Inviare rapporti tramite e-mail

È possibile inviare un rapporto tramite e-mail per condividere dati con altri utenti di Rapporti e con parti interessate esterne che non hanno accesso all'applicazione Rapporti. Si possono inviare tramite e-mail esclusivamente rapporti che sono stati salvati e attivati.

Come funziona

Al momento del salvataggio di un rapporto, è possibile definire le impostazioni di distribuzione e sicurezza associate a quel rapporto. Queste impostazioni consentono di specificare se il rapporto può essere inviato o meno tramite e-mail e il livello di accesso richiesto per riceverlo tramite e-mail.

Inviare rapporti tramite e-mail a parti interessate esterne

Per inviare un rapporto tramite e-mail a una persona che non ha accesso all'applicazione Rapporti, occorre definire le seguenti impostazioni quando si salva il rapporto:

• Dalla scheda Dettagli, impostare Accesso ai rapporti su Pubblico.
• Dalla scheda Distribuzione, impostare Sicurezza e-mail e trasmissione su Non sicuro.

Una volta configurate le impostazioni di distribuzione e di sicurezza, è possibile inviare il rapporto tramite e-mail.

Accesso ai dati Diligent One

A seconda della modalità di inserimento dei destinatari del rapporto, si verifica quanto segue:

Modalità di inserimento del destinatario	Cosa succede	Esempio
Ipotizziamo di selezionare un utente dall'elenco a discesa Nota Nell'elenco sono presenti solo gli utenti che hanno effettuato l'accesso a Rapporti.	L'applicazione Rapporti utilizza il token dell'utente per autenticarne e determinarne l'accesso ai dati Diligent One. Il rapporto mostra esclusivamente i dati a cui l'utente ha accesso in Diligent One. Altre situazioni Se un utente ha effettuato l'accesso all'applicazione Rapporti e successivamente non gli viene concesso Nessun accesso come livello di accesso a Rapporti in Launchpad, l'utente sarà comunque incluso nell'elenco a discesa e potrà accedere ai dati in base alle sue autorizzazioni in altre applicazioni di Diligent One. Se un utente ha effettuato l'accesso all'applicazione Rapporti e successivamente viene rimosso dall'istanza Diligent One, l'utente sarà ancora incluso nell'elenco a discesa, ma non sarà in grado di visualizzare i dati dei rapporti (Nessun risultato).	Scenario Sono presenti cinque progetti nell'istanza Diligent One, ma l'utente ha accesso solo a uno di essi. Risultato: il rapporto consente al destinatario di visualizzare solo un progetto.
Ipotizziamo di digitare manualmente un indirizzo e-mail	L'applicazione Rapporti lo tratta come indirizzo e-mail esterno e questa situazione è applicabile sia agli utenti Diligent One con licenza che a quelli esterni (senza licenza). Il rapporto mostra i dati a cui ha accesso il creatore del rapporto o l'ultima persona che ha modificato il rapporto in Diligent One.	Scenario Sono presenti cinque progetti nell'istanza Diligent One, ma l'utente ha accesso solo a uno di essi. La persona che invia il rapporto è un amministratore e ha accesso a tutti i cinque progetti. Risultato: il rapporto consente al destinatario di visualizzare tutti i cinque progetti.

Autorizzazioni

Solo gli amministratori e gli autori di un rapporto possono inviare un rapporto tramite e-mail.

Indirizzo e-mail del mittente

I destinatari visualizzeranno il nome e l'e-mail del mittente come origine del rapporto. Se l'organizzazione ha impostato un mittente personalizzato, tali impostazioni non sono supportate dall'applicazione Rapporti.

Verificare le impostazioni di distribuzione e sicurezza

1. Aprire l'applicazione Rapporti.

   Si apre la pagina Sfoglia.

2. Aprire il rapporto che si desidera inviare per e-mail.
3. Nella barra degli strumenti, fare clic su Condividi .

   Si apre la finestra di dialogo Condividi.

4. Fare clic su Condividi impostazioni.
5. Assicurarsi che l'impostazione E-mail sia abilitata e che l'impostazione Sicurezza e-mail e trasmissione sia corretta.

   Impostazione	Descrizione
   E-mail	permette di distribuire il rapporto per e-mail
   Sicurezza e-mail e trasmissione	consente di specificare il livello di accesso necessario per ricevere il rapporto via e-mail: Tutti gli utenti: tutti gli utenti di Rapporti possono ricevere il rapporto per e-mail Non sicuro: il rapporto può essere inviato alle parti interessate esterne che non hanno accesso all'applicazione Rapporti Utenti convalidati: tutti gli utenti con accesso cartella al rapporto possono ricevere il rapporto tramite e-mail

6. Fare clic su Torna a Condividi.

Inviare il rapporto tramite e-mail

1. Fare clic nel campo Aggiungi destinatari e specificare i destinatari dell'e-mail:
   • Per inviare il rapporto a una parte interessata esterna che non ha accesso all'applicazione Rapporti, inserire l'e-mail nella casella di ricerca e premere Invio.
   • Per inviare il rapporto a un utente o gruppo specifico, immettere il nome dell'utente o del gruppo e selezionare l'utente o il gruppo appropriato.
   • Per visualizzare un elenco di tutti gli utenti e gruppi, fare clic su Tutti e selezionare l'utente o il gruppo appropriato.
   • Per selezionare un destinatario da un elenco di utenti, fare clic su Solo persone e selezionare l'utente appropriato.
   • Per selezionare un gruppo da un elenco di gruppi, fare clic su Solo gruppi e selezionare il gruppo appropriato.
2. Nel campo Nome, inserire l'oggetto dell'e-mail.

   Per impostazione predefinita, il nome del rapporto viene visualizzato come oggetto dell'e-mail.

3. Specificare il formato del rapporto nell'e-mail selezionando una delle seguenti opzioni:

   

   Nota

   Considerazioni:

   • Se non si seleziona nessuna opzione, il rapporto viene incluso come contenuto HTML nel corpo dell'e-mail.
   • Se si seleziona l'opzione Link a Contenuto , i destinatari ricevono tramite e-mail un link al rapporto. Dopo aver effettuato l'accesso a Diligent One, possono utilizzare tale link per accedere al rapporto nell'applicazione Rapporti. I destinatari che non hanno accesso all'applicazione Rapporti non possono accedere al link.
4. Facoltativo. Inserire un messaggio aggiuntivo che accompagni il rapporto.
5. Fai clic su Invia.

   Risultato: il rapporto viene inviato tramite e-mail ai destinatari specificati.