Lavorare con gli allegati

Preparare e consolidare i file di supporto all'interno di un progetto.

Come funziona

Gli allegati sono una raccolta di file che possono essere utilizzati come documentazione di supporto o prova in un progetto. È possibile lavorare con gli allegati da una delle seguenti pagine:

  • File di pianificazione
  • Narrazioni
  • Procedure d'esecuzione.
  • Guide dettagliate
  • Testing.
  • Issue
  • Azioni.
  • Richieste.
  • File dei risultati

Nota

  • I termini dell'interfaccia sono personalizzabili e i campi e le schede configurabili. Nell'istanza di Diligent One, alcuni termini, campi e schede potrebbero essere diversi.
  • Se un campo richiesto è lasciato vuoto, verrà visualizzato un messaggio di avviso: Questo campo è obbligatorio. Alcuni campi personalizzati potrebbero avere valori predefiniti.

Confermare pagine

Una volta eseguita la conferma iniziale su una pagina, la pagina diventa di sola lettura e non è più possibile caricare, aggiornare o eliminare file sulla pagina. Tuttavia, è comunque possibile visualizzare le informazioni sui file e scaricare file dalle pagine che sono state confermate.

Per maggiori informazioni, consultare Revisionare il lavoro e confermare.

Aggiornare ed eliminare i file collegati in Modalità citazione

Quando colleghi un file in Modalità citazione, questo viene automaticamente segnato come prova per preservare l'integrità del file. Quando un file è segnato come prova, non puoi:

  • modificare il file online
  • caricare nuove versioni del file con lo stesso nome
  • eliminare il file

Per aggiornare o eliminare il file, devi scollegarlo da tutte le aree in Modalità citazione dove si fa riferimento al file. In maniera simile, prima di poter eliminare una pagina che contiene file collegati a Modalità citazione (come file di pianificazione, narrazioni, ecc.), devi scollegare il file da tutte le aree in Modalità citazione dove si fa riferimento al file.

Consiglio

È possibile visualizzare dove è collegato il file facendo clic sull'icona collegamento vicino al file appropriato nella sezione File di supporto.

Esempio

Caricare file di supporto

Scenario

Nell'ambito di un progetto di Gestione del ciclo di vita del fornitore, è stato recentemente testato il seguente controllo:

ID di controllo Descrizione
VCM-002 Il sistema di record dei fornitori è configurato con un flusso di lavoro di notifica e risoluzione efficace per garantire che tutte le parti siano invitate a rinnovare i termini con largo anticipo rispetto alla data di scadenza. La notifica avvia un flusso di lavoro di risoluzione per garantire che l'attività di rinnovo sia completata.

Ora, per supportare i risultati del test di controllo, si desidera allegare i risultati analitici dei fornitori ai prossimi rinnovi contrattuali.

Processo

Trascinare i file di supporto nella pagina di testing del controllo.

Risultato

I file vengono caricati nel progetto e associati al test di controllo applicabile.

Autorizzazioni

  • I Gestori professionali e gli Utenti professionali hanno accesso in lettura e scrittura ai file.
  • I Supervisori esecutivi e i Revisori esecutivi hanno accesso di sola lettura e possono solo visualizzare le informazioni sui file e scaricare i file.
  • I Gestori, i Tester e gli Utenti collaboratori hanno privilegi limitati e possono aggiornare ed eliminare solo i file che hanno caricato personalmente.

Caricare file

Caricare file per includere la documentazione di supporto in un progetto. Se viene caricato un file con lo stesso nome di un file esistente, il file precedente viene sostituito e l'azione viene visualizzata nella Cronologia delle versioni .

  1. Dalla home page di Launchpad (www.highbond.com), selezionare l'applicazione Progetti per aprirla.

    Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Progetti.

    Si apre l'home page Progetti.

  2. Aprire un progetto.

    Si apre la dashboard del progetto.

  3. Accedere alla pagina in cui si desidera caricare i file.
  4. Nella sezione Allegati, caricare i file in un progetto eseguendo una delle seguenti operazioni:
    • Trascinare i file sulla pagina.
    • Fare clic su Scegli file per selezionare i file dal computer.
      Nota

      La dimensione massima dei file per singoli allegati è 1 GB.

      Nota

      Per motivi di sicurezza, Diligent One non accetta file allegati con le seguenti estensioni: .bat, .com, .dmg, .exe o .scr.

    5. Risultato I file vengono caricati nel progetto e visualizzati sulla pagina. Per impostazione predefinita, i file vengono ordinati in ordine alfabetico.

Rinominare un file

Una volta caricato un file, è possibile rinominarlo.

  1. Dalla home page di Launchpad (www.highbond.com), selezionare l'applicazione Progetti per aprirla.

    Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Progetti.

    Si apre l'home page Progetti.

