Citando evidência

Sustente seus relatórios e facilitar um processo de revisão eficiente usando o Modo de Citação.

Antes de começar

Antes de poder citar evidência, você precisa terminar de escrever seu relatório e carregar todos os arquivos que precisa usar como referência.

Como funciona?

O Modo de Citação é uma exibição somente leitura do seu relatório que contém um conjunto de ferramentas de referência cruzada usadas para:

• realçar informações importantes
• citar todo o material de origem para apoiar seus principais pontos e avaliações
• facilitando um processo de revisão eficiente

Tarefas que você pode executar

A tabela a seguir descreve as tarefas que você pode executar usando o Modo de Citação:

Tarefa	Útil quando você precisa...
Texto de destaque	marcar palavras, frases, parágrafos ou imagens inseridas no texto para revisar depois
Criar notas de revisão (tarefas)	colabore com outros para garantir que o relatório seja transmitido com o tom, detalhes, fatos e posicionamento corretos.
Arquivos de referência cruzada	referência cruzada a regulamentos, normas ou leis
Fazer referência cruzada de recortes a partir de um tipo de arquivo compatível	referência cruzada a uma instrução em uma corrente de e-mail que sinaliza comprovante de fraude
Faça referência cruzada a uma única célula ou a um intervalo de células em um arquivo do Excel (somente .xlsx) para fins de verificação da validade de dados	referência cruzada a um cálculo ou fórmula dentro de uma reconciliação bancária mensal

Páginas e editores rich text onde o Modo de Citação está disponível

Você pode usar o Modo de Citação em editores rich text em uma variedade de páginas.

Aplicativo	Página	Editor de rich text
Projetos Estruturas	Arquivo de Planejamento/Arquivo de Referência	Conteúdo ou Descrição
Projetos	Narrativa	Descrição
Projetos	Procedimento da Execução/Orientação	Resultados do Procedimento/Resultados da Orientação
Projetos	Detalhes do Problema (subguia Informações sobre o Problema)	Descrição
Projetos	Detalhes do Problema (subguia Testar Informação Novamente)	Visão Geral dos Resultados do Novo Teste
Projetos	Testes	Resultados do Testes
Projetos	Arquivo do Resultados	Conteúdo ou Descrição

Considerações e limitações

Atualizando e excluindo arquivos vinculados no Modo de Citação

Quando você vincula um arquivo no Modo de Citação, o arquivo é marcado automaticamente como evidência para preservar sua integridade. Quando um arquivo é marcado como evidência, você não pode:

• editar o arquivo on-line
• carregar novas versões do arquivo como o mesmo nome
• excluir o arquivo

Para atualizar ou excluir o arquivo, você deve desvincular o arquivo de todas as áreas no Modo de Citação onde é feita uma referência ao arquivo. De forma semelhante, antes de excluir uma página que contém arquivos vinculados ao Modo de Citação (como Arquivos de Planejamento, Narrativas, etc.), você deve desvincular o arquivo de todas as áreas no Modo de Citação onde é feita uma referência ao arquivo.

Examinando arquivos e tipos de arquivo compatíveis

Você pode fazer referência cruzada de recortes de qualquer um dos seguintes tipos de arquivos compatíveis:

• PDF .pdf
• Word .doc ou .docx
• Excel .xls ou .xlsx
• PowerPoint .ppt ou .pptx
• Visio.vsd ou .vsdx
• Imagens .png, .jpg, .jpeg, .tif ou .tiff

Ao examinar um tipo de arquivo compatível, alguma formatação de texto pode ser exibida de forma diferente. Documentos protegidos por senha não podem ser examinados. Se o arquivo for criptografado, se estiver corrompido ou se for muito grande (imprimir mais de 10.000 páginas), você pode vincular o arquivo, mas nenhum recorte dentro do arquivo.

No momento, não há suporte para arquivos .tif ou .tiff com várias páginas ao usar o recurso Examinar arquivo.

