Aggiungere richieste

È possibile richiedere documentazione ai proprietari di business o ad altre parti interessate.

Puoi creare le richieste manualmente o utilizzare la funzionalità Genera con l'IA per creare automaticamente le bozze delle richieste, in base al contesto del progetto. La generazione delle richieste tramite IA è possibile solo se l'amministratore di sistema ha attivato l'interruttore Funzionalità IA. Per ulteriori informazioni, vedi Abilita funzionalità IA, quindi continua con .

Come funziona

I revisori spesso hanno bisogno di richiedere documentazione ai proprietari di business e ad altre parti interessate per raccogliere ulteriori informazioni.

Per richiedere la documentazione, aggiungere una richiesta e assegnarla alla persona appropriata. Una volta assegnata la richiesta, la persona riceve una notifica e-mail con un link per accedere alla richiesta e ha la possibilità di aggiungere un allegato o pubblicare un commento.

Esempio

Autorizzazioni

Solo i Gestori professionali, gli Utenti professionali e i Tester collaboratori possono aggiungere richieste.

I Tester collaboratori possono aggiungere richieste dalla scheda Richieste e dai controlli e dalle procedure di loro proprietà. Possono solo visualizzare e aggiornare le richieste che hanno creato o a cui sono assegnati come proprietario della richiesta e possono solo eliminare le richieste che hanno creato.

Passaggi per aggiungere una nuova richiesta

1. Dalla home page della piattaforma (www.diligentoneplatform.com), seleziona l'applicazione Progetti per aprirla.

   Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Progetti.

   Si apre l'home page di Progetti.

2. Apri un progetto

   Si apre la dashboard del progetto.

3. Dalla scheda Pianificazione, Fieldwork o Risultati, fai clic su Richieste nella barra degli strumenti Utility in alto a destra.
4. Una volta aperto il pannello laterale Richieste, fare clic sul pulsante + Nuova richiesta.
5. Nella finestra di dialogo Richieste, inserire le seguenti informazioni e fare clic su Salva:

   Campo	Descrizione
   Richiedente	Viene specificato il nome della persona che richiede la documentazione.
   Descrizione	Viene descritta l'informazione richiesta, come il nome del documento, il numero della versione o il dipartimento dove ci si potrebbe aspettare di trovare l'informazione. Nota I campi di testo RTF non possono superare i 524.288 caratteri. Consiglio Per abilitare il controllo ortografico sui campi di testo ricco, esegui una delle seguenti operazioni: Chrome, Firefox o SafariCTRL + clic destro all'interno del campo su Windows o Command + clic destro su Mac Internet Explorer o Microsoft Edgeapri le impostazioni del tuo browser e attiva il controllo ortografico / l'evidenziazione delle parole sbagliate
   Proprietario	Viene specificato il nome della persona responsabile della compilazione della richiesta. Il campo di ricerca opera sul nome e/o cognome della persona. Selezionare Indicare un utente... ed eseguire una delle seguenti operazioni: Specificare un utenteSeleziona una persona nell'elenco Utenti se è un utente autorizzato all'interno dell'istanza Diligent One. Specificare un contattoSe la tua organizzazione utilizza l'applicazione Risultati e ha configurato una Raccolta di riferimento, seleziona una persona nell'elenco Contatti per specificare uno dei contatti della tua organizzazione come proprietario della richiesta. Digita manualmente il nome della persona e premi InvioUsa questa opzione se la persona non è un utente o un contatto in un'istanza di Diligent One. Oltre al nome della persona, è possibile digitare manualmente il suo indirizzo e-mail nel campo Indirizzo e-mail. Se esistono e-mail duplicate perché la persona è sia un utente che un contatto, l'e-mail del contatto viene filtrata dai risultati della ricerca e viene visualizzata solo l'email dell'utente. Nota Se l'utente non ha accesso o gli è stato assegnato il ruolo di Revisore di supervisione sul progetto, all'utente viene inviato un link non autenticato alla richiesta tramite e-mail, consentendogli l'accesso per rispondere alla richiesta.
   CC opzionale	Vengono specificate una o più persone che possono collaborare sull'azione. Le persone messe in copia non devono essere aggiunte come utenti a un'istanza di Diligent One. Solo i gestori professionali, gli utenti professionali o gli utenti a cui è assegnato un ruolo di collaboratore possono aggiornare questo campo. Nota Se l'utente non ha accesso o gli è stato assegnato il ruolo di Revisore di supervisione sul progetto, all'utente viene inviato un link non autenticato alla richiesta tramite e-mail, consentendogli l'accesso per rispondere alla richiesta. Consiglio È possibile premere Invio, barra spaziatrice, virgola, tabulazione o punto e virgola per aggiungere un'e-mail all'elenco CC. Gli indirizzi e-mail vengono convalidati prima del salvataggio.
   Data di scadenza opzionale	Viene specificato quando la richiesta deve essere evasa.
   Oggetto dell'e-mail opzionale	Viene fornita la capacità di personalizzare l'oggetto dell'e-mail. Nota La personalizzazione inserita viene aggiunta alla riga dell'oggetto originale.
   Messaggio dell'e-mail opzionale	Viene fornita la capacità di personalizzare il corpo dell'e-mail. Nota La personalizzazione inserita viene aggiunta al corpo del testo originale.
   Notifica	Nota Questo campo è disponibile solo se si sta aggiornando un elemento di richiesta esistente. Invia adessoinvia un'e-mail immediata al proprietario della richiesta e alle persone in CC Invia promemoria [frequency]invia un'e-mail al proprietario della richiesta e alle persone in CC in base a un calendario ricorrente specificato Per ulteriori informazioni sui promemoria ricorrenti, consulta Inviare promemoria di richieste ricorrenti.

