Inviare rapporti tramite e-mail

È possibile inviare un rapporto tramite e-mail per condividere dati con altri utenti di Rapporti e con parti interessate esterne che non hanno accesso all'applicazione Rapporti. Si possono inviare tramite e-mail esclusivamente rapporti che sono stati salvati e attivati.

Come funziona

Al momento del salvataggio di un rapporto, è possibile definire le impostazioni di distribuzione e sicurezza associate a quel rapporto. Queste impostazioni consentono di specificare se il rapporto può essere inviato o meno tramite e-mail e il livello di accesso richiesto per riceverlo tramite e-mail.

Inviare rapporti tramite e-mail a parti interessate esterne

Per inviare un rapporto tramite e-mail a una persona che non ha accesso all'applicazione Rapporti, occorre definire le seguenti impostazioni quando si salva il rapporto:

  • Dalla scheda Dettagli, impostare Accesso ai rapporti su Pubblico.
  • Dalla scheda Distribuzione, impostare Sicurezza e-mail e trasmissione su Non sicuro.

Una volta configurate le impostazioni di distribuzione e di sicurezza, è possibile inviare il rapporto tramite e-mail.

Accesso ai dati Diligent One

A seconda della modalità di inserimento dei destinatari del rapporto, si verifica quanto segue:

Modalità di inserimento del destinatarioCosa succedeEsempio

Ipotizziamo di selezionare un utente dall'elenco a discesa

Nota

Nell'elenco sono presenti solo gli utenti che hanno effettuato l'accesso a Rapporti.

L'applicazione Rapporti utilizza il token dell'utente per autenticarne e determinarne l'accesso ai dati Diligent One.

Il rapporto mostra esclusivamente i dati a cui l'utente ha accesso in Diligent One.

Altre situazioni

  • Se un utente ha effettuato l'accesso all'applicazione Rapporti e successivamente non gli viene concesso Nessun accesso come livello di accesso a Rapporti nella home page della piattaforma, l'utente sarà comunque incluso nell'elenco a discesa e potrà accedere ai dati in base alle sue autorizzazioni in altre applicazioni di Diligent One.
  • Se un utente ha effettuato l'accesso all'applicazione Rapporti e successivamente viene rimosso dall'istanza Diligent One, l'utente sarà ancora incluso nell'elenco a discesa, ma non sarà in grado di visualizzare i dati dei rapporti (Nessun risultato).

ScenarioSono presenti cinque progetti nell'istanza Diligent One, ma l'utente ha accesso solo a uno di essi.

RisultatoIl report consente al destinatario di visualizzare solo un progetto.

Ipotizziamo di digitare manualmente un indirizzo e-mail

L'applicazione Rapporti lo tratta come indirizzo e-mail esterno e questa situazione è applicabile sia agli utenti Diligent One con licenza che a quelli esterni (senza licenza).

Il rapporto mostra i dati a cui ha accesso il creatore del rapporto o l'ultima persona che ha modificato il rapporto in Diligent One.

ScenarioSono presenti cinque progetti nell'istanza Diligent One, ma l'utente ha accesso solo a uno di essi. La persona che invia il rapporto è un amministratore e ha accesso a tutti i cinque progetti.

RisultatoIl report consente al destinatario di visualizzare tutti i cinque progetti.

Autorizzazioni

Solo gli amministratori e gli autori di un rapporto possono inviare un rapporto tramite e-mail.

Indirizzo e-mail del mittente

I destinatari visualizzeranno il nome e l'e-mail del mittente come origine del rapporto. Se l'organizzazione ha impostato un mittente personalizzato, tali impostazioni non sono supportate dall'applicazione Rapporti.

Verificare le impostazioni di distribuzione e sicurezza

  1. Dalla home page della piattaforma (www.highbond.com), seleziona l'applicazione Rapporti per aprirla.

    Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Rapporti.

  2. Aprire il rapporto che si desidera inviare per e-mail.
  3. Nella barra degli strumenti, fare clic su Condividi.

    Si apre la finestra di dialogo Condividi.

  4. Fare clic su Condividi impostazioni.
  5. Assicurarsi che l'impostazione E-mail sia abilitata e che l'impostazione Sicurezza e-mail e trasmissione sia corretta.
    ImpostazioneDescrizione
    E-mailpermette di distribuire il rapporto per e-mail
    Sicurezza e-mail e trasmissione

    consente di specificare il livello di accesso necessario per ricevere il rapporto via e-mail:

    • Tutti gli utentitutti gli utenti di Rapporti possono ricevere il rapporto via e-mail
    • Non sicuroil rapporto può essere inviato alle parti interessate esterne che non hanno accesso all'applicazione Rapporti
    • Utenti convalidatitutti gli utenti con accesso cartella al report possono riceverlo tramite e-mail
  6. Fare clic su Torna a Condividi.

Inviare il rapporto tramite e-mail

  1. Fare clic nel campo Aggiungi destinatari e specificare i destinatari dell'e-mail:
    • Per inviare il rapporto a una parte interessata esterna che non ha accesso all'applicazione Rapporti, inserire l'e-mail nella casella di ricerca e premere Invio.
    • Per inviare il rapporto a un utente o gruppo specifico, immettere il nome dell'utente o del gruppo e selezionare l'utente o il gruppo appropriato.
    • Per visualizzare un elenco di tutti gli utenti e gruppi, fare clic su Tutti e selezionare l'utente o il gruppo appropriato.
    • Per selezionare un destinatario da un elenco di utenti, fare clic su Solo persone e selezionare l'utente appropriato.
    • Per selezionare un gruppo da un elenco di gruppi, fare clic su Solo gruppi e selezionare il gruppo appropriato.
  2. Nel campo Nome, inserire l'oggetto dell'e-mail.

    Per impostazione predefinita, il nome del rapporto viene visualizzato come oggetto dell'e-mail.

  3. Specificare il formato del rapporto nell'e-mail selezionando una delle seguenti opzioni:

    Nota

    Considerazioni:

    • Se non si seleziona nessuna opzione, il rapporto viene incluso come contenuto HTML nel corpo dell'e-mail.
    • Se si seleziona l'opzione Link a Contenuto , i destinatari ricevono tramite e-mail un link al rapporto. Dopo aver effettuato l'accesso a Diligent One, possono utilizzare tale link per accedere al rapporto nell'applicazione Rapporti. I destinatari che non hanno accesso all'applicazione Rapporti non possono accedere al link.
  4. Facoltativo. Inserire un messaggio aggiuntivo che accompagni il rapporto.
  5. Fare clic su Invia.

    RisultatoIl report viene inviato tramite e-mail ai destinatari specificati.