Atribuindo tarefas

Atribua tarefas para configurar lembretes, criar notas de revisão e colaborar com outros.

Como funciona?

Tarefas são uma ferramenta de colaboração entre membros da equipe e revisores. Você pode atribuir um item de tarefa a um usuário do Diligent One em um projeto ou estrutura.

Quando você atribui uma tarefa, ela é adicionada à sua lista de tarefas e à lista de tarefas da pessoa indicada. A pessoa que recebe a tarefa é notificada por e-mail e pode atualizar a tarefa e postar um comentário. Se você atribuir a tarefa a si mesmo, não recebe esse e-mail.

Se você publicar um comentário em uma tarefa, a pessoa designada é notificada por e-mail. De forma similar, se a pessoa indicada postar um comentário, você é notificado por e-mail.

Observação

Para manter a integridade da trilha de auditoria, você não pode excluir comentários.

Ícones

As tarefas são acompanhadas pelos seguintes ícones:

Ícone Descrição Onde o ícone é exibido
tarefas com status aberto - o ícone também exibe o número de tarefas abertas

Painel lateral Tarefas, que pode ser acessado clicando emTarefas na barra de ferramentas de utilitários à direita em:

  • páginas de execução
  • guia Planejamento
  • guia Resultados
tarefas novas ou não lidas
  • Página inicial do Projetos (Prioridades)
  • Rastreador de Tarefas
tarefas em atraso

Status

Tarefas podem ter os seguintes status:

Status Descrição O que acontece no Projetos?
Aberto exibido quando você cria e atribui uma tarefa

A pessoa que recebe a tarefa é notificada via e-mail.

A pessoa pode clicar no link no e-mail para atualizar a tarefa ou publicar um comentário.
Limpo exibido quando você confirma que uma tarefa está concluída e pronta para ser encerrada

O status da tarefa é atualizado de Aberto para Limpo.

A pessoa que é proprietária da tarefa recebe um e-mail para confirmar que a tarefa foi apagada e que está pronta para ser encerrada.
Fechado exibida quando você fecha uma tarefa

O status da tarefa é atualizado de Limpo para Fechado.

O usuário designado recebe um e-mail para confirmar que a tarefa foi fechada. A tarefa é removida do painel Tarefas, mas é mantida nas Listas de Tarefas do Projeto (que se pode acessar pela guia gerenciamento de projeto Tarefas) e no Rastreador de Tarefas.

Criando tarefas em linha com o Modo de Citação

Relatórios de auditoria normalmente passam por muitas verificações de diferentes públicos. Ao rascunhar o relatório final, você normalmente precisa colaborar com outros membros da equipe para garantir que a mensagem final seja transmitida com o tom, os detalhes, os fatos e o posicionamento apropriados.

Para facilitar o processo de revisão, você pode fornecer notas de coaching para o autor original do relatório criando tarefas em linha com o Modo de Citação.

Para obter mais informações, consulte Citando evidência.

Exemplo

Criando uma nota de revisão

Cenário

Seu colega atribuiu a você a revisão dos resultados de um procedimento de auditoria. Ao revisar, você reconhece que a documentação dos resultados não é tão abrangente quanto poderia. Você quer criar uma nota de revisão para seu colega para que ele possa acompanhar e fornecer informações adicionais.

Processo

Na página Procedimento da execução, clique em Adicionar no painel lateral Tarefas. Você fornece as seguintes informações na nota de revisão:

  • Descrição Forneça os dados da análise associados a este procedimento de auditoria.
  • Designado a seu colega
  • Data de vencimento data de conclusão esperada

Resultado

A tarefa é criada e automaticamente recebe o status Aberta. A pessoa que recebe a tarefa é notificada por e-mail e pode atualizar a tarefa e postar um comentário.

Permissões

Gerentes Profissionais, Usuários Profissionais e Executivos de Falhas podem atribuir e gerenciar tarefas em todos os projetos e estruturas da instância do Diligent One.

