Werken met bijlagen

Supportbestanden binnen een project voorbereiden en consolideren.

Hoe het werkt

Bijlagen zijn een verzameling bestanden die binnen een project als supportdocumentatie of bewijs gebruikt kunnen worden. U kunt met bijlagen werken vanaf een van de volgende pagina's:

  • Planningsbestanden
  • Beschrijvingen
  • Uitvoeringsprocedures
  • Stapsgewijze beschrijvingen
  • Testen
  • Problemen
  • Acties
  • Aanvragen
  • Resultatenbestanden

Opmerking

  • Interfacetermen zijn aanpasbaar, en velden en tabbladen zijn configureerbaar. In uw exemplaar van Diligent One zijn sommige termen, velden en tabbladen mogelijk anders.
  • Als een verplicht veld leeg wordt gelaten, verschijnt er een waarschuwingsbericht: dit veld is verplicht. Sommige aangepaste velden kunnen standaardwaarden hebben.

Pagina's goedkeuren

Zodra de eerste goedkeuring op een pagina plaatsvindt, wordt de pagina alleen-lezen en kunt u geen bestanden meer uploaden, bijwerken of verwijderen op de pagina. U kunt echter nog steeds bestandsinformatie bekijken en bestanden downloaden van pagina's die zijn goedgekeurd.

Voor meer informatie raadpleegt u Werkzaamheden beoordelen en goedkeuren.

Bestanden gekoppeld in de Verwijzingsmodus bijwerken en verwijderen

Wanneer u een bestand koppelt in de Verwijzingsmodus, wordt het bestand automatisch gemarkeerd als bewijs om de integriteit van het bestand te behouden. Wanneer een bestand is gemarkeerd als bewijs, kunt u het volgende niet doen:

  • het bestand online bewerken
  • nieuwe versies van het bestand met dezelfde naam uploaden
  • het bestand verwijderen

Als u het bestand wilt bijwerken of verwijderen, moet u het bestand loskoppelen van alle gebieden in de Verwijzingsmodus waar naar het bestand wordt verwezen. Voordat u een pagina kunt verwijderen die bestanden bevat die zijn gekoppeld aan de Verwijzingsmodus (zoals Planningsbestanden, Beschrijvingen etc.), moet u het bestand loskoppelen van alle gebieden in de Verwijzingsmodus waar naar het bestand wordt verwezen.

Tip

U kunt zien waar het bestand is gekoppeld door op het koppelingspictogram naast het juiste bestand te klikken onder de sectie Ondersteunende bestanden.

Voorbeeld

Supportbestanden uploaden

Scenario

Als onderdeel van een Vendor Lifecycle Management-project hebt u onlangs de volgende controle getest:

Controle-ID Beschrijving
VCM-002 Het registratiesysteem van verkopers wordt geconfigureerd met een effectieve workflow voor kennisgeving en oplossing om ervoor te zorgen dat alle partijen worden herinnerd aan het verlengen van termijnen ruim voor de vervaldatum. De kennisgeving start een oplossingsworkflow om ervoor te zorgen dat de verlenging wordt voltooid.

Om de resultaten van uw controletest te ondersteunen, wilt u nu analyseresultaten van leveranciers met aanstaande contractverlengingen toevoegen.

Proces

U sleept de supportbestanden naar de testpagina voor de controle.

Resultaat

De bestanden worden geüpload naar het project en gekoppeld aan de betreffende controletest.

Machtigingen

  • Professionele beheerders en professionele gebruikers hebben lees- en schrijftoegang tot bestanden.
  • Superviserende executives en superviseren beoordelaars hebben alleen-lezen toegang en kunnen alleen bestandsinformatie bekijken en bestanden downloaden.
  • Bijdragerbeheerders, bijdragertesters en bijdragertesters hebben beperkte rechten en kunnen alleen bestanden bijwerken en verwijderen die ze zelf hebben geüpload.

Bestanden uploaden

Bestanden uploaden om ondersteunende documentatie in een project op te nemen. Als u een bestand uploadt met dezelfde naam als een bestaand bestand, wordt het eerdere bestand vervangen en wordt de actie weergegeven in Versiegeschiedenis.

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Projecten-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.

    De startpagina Projecten wordt geopend.

  2. Open een project.

    Het projectdashboard wordt geopend.

  3. Blader naar de pagina waar u de bestanden wilt uploaden.
  4. In het gedeelte Bijlagen uploadt u bestanden naar een project door een van de volgende handelingen uit te voeren:
    • Sleep bestanden naar de pagina.
    • Klik op Bestanden kiezen om de bestanden op uw computer te selecteren.
      Opmerking

      De maximale bestandsgrootte voor individuele bijlagen is 1GB.

