Bewijs van resultaten koppelen

Koppel gegevens van resultaten aan uw documentatie in Projecten om informatie te consolideren, beoordelingen te onderbouwen en eenvoudig goed te keuren wanneer correctie is voltooid.

Voordat u begint

Uw organisatie moet zowel Projecten als Resultaten gebruiken en de volgende taken in elke app uitvoeren:

AppTaken
Projecten / Raamwerken
  1. Maak een project of een raamwerk aan.
  2. Voeg Doelen toe aan het project of raamwerk.
  3. Defineer risico's en procedures of risico's of controles.
Resultaten

Maak de tabel of metriek die u als bewijs wilt koppelen.

Hoe het werkt

Tijdens elke beoordelingsfase kunt u verschillende soorten bewijs koppelen om uw documentatie te ondersteunen. Als u een bewijst koppelt, kunt u uitzonderingen of belangrijke informatie met betrekking tot een controle die niet lukt markeren, en subjectiviteit in risicobeoordelingen wegnemen.

U kunt ook bewijsmateriaal koppelen om de herstelstatus te bekijken en eenvoudig goed te keuren wanneer alle uitzonderingen zijn gecorrigeerd.

Welke soorten bewijs kunnen gekoppeld worden?

In de volgende tabel ziet u de verschillende soorten Resultaatgegevens die u aan Projecten-items kunt koppelen:

Resultaten-gegevensProjecten-items

Statistiek

Tip

Metrieken bewaken de gegevens in een enkele kolom van een tabel (Gegevensanalyse, Enquête of Gebeurtenisrapport) gedurende een tijdsperiode met behulp van een aggregatiefunctie.

Werkplan-workflow:

  • risico's in een project
  • uitvoeringsprocedures in een project

Interne controle-workflow:

  • risico's in een project
  • stapsgewijze beschrijvingen in een project
  • testen in een project

Tabellen:

  • Gegevensanalyse
  • Enquêtes
  • Gebeurtenisrapporten

Werkplan-workflow:

  • risico's in een project of raamwerk
  • uitvoeringsprocedures in een project

Interne controle-workflow:

  • risico's in een project of raamwerk
  • stapsgewijze beschrijvingen in een project
  • testen in een project

Voorbeelden

Scenario

U moet mogelijke dubbele betalingen voor dezelfde factuur bijhouden om ongepaste betalingen op te sporen en te voorkomen. Als onderdeel van uw taken moet u het risico voortdurend bewaken en alle kwartalen rapporteren waarin potentiële dubbele betalingen meer dan 11% van de totale betalingen bedragen.

Verwerken

Om deze drempel te bewaken, configureert u een Key Risk Indicator in Resultaten door:

  1. De metrische gegevens te filteren op potentiële dubbele betalingen, zodat alleen potentiële dubbele betalingen worden gemeten.
  2. De statistische berekeningsperiode in te stellen op driemaandelijks.
  3. Een metriek % van Totaal aan te maken die potentiële dubbele betalingen berekent als een percentage van de totale betalingen.
  4. De drempel voor de metriek instellen op groter dan 11.

Om de metriek in Projecten weer te geven, koppelt u de metriek aan het juiste risico in een project.

Resultaat

Als potentiële dubbele betalingen meer dan 11% van de totale betalingen per kwartaal bedragen, geeft de metriek aan dat de drempel is overschreden.

Tip

U kunt triggers instellen om belangrijke belanghebbenden op de hoogte te stellen wanneer een statistiek onder of boven een drempel komt. Voor meer informatie raadpleegt u Automatische activiteit activeren.

Scenario

U maakt een gegevensanalyse waarin 100 facturen worden onderzocht. Als onderdeel van uw analyse identificeert u twee facturen die niet door het juiste personeel zijn goedgekeurd, en maakt u een interpretatie die de uitzonderingsgegevens visualiseert.

U wilt deze informatie als bewijs toevoegen aan een controletest, zodat:

  • alle 100 facturenrecords zichtbaar zijn EN
  • de twee uitzonderingen duidelijk worden genoteerd

Verwerken

Om de gegevensanalyse in Projecten weer te geven, koppelt u de gegevensanalyse en de bijbehorende interpretatie aan de relevante test.

Resultaat

De gegevensanalyse wordt in de betreffende test weergegeven. De gegevensanalyse toont de hele populatie van bemonsterde facturen, terwijl de interpretatie de belangrijke records uit de analyse belicht.