Editando seu relatório depois de trabalhar no Modo de Citação

Enquanto você edita seu relatório depois de trabalhar no Modo de Citação, o fluxo de trabalho recomendado é terminar de escrever seu relatório antes de realçar texto e vincular arquivos no Modo de Citação.

Limitações no número de destaques, links, anexos e recortes

Em cada editor rich text com o Modo de Citação disponível, aplicam-se as seguintes limitações:

• máximo de 400 destaques e links (total de ambos)
• máximo de 30 arquivos por link
• máximo de 200 recortes por arquivo

Relatórios e integrações com outros produtos da Diligent

Você não pode exportar um relatório que contenha realces e links capturados no Modo de Citação. Qualquer tarefa em linha criada usando o Modo de Citação é exibida nos relatórios baixados.

Os destaques e links do Modo de Citação não são compatíveis com os seguintes aplicativos que conectam-se ao Projetos:

• Relatórios
• Diligent HighBond para iOS ou Android
• Projetos Off-line
• Analytics

Exemplo

Permissões

Apenas Gerentes Profissionais e Usuários Profissionais podem realçar texto e vincular texto ou seções específicas aos arquivos no Modo de Citação.

Ative o Modo de Citação

Ative o Modo de Citação em um editor de rich text para começar a citar evidência.

1. Execute uma das seguintes ações:
   • Para citar evidências em um arquivo de planejamento, narrativa, procedimento da execução/orientação, rodada de testes, problema ou arquivo de resultados em um projeto:

     1. Na página inicial do Launchpad (www.highbond.com), selecione o aplicativo Projetos para abri-lo.

        Se já tiver entrado na Diligent One, você pode usar o menu de navegação à esquerda para mudar para o aplicativo Projetos.

     2. Abra um projeto.
   • Para citar evidências em um arquivo de referência em uma estrutura:
     1. Abra o aplicativo Estruturas.
     2. Abra uma estrutura.
2. Vá para a página e editor de rich text onde o Modo de Citação está disponível

   Para obter mais informações, consulte Páginas e editores rich text onde o Modo de Citação está disponível.

3. No editor de rich text, ative Modo de Citação.

   Resultado O Modo de Citação abre e exibe o relatório como texto somente leitura no lado esquerdo da página.

Texto de destaque

Marcar palavras, frases, parágrafos ou imagens inseridas no texto para revisar depois

1. Selecione a parte de texto que você quer realçar.

   As partes em destaque do texto podem se sobrepor. Você também pode destacar quaisquer imagens inseridas no texto.

2. Clique em Realçar .

   Resultado O texto é realçado em amarelo e a contagem de Realces é automaticamente atualizada. Os realces são listados na ordem em que aparecem no editor rich text.

Criar uma nota de revisão (tarefa)

Colabore com outros para garantir que o relatório seja transmitido com o tom, detalhes, fatos e posicionamento corretos.

1. Execute uma das seguintes ações:
   • Selecione a parte relevante de texto e clique em Criar tarefa .
   • Selecione um realce existente, clique na guia Tarefas e clique em +  Criar tarefa.

     O painel lateral Criar tarefa abre.

2. Insira os detalhes no formulário e clique em Salvar. 

   Resultado O texto é realçado e a contagem de Tarefas é automaticamente atualizada. A pessoa que recebe a tarefa é notificada via e-mail. A pessoa pode clicar no link no e-mail para atualizar a tarefa ou publicar um comentário. Para obter mais informações sobre tarefas, consulte Atribuindo tarefas.

   Observação

   Somente tarefas com o status Aberto ou Limpo são exibidas no painel Tarefas. Uma lista completa de tarefas, incluindo as com o status Fechado, está disponível na guia gerenciamento de projetos de Tarefas ou no Rastreador de Tarefas.

Fazer referência cruzada a um arquivo

Vincule o texto destacado a um arquivo, como um regulamento, norma ou lei.

1. Selecione a parte realçada do texto que você quer usar como referência cruzada.
2. Em Adicionar arquivos ou recortes, pesquise um arquivo por nome ou insira uma palavra-chave ou frase contida em um arquivo que foi anteriormente carregado ao projeto.

