Importare in massa le richieste

Importa in massa le richieste a un progetto se devi evitare l'inserimento manuale e dispendioso dei dati o migrarli da un altro sistema.

È possibile anche aggiornare più richieste contemporaneamente utilizzando le sessioni in Utilità di importazione in massa. Per maggiori informazioni, consultare Aggiornare in massa le richieste esistenti.

Come funziona

Apri una nuova sessione Utilità di importazione in massa e scarica il modello Excel dalla pagina Utilità di importazione in massa in Launchpad. Prepara i dati nel modello e successivamente caricalo nella pagina Utilità di importazione in massa.

Puoi caricare in massa le richieste sui progetti o un componente all'interno di un progetto come un obiettivo, una narrazione, ecc.

Dove si trovano le richieste caricate?

Una volta che carichi le richieste, i dati sono disponibili:

• la scheda Richiesta
• l'applicazione Tracciatore di attività
• il componente all'interno del progetto come l'obiettivo, la narrazione, ecc. (se targetType e targetId vengono menzionati nel modello). Per maggiori informazioni, consultare Prepara i dati nel modello.

Prima di iniziare

Prima di cominciare a importare le richieste, occorre creare un progetto tramite l'Utilità di importazione in massa compilando il foglio di lavoro Projects o dall'interfaccia utente.

Flusso di lavoro

Autorizzazioni

Solo gli Amministratori di sistema possono caricare in massa le risorse Diligent One da Utilità di importazione in massa.

Caricare in massa nuove richieste

Apri una nuova sessione di Utilità di importazione in massa e scarica il modello Excel

1. Apri Launchpad.

   Nota

   Se l'azienda utilizza più di un'istanza su Launchpad, assicurarsi che quella appropriata sia attiva.

2. Selezionare Impostazioni piattaforma > Organizzazione.

   Se non visualizzi l'opzione Organizzazione, l'account utilizzato per l'accesso non dispone dei privilegi di amministratore.

3. In Utilità di importazione in massa, fai clic su Gestisci le risorse in massa.

   Comincia una nuova sessione di Utilità di importazione in massa, con l'ID della sessione aggiunto all'URL.

   Attenzione

   Comincia sempre una nuova sessione per aggiungere nuove risorse, altrimenti potresti perdere i dati caricati in precedenza.

   Scopri di più

   Per esempio: vuoi importare 200 entità in due lotti (100 + 100). Se carichi i lotti uno dopo l'altro nella stessa sessione poi, dopo l'upload del secondo lotto, i dati caricati nel primo verranno sostituiti da quelli del secondo. Per evitare questa perdita di dati, carica il primo lotto in una sessione e inizia una nuova sessione per il loto successivo. Allo stesso modo, comincia una nuova sessione per aggiungere altre nuove risorse.

   Nota

   Puoi utilizzare le sessioni precedenti per aggiornare i dati caricati in precedenza. Per maggiori informazioni, consulta Aggiornare la funzionalità in Utilità di importazione in massa.

4. In Seleziona risorsa, nel tipo di risorsa, seleziona Tutte le risorse.

5. Fai clic su Scarica il modello.xlsx.

   Il modello di Excel si salva in computer locale.

Prepara i dati nel modello

1. Apri il modello scaricato (HighBond_Template.xlsx) e vai al foglio di lavoro Requests.
2. Copia e incolla o inserisci i dati nel modello. Per aiuto con l'inserimento dei dati, consulta Consigli per preparare i contenuti.
   Nota

   • Se utilizzi Add-in per Excel, assicurati che l'opzione ACL Add-In sia disabilitata prima di modificare il modello Excel. Per scoprire come farlo, consultare Configurare Add-In per Excel.
   • Non modificare il nome del foglio di lavoro o dei campi. Questi sono sensibili alle maiuscole e non devono essere modificati.
   • Il numero massimo di righe che possono essere caricate contemporaneamente è 2.000 (inclusi tutti i fogli di lavoro).

