Dashboards beheren in de Activiteitencentrum-app

Zet eenvoudig gegevenssets van de Projecten-app en de Resultaten-app in om uw eigen aangepaste dashboards te maken in de app Activiteitencentrum. Stel gegevensvisualisaties samen die u kunt publiceren en delen met anderen in uw organisatie en met leidinggevenden voor samenwerking en detectie. De app Activiteitencentrum is gebaseerd op Amazon QuickSight-technologie. Voor meer informatie raadpleegt u Amazon QuickSight-documentatie.

Hoe het werkt

In de app Activiteitencentrum kunt u dashboards maken van de beschikbare gegevenssets van de Projecten-app en de Resultaten-app. De gegevenssets van de Projecten-app omvatten Acties, Certificeringen, Controles, Controleprestaties, Controletesten, Veldwerk, Problemen, Planningsbestanden, Projecten, Verzoeken, Beoordelingen, Risico's, Tijdpagina's en Taken. De beschikbare gegevenssets van de Resultaten-app voor het maken van dashboards zijn afhankelijk van hetgeen een Resultaten-beheerder publiceert naar de app Activiteitencentrum, zie De gegevens van de Resultaten-app publiceren naar de app Activiteitencentrum.

Met behulp van deze gegevenssets kunt u een analyse maken. In de analyse bereidt u gegevens voor, voegt u afbeeldingen en filters toe en publiceert u dit als een dashboard dat kan worden gedeeld. Deze dashboards kunnen optioneel ook worden gekoppeld aan en gedeeld met Boards-sites. Voor meer informatie over waar in de Projecten-app gegevenssets worden opgehaald, raadpleegt u Gegevenssets van Projecten-app.

Rollen en machtigingen

Als u aangepaste dashboards wilt maken, moet u een Rapportbeheerder of Rapportschrijver zijn (zoals gedefinieerd in Beschikbare rollen) in de Rapporten-app om een dashboard te maken en beheren in de app Activiteitencentrum. Alleen gebruikers met de juiste rollen in een project kunnen de gegevensset lezen voor de gegevens van Projectplanning. Deze rollen zijn als volgt: Toezichthoudende beoordelaar, Toezichthoudende executive, Beperkte professionele gebruiker, Professionele beheerder en Projectbeheerder. Voor meer informatie over waartoe de verschillende rollen en machtigingen toegang hebben, raadpleegt u Rollen en machtigingen.

Een Activiteitencentrum-dashboard maken

Als u een dashboard wilt maken, hebt u een analyse nodig. Een analyse is in wezen een dashboardconcept waartoe alleen u toegang hebt totdat u ervoor kiest om het te delen. U kunt een nieuwe analyse maken of een bestaande analyse gebruiken om een deelbaar dashboard aan te maken.

1. Selecteer vanaf de startpagina van Platform (www.diligentoneplatform.com) de Activiteitencentrum-app om deze te openen.

   Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Activiteitencentrum-app te switchen.

2. Selecteer Dashboards beheren. De pagina Analyses wordt geopend.

3. Voer een van de volgende handelingen uit:

   • Klik op een bestaande analyse als u een nieuw dashboard vanuit een eerdere sessie wilt aanmaken.
   • Klik op Nieuwe analyse om een volledig nieuw dashboard aan te maken, beginnend met de selectie van de gegevensset.

     Opmerking

     Als u dashboards wilt maken met gebruik van gegevens van de Resultaten-app, moeten de gegevens als gegevenssets worden gepubliceerd vanuit de Resultaten-app door een Resultatenbeheerder. De Resultatenbeheerder kan ook instellen dat gegevenssets automatisch worden gepubliceerd, waarmee standaard elke 24 uur reguliere gegevensupdates worden gepubliceerd. Zie De gegevens van de Resultaten-app publiceren naar de app Activiteitencentrum.

