Vragenlijsten verspreiden

Als u een vragenlijst opstelt, zijn er verschillende manieren om deze te verspreiden.

• Bij het corrigeren van records om aanvullende informatie over de gegevens in een record te verzamelen.
• Als een enquête, verzonden vanuit een vragenlijsttabel als e-mail of koppeling.
• Als een gebeurtenisrapport, verzonden vanuit een tabel gebeurtenisrapport als een anonieme koppeling.
• Als onderdeel van een programma beoordelingsenquête, controleprestaties of certificering.

Wijzig wat gegevensontvangers zien

Wanneer u een vragenlijst verstuurt vanuit een record, of als onderdeel van controleprestaties of een certificering, worden gegevens uit de kolommen van de tabel voor de ontvanger weergegeven als recorddetails samen met de vragenlijst. Alle ontvangers (inclusief mensen die geen gebruik maken van Diligent One) kunnen recordgegevens bekijken en bijlagen downloaden. Deze omvatten:

• ondersteunende bestanden (gelabeld als Gerelateerde bestanden voor ontvangers)
• bijlagen in velden van het huidige record
• bijlagen in velden van gekoppelde records (wanneer één vragenlijst voor meerdere records tegelijk wordt verstuurd)
• bijlagen van eerdere respondenten voor die vragenlijst (inclusief conceptantwoorden)

Om te wijzigen welke gegevens en bijlagen in de vragenlijst verschijnen, moet u enkele instellingen aanpassen in de vragenlijst die u verzendt, evenals in de tabel waaruit deze wordt verzonden.

Stap 1: Denk na over welke gegevens u wilt laten zien aan uw ontvangers

Denk voordat u vragenlijsten verstuurt na over welke gegevens u wilt laten zien aan ontvangers en welke gegevens niet. Let vooral op beveiligings- of privacybelangen en op de context. Ontvangers hebben voldoende context nodig om te begrijpen wat u van hen vraagt, maar te veel informatie kan hen verwarren of informatie geven die niet voor hen bestemd is.

Stap 2: Instellingen voor vragenlijst wijzigen

1. Selecteer vanaf de startpagina van Platform (www.diligentoneplatform.com) de Resultaten-app om deze te openen.

   Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Resultaten-app te switchen.

2. Open de verzameling die de vragenlijst bevat, of zal bevatten, die u wilt wijzigen.
3. Voeg toe of bewerk de vragenlijst die u wilt verzenden.
4. Kies bij het opzetten van de vragenlijst onder Vragenlijstdetails voor Geselecteerde recordvelden weergeven voor de Ontvangersweergave.
   

   Opmerking

   U kunt ook Alle recordvelden verbergen kiezen. Door dit te doen, verwijdert u echter context die de ontvanger nodig zou kunnen hebben om uw vragen effectief te beantwoorden. Bovendien verhindert dit niet noodzakelijkerwijs dat velden verschijnen in de e-mail die iemand uitnodigt om een vragenlijst in te vullen. U zult dit in de volgende stap wijzigen.

5. Sla de vragenlijst op.

Stap 3: Tabelinstellingen wijzigen

1. Ga terug naar de verzameling die de tabel bevat van waaruit u de vragenlijst verstuurt.
2. Wijzig de instellingen voor de tabel van waaruit u de vragenlijst wilt versturen.
3. Bij het instellen van de tabel kiest u onder E-mail- en vragenlijstrecordinformatie de velden die u in de vragenlijst wilt opnemen.
4. Klik op Opslaan.

Stap 4: De vragenlijst verspreiden

Zie of hieronder.

Een vragenlijst versturen vanuit een record

U kunt een vragenlijst vanuit een record versturen om aanvullende informatie te verzamelen over de gegevens in dat record. U kunt dit doen voor één record of voor meerdere records tegelijkertijd.

Voor individuele gegevens

1. Selecteer vanaf de startpagina van Platform (www.diligentoneplatform.com) de Resultaten-app om deze te openen.

   Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Resultaten-app te switchen.