Generare richieste con l'IA

La funzionalità Genera con l'IA consente di creare le bozze delle richieste automaticamente, in base al contesto del progetto, per identificare e preparare velocemente tutta la documentazione potenzialmente necessaria ai fini dell'audit.

Per generare le richieste con l'IA, il sistema esamina le informazioni già disponibili nel progetto, fra cui:

• Dettagli di pianificazione

• Controlli associati

• Piani dei test di controllo

• Richieste preesistenti create manualmente

• Richieste precedentemente generate dall'IA

L'IA utilizza queste informazioni per identificare la documentazione potenzialmente necessaria e generare le bozze delle richieste. Non viene inviata alcuna notifica finché le bozze non sono state riviste e approvate.

Disponibilità

La generazione delle richieste con l'IA è disponibile solo se per la tua organizzazione sono state attivate le funzioni IA.

Se non vedi il pulsante Genera con l'IA, contatta l'amministratore di sistema.

Funzionamento delle richieste generate dall'IA

Nella parte superiore della pagina Richieste è visualizzata la nuova sezione Richieste suggerite dall'IA, che include il pulsante Genera con l'IA.

• Le richieste generate dall'IA vengono riportate come Bozze nell'elenco Richieste suggerite dall'IA.

• Tali bozze contengono le informazioni suggerite per le richieste, come la Descrizione, il Proprietario e la Data di scadenza.

• Per le Bozze non viene inviata alcuna notifica finché non vengono approvate.

• Le richieste in stato di Bozza possono essere modificate, approvate o eliminate singolarmente.

Aggiungere richieste con l'IA

Per aggiungere una richiesta con l'IA, procedi come segue:

1. Dalla home page della piattaforma (www.diligentoneplatform.com), seleziona l'applicazione Progetti per aprirla.

   Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Progetti.

   Si apre l'home page di Progetti.

2. Apri un progetto

   Si apre la dashboard del progetto.

3. Nella sezione Richieste suggerite dall'IA, fai clic su Genera con l'IA.

   • Viene visualizzato un indicatore di avanzamento, ad esempio "Generazione delle richieste in corso…".

   • Questo processo può essere arrestato in qualunque momento, selezionando Interrompi generazione IA.

4. Nella sezione Richieste suggerite dall'IA, seleziona Genera con l'IA.
   Il sistema mostra un indicatore di avanzamento, ad esempio Generazione delle richieste in corso….
5. Al termine della generazione, esamina l'elenco delle bozze delle richieste create dall'IA.
6. Seleziona una bozza per aprirla.
   La richiesta viene aperta nella stessa finestra di dialogo utilizzata per le richieste manuali.
7. Rivedi o modifica i dettagli.
8. Fai clic su Approva per finalizzare la richiesta e inviare le notifiche al relativo proprietario.
   Gli elementi approvati vengono spostati nell'elenco principale delle richieste.
9. Per rimuovere una bozza indesiderata, fai clic su Elimina nella finestra di dialogo della richiesta.

Aggiungere più richieste

Per informazioni sull'aggiunta di più richieste contemporaneamente, consulta Importare in massa le richieste.