Guida introduttiva a Progetti
È possibile utilizzare questa guida per comprendere le diverse relazioni che costituiscono l'applicazione Progetti e i flussi di lavoro associati alla stessa.
Che cos'è Progetti?
Progetti è un'applicazione che consente di pianificare, gestire, eseguire e fornire rapporti sul lavoro a livello di team e di organizzazione. L'applicazione Progetti fornisce una soluzione per documenti di lavoro completamente automatizzata destinata alla gestione dell'audit, di conformità, del rischio operativo e al monitoraggio dei rischi e dei controlli.
In che cosa consiste Progetti?
L'applicazione Progetti si compone di una serie di relazioni tra diversi componenti.
Nell'applicazione Progetti sono presenti due flussi di lavoro: piano di lavoro e controllo interno. Il diagramma seguente mostra le relazioni definite da un flusso di lavoro di controllo interno. La terminologia può essere personalizzata, se necessario.
Componenti
Ogni componente dell'applicazione Progetti ha uno proposito specifico e si relaziona con altri componenti.
Progetto
Un progetto è un sistema di gestione che consente di definire obiettivi, rischi e controlli, eseguire test e raccogliere informazioni a fini di creazione di report. I progetti sono anche noti come programmi o impegni.
Obiettivo
Gli obiettivi sono le aree principali di un progetto e i contenitori di organizzazione per il lavoro svolto all'interno di un progetto. Ciascun obiettivo indica l'argomento in esame e le modalità di valutazione delle prestazioni. Gli obiettivi sono noti anche come sezioni, cicli o obiettivi di controllo.
Narrazione
Una narrazione è una descrizione di un obiettivo o di un'area in esame. Le narrazioni sono note anche come politiche, descrizioni di processi o guide di controllo.
Rischio
Un rischio è un effetto dell'incertezza su un obiettivo, con una deviazione positiva o negativa rispetto a quanto previsto. I rischi sono organizzati per obiettivi e possono essere associati a uno o più controlli.
Controllo
Un controllo è un programma, una politica, una routine o un'attività volta a mitigare un rischio. I controlli sono organizzati per obiettivi e possono essere associati a uno o più rischi. La combinazione di rischi identificati e dei controlli corrispondenti definisce la Matrice di controllo del rischio. I controlli sono anche noti come procedure.
Piano di test
Un piano di test è un documento che descrive in dettaglio come vengono valutati i controlli. I piani di test identificano il metodo di testing o il tipo di prova ottenuta, specificano la dimensione totale del campione (suddivisa tra cicli di testing) e illustrano le fasi o gli attributi del test.
Guida dettagliata
Una guida dettagliata è costituita da una serie di passaggi da eseguire per stabilire l'affidabilità dei controlli e testare la progettazione dei controlli. A ogni controllo definito è associata una guida dettagliata utilizzata per verificare che il controllo sia progettato in modo appropriato. Le guide dettagliate sono anche note come risultati o risultati di procedure.
Test
Un test è una valutazione che garantisce l'efficacia operativa dei controlli interni di un'organizzazione. A ogni controllo definito è associato un test (o una serie di test, se sono presenti più cicli di testing).
Issue
Una issue è un problema o un'eccezione identificata all'interno di un progetto. È possibile identificare issue in qualsiasi momento durante il lavoro sul progetto. Le issue sono anche note come carenze, osservazioni o finding.
Azione
Un'azione è un'attività o un piano di follow-up inteso a risolvere una issue. Le azioni sono anche note come attività di rimedio o raccomandazioni.
Relazioni di entità
Il seguente diagramma delle relazioni tra entità consente di mappare i processi nell'applicazione Progetti.
Esistono tre tipi di relazioni di entità:
- Relazione uno-a-uno: si verifica quando un'entità padre non possiede o possiede solo un'entità secondaria.
- Relazione uno-a-molti: si verifica quando un'entità padre ha più entità secondarie.
- Relazione molti-a-molti: si verifica quando più entità padre hanno più entità secondarie.
Nota
- I termini dell'interfaccia sono personalizzabili e i campi e le schede configurabili. Nell'istanza di Diligent One, alcuni termini, campi e schede potrebbero essere diversi.
- Se un campo richiesto è lasciato vuoto, verrà visualizzato un messaggio di avviso: Questo campo è obbligatorio. Alcuni campi personalizzati potrebbero avere valori predefiniti.
Come si connette l'applicazione Progetti con le altre app?
L'applicazione Progetti si connette a una varietà di altre app.
Nota
Le applicazioni disponibili dipendono dall'edizione di Diligent One in uso (standard o premium) e dal fatto che l'organizzazione abbia acquistato o meno componenti aggiuntivi. Per maggiori informazioni, consultare Sottoscrizioni, edizioni e funzionalità.
Come funziona l'applicazione Progetti?
Prima di utilizzare l'applicazione Progetti, un amministratore deve aggiungere utenti a Launchpad e assegnare agli utenti l'accesso appropriato nell'applicazione Progetti.
Una volta concesso l'accesso appropriato, gli utenti possono iniziare a lavorare nell'applicazione Progetti. Ulteriori attività di configurazione e amministrazione sono facoltative e possono essere completate in qualsiasi momento.
Il diagramma seguente mostra un semplice flusso di lavoro per svolgere il lavoro nell'applicazione Progetti:
1. Creare un progetto
La creazione di progetti implica la scelta di un tipo di progetto appropriato e la centralizzazione dei documenti di lavoro e delle comunicazioni. È possibile creare un progetto ex novo, da un modello di progetto o utilizzando un progetto esistente (rollforward).
2. Pianificare un progetto
La pianificazione di progetti consiste nell'assegnare l'accesso appropriato alle persone in un progetto, inserire le informazioni di base sul progetto e allegare i file di pianificazione.
Una volta completata la documentazione di pianificazione, è possibile iniziare a definire obiettivi, rischi e controlli nel progetto.
3. Raccogliere e valutare le prove
La raccolta e la valutazione delle prove comportano una serie di attività diverse, tra cui l'esecuzione di guide dettagliate, il testing dei controlli, la documentazione di osservazioni o issue, la revisione e l'analisi delle prove, la stesura di conclusioni e raccomandazioni provvisorie e la richiesta di informazioni aggiuntive ai clienti e agli altri membri del team, se necessario.
4. Pianificare e monitorare un progetto
La pianificazione e il monitoraggio di progetti implica la gestione delle timeline e delle date associate a tutti i progetti attivi nell'organizzazione, la registrazione del tempo impiegato all'interno e al di fuori di un progetto per la creazione di rapporti e il monitoraggio dell'avanzamento del progetto.
5. Concludere e mantenere un progetto
La conclusione e il mantenimento di progetti implicano trarre conclusioni fattuali sul lavoro completato nel progetto, comprese raccomandazioni ove necessario, e organizzare il lavoro del progetto in modo che possa essere facilmente recuperato, riutilizzato o scartato.
Lavorare con progetti in ambienti offline
Se si desidera lavorare in un ambiente remoto o offline, le opzioni disponibili sono due:
| Opzione | Informazioni dettagliate |
|---|---|
| Diligent HighBond per iOS e Android | Diligent HighBond per iOS e Android |
| Progetti offline | Utilizzare Progetti offline |
Fase successiva
Provare un semplice flusso di lavoro nell'applicazione Progetti: Creare il primo progetto