   Campo	Descrizione
   referenceId obbligatorio	Specifica un ID univoco per la risorsa. Deve essere univoco per ogni riga nel foglio di lavoro. Può contenere una combinazione di testo e numeri e la lunghezza massima è di 255 caratteri. Questo campo è la chiave primaria per ogni riga nel modello. Ne avrai bisogno se vuoi aggiornare nuovamente questa risorsa. Importante Puoi utilizzare gli ID di riferimento per associare le risorse l'una all'altra, al volo. Per esempio, puoi creare un nuovo progetto e un nuovo obiettivo associato a quel progetto nello stesso upload. Puoi farlo creando un collegamento tra il progetto e l'obiettivo fornendo il referenceId nel campo richiesto. Per scoprire di più sull'associazione delle risorse Diligent One su Utilità di importazione in massa, consultare Utilizzare gli ID di riferimento per collegare le risorse su Utilità di importazione in massa. Nota Quando si aggiungono o aggiornano le risorse utilizzando Utilità di importazione in massa vengono richiesti gli ID di riferimento. Non sono disponibili quando si aggiungono o si aggiornano le risorse dall'interfaccia utenti di Diligent One.
   ccContacts	Vengono specificati gli ID dell'e-mail degli utenti responsabili della compilazione della richiesta. Consiglio È possibile fornire più ID dell'e-mail separati da una virgola.
   description obbligatorio	Viene descritta l'informazione richiesta, come il nome del documento, il numero della versione o il dipartimento dove ci si potrebbe aspettare di trovare l'informazione. Consiglio Utilizza i tag HTLM per formattare il testo. Per esempio: <b>, <i>, <ol>, <ul>. Per informazioni sulle richieste, consultare Richiedere documentazione.
   dueDate	Viene specificato quando la richiesta deve essere evasa. La data deve essere nel formato AAAA/MM/GG
   emailMessage	Viene fornita la capacità di personalizzare il corpo dell'e-mail.
   emailSubject	Viene fornita la capacità di personalizzare l'oggetto dell'e-mail.
   proprietario obbligatorio a determinate condizioni	Viene specificato il nome della persona responsabile della compilazione della richiesta. È più adatto per aggiungere utenti non Diligent One a questo campo. Diventa obbligatorio se ownerUser è lasciato vuoto.
   ownerEmail obbligatorio a determinate condizioni	Vengono specificati gli ID dell'e-mail della persona responsabile della compilazione della richiesta. È più adatto per aggiungere utenti non Diligent One a questo campo.
   ownerUser obbligatorio a determinate condizioni	Viene specificato l'ID dell'utente (UID) o l'ID dell'e-mail della persona responsabile della compilazione della richiesta. Scopri come ottenere l'UID di un utente. Non è possibile aggiungere utenti non Diligent One a questo campo. Diventa obbligatorio se owner è lasciato vuoto. Tenere presente che la specificazione di un ownerUser sovrascrive qualunque valore fornito nei campi owner e ownerEmail. Nota Assicurati che l'utente che vuoi aggiungere a questo campo sia già stato assegnato al rispettivo progetto/framework. Per apprendere riguardo all'assegnazione dei ruoli dell'utente, consulta Assegnare i ruoli dell'utente in progetti e framework
   position	Viene specificato l'ordine in cui viene visualizzata la richiesta.
   projectId obbligatorio	Viene specificato l'ID del progetto in cui deve essere posizionata questa richiesta. Per esempio:  https://stark.projects.highbond.com/audits/ 90305/dashboard, dove 90305 è l'ID del progetto. Nota In alternativa, in questo campo, è possibile fornire l'ID di riferimento di un nuovo progetto aggiunto nel modello attuale. Questo assocerà la richiesta al progetto quando si carica il modello. Per scoprire di più sull'associazione delle risorse Diligent One su Utilità di importazione in massa, consultare Utilizzare gli ID di riferimento per collegare le risorse su Utilità di importazione in massa.
   received	Viene specificato lo stato della richiesta: True: ricevuto. False: aperto. L'impostazione predefinita è False.
   requestorUser obbligatorio	Viene specificato l'ID dell'utente (UID) o l'ID dell'e-mail della persona che richiede la documentazione. Scopri come ottenere l'UID di un utente.
   sendRecurrentNotifications	Viene specificato se inviare un'e-mail al proprietario della richiesta e alle persone messe in copia in base a una pianificazione ricorrente specificata. True: invia l'e-mail secondo un programma specificato ricorrente. False: disattiva il programma e-mail. Per maggiori informazioni sui promemoria ricorrenti, vedere Inviare promemoria di richieste ricorrenti.
   ccUsers	Viene specificato l'ID dell'utente (UID) o l'ID dell'e-mail degli utenti interni che fanno parte dell'organizzazione responsabile della compilazione della richiesta. Scopri come ottenere l'UID di un utente.
   targetType	Viene specificato il tipo di componente in cui deve essere posizionata questa richiesta. Il tipo di destinazione deve essere uno dei seguenti: projects project_files objectives narratives risks controls walkthroughs control_test_plans control_tests issues walkthrough_summaries project_plannings project_results risk_control_matrices testing_rounds quello predefinito è progetti. Importante Utilizza la terminologia esatta come menzionato sopra Nota Utilizza solo valori predefiniti inglesi per questo campo. I valori personalizzati inglesi e quelli localizzati (non inglesi) non sono ancora supportati in Utilità di importazione in massa. Per informazioni su quale ID di destinazione utilizzare per quale componente, consulta Tipo di destinazione e ID per i componenti dei progetti
   targetId obbligatorio	Viene specificato l'ID della risorsa in cui deve essere posizionata questa richiesta. È possibile trovare l'ID della risorsa nell'URL. Per esempio:  https://stark.projects.highbond.com/audits/ 90305/objectives/94778, dove 90305 è l'ID di progetto e 94778 quello dell'obiettivo. Nel campo targetId, puoi effettuare una delle seguenti operazioni: specificare l'ID di progetto se vuoi posizionare la issue nel progetto (questo sarebbe lo stesso ID di quello menzionato nel campo projectId). specificare l'ID del componente (ID obiettivo nell'esempio sopra) se vuoi posizionare la issue nel componente di un progetto. Ti ricordiamo che l'ID di progetto deve essere menzionato nel campo projectId. Per informazioni su quale ID di destinazione utilizzare per quale componente, consulta Tipo di destinazione e ID per i componenti dei progetti

