E-mailmeldingen van Diligent One beheren

Gebruik de Meldingsinstellingen op het Diligent One-platform om te bepalen welke e-mailmeldingen voor de gebruikers in uw organisatie beschikbaar zijn en hoe ze worden geleverd.

U kunt:

  • Specifieke meldingscategorieën voor een toepassing in- of uitschakelen.

  • Stel in of een categorie wordt afgedwongen door de organisatie of wordt beheerd door individuele gebruikers.

  • Bepaal of e-mailbundeling beschikbaar is voor een categorie en definieer de standaardbundeling van de organisatie.

Het meldingsgedrag wordt bepaald op drie niveaus:

  • Standaardinstellingen van het systeemDiligent One definieert de meldingscategorieën, het standaardgedrag en de beschikbare configuratieopties.

  • Beheerders (organisatieniveau)Systeembeheerders kunnen het volgende instellen:

    • Een categorie uitschakelen voor iedereen in de organisatie.

    • Meldingen voor een categorie afdwingen, zodat alle gebruikers meldingen ontvangen en deze niet kunnen uitschakelen.

    • Gebruikers in staat stellen een categorie te beheren, zodat ze kunnen beslissen of ze dat meldingstype willen ontvangen.

    • E-mailbundeling voor een categorie in- of uitschakelen en de standaardbundeling voor de hele organisatie instellen, indien dit wordt ondersteund.

  • GebruikerWanneer een categorie is ingesteld als een categorie die door de gebruiker wordt bepaald, kunnen gebruikers hun voorkeuren beheren op de pagina Meldingsvoorkeuren in het menu Profiel. Raadpleeg E-mailmeldingen uitschakelen voor meer informatie.

Opmerking
  • Gebruikers die melden geen e-mailmeldingen te ontvangen, moeten mogelijk hun spamfilter controleren.

  • E-mailmeldingen worden verzonden via notifications@diligentoneplatform.com tenzij uw bedrijf een aangepaste afzender heeft ingesteld. Zie voor meer informatie Een aangepaste e-mailafzender instellen.

  • Instellingen op organisatieniveau hebben altijd voorrang. Als een categorie is uitgeschakeld of afgedwongen op organisatieniveau, kunnen gebruikers deze niet overschrijven in hun persoonlijke voorkeuren.

U kunt ook meerdere meldingen groeperen om het aantal e-mailmeldingen uit dezelfde categorie te verminderen. Wanneer bundelen voor een categorie is ingeschakeld, verzamelt de meldingsservice gedurende een bepaalde periode meldingen voor elke gebruiker en worden deze gezamenlijk verzonden, op basis van de planning die u op organisatieniveau configureert of, indien toegestaan, die door individuele gebruikers worden gekozen.

Apps

De voor u beschikbare apps zijn afhankelijk van de editie van Diligent One (standaard of premium) die in gebruik is, en of uw organisatie eventuele add-on-apps heeft gekocht.

Zie Abonnementen, edities en mogelijkheden voor meer informatie.

Opmerking

Meldingcategorieën zijn momenteel niet beschikbaar voor alle toepassingen.

E-mailtaal

Wanneer een e-mail wordt verzonden naar een adres dat bij een gebruiker hoort, wordt de e-mailinhoud weergegeven in de taalinstellingen van de gebruiker. Wanneer een e-mail wordt verzonden naar een e-mailadres dat niet bij een gebruiker hoort, wordt de e-mailinhoud weergegeven in de standaardtaalinstellingen van de organisatie.

E-mailbundeling voor meldingscategorieën

Gebruik e-mailbundeling om te bepalen hoe vaak gebruikers e-mails uit berichtcategorieën met een hoog volume ontvangen. Een meldingscategorie is een benoemde groep met gerelateerde meldingen die samen worden beheerd.

  • E-mailbundeling wordt geconfigureerd per meldingscategorie.

  • Als systeembeheerder bepaalt u of bundeling voor een categorie beschikbaar is en stelt u de standaardbundeling voor alle gebruikers in de organisatie in, zoals direct, om de paar minuten, elk uur of eenmaal per dag verzenden.

  • Waar uw configuratie dit toestaat, kunnen gebruikers de bundelingsfrequentie voor een categorie in hun eigen meldingsvoorkeuren wijzigen. Raadpleeg E-mailmeldingen uitschakelen voor meer informatie.

  • Als bundeling voor een categorie is uitgeschakeld of is ingesteld op Direct als er updates beschikbaar zijn, worden meldingen voor deze categorie als afzonderlijke e-mails verzonden.

Meldingsinstellingen definiëren

Als systeembeheerder kunt u definiëren welke meldingsinstellingen gebruikers kunnen configureren en standaardvoorkeuren instellen die in overeenstemming zijn met de richtlijnen van uw organisatie.

  1. Open de startpagina van Platform (www.diligentoneplatform.com).

    Opmerking

    Als uw bedrijf meer dan één organisatie gebruikt op het Diligent One-platform, zorg er dan voor dat de juiste organisatie actief is.

  2. Selecteer Platforminstellingen in het linkernavigatievenster.

    In de linkernavigatie worden de verschillende opties voor platforminstellingen weergegeven.

  3. Selecteer onder Organisatiebeheer de optie Meldingsinstellingen.
  4. Selecteer op de pagina Meldingsinstellingen de knop Instellingen definiëren naast Productspecifieke meldingsvoorkeuren.
  5. Ga naar de pagina Productspecifieke meldingsinstellingen en vouw in de lijst met geïntegreerde toepassingen de toepassing uit waarvoor u de instellingen wilt configureren.
  6. Selecteer in de lijst met categorieën de knop Configureren naast de categorie waarvoor u de instellingen wilt definiëren.
  7. Voer in het configuratievenster de volgende handelingen uit:
    1. Gebruikers kunnen meldingen in- of uitschakelenSchakel Ja of Nee in of uit, afhankelijk van de vraag of gebruikers een categorie mogen beheren.

    2. De standaard status van meldingen voor alle gebruikersSchakel Aan of Uit in of uit om de standaardmeldingsstatus in te stellen.

    3. Details instellenSchakel Ja of Nee in of uit, afhankelijk van de vraag of gebruikers e-mails mogen bundelen en plannen.

    4. Selecteer de standaard bundeloptie voor alle gebruikersSelecteer een van de volgende opties op basis van de frequentie waarmee u e-mails wilt groeperen:

      • Direct beschikbaar als updates

      • Elke 5 minuten gegroepeerd

      • Elke 15 minuten gegroepeerd

      • Elke 60 minuten gegroepeerd

      • Dagelijks gegroepeerd om: selecteer in de vervolgkeuzelijst het tijdstip waarop de gegroepeerde e-mail wordt verzonden.

    5. Selecteer Opslaan.

Gedetailleerde informatie