  2. Aprire un progetto.

    Si apre la dashboard del progetto.

  3. Accedere alla pagina in cui viene visualizzato il file.
  4. Selezionare il nome del file.
  5. Modificare il nome.
  6. Selezionare il segno di spunta per salvare il nome. Una nuova versione viene aggiunta alla cronologia del documento. Vedere Visualizzare la cronologia delle versioni dei file.

Copiare il nome del file corrente e il link al file

Una volta caricato un file, è possibile copiare il nome del file più recente e il link del file e incollarlo come riferimento.

  1. Dalla home page di Launchpad (www.highbond.com), selezionare l'applicazione Progetti per aprirla.

    Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Progetti.

    Si apre l'home page Progetti.

  2. Aprire un progetto.

    Si apre la dashboard del progetto.

  3. Accedere alla pagina in cui viene visualizzato il file.
  4. Sotto la sezione File di supporto, fare clic sull'icona del nome file e dell'URL di copia accanto al file appropriato.
  5. Incollare il nome del file e il link secondo necessità.

Scaricare una versione precedente di un file

È possibile scaricare una versione precedente di un file.

  1. Dalla home page di Launchpad (www.highbond.com), selezionare l'applicazione Progetti per aprirla.

    Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Progetti.

    Si apre l'home page Progetti.

  2. Aprire un progetto.

    Si apre la dashboard del progetto.

  3. Accedere alla pagina in cui viene visualizzato il file.
  4. Sotto la sezione File di supporto, fare clic sull'icona della Cronologia delle versioni per visualizzare le versioni precedenti dei file.
  5. Eseguire una delle seguenti operazioni:
    • Per scaricare il file, fare clic sul nome del file.
    • Per copiare il nome del file e l'URL per il download successivo, selezionare il nome del file e premere Ctrl+C. Premere Ctrl+V per incollare il nome del file e l'URL nella destinazione. Quando il link è selezionato, il documento viene scaricato.

Aggiornare file

Caricare nuove versioni di file per aggiornare i file.

Nota

È possibile aggiornare un file in un progetto se:

  • la pagina in cui è stato caricato il file non è stata confermata E
  • la versione precedente del file non è collegata in Modalità citazione

  1. Dalla home page di Launchpad (www.highbond.com), selezionare l'applicazione Progetti per aprirla.

    Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Progetti.

    Si apre l'home page Progetti.

  2. Aprire un progetto.

    Si apre la dashboard del progetto.

  3. Passare alla pagina in cui è presente la versione del file caricato in precedenza.
  4. Assicurarsi che la nuova versione del file che si desidera caricare abbia lo stesso nome del file caricato in precedenza.
  5. Nella sezione Allegati, caricare il file nel progetto eseguendo una delle seguenti operazioni:
    • Trascinare i file sulla pagina.
    • Fare clic su Scegli file per selezionare i file dal computer.
      Nota

      La dimensione massima dei file per singoli allegati è 1 GB.

  6. Aggiorna la pagina.

    Risultato Viene visualizzata la nuova versione del file.

    Consiglio

    È possibile anche aggiornare i file modificandoli online nell'applicazione Progetti. Per maggiori informazioni, consultare Modificare documenti online.

Visualizzare le informazioni sui file

Ordinare i file e visualizzare informazioni dettagliate sui file, come la data in cui il file è stato caricato, il punto in cui il file è collegato in Modalità citazione e la cronologia delle versioni del file.

Ordinare file

  1. Dalla home page di Launchpad (www.highbond.com), selezionare l'applicazione Progetti per aprirla.

    Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Progetti.

    Si apre l'home page Progetti.

  2. Aprire un progetto.

    Si apre la dashboard del progetto.

  3. Accedere alla pagina in cui i file sono stati precedentemente caricati.
  4. Sotto la sezione File di supporto, fare clic sull'elenco a discesa per ordinare in base al:
    • Più recente Gli allegati vengono ordinati in base alla data dell'ultima modifica del file.
    • In ordine alfabetico Predefinito. Ordina gli allegati elencando i file dalla A alla Z.
    • Aggiunto da Gli allegati vengono ordinati in base alla persona che ha aggiunto il file.

Visualizzare la data di caricamento di un file

  1. Dalla home page di Launchpad (www.highbond.com), selezionare l'applicazione Progetti per aprirla.

    Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Progetti.

    Si apre l'home page Progetti.

  2. Aprire un progetto.

    Si apre la dashboard del progetto.

  3. Accedere alla pagina in cui il file è stato precedentemente caricato.
  4. Nella sezione Allegati, posizionare il mouse sul timestamp associato al file.

    Risultato Viene visualizzata la data di caricamento del file.

Visualizzare le informazioni sui file collegati in Modalità citazione

  1. Dalla home page di Launchpad (www.highbond.com), selezionare l'applicazione Progetti per aprirla.

    Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Progetti.