3. Salva e chiudi il modello.

Consigli per preparare il contenuto

La preparazione del contenuto implica:

• copiare e incollare i dati di origine nel modello Excel
• inserire i dati, dove applicabile, nel modello Excel
• salvare il modello in preparazione alla carica in massa

Utilizzare gli ID di riferimento per collegare le risorse in Utilità di importazione in massa

L'ID di riferimento è un campo nel modello Excel di Utilità di importazione in massa. È il primo in tutti i fogli di lavoro ed è disponibile per tutte le risorse. È un identificatore univoco per ogni record nel foglio di lavoro.

Utilizzando gli ID di riferimento, è possibile associare le risorse Diligent One l'una con l'altra, al volo. Per esempio, si possono creare un progetto e un obiettivo associati al progetto nella stessa importazione. Puoi farlo fornendo il referenceId nel campo richiesto.

Tipo di destinazione e ID per i componenti dei progetti

La sezione seguente mostra il tipo di destinazione e l'ID per il rispettivo componente del progetto.

In base al componente dove vuoi posizionare la richiesta, utilizza il tipo di destinazione e l'ID pertinente nel modello Excel.

Caricare i dati

Esegui una delle seguenti operazioni:

• Trascina e rilascia il modello nella finestra del browser.
• Fai clic su Seleziona i file dal tuo computer e seleziona il modello aggiornato dal tuo computer.

  Può essere caricato un solo modello Excel alla volta (ogni file è convalidato separatamente).

Risultato Appare un messaggio di successo o errore a seconda del risultato del processo e l'ultima sessione viene caricata nella tabella Sessioni.

Sessioni in Utilità di importazione in massa

Una sessione nell'Utilità di importazione in massa è una serie di interazioni utente per importare le risorse Diligent One. Ogni sessione utente viene registrata nella tabella Sessioni.