2. Navigeer naar de juiste tabel in een verzameling.
3. Klik in de tabel op het record waarover u een vragenlijst wilt versturen. Het deelvenster Records verwerken wordt aan de rechterkant van het scherm geopend. U kunt door records scrollen met behulp van de pijltjes omhoog en omlaag in de rechterbovenhoek van het paneel. Als u echter records hebt aangevinkt in de linkerkolom, bladeren deze pijlen door alle zichtbare records, niet alleen door de geselecteerde.
4. Klik onderaan het venster op Record #n verwerken.
5. Klik op Vragenlijst versturen. Het deelvenster Vragenlijst versturen wordt geopend.
6. Kies in de sectie Ontvanger een van de volgende opties:

   Instelling	Beschrijving
   Mezelf	Stuur de vragenlijst naar uzelf. Er wordt geen uitnodiging per e-mail verstuurd en de vragenlijst wordt in een nieuw tabblad geopend.
   Gebruiker	Specificeer de gebruiker die u de vragenlijst wilt laten beantwoorden.
   E-mail	Gebruiker met de vereiste toegang; kan gebruikers van het contactboek kiezen in de vervolgkeuzelijst of handmatig de e-mail-ID invoeren om de vragenlijst te verzenden.
   E-mail uit veld	Wijst de records toe aan een e-mail vanuit een veld in de tabel als het e-mailadres toebehoort aan een Diligent One-gebruiker

7. Kies in de lijst Vragenlijst welke enquête u wilt versturen.

   Opmerking

   Als u een Supervisie-executive of Bijdragergebruiker bent, kunt u alleen vragenlijsten selecteren die al aan de tabel zijn gekoppeld.

8. Optioneel. Upload onder Bestanden toevoegen aan instructies één of meer ondersteunende bestanden om aan de vragenlijstindiening toe te voegen. Bestanden zijn opgenomen in een gereserveerde kolom in de bijbehorende tabel.

   Opmerking

   Om veiligheidsredenen accepteert Diligent One geen bestandsbijlagen met de volgende extensies: .bat, .com, .dmg, .exe of .scr.

9. Optioneel. In de Vragenlijste-mail sectie kunt u het e-mailbericht aanpassen dat de ontvanger krijgt wanneer u de vragenlijst verzendt:
   1. Voer in het veld E-mailonderwerp de tekst voor de onderwerpregel in.
   2. Voer in het veld E-mailbericht de tekst van het e-mailbericht in.

   Opmerking

   Dit is een ad-hoc-aanpassing van de e-mail. De tekst die u levert, wordt eenmalig gebruikt en heeft geen invloed op de standaardsjabloon die bij de vragenlijst wordt gebruikt. Om de standaardsjabloon voor de vragenlijst aan te passen, zie Vragenlijst-e-mails aanpassen.

10. Voer een van de volgende handelingen uit:
    • Als u de vragenlijst aan uzelf toewijst, klik dan op Openen. De vragenlijst opent in een nieuw browservenster.
    • Als u de vragenlijst naar een aangewezen ontvanger stuurt, klik dan op Verzenden.

    Reacties worden vastgelegd in de opgegeven tabel met elke vraag gedefinieerd als een afzonderlijke kolom. Zie Tabellen koppelen aan vragenlijsten voor meer informatie.

Voor records in bulk

1. Selecteer vanaf de startpagina van Platform (www.diligentoneplatform.com) de Resultaten-app om deze te openen.

   Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Resultaten-app te switchen.

2. Navigeer naar de juiste tabel in een verzameling.
3. Om de records te selecteren waarvoor u in bulk vragenlijsten wilt versturen, doet u een van de volgende dingen:
   • Om alle zichtbare records te verwerken, selecteert u het selectievakje in de kolomkoptekst.
   • Om een subset van zichtbare records te verwerken, selecteert u twee of meer records.

   Het deelvenster Records verwerken wordt aan de rechterkant van het scherm geopend. U kunt door records scrollen met behulp van de pijltjes omhoog en omlaag in de rechterbovenhoek van het paneel. Dit zijn echter pijlen die door alle zichtbare gegevens scrollen, niet alleen door de gegevens die u hebt geselecteerd.