    Si apre l'home page Progetti.

  2. Aprire un progetto.

    Si apre la dashboard del progetto.

  3. Accedere alla pagina in cui il file è stato precedentemente caricato.
  4. Nella sezione Allegati, fare clic sull'icona del link accanto al file appropriato.

    Risultato Vengono visualizzate informazioni dettagliate sul punto in cui il file è collegato.

Visualizzare la cronologia delle versioni dei file

  1. Dalla home page di Launchpad (www.highbond.com), selezionare l'applicazione Progetti per aprirla.

    Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Progetti.

    Si apre l'home page Progetti.

  2. Aprire un progetto.

    Si apre la dashboard del progetto.

  3. Accedere alla pagina in cui il file è stato precedentemente caricato.
  4. Sotto la sezione File di supporto, fare clic sull'icona dell'ora accanto al file appropriato.
    Nota

    L'icona dell'ora è disponibile solo se:

    • sono stati caricati almeno due file con lo stesso nome
    • è stato precedentemente modificato il file online

    Potrebbe essere necessario aggiornare il browser per visualizzare l'icona dell'ora .

    Risultato I file vengono ordinati dalla versione più recente a quella meno recente.

Scaricare file

Scaricare un singolo file o tutti i file sulla pagina.

Scaricare un singolo file

  1. Dalla home page di Launchpad (www.highbond.com), selezionare l'applicazione Progetti per aprirla.

    Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Progetti.

    Si apre l'home page Progetti.

  2. Aprire un progetto.

    Si apre la dashboard del progetto.

  3. Accedere alla sezione Allegati sulla pagina in cui il file è stato precedentemente caricato.
  4. Facoltativo. Per cercare un file, inserire una parola chiave o una frase nella casella di ricerca.

    I risultati vengono filtrati automaticamente durante la digitazione.

  5. Fare clic sull'icona di download accanto al file.
  6. Aprire il file o salvarlo sul computer.

Scaricare tutti i file sulla pagina

  1. Dalla home page di Launchpad (www.highbond.com), selezionare l'applicazione Progetti per aprirla.

    Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Progetti.

    Si apre l'home page Progetti.

  2. Aprire un progetto.

    Si apre la dashboard del progetto.

  3. Accedere alla pagina in cui i file sono stati precedentemente caricati.
  4. Nella sezione Allegati, fare clic su Altro...
  5. Selezionare Scarica tutto.
  6. Fare clic su Scarica nella finestra di dialogo di conferma.

    Viene generato un file zip contenente tutti gli allegati:

    • Il nome della cartella si basa sul nome dell'elemento e sul titolo, la descrizione o l'ID dell'elemento (ad esempio, Guida dettagliata - C01 o Issue - Ingresso ovest sbloccato).
    • Il nome della cartella contenente gli allegati ha una lunghezza massima di 60 caratteri.
  7. Aprire il file zip o salvarlo sul computer.

Eliminare file

Eliminare i file per rimuoverli definitivamente da un progetto.

Nota

È possibile eliminare un file se:

  • la pagina in cui è stato caricato il file non è stata confermata E
  • il file non è collegato come prova in Modalità citazione

Eliminare un singolo file

  1. Dalla home page di Launchpad (www.highbond.com), selezionare l'applicazione Progetti per aprirla.

    Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Progetti.

    Si apre l'home page Progetti.

  2. Aprire un progetto.

    Si apre la dashboard del progetto.

  3. Accedere alla pagina in cui il file è stato precedentemente caricato.
  4. Facoltativo. Per cercare un file, inserire una parola chiave o una frase nella casella di ricerca.

    I risultati vengono filtrati automaticamente durante la digitazione.

  5. Fare clic sul cestino  accanto al file.
  6. Selezionare se eliminare una singola versione del file o tutte le versioni del file.
  7. Fare clic su OK nella finestra di dialogo di conferma.

Eliminare tutti i file su una pagina

  1. Dalla home page di Launchpad (www.highbond.com), selezionare l'applicazione Progetti per aprirla.

    Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Progetti.

    Si apre l'home page Progetti.

  2. Aprire un progetto.

    Si apre la dashboard del progetto.

  3. Accedere alla pagina in cui i file sono stati precedentemente caricati.
  4. Nella sezione Allegati, fare clic su Altro...
  5. Selezionare Elimina tutto.
  6. Fare clic su OK nella finestra di dialogo di conferma.

Richiedere file

I file allegati a una richiesta sono disponibili nella sezione File richiesti disponibile in Rischio, Controllo, Guida dettagliata, Piano di test e Ciclo di testing. Per i file richiesti sono disponibili le seguenti funzioni:

Viene visualizzato il link Origine all'elemento di richiesta in cui è stato caricato il file. Vedere Allegare file e aggiungere commenti.