceve una notifica via e-mail.
Eliminare un gruppo
Se sei un Amministratore di sistema, puoi eliminare un gruppo se sei sicuro che non è più necessario.
L'eliminazione di un gruppo è definitiva.
- Disabilita il gruppo. Vedere Disabilitare un gruppo. Nota
Puoi eliminare i gruppi solamente dopo che sono stati disabilitati. Si consiglia di attendere qualche giorno tra la disattivazione e l'eliminazione di un gruppo per garantire che nessuno perda l'accesso alle risorse di cui ha bisogno.
- Dalla pagina Gruppi, cerca un gruppo per nome.
- Selezionare il nome del gruppo che si desidera eliminare. Si apre il pannello laterale Modifica gruppo.
- Selezionare Elimina gruppo.
- Selezionare la casella di controllo per indicare che si desidera rimuovere definitivamente l'accesso alle risorse correlate per i membri del gruppo e selezionare Elimina gruppo. Il gruppo è eliminato definitivamente.