La tabella Sessioni contiene le seguenti informazioni.

Nome del campo	Descrizione
Sessioni web	Mostra l'elenco delle sessioni web. Una sessione web si riferisce a una completata utilizzando l'interfaccia utente di Utilità di importazione in massa. Una nuova sessione inizia ogni volta che apri la pagina di Utilità di importazione in massa.
Sessioni API	Mostra l'elenco delle sessioni API. Una sessione API si riferisce a una completata utilizzando una piattaforma API come Postman, ecc.
Aggiorna	Ricarica la tabella Sessioni.
ID della sessione	Identificativo della sessione. Nelle sessioni web, puoi fare clic sull'ID della sessione per andare a una in particolare, e l'ID della sessione viene aggiunto all'URL. Per esempio: https://stark.bulkimporter.highbond.com/import/bcc1e04e-4cd3-46d2-a8be-0b9083baccdc, dove bcc1e04e-4cd3-46d2-a8be-0b9083baccdc è l'ID della sessione. Nota Gli ID della sessione sia di quelle che web che di quelle API sembrano simili: assicurati di non scambiare gli ID per evitare errori.
Data	Mostra la data e l'orario della sessione. Puoi ordinare la data in ordine crescente o decrescente.
Caricato da	Mostra il nome dell'utente.
Stato	Mostra lo stato dell'upload, se è riuscito o meno. Puoi fare clic sullo stato per visualizzare i dettagli di importazione completi.
Nome del file	Mostra il nome del modello/del log di errore caricato. Per esempio: HighBond_Template.xlsx, ErrorLog.xlsx. Template: puoi fare clic su e scaricare il modello per correggere qualsiasi dato caricato precedentemente. Error log Un log di errore viene generato quando un upload non riesce. Puoi controllare il log di errore per rettificare gli errori e ricaricare il modello. Nota Il modello e il log di errore sono disponibili per il download per un massimo di 18 mesi dalla data di caricamento. Il collegamento per scaricare il modello è disponibile per le sessioni di Utilità di importazione in massa a partire dal 13 maggio 2022. Non puoi scaricare il modello delle sessioni precedenti a questa data.

Aggiornare in massa le richieste esistenti

È possibile aggiornare più elementi contemporaneamente su Utilità di importazione in massa utilizzando le sessioni.

Risoluzione dei problemi

Puoi scaricare e controllare il log dell'errore dalla tabella Sessioni. Comprendi gli errori comuni di carica in massa e scopri come correggerli.

La seguente tabella fornisce un elenco di possibili errori che potrebbero verificarsi durante l'upload del modello.

Errore	Soluzione/i
Potrebbero esserci più di 2.000 righe nel file caricato (inclusi tutti i fogli di lavoro).	Rimuovi le righe extra dal modello e ricaricalo.
I campi obbligatori potrebbero essere vuoti o mancare nel file caricato.	Assicurati che tutti i campi obbligatori (segnati con i nomi delle colonne rosse e arancione nel modello) siano completate. Nota Se non vengono forniti dati nei campi obbligatori, la riga non è elaborata.
Il formato dei dati potrebbe non essere corretto.	Assicurati che i dati nei campi di testo siano validi e non ne superino la lunghezza massima: 255 caratteri. I campi di testo RTF non hanno una limitazione di caratteri.
I valori dei dati potrebbero essere non validi o non corrispondere a quelli dell'elenco a discesa.	Per esempio: il valore dei campi received e endRecurrentNotifications nel foglio Requests deve essere True o False.
Campi non validi nel modello.	Non aggiungere nuovi campi al modello. Non rimuovere campi dal modello.
Il modello potrebbe non essere nel formato atteso.	Assicurati che il formato del file sia .xlsx.
Nomi del foglio di lavoro non valido.	Non modificare il nome del foglio di lavoro.
La sessione potrebbe essere scaduta.	Aggiorna la pagina e riprova a caricare.
L'ID di sessione potrebbe essere non valido.	Assicurati di stare utilizzando un'ID di sessione web.