Trasmettere rapporti tramite e-mail

È possibile trasmettere un rapporto per inviarlo a destinatari specifici tramite e-mail e con una pianificazione ricorrente. I rapporti possono essere trasmessi a utenti di Rapporti e a parti interessate esterne che non hanno accesso all'applicazione Rapporti.

Come funziona

La trasmissione di un rapporto è un modo efficace per condividere i dati con altre persone su base ricorrente. È possibile configurare più programmi di trasmissione per un singolo rapporto, in modo che siano rivolti a un target mirato, se necessario. Si possono trasmettere esclusivamente rapporti che sono stati salvati e attivati.

Al momento del salvataggio di un rapporto, è possibile definire le impostazioni di distribuzione e sicurezza associate a quel rapporto. Tali impostazioni consentono di specificare se il rapporto può essere trasmesso o meno, nonché il livello di accesso necessario per poter ricevere il rapporto trasmesso tramite e-mail.

Trasmettere rapporti a parti interessate esterne

Per trasmettere un rapporto a una persona che non ha accesso all'applicazione Rapporti, occorre definire le seguenti impostazioni quando si salva il rapporto:

• Dalla scheda Dettagli, impostare Accesso ai rapporti su Pubblico.
• Dalla scheda Distribuzione, impostare Sicurezza e-mail e trasmissione su Non sicuro.

Una volta configurate le impostazioni di distribuzione e sicurezza, è possibile trasmettere il rapporto.

Accesso ai dati Diligent One

A seconda della modalità di inserimento dei destinatari della trasmissione del rapporto, si verifica quanto segue:

Indirizzo e-mail del mittente

I destinatari visualizzeranno come mittente l'indirizzo notifications@diligentoneplatform.com o notifications@highbond.com. Se l'organizzazione ha impostato un mittente personalizzato, tali impostazioni non sono supportate dall'applicazione Rapporti.

Autorizzazioni

Solo gli amministratori o gli autori di un rapporto possono trasmettere rapporti.

Creare una nuova trasmissione

1. Dalla home page della piattaforma (www.highbond.com), seleziona l'applicazione Rapporti per aprirla.

   Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Rapporti.

2. Aprire il rapporto che si desidera trasmettere.
3. Fare clic su Trasmissione .

   Si apre la finestra di dialogo Trasmissione. Se le impostazioni di trasmissioni del rapporto non sono abilitate, occorre abilitare Trasmissione e fare clic su Salva per procedere.

4. Selezionare Crea nuovo > Trasmissione.

Definire i destinatari del rapporto

Scegliere una delle seguenti opzioni e fare clic sul campo Destinatari per definire i destinatari del rapporto:

Opzione	Descrizione	Osservazioni
Basico	Vengono specificati gli utenti, i gruppi di utenti e gli indirizzi e-mail che riceveranno il rapporto trasmesso.	Per specificare un indirizzo e-mail, inserirlo nel campo Destinatari e premere Invio. È possibile eventualmente inserire se stessi come destinatario.
Avanzate	Vengono visualizzati i rapporti esistenti che contengono un elenco di indirizzi e-mail che possono essere utilizzati per trasmettere il rapporto.	Gli indirizzi e-mail non devono appartenere necessariamente a utenti. È possibile collegare altre colonne del rapporto a un rapporto principale come filtri, in modo da ottenere un rapporto filtrato in modo univoco che può essere inviato a ciascun indirizzo e-mail. La colonna del rapporto che contiene l'elenco di indirizzi e-mail deve essere formattata come E-mail. Per ulteriori informazioni, consulta Formattare le colonne nei rapporti.

Impostare l'e-mail della trasmissione

1. Nel campo Oggetto dell'e-mail, inserire l'oggetto dell'e-mail.
2. Specificare il formato del rapporto nell'e-mail selezionando una delle seguenti opzioni:

   

   • Aggiungi data della trasmissioneSe si seleziona un'opzione diversa da HTML, si può scegliere di aggiungere la data della trasmissione del report al nome del documento.
   • Proteggi PDFSe si seleziona PDF, si può specificare una password richiesta per aprire il documento.
   • Se non si seleziona nessuna opzione, il rapporto viene incluso come contenuto HTML nel corpo dell'e-mail.
3. Facoltativo. Nel campo Corpo dell'e-mail, inserire un messaqggio aggiuntivo da applicare al rapporto.

Specificare i filtri del rapporto

Se il rapporto contiene dei filtri, specificare quali filtri applicare al rapporto trasmesso:

• Valori del filtro attualiI dati vengono filtrati in base ai valori al momento dell'esecuzione del report

  Se un destinatario del rapporto lo apre e inserisce valori differenti, all'esecuzione successiva del rapporto saranno presenti quegli ultimi dati.

• Valori del filtro predefinitiVengono restituiti i valori del filtro predefiniti specificati in Formattazione filtro > Stile voce > Valore predefinito

  Se non viene definito nessun valore, restituisce il rapporto senza filtri.

Definire le regole di consegna

1. Selezionare una delle seguenti opzioni:
   • Continuoil report verrà consegnato in base al programma definito
   • Avvisoil report verrà consegnato in base alla pianificazione definita se i risultati corrispondono alle regole di avviso
2. Se è stato selezionato Avviso, completare i passaggi seguenti:
   1. Fare clic su Aggiungi regole di consegna dell'avviso.

      Si apre la finestra di dialogo Regole di consegna.

   2. Selezionare una delle seguenti opzioni:
      • Una o più righe devono corrisponderela condizione viene applicata al valore trovato in ogni riga del campo
      • Aggregazione rispetto all'intero set di risultatila condizione è applicata al valore aggregato del campo
   3. Selezionare il campo a cui si desidera applicare la condizione, fare clic su + Aggiungi campo e definire la logica condizionale.
   4. Fare clic su Invia.

      RisultatoLa logica condizionale viene visualizzata in Trasmissione basata su avviso.

Definire la pianificazione della trasmissione

1. In Frequenza definire la frequenza e la data di trasmissione del rapporto.
2. Facoltativo. Per definire un orario o un fuso orario specifico per la pianificazione della trasmissione, fare clic su Impostazioni avanzate e definire la pianificazione della trasmissione come richiesto.
   • Limita periodo della pianificazioneL'esecuzione della pianificazione della trasmissione viene limitata solo a un determinato periodo di tempo
     Nota

     L'opzione Notifica di errore non è supportata.

3. Fare clic su Invia.

   RisultatoIl programma di trasmissione è pronto.

Modificare o eliminare la pianificazione di una trasmissione

1. Aprire il rapporto che contiene la pianificazione della trasmissione che si desidera modificare o eliminare.
2. Fare clic su Trasmissione .

   Si apre la finestra di dialogo Trasmissione.

3. Fare clic sulla trasmissione appropriata.

   Vengono visualizzati i destinatari, le informazioni sulla pianificazione e il numero di volte in cui il rapporto è stato trasmesso negli ultimi 90 giorni.

4. Eseguire una delle seguenti operazioni:
   • Per modificare la pianificazione della trasmissione, fare clic su Modifica e aggiornarla secondo necessità.
   • Per eliminare la pianificazione della trasmissione, fare clic su Elimina, quindi di nuovo su Elimina per confermare.