Certificeringsprogramma's maken

Stuur certificeringsaanvragen naar belanghebbenden in verschillende afdelingen binnen uw organisatie.

Voordat u begint

Voordat u een certificeringsprogramma kunt aanmaken, moet u een project aanmaken en één van de volgende items in het project definiëren:

Werkplan-workflow	Interne controle-workflow
Doelen Risico's Procedures	Doelen Beschrijvingen Risico's Controles

Hoe het werkt

Een certificeringsprogramma is een beheersysteem die de groepen personen definiëren die moeten certificeren, de items die ze moeten certificeren en andere contextuele informatie. U kunt nu meerdere certificeringsprogramma's in één project aanmaken.

Zodra u een certificeringsprogramma hebt gemaakt, kunt u vanuit de Projecten-app certificeringsaanvragen ( Resultaatvragenlijsten) naar de juiste belanghebbenden sturen, de voortgang monitoren en reacties verzamelen voor analyse.

Workflow

Statussen

Zodra u een certificeringsprogramma hebt gemaakt, kunt u de status van elk programma bekijken in het gedeelte Certificeringen op het projectdashboard:

Status	Beschrijving
Voorlopige versie	U hebt de opzet van het certificeringsprogramma opgeslagen en ervoor gekozen om later vragenlijsten naar de deelnemers te sturen.
Niet gestart	U hebt de deelnemers een vragenlijst toegestuurd, maar u hebt geen reacties ontvangen.
Bezig	Deelnemers zijn begonnen met het beantwoorden van de vragenlijst en hebben hun antwoorden opgeslagen. Er is minstens één vragenlijst ingediend.
Voltooid	Alle deelnemers hebben antwoorden op de vragenlijst ingediend.
Te laat	De vervaldatum van het certificeringsprogramma is verstreken en minstens één deelnemer heeft zijn antwoord op een vragenlijst ingediend.

Voortgang

Het gedeelte Certificeringen op het projectdashboard geeft ook de algemene voortgang van elk programma weer. De voortgang vertegenwoordigt het aantal voltooide vragenlijsten tegenover het totale aantal vragenlijsten voor het certificeringsprogramma voor alle groepen.

Certificeringstypen

U kunt twee soorten certificeringen aanmaken:

• Opeenvolgend: vereist dat deelnemers in een bepaalde volgorde reageren (standaard)
• Parallel : hiermee kunnen deelnemers tegelijkertijd reageren

Certificeringsniveaus

Het certificeringsniveau definieert het type item in de Projecten-app dat gecertificeerd moet worden. Afhankelijk van de workflow van het project, kunt u de volgende items in een certificeringsprogramma opnemen:

Workflow	Item	Handig voor ...
Werkplan	Doelen	SOX-programma's die meerdere procedures per doel certificeren
	Risico's	Beoordelingsenquêtes uitvoeren
	Procedures	SOX-programma's die certificeren door middel van individuele procedures
Interne controle	Doelen	SOX-programma's die meerdere controles per doel certificeren
	Beschrijvingen	SOX-programma's die certificeren door middel van individuele procesbeschrijvingen
	Risico's	Beoordelingsenquêtes uitvoeren
	Controles	SOX-programma's die certificeren door middel van individuele controles

Certificeringsgegevens

Om te weten te komen waar certificeringsgegevens worden vastgelegd en tot welke gegevens anderen toegang hebben, zie Certificeringen vastleggen.

Beperkingen

• Het maximum aantal voorbeelden van resultaatvragenlijsten voor elk project is 100.000.

  Om deze certificering te verzenden, vermindert u het aantal opgegeven deelnemers of items gespecificeerd in de certificering.

• Het maximum aantal doelen, risico's, beschrijvingen of procedures/controles per certificeringsgroep is 500.

Welke wijzigingen in de Projecten-app hebben invloed op de manier waarop certificeringen werken?

Afhankelijk van de wijziging die u aanbrengt, zijn er bepaalde dingen die invloed hebben op hoe certificeringen werken.