     Voor gegevensintegriteit moeten de weergavenamen van de Resultaten-gegevensset uniek zijn. Anders is het bij het openen van een analyse in Activiteitencentrum om een dashboard te maken moeilijk om onderscheid te maken tussen velden met dezelfde naam. Om dit scenario te voorkomen, verwijdert de Resultaten-connector wanneer een conflict wordt gedetecteerd automatisch de weergavenaam en gebruikt deze een unieke kolomnaam voor de betrokken velden. Hierdoor kunnen de weergavenamen anders weergegeven worden. Ze weerspiegelen namelijk de kolomnaam zodat ze makkelijk gevolgd kunnen worden en zodat de veldnamen uniek zijn.

   Laat zien hoe

   1. Klik op Nieuwe analyse. Hiermee wordt de pagina Uw gegevenssets geopend.

      Opmerking

      De standaard vernieuwingssnelheid voor gegevenssets is 45 minuten.

   2. Selecteer de gegevensset waarvoor u een dashboard wilt ontwerpen. Hiermee wordt de pagina Gegevenssets geopend.

   Let op

   Wanneer u bepaalde gegevenssets gebruikt voor uw dashboards, krijgen gebruikers onbeperkte toegang tot uw gegevens als u het dashboard deelt met alle gebruikers in uw organisatie. Gebruik de volgende gegevenssets om dashboards met beperkingen voor gegevenstoegang te bouwen: Acties, certificeringen, controletests, controles, controleprestaties, veldwerk, problemen, planningsbestanden, projecten, aanvragen, beoordelingen, risico's, urenstaten en/of taken.

   3. Klik op Gebruiken in analyse. Hiermee wordt een nieuwe analysepagina gemaakt voor uw geselecteerde gegevensset waarop u een grafiek kunt maken. Voor meer informatie over gegevenssets, inclusief het verwijderen van gegevenssets, raadpleegt u Gegevenssets verwijderen.

      Let op

      Het verwijderen van een gegevensset kan niet ongedaan worden gemaakt en kan onomkeerbaar verlies van werk veroorzaken. Wanneer een gegevensset wordt verwijderd, worden de afhankelijke objecten niet verwijderd. Zelfs als u de verwijderde gegevensset vervangt door een identieke gegevensset, werken afhankelijke objecten echter niet meer. Vanwege deze afhankelijkheden en consequenties wordt het verwijderen van gegevenssets niet aangeraden. Als een gegevensset moet worden verwijderd, moet u de impact daarvan beoordelen en aan de hand daarvan een planning maken.

4. Als u een grafiek wilt maken, sleept u attribuutvelden van de Veldenlijst naar het grafiekgebied.
Opmerking

Als de voorbeeldgegevens niet actueel zijn of niet bestaan, moet het dashboard mogelijk worden gepubliceerd om de gegevens te vernieuwen. Als dit het geval is, volgt u stap 7 om het dashboard te publiceren. Het vernieuwen van de gegevensset op een gepubliceerd dashboard kan tot 45 minuten duren. Daarna kunt u de vernieuwde gegevens bekijken in het gepubliceerde dashboard en in de analyse.

5. Optioneel. Er zij verschillende functies beschikbaar om het meeste uit uw gegevens te halen, zoals filters en thema's. Als u de QuickSight-tools en -functies die uw gegevens maximaliseren wilt inzetten om verfijnde dashboards te leveren, raadpleegt u Gegevens visualiseren. Ten minste het volgende wordt aanbevolen:
• Optioneel. Controleer of de automatisch toegepaste grafiek geschikt is voor uw doel of kies een andere optie uit Visuele typen, zoals staafdiagram, niveaukaart, taartdiagram, enz. Wanneer u uw gegevensvisualisatie aanmaakt, wordt automatisch een Visueel type toegepast. U kunt verschillende typen testen om te zien wat het best werkt. Zie Visuele typen.
• Optioneel. Hernoem de analyse zodat u deze later gemakkelijk terug kunt vinden. Een analyse heeft een standaardnaam gebaseerd op de gebruikte gegevensset. Selecteer in het vak Analysenaam in de toepassingsbalk de actuele naam en voer een nieuwe naam in.