Machtigingen

Om gegevens van Resultaten te koppelen aan een item in Projecten moet u:

  • de rol Professionele beheerder of Professionele gebruiker toegewezen krijgen binnen het project of raamwerk in Projecten
  • weergavetoegang hebben tot de juiste gegevens binnen de verzameling in Resultaten

Stappen

Ga naar het juiste item in een project of raamwerk

ItemStappen
Risico
  1. Open een project of raamwerk.
  2. Klik op het Veldwerk-tabblad, of, indien u zich binnen een raamwerk bevindt, klik op het tabblad Doelen.
  3. Naast het juiste proces klikt u op Ga naar en selecteert u Risicocontrolematrix.
  4. Klik op Risico naast het label Weergeven op.
  5. Klik op de betreffende risicotitel.
Uitvoeringsprocedure
  1. Klik binnen een project op het tabblad Veldwerk.
  2. Klik op Ga naar naast het doel indien u met Uitvoeringsprocedures wilt werken en dit wilt selecteren.
  3. Klik op Bekijken/Bewerken naast de procedure waarmee u wilt werken.
Stapsgewijze beschrijving
  1. Klik binnen een project op het tabblad Veldwerk.
  2. Klik op Ga naar naast het juiste proces en selecteer Stapsgewijze beschrijvingen.
  3. Klik op Bekijken/Bewerken naast de stapsgewijze beschrijving die u wilt bekijken of bewerken.
Test
  1. Klik binnen een project op het tabblad Veldwerk.
  2. Klik op Ga naar naast het juiste proces en selecteer Testen.
  3. Klik op het tabblad voor de testronde waar u mee wilt werken.
  4. Klik op Test updaten naast de juiste test.

Bewijs koppelen

Opmerking

U kunt geen bewijs uit gearchiveerde collecties koppelen in Resultaten. Als u eerder een bewijs hebt gekoppeld en de verzameling in Resultaten waarin het bewijs zich bevindt, hebt gearchiveerd, is het bewijs beschermd met een alleen lezen-status.

  1. Klik onder Ondersteunende bestanden op Toevoegen/Verwijderen naast Metriek, Gegevensanalyse, Enquêtesof Gebeurtenisrapporten.
  2. Zoek een metriek op naam of klik op de vervolgkeuzelijst Alle verzamelingen en doe een van de volgende dingen:
    • Om een tabel te zoeken, voert u een trefwoord in.
    • Om tabellen op verzameling te filteren, selecteert u de gewenste optie in de vervolgkeuzelijst.
  3. Selecteer de juiste metriek of tabel uit de lijst.

    Als u een gegevensanalyse selecteert, worden standaard alle interpretaties geselecteerd.

    Opmerking

    U kunt resultaten van Resultaten koppelen op het niveau van gegevensanalyse of interpretaties. Een gegevensanalyse kan de hele populatie van gegevensanalyses bevatten, terwijl een interpretatie gebruikt kan worden om de belangrijke records uit een analyse te markeren.

  4. Optioneel. Als u een gegevensanalyse hebt geselecteerd, deselecteer dan de interpretaties die u niet wilt opnemen:
    1. Klik op de testtitel.
    2. Deselecteer de juiste interpretaties.
  5. Klik op Opslaan.

    Het gekoppelde bewijs wordt weergegeven onder Metrieken, Gegevensanalyse, Enquêtes of Gebeurtenisrapporten.

Gekoppeld bewijs bekijken, toevoegen of verwijderen

Voer een van de volgende acties uit:

  • Om samenvattende informatie voor een test te bekijken, klikt u op de pijl omlaag of bekijkt u gewoon het aantal actieve en opgeloste records in de test.
  • Om gedetailleerde statusinformatie voor Actieve en Opgeloste records te bekijken, beweegt u de muis over het informatiepictogram .
  • Om door te gaan naar de metrische configuratie in Resultaten, klikt u op Gegevens weergeven.
  • Om door te gaan naar de records in Resultaten, klikt u op de testkoppeling.
  • Om door te gaan naar de visualisatie in Resultaten, klikt u op de Interpretaties-koppeling.
  • Om gekoppelde metrieken of tabellen toe te voegen of te verwijderen, klikt u op Toevoegen/Verwijderen.

    Het verwijderen van metrieken of tabellen verwijdert alleen de koppeling in Projecten. De gegevens in Resultaten blijven behouden.