4. Klik onderaan het deelvenster Records verwerken op Verwerk n gecontroleerde processen. De Tabelweergave toont alleen de geselecteerde records, en u kunt zien welke records onderworpen zijn aan elke bulkverwerkingsactie die u uitvoert. U kunt de beoordeling afsluiten door op Terug naar alle records te klikken in het venster Records verwerken.
5. Klik op Vragenlijst versturen. Het deelvenster Vragenlijst versturen wordt geopend.
6. In de Ontvanger-sectie specificeert u de gebruiker die u de vragenlijst wilt laten beantwoorden. Als u ervoor kiest om zelf alle gegevens in te vullen, wordt er geen e-mailuitnodiging verstuurd. In plaats daarvan opent de vragenlijst direct in een nieuw tabblad.
7. Kies in de lijst Vragenlijst welke enquête u wilt versturen.

   Opmerking

   Als u een Supervisie-executive of Bijdragergebruiker bent, kunt u alleen vragenlijsten selecteren die al aan de tabel zijn gekoppeld.

8. Optioneel. Upload onder Bestanden toevoegen aan instructies, één of meer ondersteunende bestanden om aan elke vragenlijstindiening toe te voegen. Bestanden zijn opgenomen in een gereserveerde kolom in de bijbehorende tabel.

   Opmerking

   Om veiligheidsredenen accepteert Diligent One geen bestandsbijlagen met de volgende extensies: .bat, .com, .dmg, .exe of .scr.

9. Selecteer een van de volgende opties:
   • Eén vragenlijst per recordde ontvanger moet één vragenlijst beantwoorden voor elk geselecteerd record. Elke reactie wordt afzonderlijk vastgelegd voor elk dossier.

   Opmerking

   Als u Eén vragenlijst per record selecteert, verzendt het systeem e-mails in batches van maximaal 50 records per record. Als er meer dan 50 records zijn geselecteerd, verzendt het systeem automatisch meerdere e-mails achter elkaar. Als u bijvoorbeeld 120 records selecteert, worden er drie e-mails weergegeven: twee met elk 50 records en één met 20 records.

   • Eén vragenlijst voor alle recordsde ontvanger moet één vragenlijst beantwoorden. De enkele respons wordt geregistreerd voor alle geselecteerde records.
10. Optioneel. In de Vragenlijste-mail-sectie kunt u het e-mailbericht aanpassen dat de ontvanger krijgt wanneer u de vragenlijst verzendt:
    1. Voer in het veld E-mailonderwerp de tekst voor de onderwerpregel in.
    2. Voer in het veld E-mailbericht de tekst van het e-mailbericht in.

    Opmerking

    Dit is een ad-hoc-aanpassing van de e-mail. De tekst die u levert, wordt eenmalig gebruikt en heeft geen invloed op de standaardsjabloon die bij de vragenlijst wordt gebruikt. Om de standaardsjabloon voor de vragenlijst aan te passen, zie Vragenlijst-e-mails aanpassen.

11. Voer een van de volgende handelingen uit:
    • Als u de vragenlijst aan uzelf toewijst, klik dan op Openen. De vragenlijst opent in een nieuw browservenster.
    • Als u de vragenlijst naar een aangewezen ontvanger stuurt, klik dan op Verzenden.

Een vragenlijst als enquête verzenden

Enquêtes zijn tabellen waarin antwoorden op vragenlijsten worden opgeslagen. U kunt de vragenlijst naar een lijst van bekende ontvangers sturen, of een anonieme koppeling verspreiden voor onbekende respondenten om in te vullen. Elke reactie wordt opgeslagen als een record in de Vragenlijst en u kunt deze records verwerken of erover rapporteren.

Voordat u begint

Voordat u een vragenlijst als enquête implementeert, moet u:

1. Een vragenlijst maken en er vragen aan toevoegenzie Vragenlijsten maken
2. Een tabel maken voor enquêteszie Werken met tabellen

Wat gegevensontvangers zien

Wanneer u een vragenlijst verzendt vanuit een gebeurtenisrapportagetabel, zien respondenten geen specifieke veldinformatie, zelfs niet als de vragenlijst is ingesteld om velden weer te geven.