   Quaisquer arquivos existentes na seção Arquivos de suporte na página são listados como Arquivos sugeridos. O número de resultados de pesquisa encontrados no arquivo é exibido ao lado do Conteúdo do arquivo.

   Observação

   Pesquisar texto contido em um arquivo não é compatível para arquivos com mais de 7 MB. A pesquisa opera verificando os primeiros 100 KB de qualquer arquivo com menos de 7 MB.

3. Clique no nome do arquivo.

   O painel lateral Examinar Arquivo abre e exibe o conteúdo do arquivo.

   Observação

   O painel lateral Examinar Arquivo só abre se você selecionar um tipo de arquivo compatível. Se o tipo de arquivo não for compatível, você poderá vincular apenas o texto realçado ao arquivo (não uma seção em um arquivo) e fazer o download de uma cópia do arquivo. Para obter mais informações sobre tipos de arquivos compatíveis, consulte Examinando arquivos e tipos de arquivo compatíveis.

4. Para vincular o texto realçado ao arquivo, clique em Vincular Arquivo como Evidência e feche o painel lateral.

Fazer referência cruzada de recortes a partir de um arquivo

Vincule o texto realçado a uma ou mais seções de um arquivo.

1. Selecione a parte realçada do texto que você quer usar como referência cruzada.
2. Em Adicionar arquivos ou recortes, pesquise um arquivo por nome ou insira uma palavra-chave ou frase contida em um arquivo que foi anteriormente carregado ao projeto.

   Quaisquer arquivos existentes na seção Arquivos de suporte na página são listados como Arquivos sugeridos. O número de resultados de pesquisa encontrados no arquivo é exibido ao lado do Conteúdo do arquivo.

   Observação

   Pesquisar texto contido em um arquivo não é compatível para arquivos com mais de 7 MB. A pesquisa opera verificando os primeiros 100 KB de qualquer arquivo com menos de 7 MB.

3. Clique no nome do arquivo.

   O painel lateral Examinar Arquivo abre e exibe o conteúdo do arquivo.

   Observação

   O painel lateral Examinar Arquivo só abre se você selecionar um tipo de arquivo compatível. Se o tipo de arquivo não for compatível, você poderá vincular apenas o texto realçado ao arquivo (não uma seção em um arquivo) e fazer o download de uma cópia do arquivo. Para obter mais informações sobre tipos de arquivos compatíveis, consulte Examinando arquivos e tipos de arquivo compatíveis.

4. Vá para a seção apropriada do arquivo.
5. Selecione uma parte de texto, uma imagem ou uma tabela (células individuais ou a tabela toda) que você deseja usar como evidência e clique em Adicionar Recorte.

   O texto e recorte usado como referência cruzada são listados em Recortes.

   Dica

   Você também pode usar a seção Informações do Arquivo para ir para a página onde o arquivo original foi anexado ou baixar o arquivo. Clicar em um recorte redireciona você para o local no arquivo onde você criou o recorte.

6. Opcional. Repita as etapas 4 e 5 para adicionar mais recortes e feche o painel lateral quando terminar.

   Resultado O texto é realçado em verde e vinculado ao arquivo e aos recortes no arquivo. A contagem de Links, de Arquivos vinculados e de recortes é atualizada. O arquivo é marcado como evidência e não pode ser atualizado ou excluído. Os links são listados na ordem em que aparecem no editor rich text.

Fazer referência cruzada a um cálculo ou fórmula

Vincule o texto realçado a uma única célula ou a um intervalo de células em uma planilha do Excel (somente .xlsx).

1. Selecione a parte realçada do texto que você quer usar como referência cruzada.
2. Em Adicionar arquivos ou recortes, pesquise um arquivo do Excel por nome ou insira uma palavra-chave ou frase contida em um arquivo do Excel que foi anteriormente carregado ao projeto.

