Costruire progetti utilizzando un framework
Un framework è un insieme strutturato di informazioni che si possono utilizzare per costruire più progetti, i quali possono ereditare informazioni dai framework. Ad esempio, è possibile utilizzare i framework per gestire efficacemente un unico insieme di obiettivi, rischi e controlli utilizzati in più progetti.
I framework sono utili per ridurre gli sforzi manuali legati alla configurazione dei progetti e possono essere utilizzati per gestire in modo centralizzato le informazioni in contesti normativi e di business in continua evoluzione.
Al termine di questo tutorial, verranno discussi anche casi più avanzati che consentono ai framework di assorbire i miglioramenti apportati ai singoli progetti dai proprietari del controllo di prima linea.
Scenario
Sei il proprietario di due progetti:
- Revisione della sicurezza fisica
- Audit della sicurezza
Nel definire i rischi e i controlli, riconosci che rischi e controlli simili possono essere applicati a entrambi i progetti.
Tuttavia, la creazione di rischi e controlli simili per ogni progetto richiede molto tempo. Desideri essere in grado di creare un unico insieme di rischi e controlli da utilizzare per entrambi i progetti, aggiornare tali rischi e controlli da una posizione centrale e sincronizzare le modifiche ai progetti appropriati, quando necessario.
Prima di iniziare
Questa esercitazione illustra le aree chiave delle applicazioni Framework e Progetti che riguardano la gestione di un unico insieme di rischi e controlli.
Prima di iniziare il tutorial, occorre assicurarsi di avere le autorizzazioni appropriate per creare framework e progetti.
1. Creare i progetti
Il primo passaggio consiste nel creare i progetti che in seguito erediteranno i dati dal framework.
- Aprire l'applicazione Progetti e creare i seguenti progetti:
Progetto Nome Tipo di progetto 1 Revisione della sicurezza fisica
Audit interno (operativo)
2 Audit della sicurezza Audit interno (operativo)
2. Creare un framework
A questo punto, creare un framework, ovvero un archivio principale per i rischi e i controlli. Il framework conterrà rischi e controlli che potranno essere utilizzati in più progetti.
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Dalla home page di Launchpad (www.highbond.com), selezionare l'applicazione Framework per aprirla.
Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Framework.
- Fare clic su Avvia un nuovo framework.
- Inserire le seguenti informazioni:
- Nome Framework della sicurezza
- Descrizione Un insieme di rischi e controlli comuni tipicamente utilizzati nei progetti legati alla sicurezza.
- Tipo di progetto Audit interno (operativo)Nota
Per il framework è stato selezionato lo stesso tipo di progetto che per i progetti. Questo tipo di progetto è classificato tra i Progetti del piano di lavoro, ossia un tipo di flusso di lavoro che definisce i componenti disponibili in un progetto. È importante che il framework corrisponda al flusso di lavoro dei progetti in modo da poter condividere le informazioni tra framework e progetti. Per maggiori informazioni, consultare Flussi di lavoro e tipi di progetto.
- Fare clic su Salva.
Risultato Il nuovo framework è stato creato.
3. Definire gli obiettivi, i rischi e i controlli nel framework
Gli obiettivi costituiscono la base di un framework e sono anche il contenitore di organizzazione per i rischi e i controlli. In questo tutorial verranno configurati quattro obiettivi nel framework appena creato. Poiché si tratta di contenuti di formazione, ogni obiettivo sarà automaticamente configurato con rischi e controlli.
- Fare clic sulla scheda Sezioni.
- Fare clic su Importa obiettivi e alla voce Biblioteca dei contenuti selezionare Contenuto di formazione: Revisione della sicurezza.
- Selezionare ciascun obiettivo e fare clic su Importa.
- Aggiorna la pagina.
Risultato Sono stati definiti quattro obiettivi nel framework. Ogni obiettivo contiene un elenco di rischi e di controlli associati.
