Criando projetos usando uma estrutura

Uma estrutura é um conjunto estruturado de informações que você pode usar para criar vários projetos que podem herdar informações de estruturas. Por exemplo, você pode usar estruturas para gerenciar de forma efetiva um único conjunto de objetivos, riscos e controles usados em vários projetos.

Estruturas são úteis para reduzir os esforços manuais envolvidos na configuração de projetos e podem ser usadas para gerenciar de forma centralizada as informações em ambientes regulatórios e de negócios em evolução.

Ao final deste tutorial, também discutimos casos mais avançados que permitem que as estruturas absorvam melhorias feitas em projetos individuais pelos proprietários do controle da linha de frente.

Cenário

Você é proprietário de dois projetos:

• Revisão de Segurança Física
• Auditoria de Segurança

Ao pensar sobre como definir riscos e controles, você reconhece que riscos e controles similares podem ser aplicados aos dois projetos.

No entanto, criar riscos e controles similares em cada projeto é uma tarefa que leva muito tempo. Você quer poder criar um conjunto de riscos e controles que possa ser usado nos dois projetos, atualizar esses riscos e controles a partir de um local central e sincronizar alterações nos projetos apropriados quando necessário.

Antes de começar

Este tutorial orienta você pelas áreas principais dos aplicativos Estruturas e Projetos relacionadas à tarefa de gerenciar um único conjunto de riscos e controles.

Antes de começar este tutorial, verifique se tem as permissões apropriadas para criar estruturas e projetos.

1. Crie seus projetos

A primeira etapa é criar os projetos que acabarão herdando os dados de sua estrutura.

1. Abra o aplicativo Projetos e crie os seguintes projetos:

   Projeto	Nome	Tipo de Projeto
   1	Revisão de Segurança Física	Auditoria Interna (Operacional)
   2	Auditoria de Segurança	Auditoria Interna (Operacional)

2. Criar uma estrutura

Agora, crie uma estrutura, o repositório mestre dos seus riscos e controles. Eventualmente, a estrutura conterá riscos e controles que você poderá usar em vários projetos.

1. Na página inicial do Launchpad (www.highbond.com), selecione o aplicativo Estruturas para abri-lo.

   Se já tiver entrado na Diligent One, você pode usar o menu de navegação à esquerda para mudar para o aplicativo Estruturas.

2. Clique em Iniciar uma Nova Estrutura.
3. Insira as seguintes informações:
   • Nome Estrutura de Segurança
   • Descrição Um conjunto de riscos e controles comuns normalmente usados em projetos relacionados à segurança.
   • Projeto Digite Auditoria Interna (Operacional)
     Observação

     Observe que você selecionou o mesmo tipo de projeto para a estrutura que você selecionou para os projetos. Esse tipo de projeto é categorizado em Projetos de Plano de Trabalho, que é um tipo de fluxo de trabalho que define os componentes disponíveis em um projeto. É importante que sua estrutura corresponda ao fluxo de trabalho dos seus projetos para que você possa compartilhar informações entre estruturas e projetos. Para obter mais informações, consulte Fluxos de trabalho e tipos de projeto.

4. Clique em Salvar.

   Resultado A nova estrutura é criada.

3. Defina objetivos, riscos e controles na estrutura

Os objetivos são a base de uma estrutura e os contêineres de organização para os riscos e controles. Neste tutorial você configurará quatro objetivos na estrutura que acabou de criar. Como trabalharemos com o conteúdo de treinamento, cada um dos objetivos será automaticamente configurado com riscos e controles.

1. Clique na guia Seções.
2. Clique em Importar Objetivo e em Biblioteca de Conteúdo, selecione Conteúdo de Treinamento – Revisão de Segurança.
3. Selecione cada objetivo e clique em Importar.
4. Atualize a página.

   Resultado Você definiu quatro objetivos na estrutura. Cada objetivo contém uma lista de riscos e controles associados.

4. Importe objetivos, riscos e controles da estrutura para cada projeto

A próxima etapa é importar os objetivos contendo os riscos e os controles para os projetos aplicáveis.

Importar objetivos de uma estrutura para um projeto cria um link entre os objetivos, riscos e controles na estrutura e os do projeto. Esse link permite que você gerencie de forma centralizada as alterações nos objetivos, riscos e controles na estrutura e sincronize as alterações deles no projeto.

1. Na página inicial do Launchpad (www.highbond.com), selecione o aplicativo Projetos para abri-lo.

   Se já tiver entrado na Diligent One, você pode usar o menu de navegação à esquerda para mudar para o aplicativo Projetos.

2. Selecione o projeto Revisão de Segurança Física.
3. Clique na guia Execução.
4. Clique em Importar Objetivo e em Estrutura, selecione Estrutura de Segurança.
5. Selecione cada objetivo e clique em Importar.
6. Atualize a página.
7. Repita essas etapas para o projeto Auditoria de Segurança.

Resultado Os objetivos contendo os riscos e controle são importados para o projeto. Os objetivos, riscos e controles no projeto são vinculados aos objetivos, riscos e controles na estrutura.

5. Atualize uma estrutura

Agora, você pode querer atualizar riscos e controles e ter certeza de que as mudanças sejam refletidas nos projetos aplicáveis. Você pode fazer isso gerenciando todas as suas alterações na estrutura e sincronizando as atualizações com os projetos. Vamos tentar atualizar um risco juntos.

1. Clique na lista suspensa do projeto, clique em Planejamento e resultados e clique em Estruturas.
2. Abra a Estrutura de Segurança e clique em Seções.
3. Clique em Ir Para ao lado de Assegurar que as políticas são apropriadamente projetadas e selecione Plano de Projeto.
4. Selecione qualquer risco, atualize um campo associado ao risco e clique em Salvar.

   Por exemplo, atualize o Título do Risco ou a Descrição.

5. Clique na guia Painel. O painel exibe o risco recentemente atualizado.

6. Clique em Atualizar Tudo para refletir a atualização nos projetos.

Resultado Os objetivos, riscos e controles nos projetos são atualizados para serem iguais aos da estrutura.

Como aproveitar ao máximo as estruturas

Agora que você aprendeu como gerenciar um único conjunto de objetivos, riscos e controles, há outras estratégias que pode aproveitar para utilizar efetivamente as estruturas.

Usar estruturas como modelos

Estruturas ditam os campos que os projetos devem usar, mas os valores nos campos podem ser específicos para cada projeto.

Para usar a estrutura como modelo, defina os campos que precisa dentro da estrutura, mas mantenha os valores em branco. Por exemplo, você pode definir diversos atributos de controle. Pode definir esses campos na estrutura e especificar os valores para esses campos dentro dos projetos relevantes.

Para obter mais informações, consulte Personalização de termos, campos e notificações.

Use estruturas para criar tipos similares de projetos

Se a sua organização realizar diferentes tipos de projetos (como SOX, Auditorias, Auditorias de TI e Auditorias Operacionais), você pode configurar uma estrutura que corresponda a cada tipo de projeto.

Sincronizar mudanças de projetos com uma estrutura

Em casos mais avançados, você também pode sincronizar alterações de um projeto para a estrutura à qual ele está vinculado.

Como objetivos, riscos e controles podem ser usados por vários projetos, um administrador de estrutura pode querer absorver as alterações feitas nos projetos por proprietários de controle de linha de frente ou equipes SOX. Depois de trazer essas mudanças para a estrutura, elas podem ser sincronizadas com os mesmos objetivos, riscos e controles em outros projetos, distribuindo as melhorias de forma mais ampla em sua organização. Para saber mais, consulte Sincronizando projetos com Estruturas.