      Opmerking

      Om beveiligingsredenen accepteert Diligent One geen bestandsbijlagen met de volgende extensies: .bat, .com, .dmg, .exe of .scr.

    5. Resultaat De bestanden worden naar het project geüpload en op de pagina weergegeven. Bestanden worden standaard alfabetisch gesorteerd.

Een bestand hernoemen

Zodra een bestand geüpload is, kun je het hernoemen.

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Projecten-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.

    De startpagina Projecten wordt geopend.

  2. Open een project.

    Het projectdashboard wordt geopend.

  3. Blader naar de pagina waar het bestand wordt weergegeven.
  4. Selecteer de bestandsnaam.
  5. Bewerk de naam.
  6. Selecteer het vinkje om de naam op te slaan. Een nieuwe versie wordt toegevoegd aan de documentgeschiedenis. Raadpleeg Versiegeschiedenis bekijken.

De huidige bestandsnaam en bestandslink kopiëren

Zodra een bestand is geüpload, kunt u de laatste bestandsnaam en bestandskoppeling kopiëren en deze ter referentie plakken.

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Projecten-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.

    De startpagina Projecten wordt geopend.

  2. Open een project.

    Het projectdashboard wordt geopend.

  3. Blader naar de pagina waar het bestand wordt weergegeven.
  4. Klik in het gedeelte Supportbestanden op het pictogram bestandsnaam en URL kopiëren naast het juiste bestand.
  5. Plak de bestandsnaam en link waar nodig.

Een historische versie van een bestand downloaden

U kunt een historische versie van een bestand downloaden.

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Projecten-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.

    De startpagina Projecten wordt geopend.

  2. Open een project.

    Het projectdashboard wordt geopend.

  3. Blader naar de pagina waar het bestand wordt weergegeven.
  4. Klik in het gedeelte Supportbestanden op het pictogram Versiegeschiedenis om de historische bestanden te bekijken.
  5. Voer een van de volgende handelingen uit:
    • Klik op de bestandsnaam om het bestand te downloaden.
    • Om de bestandsnaam en URL te kopiëren om deze later te downloaden, selecteert u de bestandsnaam en drukt u op Ctrl+C. Druk op Ctrl+V om de bestandsnaam en URL in de bestemming te plakken. Wanneer de link geselecteerd is, wordt het document gedownload.

Bestanden bijwerken

Upload nieuwe bestandsversies om bestanden bij te werken.

Opmerking

U kunt een bestand in een project bijwerken als:

  • de pagina waar het bestand is geüpload niet is goedgekeurd EN
  • de vorige bestandsversie niet gelinkt is in Verwijzingsmodus

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Projecten-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.

    De startpagina Projecten wordt geopend.

  2. Open een project.

    Het projectdashboard wordt geopend.

  3. Ga naar de pagina waar de eerder geüploade bestandsversie bestaat.
  4. Zorg ervoor dat de nieuwe bestandsversie die u wilt uploaden dezelfde naam heeft als het eerder geüploade bestand.
  5. In het gedeelte Bijlagen uploadt u het bestand naar een project door een van de volgende handelingen uit te voeren:
    • Sleep bestanden naar de pagina.
    • Klik op Bestanden kiezen om de bestanden op uw computer te selecteren.
      Opmerking

      De maximale bestandsgrootte voor individuele bijlagen is 1GB.

  6. Vernieuw de pagina.

    Resultaat De nieuwe bestandsversie wordt weergegeven.

    Tip

    U kunt bestanden ook bijwerken door ze online in de Projecten-app te bewerken. Voor meer informatie raadpleegt u Documenten online bewerken.

Bestandsinformatie bekijken

Sorteer bestanden en bekijk gedetailleerde bestandsinformatie zoals de datum waarop het bestand is geüpload, waar het bestand gekoppeld is in de Verwijzingsmoduse, en de versiegeschiedenis van het bestand.

Bestanden sorteren

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Projecten-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.

    De startpagina Projecten wordt geopend.

  2. Open een project.

    Het projectdashboard wordt geopend.

  3. Ga naar de pagina waar de eerder geüploade bestandsversie bestaat.
  4. Klik in het gedeelte Supportbestanden op de vervolgkeuzelijst om te sorteren op:
    • Meest recent Sorteert bijlagen op de datum waarop het bestand het laatst is gewijzigd.
    • Alfabetisch Standaard. Sorteert bijlagen door de bestanden van A tot Z op te sorteren.
    • Toegevoegd door Sorteert bijlagen op de persoon die het bestand heeft toegevoegd.

De datum weergeven waarop een bestand is geüpload

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Projecten-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.

    De startpagina Projecten wordt geopend.

  2. Open een project.

    Het projectdashboard wordt geopend.

  3. Ga naar de pagina waar het bestand eerder werd geüpload.
  4. Beweeg uw muis over het tijdstempel dat bij het bestand hoort in het gedeelte Bijlagen.