6. Breng alle andere wijzigingen aan indien vereist en voer een van de volgende handelingen uit:

   • Sla uw analyse op als u nog geen deelbaar dashboard kunt publiceren. Een analyse is in wezen een conceptdashboard. U kunt uw analyse handmatig opslaan met behulp van Opslaan als. Als Automatisch opslaan is ingeschakeld, is geen verdere actie vereist.
   Opmerking

   U kunt instellen of Automatisch opslaan is in- of uitgeschakeld. Dit is een flexibele manier van werken, omdat u nergens aan vast zit. Als Automatisch opslaan is uitgeschakeld, kunt u verschillende paden kiezen zonder de analyse te wijzigen. Als Automatisch opslaan is ingeschakeld, worden uw wijzigingen automatisch opgeslagen maar kunt u nog steeds maximaal 200 wijzigingen ongedaan maken of opnieuw uitvoeren. Meer informatie over hoe u het best Automatisch opslaan kunt gebruiken, is te vinden in Wijzigingen opslaan in analyses.

   • Als u klaar bent om te publiceren, klikt u op Delen en selecteert u Dashboard publiceren. Het dialoogvenster Een dashboard publiceren wordt weergegeven.

7. Voer een van de volgende handelingen uit om een dashboard te publiceren:

   • Als u een nieuw dashboard wilt maken, selecteert u Nieuw dashboard publiceren als, voert u een naam in en klikt u op Dashboard publiceren. Er wordt een dashboard gemaakt en gepubliceerd en dit dashboard is beschikbaar in het linkernavigatievenster van de app Activiteitencentrum.
   • Als u een bestaand dashboard wilt vervangen, selecteert u Een bestaand dashboard vervangen, selecteert u het dashboard dat u wilt vervangen in de vervolgkeuzelijst, geeft u dat dashboard indien gewenst een nieuwe naam en klikt u op Dashboard publiceren. Het geselecteerde bestaande dashboard wordt vervangen door het nieuwe en is beschikbaar in het linkernavigatievenster van de app Activiteitencentrum.
   Opmerking

   Het publiceren kan wat tijd kosten. Vernieuw de pagina als u uw wijzigingen na een paar minuten nog niet ziet.

Meer informatie over het publiceren van een dashboard in QuickSight is te vinden in Dashboards publiceren.

Auteurslimieten voor Activiteitencentrum-dashboards beheren

Momenteel geldt de auteurslimiet voor dashboards voor de eerste 64 dashboardauteurs. Op dit moment kan deze limiet niet worden verhoogd. Voor de auteurs die in deze limiet worden opgenomen, geldt: wie het eerst komt, het eerst maalt. Als u echter een foutmelding ontvangt dat de limiet is bereikt en u hebt wel auteurstoegang nodig, moet een systeembeheerder een van de bestaande auteurs verwijderen zodat een nieuwe auteur toegang kan krijgen voor het maken van dashboards. Zie Gebruikers toevoegen en beheren.

Activiteitencentrum-dashboards delen

Als u Rapportbeheerder of Rapportschrijver bent, kunt u dashboards delen met specifieke personen en aangepaste machtigingen toewijzen, zoals bekijken of bewerken.

Dashboards kunnen ook worden gekoppeld en gedeeld met Boards-sites. Zie Activiteitencentrum-dashboards koppelen met Boards-sites.

1. Selecteer vanaf de startpagina van Platform (www.diligentoneplatform.com) de Activiteitencentrum-app om deze te openen.

   Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Activiteitencentrum-app te switchen.

