Lavorare con i record delle risorse in Gestore delle risorse

I record rappresentano il modo in cui si acquisiscono e documentano le attività, gli eventi e gli elementi nel contesto di una risorsa. Un record può essere un incidente come un'interruzione del server, un contratto per una terza parte, una lacuna di sicurezza e il relativo piano di rimedio, o qualsiasi altra situazione rilevante per una risorsa.

L'applicazione Gestore delle risorse richiede una sottoscrizione a Gestione del rischio IT o a Gestione del rischio di terze parti.

Come funziona

Crei record che sono correlati alle risorse.

Tutti i record sono istanze di un tipo di record. Non sono figli di quel tipo di record (i record sono figli della risorsa in cui sono stati creati). Il tipo di record è una classe che definisce i dati che i suoi record dovrebbero avere e come dovrebbero comportarsi: che attributi hanno, in quale flusso di lavoro si muovono durante i loro cicli di vita e chi può vederli e lavorarci. Il comportamento esatto di ogni tipo di record è determinato dalla sua relazione con un flusso di lavoro, tipi di record, tipi di attributo e ruoli.

Per molti aspetti, un tipo di record è per un record quello che un tipo di risorsa è per una risorsa. Anche un record è simile a una risorsa: registri attributi per entrambi e fai passare entrambi per i flussi di lavoro di mitigazione del rischio. Tuttavia, non devi valutare i rischi associati ai record.

Creare, aggiornare ed eliminare i tipi di record

Forniamo tipi di record come parte della tua soluzione. Non puoi creare, aggiornare o eliminare i tipi di record per conto tuo, ma puoi coinvolgere il nostro team di consulenza per personalizzare il tuo ambiente.

Visualizzare i record

Puoi visualizzare i record nella risorsa a cui appartengono oppure puoi visualizzare una tabella che elenca tutti i record di un determinato tipo di record. L'opzione tabella piatta è utile se non sai bene dove esiste un record o non vuoi fare clic su diversi livelli per ottenere qualcosa.

Visualizzare i record in una risorsa

1. Apri l'applicazione Gestore delle risorse.
2. In Tutti i tipi di risorsa, fare clic sul tipo di risorsa prescelto.
3. Nell'elenco delle risorse, fare clic sul nome della risorsa prescelto. Se si possiede un gran numero di risorse, è possibile cercare, ordinare e filtrare per trovare quella corretta.
4. Fare clic sulla scheda del tipo di record e, dall'elenco dei record, fare clic sul nome del record che si desidera visualizzare. La scheda del tipo di record può essere configurata, quindi il nome della scheda può essere Finding, Record, ecc.

Visualizzare i record in una tabella piatta

1. Apri l'applicazione Gestore delle risorse.
2. Su lato sinistro fare clic sul pulsante espandi per aprire il pannello laterale.
3. In Record, fare clic sul tipo di record prescelto. I tipi di record possono essere configurati, quindi il nome può essere Finding, Record, ecc.
4. Dall'elenco dei record, fare clic sul nome del record che si desidera visualizzare.

Creare i record

1. Aprire l'applicazione Gestore delle risorse.
2. Fai clic sul tipo di risorsa che contiene quella a cui vuoi aggiungere.
3. Fai clic sulla risorsa a cui vuoi aggiungere.
4. Fai clic sul tipo di record dove vuoi aggiungere un record e fai clic su Aggiungi [tipo di record].
5. Inserire un nome per questo record, poi fare clic su Aggiungi. Diligent One crea il record.
6. Inserire qualsiasi attributo necessario a descrivere questo record.
7. Fai clic su Salva modifiche.

Risultato: il record è stato creato. È possibile iniziare a spostarle attraverso il loro ciclo di vita passandole a un altro stato.

Aggiornare i record

1. Trova il record che vuoi aggiornare.
2. Sulla pagina di quel record, aggiorna ogni attributo necessario a descriverlo.
3. Fai clic su Salva. Il record è aggiornato.

Passare i record a un altro stato

Passare i record a un altro stato è come sposti i record attraverso il loro ciclo di vita. A seconda del flusso di lavoro che un tipo di record utilizza, possono verificarsi diverse azioni durante un passaggio.

1. Trova il record che vuoi aggiornare.
2. In alto a destra, fai clic sul pulsante per far avanzare il record allo stato successivo. Per esempio: dopo aver creato un finding, fai clic su Avvia per far avanzare il finding allo stato In elaborazione.
   

   Nota

   Diversi passaggi di stato possono richiedere condizioni diverse come certi attributi o possono attivare eventi. Se si riscontrano problemi nello spostare il record a un altro stato, contattare un Amministratore di sistema o il rappresentante Diligent per ricevere assistenza.

Collegare i record delle risorse ad altri record delle risorse o a risorse

Puoi creare relazioni personalizzate tra i record delle risorse e altri oggetti come altri record delle risorse, risorse, rischi e controlli. Per maggiori informazioni, consultare Gestire le relazioni in Gestore delle risorse.

Eliminare i record

Puoi eliminare definitivamente i record. Generalmente, a meno che un record sia stato creato per errore, è meglio farlo passare per il suo normale ciclo di vita.

1. Trova il record che vuoi aggiornare.
2. Sulla pagina di quel record, fai clic su e poi Elimina.
3. Fare clic su Elimina per confermare. Il record è eliminato.