4. Importare obiettivi, rischi e controlli dal framework a ciascun progetto.
Il passaggio successivo consiste nell'importare gli obiettivi contenenti i rischi e i controlli nei progetti applicabili.
L'importazione degli obiettivi da un framework a un progetto crea un collegamento tra gli obiettivi, i rischi e i controlli del framework e quelli del progetto. Tale collegamento consente di gestire centralmente le modifiche agli obiettivi, ai rischi e ai controlli del framework e di sincronizzare le modifiche con quelle del progetto.
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Dalla home page di Launchpad (www.highbond.com), selezionare l'applicazione Progetti per aprirla.
Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Progetti.
- Selezionare il progetto Revisione della sicurezza fisica.
- Fare clic sulla scheda Fieldwork.
- Fare clic su Importa obiettivo e alla voce Framework selezionare Framework della sicurezza.
- Selezionare ciascun obiettivo e fare clic su Importa.
- Aggiorna la pagina.
- Ripetete questi passaggi per il progetto Audit della sicurezza.
Risultato Gli obiettivi contenenti i rischi e il controllo sono importati nel progetto. Gli obiettivi, i rischi e i controlli del progetto sono collegati agli obiettivi, ai rischi e ai controlli presenti nel framework.
5. Aggiornare un framework
A questo punto, è possibile aggiornare i rischi e i controlli e assicurarsi che le modifiche siano visibili nei progetti applicabili. È possibile farlo gestendo tutte le modifiche nel framework e sincronizzando gli aggiornamenti con i progetti. Ecco come aggiornare un rischio.
- Fare clic sull'elenco a discesa del progetto, su Pianificazione e risultati quindi su Framework.
- Aprire il Framework della sicurezza e fare clic su Sezioni.
- Fare clic su Vai a accanto a Assicurati che le politiche siano progettate correttamente e selezionare Piano del progetto.
- Selezionare un rischio, aggiornare un campo associato al rischio e fare clic su Salva.
Ad esempio, aggiornare il Titolo del rischio o la Descrizione.
- Fare clic sulla scheda Dashboard. La dashboard visualizza il rischio aggiornato di recente.
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Fare clic su Aggiorna tutto per riflettere l'aggiornamento nei progetti.
Risultato Gli obiettivi, i rischi e i controlli dei progetti sono aggiornati in modo da corrispondere a quelli del framework.
Come ottenere il massimo dai framework
Una volta appreso come gestire un unico insieme di obiettivi, rischi e controlli, esistono un paio di altre strategie per utilizzare efficacemente i framework.
Utilizzare i framework come modelli
I framework stabiliscono i campi che i progetti devono utilizzare, ma i valori dei campi possono essere specifici per ogni progetto.
Per utilizzare il framework come modello, occorre definire i campi necessari all'interno del framework, ma mantenere i valori vuoti. Ad esempio, potrebbe essere necessario definire diversi attributi del controllo. È possibile definire questi campi all'interno del framework e specificarne i valori nei relativi progetti.
Per maggiori informazioni, consultare Personalizzare termini, campi e notifiche.
Utilizzare framework per costruire progetti di tipo simile
Se l'organizzazione esegue diversi tipi di progetti (ad esempio, audit SOX, audit IT e audit operativi), è possibile creare un framework che corrisponda a ciascun tipo di progetto.
Sincronizzare le modifiche dai progetti a un framework
Nei casi più avanzati, è possibile anche sincronizzare le modifiche da un progetto al framework a cui è collegato.
Poiché obiettivi, rischi e controlli possono essere utilizzati da più progetti, l'amministratore del framework potrebbe voler assorbire le modifiche apportate ai progetti dai proprietari del controllo di prima linea o dai team SOX. Dopo aver inserito le modifiche nel framework, queste possono essere sincronizzate con gli stessi obiettivi, rischi e controlli in altri progetti, distribuendo i miglioramenti in maniera più ampia all'interno dell'organizzazione. Per scoprire di più, consultare Sincronizzare progetti e framework.