Distributieopties

U kunt vragenlijsten versturen naar een e-mailadres of als een anonieme koppeling.

E-mailadressen

U verstrekt een lijst van bekende ontvangers, inclusief niet-Diligent One-gebruikers, die een e-mail ontvangen met een beveiligde, unieke koppeling naar de vragenlijst. Respondenten kunnen één keer antwoorden en u kunt de responsstatus bijhouden.

Anonieme koppeling

U stelt een enkele, veilige koppeling beschikbaar voor potentiële respondenten op een centrale locatie zoals een webformulier. Deelnemers kunnen de vragenlijst invullen door op de koppeling te klikken. Ze mogen de enquête zo vaak invullen als ze willen, totdat u besluit de koppeling te deactiveren. Antwoorden zijn anoniem en u kunt de status van respondenten niet volgen.

Zodra u Enquête verspreiden hebt geselecteerd, is de anonieme koppeling actief totdat u deze uitschakelt.

De enquête verspreiden

1. Selecteer vanaf de startpagina van Platform (www.diligentoneplatform.com) de Resultaten-app om deze te openen.

   Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Resultaten-app te switchen.

2. Ga naar de verzameling die de enquête bevat.
3. Klik onder de naam van de enquête op Enquête verspreiden.

   Opmerking

   Als u een knop Vragen toevoegen ziet, betekent dit dat de gekoppelde vragenlijst geen vragen bevat. Voeg vragen toe voordat u de enquête verspreidt.

4. Selecteer de gebruikersoptie waarmee u de enquête wilt delen:
   • Iedereen (zelfs niet-gebruikers)Iedereen met de koppeling kan toegang krijgen tot de enquête, zelfs mensen die geen Diligent One-account hebben.
   • GebruikersgroepenSelecteer de gebruikersgroepen (startpagina van Platform en Workflowgroepen) waarmee u de enquête wilt delen. De enquête is dan alleen toegankelijk voor deze gebruikersgroepen.
5. Verspreid de enquête met behulp van een van de volgende methoden:
   • Om een anonieme koppeling te verkrijgen die u aan mogelijke deelnemers kunt verstrekken, klikt u op Kopiëren en plakt u deze koppeling vervolgens op de gewenste locatie om die te verspreiden.
     

     Opmerking

     Wanneer u een distributiekoppeling bezoekt, wordt u doorgestuurd naar een uniek exemplaar van de enquête met een eigen URL. Zorg ervoor dat u de koppeling die u rechtstreeks van de verzamelingspagina kopieert, verspreidt. Deel de URL die u ziet na het klikken op de distributiekoppeling niet.

   • Om de enquête naar bekende deelnemers te sturen, voert u in het veld Verzenden naar ontvangers een lijst met e-mailadressen in, gescheiden door een komma, spatie of nieuwe regel, en klikt u vervolgens op Verzenden.

Bijhouden van responsstatus

1. Selecteer vanaf de startpagina van Platform (www.diligentoneplatform.com) de Resultaten-app om deze te openen.

   Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Resultaten-app te switchen.

2. Ga naar de verzameling die de enquête bevat.
3. Klik onder de naam van de enquête op Enquête verspreiden.
4. Klik op het tabblad Volgen. Een Beantwoord-bericht wordt weergegeven naast de ontvangers die antwoorden op de enquête hebben ingediend. Een In behandeling-bericht wordt weergegeven naast de ontvangers die nog geen antwoorden op de enquête hebben ingediend.
5. Optioneel. Klik op Opnieuw verzenden om ontvangers eraan te herinneren de enquête in te vullen.

Anonieme koppeling deactiveren

1. Selecteer vanaf de startpagina van Platform (www.diligentoneplatform.com) de Resultaten-app om deze te openen.

   Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Resultaten-app te switchen.

2. Ga naar de verzameling die de enquête bevat.
3. Klik onder de naam van de enquête op Enquête verspreiden.
4. Klik op Deactiveren. Er wordt een nieuwe koppeling gegenereerd en de oorspronkelijke koppeling wordt uitgeschakeld op elke locatie waar deze is geïmplementeerd. Deelnemers die op de oorspronkelijke koppeling klikken, kunnen niet langer toegang krijgen tot de enquête.