Wijzigen	Wanneer u de wijziging kunt doorvoeren	Impact
U voegt een persoon toe aan een certificeringsgroep	Alleen als de certificering zich in een ontwerpstatus bevindt	Sequentiële certificering De persoon ontvangt pas een e-mail met een vragenlijstlinknadat de persoon voor hem/haar in de reeks een antwoord heeft ingediend. Parallelle certificering De persoon ontvangt één e-mail met een lijst van alle items waarvoor ze moeten certificeren en de bijbehorende vragenlijstkoppelingen.
U kunt een certificeringsgroep toevoegen, hernoemen of verwijderen	Op elk moment	Groep toevoegen De deelnemers in de groep kunnen beginnen met het certificeren van items zodra de certificeringsverzoeken zijn verzonden. Een groep hernoemen Geen effect. Groep verwijderen Hiermee stopt u het certificeringsproces voor de groep. Alle records in Resultaten blijven behouden. Opmerking U kunt de laatst overgebleven groep in een verzonden certificaat niet verwijderen. U kunt de certificering helemaal verwijderen, of een nieuwe groep toevoegen voordat u de oude groep verwijdert.
U vervangt een persoon door een andere persoon binnen een certificeringsgroep	Op elk moment	De antwoorden van de vorige persoon worden bewaard in de certificeringsrecords in Resultaten. Sequentiële certificering De nieuwe persoon ontvangt een e-mail met een vragenlijstlink, en de reeks reacties wordt voortgezet. Parallelle certificering De nieuwe persoon ontvangt één e-mail met een lijst van alle items waarvoor ze moeten certificeren en de bijbehorende vragenlijstkoppelingen.
U verwijdert een persoon uit een certificeringsgroep	Alleen als de certificering zich in een ontwerpstatus bevindt	Sequentiële certificering De volgende persoon in de reeks (indien van toepassing) ontvangt een e-mail met een vragenlijstlink. Parallelle certificering De persoon kan niet langer antwoorden op de vragenlijst.
U voegt een item toe of verwijdert een item voor deelnemers om te certificeren op	Alleen als de certificering zich in een ontwerpstatus bevindt	Deelnemers kunnen de gespecificeerde items certificeren zodra u de certificeringsverzoeken hebt verzonden.
U verwijdert een item dat is opgenomen in de certificering	Op elk moment Opmerking U moet het item uit de certificering verwijderen of de certificering verwijderen voordat u het item kunt verwijderen.	Antwoorden op vragenlijsten die betrekking hebben op een item worden bewaard in Resultaten. Alle openstaande vragenlijstlinks met betrekking tot het item vervallen en e-mails worden niet meer verzonden.
U doet één van het volgende: Certificeringen binnen het project uitschakelen Archiveer het project Het project tijdelijk verwijderen	Op elk moment	Alle openstaande vragenlijstlinks mvervallen en e-mails worden niet meer verzonden. De verzameling is gearchiveerd in Resultaten.
U dearchiveert of herstelt een verwijderd project	Op elk moment	De betreffende verzameling in Resultaten wordt ook niet gearchiveerd of hersteld, en het certificeringsproces wordt hervat.
U kunt een project definitief verwijderen	Op elk moment	De Resultaten-verzameling wordt gearchiveerd en er wordt geen koppeling naar het project meer weergegeven.
U stuurt het project door	Op elk moment	Certificeringen worden in concept naar het nieuwe project gekopieerd Vragenlijsten worden niet automatisch naar deelnemers verzonden. U moet ze handmatig vanuit het nieuwe project verzenden. Een nieuwe verzameling wordt automatisch gemaakt in Resultaten die alle verzameling leden en eerder gemaakte vragenlijsten bevat. Het nieuwe project en de nieuwe verzameling worden automatisch gekoppeld.
U kopieert een certificering	Op elk moment	De details van het certificeringsprogramma en eventuele bijgevoegde bestanden worden gekopieerd. Het certificeringsprogramma is opgeslagen als een ontwerp. Antwoorden van certificeringen ( Resultatenrecords) worden niet gekopieerd.
U verwijdert een certificering	Op elk moment	De certificering wordt definitief verwijderd uit de Projecten-app. Alle openstaande vragenlijstlinks mvervallen en e-mails worden niet meer verzonden. Alle vragenlijsten in Resultaten blijven behouden.

Voorbeelden

Machtigingen

Systeembeheerder met een Professioneel-abonnement van Launchpad om de certificeringen in te schakelen.

Professionele beheerders en professionele gebruikers hebben lees- en schrijftoegang tot certificeringen. Executives met supervisie, Beoordelaars met supervisie en Bijdragermanagers hebben leestoegang tot certificeringen.

Certificeringen inschakelen

Schakel certificeringen in een project in om te beginnen met het maken van een certificeringsprogramma.

1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Projecten-app om deze te openen.

   Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.