   Os arquivos existentes na seção Arquivos de Suporte ou Arquivos Solicitados na página são listados como Arquivos Sugeridos. O número de resultados de pesquisa encontrados no arquivo é exibido ao lado do Conteúdo do arquivo.

   Observação

   Pesquisar texto contido em um arquivo não é compatível para arquivos com mais de 7 MB. A pesquisa opera verificando os primeiros 100 KB de qualquer arquivo com menos de 7 MB.

3. Clique no nome do arquivo do Excel.

   O painel lateral Examinar Arquivo abre e exibe o conteúdo do arquivo do Excel.

4. Clique em Adicionar referências de célula e selecione uma das seguintes opções:
   • Tipo de referência de intervalo de células use como referência uma única célula ou intervalo de células a partir de uma planilha do Excel
   • Usar intervalos nomeados faz referência a nomes descritivos aplicados anteriormente a um intervalo de células em uma planilha do Excel

   Digitar referência de intervalo de células

   1. Preencha os seguintes campos:
      • Intervalo de células especifica uma única célula ou grupo de células dentro da planilha do Excel

        Por exemplo, para fazer referência a um intervalo de células que inclui as células C1, C2, C3, C4 e C5, especifique C1:C5.

      • Planilha especifica a planilha no arquivo do Excel
      • Nome especifica um nome descritivo para a célula única ou intervalo de células

        O limite de máximo de caracteres é 245. O nome deve ser único e não pode incluir caracteres incompatíveis como espaços, apóstrofos, traços, pontos de exclamação, vírgulas, colchetes ou aspas.

   2. Clique em Salvar.

      Resultado A planilha do Excel e os intervalos da célula de referência são exibidos sob Recortes.

      Clicar em um recorte faz download de uma cópia do original do arquivo do Excel mencionado. _HighBond_ é adicionado ao início do nome de todos os intervalos nomeados especificados em Modo de Citação.

   Usar intervalos com nome

   Dica

   Se você tiver intervalos nomeados em sua planilha, esse é o método mais rápido.

   1. Selecione um ou mais intervalos de nomes.

      Observação

      Somente intervalos nomeados armazenados na notação A1 podem ser selecionados na lista suspensa. Os intervalos nomeados que fazem referência a outros intervalos nomeados, ou incluem fórmulas do Excel, não são exibidos.

      Para obter mais informações sobre intervalos nomeados, consulte a Ajuda do Microsoft Excel.

   2. Clique em Salvar.

      Resultado A planilha do Excel e os intervalos da célula de referência são exibidos sob Recortes.

      Clicar em um recorte faz download de uma cópia do original do arquivo do Excel mencionado. _HighBond_ é adicionado ao início do nome de todos os intervalos nomeados especificados em Modo de Citação.

Remover realces ou referências cruzadas

Desvincule o texto ou remova realces, links e recortes.

Desvincular texto de um arquivo

1. Expanda a entrada na seção Links.
2. Passe o cursor do mouse sobre o arquivo.
3. Clique em e selecione Desvincular arquivo.
4. Clique em Desvincular para confirmar.
   Cuidado

   Desvincular texto de um arquivo também remove todos os recortes associados ao arquivo.

Remover um realce

1. Passe o mouse sobre a entrada na seção Realces.
2. Clique em e selecione Excluir realce.
3. Clique em Excluir para confirmar.
   Cuidado

   A remoção de um realce também remove quaisquer tarefas ou recortes associados e desassocia os arquivos associados. Para manter as tarefas associadas, selecione Manter tarefas.

Remover um link de um arquivo

1. Passe o mouse sobre a entrada na seção Links.
2. Clique em e selecione Excluir link.
3. Clique em Excluir para confirmar.
   Cuidado

   A remoção de um link também remove quaisquer tarefas ou recortes associados e desassocia os arquivos associados. Para manter as tarefas associadas, selecione Manter tarefas.

Removendo um recorte de um arquivo

1. No painel lateral Examinar Arquivo, passe o mouse sobre o recorte na seção Recortes e clique na lixeira .
2. Clique em Excluir para confirmar.