Een vragenlijst als een gebeurtenisrapport verzenden

Gebeurtenisrapporten zijn tabellen waarin antwoorden op vragenlijsten worden opgeslagen. U kunt de vragenlijst versturen door een anonieme koppeling te verspreiden die onbekende deelnemers kunnen invullen. Elke reactie wordt opgeslagen als een record in het Gebeurtenisrapport en u kunt deze records verwerken of er verslag over uitbrengen.

Voordat u begint

Voordat u een vragenlijst verspreidt, moet u:

• Een vragenlijst maken en er vragen aan toevoegenzie Vragenlijsten maken
• Een gebeurtenisrapporttabel makenzie Werken met tabellen

Wat gegevensontvangers zien

Wanneer u een vragenlijst verzendt vanuit een gebeurtenisrapportagetabel, zien respondenten geen specifieke veldinformatie, zelfs niet als de vragenlijst is ingesteld om velden weer te geven.

Het gebeurtenisrapport verspreiden

Zodra u het gebeurtenisrapport aan de vragenlijst hebt gekoppeld, kunt u het gebeurtenisrapport verspreiden.

1. Selecteer vanaf de startpagina van Platform (www.diligentoneplatform.com) de Resultaten-app om deze te openen.

   Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Resultaten-app te switchen.

2. Ga naar de verzameling die het gebeurtenisrapport bevat.
3. Klik op Gebeurtenisrapport verspreiden onder de naam van het gebeurtenisrapport. De anonieme koppeling blijft actief totdat u deze uitschakelt.

   Opmerking

   Als u een knop Vragen toevoegen ziet, betekent dit dat de gekoppelde vragenlijst geen vragen bevat. Voeg vragen toe voordat u het gebeurtenisrapport verspreidt.

4. Selecteer de gebruikersoptie waarmee u het gebeurtenisrapport wilt delen:
   • Iedereen (zelfs niet-gebruikers)Iedereen met de koppeling kan toegang krijgen tot het gebeurtenisrapport, zelfs mensen die geen Diligent One-account hebben.
   • GebruikersgroepenSelecteer de gebruikersgroepen (startpagina van Platform en Workflowgroepen) waarmee u het gebeurtenisrapport wilt delen. Het gebeurtenisrapport is dan alleen toegankelijk voor deze gebruikersgroepen.
5. Om een anonieme koppeling te verkrijgen die u aan mogelijke deelnemers kunt verstrekken, klikt u op Kopiëren en plakt u deze koppeling vervolgens op de gewenste locatie om die te verspreiden.

   Opmerking

   Wanneer u een distributiekoppeling bezoekt, wordt u doorgestuurd naar een uniek exemplaar van het gebeurtenisrapport dat zijn eigen URL heeft. Zorg ervoor dat u de koppeling die u rechtstreeks van de verzamelingspagina kopieert, verspreidt. Deel de URL die u ziet na het klikken op de distributiekoppeling niet.

Anonieme koppeling deactiveren

1. Selecteer vanaf de startpagina van Platform (www.diligentoneplatform.com) de Resultaten-app om deze te openen.

   Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Resultaten-app te switchen.

2. Ga naar de verzameling die het gebeurtenisrapport bevat.
3. Klik op Gebeurtenisrapport verspreiden onder de naam van het gebeurtenisrapport. De anonieme koppeling blijft actief totdat u deze uitschakelt.
4. Om de bestaande anonieme koppeling te deactiveren, klikt u op Deactiveren. Er wordt een nieuwe koppeling gegenereerd en de oorspronkelijke koppeling wordt uitgeschakeld op elke locatie waar deze is geïmplementeerd. Deelnemers die op de oorspronkelijke koppeling klikken, kunnen het Gebeurtenisrapport niet openen.

Andere manieren om vragenlijsten te verzenden

U kunt ook een vragenlijst verspreiden als onderdeel van een beoordelingsenquête, controleprestaties of certificering, als u deze functies gebruikt.