    Resultaat De datum waarop het bestand werd geüpload wordt weergegeven.

Informatie bekijken over bestanden die gekoppeld zijn in de Verwijzingsmodus

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Projecten-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.

    De startpagina Projecten wordt geopend.

  2. Open een project.

    Het projectdashboard wordt geopend.

  3. Ga naar de pagina waar het bestand eerder werd geüpload.
  4. Klik in het gedeelte Bijlagen op het koppelingspictogram naast het juiste bestand.

    Resultaat Er wordt gedetailleerde informatie weergegeven over waar het bestand is gekoppeld.

Versiegeschiedenis bekijken

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Projecten-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.

    De startpagina Projecten wordt geopend.

  2. Open een project.

    Het projectdashboard wordt geopend.

  3. Ga naar de pagina waar het bestand eerder werd geüpload.
  4. Klik in het gedeelte Supportbestanden op het tijdpictogram naast het juiste bestand.
    Opmerking

    Het tijdpictogram is alleen beschikbaar als:

    • minstens twee bestanden met dezelfde naam zijn geüpload
    • u het bestand eerder online hebt bewerkt

    Het kan zijn dat u uw browser moet verversen om het tijdpictogram weer te geven.

    Resultaat Bestanden worden gerangschikt op basis van de meest recente versie bovenaan de lijst.

Bestanden downloaden

Een enkel bestand of alle bestanden op de pagina downloaden.

Een enkel bestand downloaden

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Projecten-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.

    De startpagina Projecten wordt geopend.

  2. Open een project.

    Het projectdashboard wordt geopend.

  3. Ga naar het gedeelte Bijlagen op de pagina waar het bestand eerder werd geüpload.
  4. Optioneel. Zoek naar een statistiek door een trefwoord of zin in het zoekvak in te voeren.

    Resultaten worden tijdens het typen automatisch gefilterd.

  5. Klik op het downloadpictogram naast het bestand.
  6. Open het bestand of sla het bestand op uw computer op.

Alle bestanden op de pagina downloaden.

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Projecten-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.

    De startpagina Projecten wordt geopend.

  2. Open een project.

    Het projectdashboard wordt geopend.

  3. Ga naar de pagina waar de eerder geüploade bestandsversie bestaat.
  4. Klik in het gedeelte Bijlagen op Meer ...
  5. Selecteer Alles downloaden.
  6. Klik op Downloadenin het bevestigingsdialoogvenster.

    Er wordt een zipbestand met alle bijlagen gegenereerd:

    • De mapnaam is gebaseerd op de naam van het item en de titel, beschrijving of ID van het item (bijvoorbeeld Stapsgewijze beschrijving - C01 van Probleem - Ontgrendelde westingang).
    • De mapnaam met de bijlagen mag maximaal 60 tekens lang zijn.
  7. Open het zip-bestand of sla het zip-bestand op uw computer op.

Bestanden verwijderen

Bestanden verwijderen om ze permanent uit een project te verwijderen.

Opmerking

U kunt een bestand verwijderen als:

  • de pagina waar het bestand is geüpload niet is goedgekeurd EN
  • het bestand is niet gekoppeld als bewijs in de Verwijzingsmodus

Een enkel bestand verwijderen

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Projecten-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.

    De startpagina Projecten wordt geopend.

  2. Open een project.

    Het projectdashboard wordt geopend.

  3. Ga naar de pagina waar het bestand eerder werd geüpload.
  4. Optioneel. Zoek naar een statistiek door een trefwoord of zin in het zoekvak in te voeren.

    Resultaten worden tijdens het typen automatisch gefilterd.

  5. Klik op de prullenbak naast het bestand.
  6. Selecteer of u een enkele versie van het bestand of alle versies van het bestand wilt verwijderen.
  7. Klik op OK in het bevestigingsdialoogvenster.

Alles bestanden op een pagina verwijderen

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Projecten-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.

    De startpagina Projecten wordt geopend.

  2. Open een project.

    Het projectdashboard wordt geopend.

  3. Ga naar de pagina waar de eerder geüploade bestandsversie bestaat.
  4. Klik in het gedeelte Bijlagen op Meer ...
  5. Selecteer Alles verwijderen.
  6. Klik op OK in het bevestigingsdialoogvenster.

Bestanden worden aangevraagd

Bestanden toegevoegd aan een aanvraag zijn beschikbaar in het gedeelte Aangevraagde bestanden voor Risico, Controle, Stapsgewijze beschrijving, Testplan en Testronde. Deze functies zijn beschikbaar voor aangevraagde bestanden:

De bronlink naar het aanvraagitem waar het bestand werd geüpload wordt weergegeven. Raadpleeg Bestanden bijvoegen en opmerkingen toevoegen.