2. Selecteer in het linkernavigatievenster het aangepaste dashboard dat u wilt delen.
3. Klik in het dashboard op Delen. Een dialoogvenster [dashboardnaam] delen wordt geopend.
4. Selecteer een van de volgende opties of een combinatie:

Functie	Toegangsniveau	Beschrijvingen
Iedereen in de organisatie	Geen toegang (standaardselectie) Alleen bekijken	Deel het dashboard met elke gebruiker die toegang heeft tot een rapport in uw organisatie. Gebruikers kunnen het dashboard alleen bekijken, tenzij er meer granulaire machtigingen aan de gebruiker zijn toegewezen.
Een gebruiker toevoegen	Alleen bekijken volledige toegang	Typ de naam of het e-mailadres van de gebruiker in de zoekbalk en selecteer het toegangsniveau van het dashboard.
Gebruikerstoegang verwijderen	Verwijderen	Verwijder de granulaire toegang van de gebruiker tot het dashboard. U kunt de eigenaar van het dashboard of uw eigen toegang niet verwijderen.

Opmerking

Houd er bij het configureren van instellingen voor delen rekening mee dat gedetailleerde machtigingen voor delen op organisatieniveau kunnen prevaleren boven instellingen voor delen op organisatieniveau. Bovendien kan delen op organisatieniveau gebruikers nog steeds toegang verlenen, zelfs als ze zijn verwijderd uit individuele machtigingen voor delen.

Let op

Houd er bij het delen van een dashboard rekening mee dat gebruikers mogelijk geen toegang hebben tot alle gegevenssetgegevens. Projectgegevenssets kunnen bijvoorbeeld beperkingen hebben op basis van het abonnementstype en de projecttoegang van de gebruiker.

5. Selecteer Uitnodigen.
   Hiermee wordt het dialoogvenster Share [Dashboard name] gesloten en is het dashboard beschikbaar voor gedeelde gebruikers. Als een gebruiker Rapportbeheerder of Rapportschrijver is en volledige toegang heeft tot het dashboard, heeft hij/zij ook de functies Bewerken, delen en verbinding maken met kaarten voor dit dashboard.
   Belangrijk

   Gebruikers met volledige toegang tot een gedeeld dashboard kunnen de analyse ervan bewerken en eventuele wijzigingen zijn zichtbaar voor alle gebruikers met toegang.

Diligent One-dashboards als sjablonen gebruiken

U kunt de dashboardsjablonen van Diligent One gebruiken, analyses maken en de datasets van uw organisatie ermee in kaart brengen.

1. Selecteer in het linkernavigatievenster van Activity Center het Diligent One-dashboard dat u als sjabloon wilt gebruiken.

   U herkent de Diligent One-dashboardsjablonen aan het T-pictogram aan het einde van de naam van elke sjabloon.

2. Selecteer op de pagina die wordt weergegeven, in de rechterbovenhoek Gebruiken als sjabloon.

3. Selecteer Dashboards beheren.

   De pagina Analyses wordt geopend en toont de analyses die zijn gegenereerd via de Diligent One-dashboardsjabloon. Deze analyse behoudt dezelfde naam als de geselecteerde sjabloon en bevat een tijdstempel dat aangeeft wanneer deze voor het laatst is gebruikt.

4. Selecteer de sjabloon.

5. Selecteer op de pagina die verschijnt, op het tabblad Gegevens de optie Gegevenssets.

6. Selecteer in het gegevenssetvak de gegevensset die u wilt gebruiken en selecteer via het pictogram met meer opties (drie puntjes) de optie Vervangen.

   Opmerking

   Voordat u gegevenssets vervangt, moet u ervoor zorgen dat de gegevensset van uw organisatie alle vereiste kolommen voor de dashboardsjabloon bevat. Ontbrekende kolommen kunnen een negatief effect hebben op de functionaliteit van de sjabloon.

7. Selecteer in de lijst met vervangende gegevenssets de dataset die u wilt gebruiken in plaats van de demogegevensset.

8. Controleer of er discrepanties zijn in velden en hiërarchieën en selecteer Veldtoewijzing bijwerken.

9. Nadat de gegevenssets zijn vervangen en de velden zijn toegewezen, selecteert u Dashboard publiceren.Dashboard publiceren.