   De startpagina Projecten wordt geopend.

2. Open een project.

   Het projectdashboard wordt geopend.

3. Klik op het tabblad Instellingen van het projectbeheer.

   Het subtabblad Instellingen wordt geopend.

4. Selecteer naast Certificeringen de optie Inschakelen.
5. Klik op Opslaan.

   Resultaat Certificeringen is ingeschakeld in het project. U kunt op de link Resultaten verzamelen klikken om een vragenlijst te maken. Voor meer informatie raadpleegt u Vragenlijsten maken.

Een certificeringsprogramma maken

Certificeringsdetails invoeren

Voer basisinformatie over de certificering in, pas het onderwerp en bericht van uw e-mail aan en verstrek relevante details aan de mensen die deelnemen aan het certificeringsprogramma.

1. Klik binnen het project op het tabblad Dashboard.
2. Klik op Certificering toevoegen.

   De wizard Certificering aanmaken wordt geopend.

3. Voer de informatie in de volgende velden in:
   • Geef een naam op als titel van het certificeringsprogramma

     De maximale tekenlimiet is 120.

   • Uiterste datum de datum waarop het certificeringsprogramma afgerond moet zijn
4. Optioneel. Vouw een van de volgende secties uit en voer informatie in:

   Sectie	Veld	Beschrijving
   Aangepaste e-mail	E-mailonderwerp	Definieer een aangepaste onderwerpregel voor de e-mail. Dit onderwerp wordt gebruikt voor de eerste uitnodiging en voor eventuele vervolgherinneringen die u verstuurt, maar u kunt het later ook bewerken.
   	E-mailbericht	Definieer een aangepast bericht voor de e-mail. Dit bericht wordt gebruikt voor de eerste uitnodiging en voor eventuele herinneringen die u verstuurt, maar u kunt het later ook bewerken. De tekenlimiet is 50.000.
   Aanvullende informatie	Aanvullende informatie	Beschrijf aanvullende instructies voor de mensen die deelnemen aan het certificeringsprogramma. Deze informatie wordt weergegeven in de vragenlijst die naar de deelnemers van het certificeringsprogramma wordt verzonden. De tekenlimiet is 50.000.
   Extra bestanden	Extra bestanden	Bestanden uploaden om ondersteunende documentatie op te nemen. Opmerking Als de vragenlijst al bijgevoegde bestanden bevat, worden alle later bijgevoegde bestanden die zijn toegevoegd als onderdeel van het gedeelte Aanvullende bestanden toegevoegd aan de vragenlijst. Opmerking Bestanden die aan het certificeringsprogramma zijn toegevoegd, kunnen niet worden geciteerd met behulp van de Verwijzingsmodus. Opmerking Om beveiligingsredenen accepteert Diligent One geen bestandsbijlagen met de volgende extensies: .bat, .com, .dmg, .exe of .scr. Bijgevoegde bestanden downloaden Mensen die deelnemen aan het certificeringsprogramma kunnen bijgevoegde bestanden downloaden. Deelnemers kunnen bijgevoegde bestanden niet downloaden wanneer: het project dat het certificeringsprogramma bevat, gearchiveerd is het certificeringsprogramma is afgerond Deelnemers kunnen bijgevoegde bestanden downloaden wanneer: het project dat het certificeringsprogramma bevat gedearchiveerd is een nieuwe groep wordt toegevoegd aan een voltooide certificering het project dat het certificeringsprogramma bevat doorgestuurd is

5. Klik op Opslaan en doorgaan

Een vragenlijst maken of selecteren

Specificeer de vragenlijst die u naar deelnemers aan het certificeringsprogramma wilt sturen.

1. Voer een van de volgende acties uit:
   • Als u eerder een vragenlijst Resultaten hebt gemaakt, selecteer dan een vragenlijst.
   • Als u nog geen bestaande vragenlijsten voor Resultaten hebt Klik op Vragenlijst maken en maak uw vragenlijst in Resultaten. Als u klaar bent, gaat u terug naar de wizard, vernieuwt u de pagina en selecteert u de vragenlijst.

     Voor meer informatie raadpleegt u Vragenlijsten maken.

     Opmerking

     • De knop Vragenlijst maken is alleen beschikbaar voor systeembeheerders met een Professioneel abonnement.
     • U kunt slechts één vragenlijst per certificering selecteren.

     Tip

     Alle aanvullende instructies en bestanden die u eerder hebt opgegeven, worden opgenomen in de vragenlijst die naar de deelnemers wordt gestuurd.

