Trasmettere rapporti tramite e-mail

È possibile trasmettere un rapporto per inviarlo a destinatari specifici tramite e-mail e con una pianificazione ricorrente. I rapporti possono essere trasmessi a utenti di Rapporti e a parti interessate esterne che non hanno accesso all'applicazione Rapporti.

Come funziona

La trasmissione di un rapporto è un modo efficace per condividere i dati con altre persone su base ricorrente. È possibile configurare più programmi di trasmissione per un singolo rapporto, in modo che siano rivolti a un target mirato, se necessario. Si possono trasmettere esclusivamente rapporti che sono stati salvati e attivati.

Al momento del salvataggio di un rapporto, è possibile definire le impostazioni di distribuzione e sicurezza associate a quel rapporto. Tali impostazioni consentono di specificare se il rapporto può essere trasmesso o meno, nonché il livello di accesso necessario per poter ricevere il rapporto trasmesso tramite e-mail.

Trasmettere rapporti a parti interessate esterne

Per trasmettere un rapporto a una persona che non ha accesso all'applicazione Rapporti, occorre definire le seguenti impostazioni quando si salva il rapporto:

• Dalla scheda Dettagli, impostare Accesso ai rapporti su Pubblico.
• Dalla scheda Distribuzione, impostare Sicurezza e-mail e trasmissione su Non sicuro.

Una volta configurate le impostazioni di distribuzione e sicurezza, è possibile trasmettere il rapporto.

Accesso ai dati Diligent One

A seconda della modalità di inserimento dei destinatari della trasmissione del rapporto, si verifica quanto segue:

Modalità di inserimento del destinatario	Cosa succede	Esempio
Ipotizziamo di selezionare un utente dall'elenco a discesa Nota Nell'elenco sono presenti solo gli utenti che hanno effettuato l'accesso a Rapporti.	L'applicazione Rapporti utilizza il token dell'utente per autenticarne e determinarne l'accesso ai dati Diligent One. Il rapporto mostra esclusivamente i dati a cui l'utente ha accesso in Diligent One. Altre situazioni Se un utente ha effettuato l'accesso all'applicazione Rapporti e successivamente non gli viene concesso Nessun accesso come livello di accesso a Rapporti (in Launchpad), l'utente sarà comunque incluso nell'elenco a discesa e potrà accedere ai dati in base alle sue autorizzazioni in altre applicazioni di Diligent One. Se un utente ha effettuato l'accesso all'applicazione Rapporti e successivamente viene rimosso dall'istanza Diligent One, l'utente sarà ancora incluso nell'elenco a discesa, ma non sarà in grado di visualizzare i dati dei rapporti (Nessun risultato).	Scenario Sono presenti cinque progetti nell'istanza Diligent One, ma l'utente ha accesso solo a uno di essi. Risultato: il rapporto consente al destinatario di visualizzare solo un progetto.
Ipotizziamo di digitare manualmente un indirizzo e-mail	L'applicazione Rapporti lo tratta come indirizzo e-mail esterno e questa situazione è applicabile sia agli utenti Diligent One con licenza che a quelli esterni (senza licenza). Il rapporto mostra i dati a cui ha accesso il creatore della trasmissione del rapporto o l'ultima persona che ha modificato la trasmissione del rapporto in Diligent One.	Scenario Sono presenti cinque progetti nell'istanza Diligent One, ma l'utente ha accesso solo a uno di essi. La persona che invia la trasmissione del rapporto è un amministratore e ha accesso a tutti i cinque progetti. Risultato: il rapporto consente al destinatario di visualizzare tutti i cinque progetti.

Indirizzo e-mail del mittente

I destinatari visualizzeranno come mittente l'indirizzo notifications@highbond.com. Se l'organizzazione ha impostato un mittente personalizzato, tali impostazioni non sono supportate dall'applicazione Rapporti.

Autorizzazioni

Solo gli amministratori o gli autori di un rapporto possono trasmettere rapporti.

Creare una nuova trasmissione

1. Aprire l'applicazione Rapporti.

   Si apre la pagina Sfoglia.

2. Aprire il rapporto che si desidera trasmettere.
3. Fare clic su Trasmissione .

   Si apre la finestra di dialogo Trasmissione. Se le impostazioni di trasmissioni del rapporto non sono abilitate, occorre abilitare Trasmissione e fare clic su Salva per procedere.