Een Activiteitencentrum-dashboard bewerken

Volg deze stappen om een van de volgende handelingen uit te voeren:

• Een nieuw dashboard maken vanuit een bestaand dashboard.
• Een bestaand dashboard vervangen door een nieuw dashboard.

1. Selecteer vanaf de startpagina van Platform (www.diligentoneplatform.com) de Activiteitencentrum-app om deze te openen.

   Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Activiteitencentrum-app te switchen.

2. Selecteer in het linkernavigatievenster het aangepaste dashboard waaraan u wijzigingen wilt aanbrengen.
3. Klik op Bewerken. De pagina Dashboard bewerken wordt weergegeven.
4. Breng uw wijzigingen aan, klik op Delen en selecteer Dashboard publiceren.

   Het dialoogvenster Een dashboard publiceren wordt weergegeven.

5. Voer een van de volgende handelingen uit:

   • Als u een nieuw dashboard wilt maken, selecteert u Nieuw dashboard publiceren als, voert u een naam in en klikt u op Dashboard publiceren. Er wordt een dashboard gemaakt en gepubliceerd en dit dashboard is beschikbaar in het linkernavigatievenster van de app Activiteitencentrum
   • Als u een bestaand dashboard wilt vervangen, selecteert u Een bestaand dashboard vervangen, selecteert u het dashboard dat u wilt vervangen in de vervolgkeuzelijst, geeft u dat dashboard indien gewenst een nieuwe naam en klikt u op Dashboard publiceren. Het geselecteerde bestaande dashboard wordt vervangen door het nieuwe en is beschikbaar in het linkernavigatievenster van de app Activiteitencentrum.
     Opmerking

     Het publiceren kan wat tijd kosten. Vernieuw de pagina als u uw wijzigingen na een paar minuten nog niet ziet.

Meer informatie over het publiceren van een dashboard in QuickSight is te vinden in Dashboards publiceren.

6. Optioneel. Meer informatie over het delen van dashboards is te vinden in Dashboards delen.

Let op

Als een dashboard is gekoppeld aan Boards-sites met een goedgekeurde status, wordt de goedgekeurde status ingetrokken zodra een dashboard wordt bijgewerkt. Het gevolg daarvan is dat het dashboard niet meer kan worden bekeken door bestuurders en opnieuw het goedkeuringsproces moet doorlopen.

Een Activiteitencentrum-dashboard verwijderen

Volg deze stappen om een dashboard te verwijderen.

1. Selecteer vanaf de startpagina van Platform (www.diligentoneplatform.com) de Activiteitencentrum-app om deze te openen.

   Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Activiteitencentrum-app te switchen.

2. Klik op Dashboards beheren. De pagina Analyses wordt geopend.
3. Klik op Dashboards.
   De pagina Dashboards wordt geopend en de beschikbare dashboards worden hierop weergegeven.
4. Klik op de drie puntjes op het dashboard dat u wilt verwijderen, selecteer Verwijderen en klik op Verwijderen.
   Het dashboard wordt verwijderd uit het linkernavigatievenster van de app Activiteitencentrum.

Let op

Als u Verwijderen selecteert, wordt het dashboard permanent verwijderd uit het account en verdwijnt dit uit alle mappen (als u mappen hebt gebruikt om uw dashboards in te delen). Dit kan niet ongedaan worden gemaakt. U kunt echter wel nog andere dashboards openen en maken uit de analyse van waaruit het verwijderde dashboard is gepubliceerd.

Gegevenssets van de Projecten-app

De volgende tabel biedt een overzicht van de koppeling tussen gegevenssets van de Projecten-app die zijn gebruikt voor het maken van dashboards en waar de gegevens uit worden gehaald in de Projecten-app. Elk project in de app Projecten heeft de volgende tabbladcategorieën voor het organiseren en beheren van projecten: Dashboard, planning, veldwerk, controles, beoordelingen, resultaten en problemen. De gegevenssets die worden gebruikt voor dashboards zijn afkomstig van de gegevens die worden gevolgd in deze tabbladen, evenals de bijbehorende subtabbladen en secties.