2. Klik op Opslaan en doorgaan

   U kunt ook op Opslaan en sluiten klikken om de certificering in de huidige staat op te slaan en er op een later tijdstip naar terug te keren.

Overweeg welke gegevens u wilt dat deelnemers zien

Wanneer u iemand vraagt om deel te nemen aan het certificeringsproces, heeft hij/zij verschillende mogelijkheden om gegevens te zien waarvoor hij/zij certificeert.

• In de e-mail die hen uitnodigt om deel te nemen
• In de vragenlijst die ze beantwoorden
• In de verzameling Resultaten waarin reacties worden opgeslagen (als ze daar toegang toe hebben)

Voordat u iemand uitnodigt om deel te nemen, moet u bedenken welke gegevens u wilt dat zij zien, en welke gegevens u niet wilt zien. Let vooral op beveiligings- of privacybelangen en op de context. Deelnemers hebben genoeg context nodig om te begrijpen wat u van hen vraagt, maar te veel informatie kan hen in verwarring brengen of informatie blootleggen die niet voor hen bedoeld is.

• Voor hulp bij het bepalen welke velden zij in de uitnodigings-e-mail te zien krijgen, zie Vragenlijst-e-mails aanpassen.
• Voor hulp bij het bepalen welke velden zij in de vragenlijst te zien krijgen, zie Vragenlijsten maken.
• Voor hulp bij het controleren van wat mensen in Resultaten kunnen zien, raadpleegt u Instellingen van de Resultaten-app.

Deelnemers en items opgeven

Specificeer de deelnemers en items die moeten worden opgenomen in de certificering. U kunt ook definiëren of deelnemers in een bepaalde volgorde of tegelijkertijd moeten reageren.

1. Definieer het volgende:

   Veld	Beschrijving
   Type	definieert de certificeringsworkflow: Opeenvolgend vereist dat deelnemers in een bepaalde volgorde reageren De standaardinstelling is Opeenvolgend. Parallel : hiermee kunnen deelnemers tegelijkertijd reageren Opmerking Als u de certificering hebt aangemaakt, kunt u dit veld niet meer wijzigen.
   Certificering Niveau	definieert het type item in de Projecten-app dat gecertificeerd moet worden Opmerking Als u de certificering hebt aangemaakt, kunt u dit veld niet meer wijzigen.

2. Maak een certificeringsgroep aan om de deelnemers aan het certificeringsprogramma op te geven:
   1. Voer in het veld Groepsnaam een beschrijvende naam in voor de groep.
   2. Voer in het veld Werknemers zoeken / type e-mailadres een e-mailadres in of begin te typen om uit een lijst van gebruikers in de Diligent One-instantie te kiezen.

      Als u een Sequentiële certificeringsworkflow hebt geselecteerd, kunt u bovendien de deelnemers binnen de groep opnieuw rangschikken, zodat ze in de juiste volgorde kunnen reageren.

      Tip

      U kunt meerdere certificeringsgroepen aanmaken. Vragenlijsten kunnen naar iedereen worden verzonden, inclusief niet-gelicentieerde gebruikers.

3. Geef aan op welke items de groep moet certificeren.

   U kunt de ID's, titels en beschrijvingen van items bekijken, zodat u gemakkelijk kunt bepalen wat u in het certificeringsprogramma wilt opnemen.

   Opmerking

   Als u een Parallelle certificeringsworkflow hebt geselecteerd en u selecteert een item met een gedefinieerde eigenaar, dan wordt de eigenaar automatisch toegevoegd als deelnemer aan de groep. Zo kunt u sneller belanghebbenden identificeren zonder te hoeven onthouden wie waar de eigenaar van is.

   Als de eigenaar dezelfde is voor meerdere items, wordt slechts één exemplaar van de eigenaar weergegeven. Eigenaren worden niet automatisch verwijderd als deelnemers van een groep wanneer u alle items waarvan zij eigenaar zijn deselecteert.

   Tip

   Meerdere groepen kunnen hetzelfde item certificeren.

4. Klik op Groep opslaan.
5. Optioneel. Klik op Nog een groep toevoegen en herhaal stap 2-4 om extra certificeringsgroepen te definiëren.
6. Wanneer u klaar bent, klikt u op Opslaan en gaat u verder.

Beoordelen en afronden

Controleer uw certificeringsinstellingen en kies ervoor om certificeringen later of onmiddellijk te verzenden.