4. Selezionare Crea nuovo > Trasmissione.

Definire i destinatari del rapporto

Scegliere una delle seguenti opzioni e fare clic sul campo Destinatari per definire i destinatari del rapporto:

Opzione	Descrizione	Osservazioni
Basico	Vengono specificati gli utenti, i gruppi di utenti e gli indirizzi e-mail che riceveranno il rapporto trasmesso.	Per specificare un indirizzo e-mail, inserirlo nel campo Destinatari e premere Invio. È possibile eventualmente inserire se stessi come destinatario.
Avanzato	Vengono visualizzati i rapporti esistenti che contengono un elenco di indirizzi e-mail che possono essere utilizzati per trasmettere il rapporto.	Gli indirizzi e-mail non devono appartenere necessariamente a utenti. È possibile collegare altre colonne del rapporto a un rapporto principale come filtri, in modo da ottenere un rapporto filtrato in modo univoco che può essere inviato a ciascun indirizzo e-mail. La colonna del rapporto che contiene l'elenco di indirizzi e-mail deve essere formattata come E-mail. Per maggiori informazioni, consultare Formattare le colonne nei rapporti.

Impostare l'e-mail della trasmissione

1. Nel campo Oggetto dell'e-mail, inserire l'oggetto dell'e-mail.
2. Specificare il formato del rapporto nell'e-mail selezionando una delle seguenti opzioni:

   

   • Aggiungi data della trasmissione: se si seleziona un'opzione diversa da HTML, si può scegliere di aggiungere la data della trasmissione del rapporto al nome del documento.
   • Proteggi PDF: se si seleziona PDF, si può specificare una password obbligatoria per aprire il documento.
   • Se non si seleziona nessuna opzione, il rapporto viene incluso come contenuto HTML nel corpo dell'e-mail.
3. Facoltativo. Nel campo Corpo dell'e-mail, inserire un messaggio aggiuntivo da applicare al rapporto.

Specificare i filtri del rapporto

Se il rapporto contiene dei filtri, specificare quali filtri applicare al rapporto trasmesso:

• Valori del filtro attuali: i dati vengono filtrati in base ai valori al momento dell'esecuzione del rapporto

  Se un destinatario del rapporto lo apre e inserisce valori differenti, all'esecuzione successiva del rapporto saranno presenti quegli ultimi dati.

• Valori del filtro predefiniti: vengono restituiti i valori del filtro predefiniti specificati in Formattazione filtro > Stile voce > Valore predefinito

  Se non viene definito nessun valore, restituisce il rapporto senza filtri.

Definire le regole di consegna

1. Seleziona una delle seguenti opzioni:
   • Continuo: il rapporto sarà consegnato in base alla programmazione definita.
   • Avviso: il rapporto sarà consegnato in base alla programmazione definita se i risultati corrispondono alle regole dell'avviso.
2. Se è stato selezionato Avviso, completare i passaggi seguenti:
   1. Fare clic su Aggiungi regole di consegna dell'avviso.

      Si apre la finestra di dialogo Regole di consegna.

   2. Seleziona una delle seguenti opzioni:
      • Una o più righe devono corrispondere: la condizione è applicata al valore trovato in ogni riga del campo
      • Aggrega rispetto all'intero set di risultati: la condizione è applicata al valore aggregato nel campo
   3. Selezionare il campo a cui si desidera applicare la condizione, fare clic su + Aggiungi campo e definire la logica condizionale.
   4. Fai clic su Invia.

      Risultato: la logica condizionale viene visualizzata in Trasmissione basata su avviso.

Definire la pianificazione della trasmissione

1. In Frequenza definire la frequenza e la data di trasmissione del rapporto.
2. Facoltativo. Per definire un orario o un fuso orario specifico per la pianificazione della trasmissione, fare clic su Impostazioni avanzate e definire la pianificazione della trasmissione come richiesto.
   • Limita periodo della pianificazione: l'esecuzione della pianificazione della trasmissione viene limitata solo a un determinato periodo di tempo
     Nota

     L'opzione Notifica di errore non è supportata.

3. Fai clic su Invia.

   Risultato: La pianificazione della trasmissione è impostata.

Modificare o eliminare la pianificazione di una trasmissione

1. Aprire il rapporto che contiene la pianificazione della trasmissione che si desidera modificare o eliminare.
2. Fare clic su Trasmissione .

   Si apre la finestra di dialogo Trasmissione.

3. Fare clic sulla trasmissione appropriata.

   Vengono visualizzati i destinatari, le informazioni sulla pianificazione e il numero di volte in cui il rapporto è stato trasmesso negli ultimi 90 giorni.

4. Esegui una delle seguenti operazioni:
   • Per modificare la pianificazione della trasmissione, fare clic su Modifica e aggiornarla secondo necessità.
   • Per eliminare la pianificazione della trasmissione, fare clic su Elimina, quindi di nuovo su Elimina per confermare.