Gerentes Colaboradores, Testadores Colaboradores e Usuários Colaboradores podem criar, atualizar ou exibir tarefas em qualquer lugar em que tenham acesso usando o Painel do Colaborador. Por exemplo, se o usuário é um Proprietário de Controle, pode criar uma tarefa na página controle.

Criar e atribuir uma tarefa

Crie uma nova tarefa e atribua à pessoa adequada para atuar sobre ela.

  1. Execute uma das seguintes ações:

    Em um projeto

    1. Na página inicial do Launchpad (www.highbond.com), selecione o aplicativo Projetos para abri-lo.

      Se já tiver entrado na Diligent One, você pode usar o menu de navegação à esquerda para mudar para o aplicativo Projetos.

    2. Abra um projeto.

    Em uma estrutura

    1. Abra o aplicativo Estruturas.
    2. Abra uma estrutura.
  2. Execute uma das seguintes ações:
    • Crie uma tarefa em um projeto Em uma página Execução específica do contexto ou na guia Planejamento ou Resultados:
      1. Na barra de ferramentas de utilitários à direita, clique em Tarefas.
      2. No painel lateral Tarefas, clique em + Adicionar tarefa.
    • Crie uma tarefa em uma estrutura Em uma página Execução específica do contexto ou na guia Planejamento: 
      1. Na barra de ferramentas de utilitários à direita, clique em Tarefas.
      2. No painel lateral Tarefas, clique em + Adicionar tarefa.
  3. Insira detalhes no formulário Criar tarefa.
  4. Clique em Salvar.

    Resultado A tarefa é exibida no painel Tarefas.

Manter uma lista de tarefas

Gerenciar tarefas em um único projeto ou estrutura.

  1. Execute uma das seguintes ações:

    Em um projeto

    1. Na página inicial do Launchpad (www.highbond.com), selecione o aplicativo Projetos para abri-lo.

      Se já tiver entrado na Diligent One, você pode usar o menu de navegação à esquerda para mudar para o aplicativo Projetos.

    2. Abra um projeto.

    Em uma estrutura

    1. Abra o aplicativo Estruturas.
    2. Abra uma estrutura.
  2. Clique na guia de gerenciamento de projetos Tarefas.

    Uma lista de tarefas é exibida.

  3. Localize uma tarefa executando qualquer uma das seguintes ações:
    • Pesquise ou aplique filtros para restringir a lista de tarefas.
    • Ordene as tarefas clicando no título da coluna.
  4. Gerencie tarefas executando qualquer uma das seguintes ações:
    • Exibir a página em que a tarefa foi criada clique em  Ir para.
    • Atualizar o status de uma Tarefa ou publicar comentários clique em Atualizar ao lado da tarefa.
    • Excluir uma tarefa clique em Excluir e em OK.

      Resultado A lista de tarefas é atualizada.

Gerenciar todas as tarefas

Gerencie tarefas atribuídas a você e por você em vários projetos e estruturas.

  1. Abra o aplicativo Rastreador de Tarefas.

    A página Rastreador de Tarefas é exibida com uma lista de tarefas em aberto, atribuídas a você e ordenadas na ordem de data de entrega mais recente.

    O relógio amarelo representa itens em atraso. O ponto vermelho representa itens não lidos.

  2. Localize uma tarefa executando qualquer uma das seguintes ações:
    • Pesquise ou aplique filtros para restringir a lista de tarefas.
    • Ordene as tarefas clicando em ao lado do título da coluna.
  3. Ajuste o status de uma tarefa, exiba informações na tabela ou clique na descrição da tarefa para atualizá-la.
    Dica

    Você pode ir para o projeto onde a tarefa foi criada ou para a página de origem em que a tarefa foi criada clicando no link sob a coluna Projeto ou Origem, respectivamente.

    Observação

    Itens de tarefa podem ser reatribuídos apenas a usuários do Diligent One com acesso ao projeto que contém a tarefa.

    Resultado As tarefas são atualizadas.