1. Controleer het certificeringsprogramma dat u gedefinieerd hebt.
2. Voer een van de volgende acties uit:
   • Het certificeringsprogramma bijwerken Klik op Bewerken naast de betreffende sectie.
   • De opzet van het certificeringsprogrammaopslaan en later certificeringen verzenden Klik op Later verzenden.
   • De certificeringen onmiddellijk verzenden Klik op Certificeringen verzenden en klik op Nu verzenden in het bevestigingsvenster.

     Deelnemers ontvangen één e-mail per item waarvoor zij zich moeten certificeren voor elke certificeringsgroep waartoe zij behoren.

     Opmerking

     Wanneer de certificering eenmaal naar de deelnemers is verzonden, kunt u het volgende niet meer doen:

     • het certificeringstype of -niveau wijzigen
     • de vragenlijst die u naar deelnemers stuurt wijzigen

       De vragenlijst zelf kunt u echter nog steeds bewerken in Resultaten.

     • deelnemers opnieuw sorteren of ze uit een certificeringsgroep verwijderen als ze een antwoord op de vragenlijst hebben ingediend

Een certificeringsprogramma bekijken of bijwerken

Bekijk de instellingen van uw certificeringsprogramma en werk geconfigureerde instellingen bij.

1. Ga naar het tabblad Dashboard binnen een project en navigeer naar het gedeelte Certificeringen .

   Alle certificeringen worden in een tabel weergegeven en gesorteerd in aflopende volgorde op vervaldatum.

2. Klik op de overloopknop  naast de betreffende certificering en selecteer Bewerken.

   De wizard Certificering bewerken wordt geopend.

3. Klik op Bewerken naast de betreffende onderdeel, maak mogelijke bewerkingen en sla je wijzigingen op.

Vragenlijsten opnieuw versturen naar alle deelnemers

Stuur een herinneringse-mail naar alle deelnemers die geen antwoord op de vragenlijst hebben gegeven.

1. Ga naar het tabblad Dashboard binnen een project en navigeer naar het gedeelte Certificeringen .
2. Klik op de overloopknop  naast de betreffende certificering en selecteer Herinneringen verzenden.

   Resultaat Er wordt een herinneringse-mail gestuurd naar alle deelnemers die nog moeten reageren.

Gegevens weergeven in Resultaten

Weergavereacties worden vastgelegd in een tabel met elke vraag gedefinieerd als een afzonderlijke kolom.

1. Ga naar het tabblad Dashboard binnen een project en navigeer naar het gedeelte Certificeringen .
2. Klik op de overloopknop  naast de betreffende certificering en selecteer Resultaten weergeven.

   Resultaat De resultatentabel wordt in een nieuw tabblad geopend. Als de certificering in conceptmodus staat, wordt de verzameling resultaten in een nieuw tabblad geopend.

Een certificeringsprogramma kopiëren

Kopieer een bestaand certificeringsprogramma om de insteltijd te verkorten.

1. Klik op het tabblad Dashboard binnen een project op de overloopknop  naast de betreffende certificering, selecteer Kopiëren, en klik op Certificering kopiëren.

   De details van het certificeringsprogramma en eventuele bijgevoegde bestanden worden gekopieerd. Het certificeringsprogramma is opgeslagen als een ontwerp. Het gekopieerde certificeringsprogramma wordt voorafgegaan door "Kopie van" voor gemakkelijke identificatie.

   Opmerking

   Antwoorden van certificeringen ( Resultatenrecords) worden niet gekopieerd.

2. Optioneel. pen de gekopieerde certificering en werk eventuele details bij in de wizard Certificering bewerken .

   Tip

   Meerdere certificeringen kunnen dezelfde naam hebben.

3. Verzend de certificeringen later of onmiddellijk.

   Resultaat Het certificeringsprogramma wordt als concept opgeslagen voor later gebruik, of de certificeringsverzoeken worden onmiddellijk naar belanghebbenden verzonden.

Een certificeringsprogramma verwijderen

Verwijder een certificeringsprogramma om het permanent van een project te verwijderen.

1. Klik op het tabblad Dashboard binnen een project op de overloopknop  naast de betreffende certificering, selecteer Verwijderen.
2. Klik op Certificering verwijderen in het pop-upvenster om te bevestigen.

   Resultaat Diligent One begint het certificeringsprogramma te verwijderen. Het kan enige tijd duren voordat het proces is voltooid.