Richiedere documentazione
Richiedere la documentazione ai proprietari di business e alle parti interessate e archiviare le discussioni pertinenti nell'applicazione Progetti.
Come funziona
Per richiedere la documentazione, aggiungere una richiesta e assegnarla alla persona appropriata. Una volta assegnata la richiesta, la persona riceve una notifica e-mail con un link per accedere alla richiesta e ha la possibilità di aggiungere un allegato o pubblicare un commento.
Quando la persona assegnata aggiorna una richiesta, il richiedente riceve una notifica tramite e-mail. È possibile continuare la discussione con la persona allegando ulteriori file o pubblicato un commento oppure chiudere la richiesta se è stata soddisfatta.
Esempi
Esempio di richieste
Il breve elenco seguente fornisce alcuni diversi tipi di documentazione che vengono frequentemente richiesti ai proprietari di business:
- Piani di ammortamento delle risorse fisse.
- Un elenco dei dipendenti nuovi e licenziati nell'ultimo anno.
- Un elenco di account utente con accesso all'ERP di tipo amministratore super.
- I risultati dell'autovalutazione del controllo per un campione di transazioni.
- Diagrammi di rete firewall.
- Documentazione del processo di chiusura finanziaria.
Lavorare con le richieste
La tabella seguente descrive le aree in cui è possibile lavorare con le richieste nell'applicazione Progetti.
| Area | Descrizione | Informazioni |
|---|---|---|
| Pannello Richieste | Consente di aggiungere rapidamente una nuova richiesta, aggiornare una richiesta esistente e visualizzare o scaricare gli allegati associati a una richiesta. | Aggiungere richieste |
| Utilità di importazione in massa in Launchpad | Consente di caricare in massa richieste in un progetto. | Importare in massa le richieste |
| Pagina Monitoraggio dell'elenco delle richieste |
Consente di aggiungere nuove richieste, aggiornare le richieste esistenti, visualizzare o scaricare gli allegati associati alle richieste e monitorare tutte le richieste all'interno del progetto. |
Gestire le richieste |
| Tracciatore di attività |
Consente di monitorare di tutte le cose da fare, le richieste e le recensioni per tutti i progetti all'interno dell'istanza di Diligent One. |
Assegnare responsabilità per le richieste
È possibile verificare chi ha accesso a una richiesta assegnando una persona come proprietario della richiesta. Se è necessario includere altre persone per collaborare su una richiesta, è possibile inserirle in CC nell'elemento della richiesta.
I proprietari e i collaboratori delle richieste non devono essere aggiunti come utenti a un'istanza di Diligent One.
Nota
- I termini dell'interfaccia sono personalizzabili e i campi e le schede configurabili. Nell'istanza di Diligent One, alcuni termini, campi e schede potrebbero essere diversi.
- Se un campo richiesto è lasciato vuoto, verrà visualizzato un messaggio di avviso: Questo campo è obbligatorio. Alcuni campi personalizzati potrebbero avere valori predefiniti.
Richiedere documentazione dal dipartimento Risorse Umane
Scenario
Ipotizziamo di aver bisogno di raccogliere informazioni aggiuntive dal reparto Risorse Umane relative ai dipendenti che sono stati assunti durante l'ultimo anno.
Processo
Si invia una richiesta alle Risorse Umane, chiedendo un elenco dei dipendenti neoassunti:
- Richiedente: Nome_utente.
- CC: nessuno.
- Descrizione: un elenco generato dal sistema dei dipendenti assunti durante il periodo di audit (un campione verrà selezionato per il testing).
- Origine: test di controllo.
- Proprietario: Risorse Umane.
- Data di scadenza: 04/02/2018.
- Stato Aperto
Risultato
Il dipartimento Risorse Umane riceve la richiesta ed è in grado di fornire la documentazione pertinente allegando un file.
Notifiche
Esistono due tipologie di notifiche relative alle richieste:
- Notifiche e-mail.
- Notifiche all'interno dell'applicazione Progetti
Notifiche e-mail.
Una volta assegnata una persona come proprietario della richiesta o messa in CC una persona per collaborare a una richiesta, la persona riceve una notifica tramite e-mail.
Notifiche all'interno dell'applicazione Progetti
I richiedenti, i proprietari della richiesta e le persone in CC vengono informati dei nuovi allegati (
) e commenti (
) nella pagina Monitoraggio dell'elenco delle richieste e Tracciatore di attività.
La notifica di nuovi allegati nel pannello Richieste è indicata da una graffetta con un punto rosso (
).
Inviare promemoria ricorrenti
Qualora sia necessario inviare promemoria ricorrenti relativi a richieste, è possibile configurare la frequenza di invio delle notifiche tramite e-mail ai proprietari delle richieste e alle persone in CC.
Per maggiori informazioni, consultare Inviare promemoria di richieste ricorrenti.
Richieste bloccate
Quando una sezione viene controllata da un altro utente utilizzando Progetti offline o Diligent One per iPad, le richieste all'interno della sezione vengono bloccate in modalità di sola lettura.
Le richieste bloccate si identificano nella pagina Monitoraggio dell'elenco delle richieste e nel Tracciatore di attività con un'icona di bloccato 
accanto alla richiesta appropriata.
Funzionalità di sicurezza
Per fornire un accesso sicuro e appropriato alle richieste, Diligent ha implementato una serie di funzionalità di sicurezza.
URL con token
Il link della richiesta è un URL con token che viene generato automaticamente per ogni richiesta. L'URL tokenizzato contiene una combinazione di caratteri minuscoli, numerici e speciali.
L'URL tokenizzato è intenzionalmente complesso per garantire la sicurezza dell'accesso ai dati.
Poiché l'URL tokenizzato funziona come una password, è importante mantenerlo sicuro e privato. Evitare di condividerlo con altri.
Accesso assegnato
Una volta assegnata una richiesta, al destinatario viene inviata una notifica e-mail con un link per accedere alla richiesta.
- Se si assegna una richiesta a un Gestore collaboratore, Tester collaboratore o Utente collaboratore, l'utente deve fare clic sul link nell'e-mail e accedere con le proprie credenziali di Launchpad prima di poter accedere alla richiesta. Le notifiche e-mail inviate da Progetti reindirizzano gli utenti Diligent One all'applicazione Valutazioni. Ogni scheda all'interno di Valutazioni ha un link che rimanda a Progetti. Gli utenti che non sono registrati su Diligent One riceveranno un URL pubblico.
- Se si assegna una richiesta a un utente privo di licenza, alla persona viene inviato un link pubblico via e-mail per accedere alla richiesta.
Restrizioni
Quando il destinatario fa clic sul link presente nell'e-mail, viene reindirizzato alla pagina Dettagli della richiesta e può eseguire solo le seguenti azioni:
- Caricare o visualizzare allegati.
- Allegare commenti.
- Visualizzare i seguenti campi: Richiedente, Descrizione, Contatto, Data di scadenza e Stato.
Scadenza dei link delle richieste
Il link per accedere alla richiesta scade nei seguenti casi:
- L'utente a cui è stata assegnata la richiesta viene rimosso dal progetto.
- un progetto viene archiviato o eliminato
- Una richiesta viene assegnata a un altro utente con o privo di licenza.
- Una richiesta viene eliminata.
- Una richiesta viene chiusa.Nota
Se la richiesta viene riaperta, è possibile inviare una nuova notifica alla persona appropriata, che creerà automaticamente un nuovo link alla richiesta.
