Trabalhando com anexos

Prepare e consolide arquivos de suporte em um projeto.

Como funciona?

Anexos são uma coleção de arquivos que podem ser usados como documentação de suporte ou evidência em um projeto. Você pode trabalhar com anexos em qualquer uma destas páginas:

  • Arquivos de planejamento
  • Narrativas
  • Procedimentos da Execução
  • Orientações
  • Testes
  • Problemas
  • Ações
  • Solicitações
  • Arquivos de Resultados

Observação

  • Os termos, os campos e as guias da interface são personalizáveis. Em sua instância do Diligent One, alguns termos, campos e guias podem ser diferentes.
  • Se um campo obrigatório for deixado em branco, você verá uma mensagem de alerta: Este campo é obrigatório. Alguns campos personalizados podem ter valores padrão.

Aprovando páginas

Depois que a aprovação inicial ocorrer em uma página, a página torna-se somente leitura e você não pode mais carregar, atualizar nem excluir arquivos nela. No entanto, você ainda pode exibir informações do arquivo e baixar os arquivos das páginas que foram aprovadas.

Para obter mais informações, consulte Revisando e aprovando trabalhos.

Atualizando e excluindo arquivos vinculados no Modo de Citação

Quando você vincula um arquivo no Modo de Citação, o arquivo é marcado automaticamente como evidência para preservar sua integridade. Quando um arquivo é marcado como evidência, você não pode:

  • editar o arquivo on-line
  • carregar novas versões do arquivo como o mesmo nome
  • excluir o arquivo

Para atualizar ou excluir o arquivo, você deve desvincular o arquivo de todas as áreas no Modo de Citação onde é feita uma referência ao arquivo. De forma semelhante, antes de excluir uma página que contém arquivos vinculados ao Modo de Citação (como Arquivos de Planejamento, Narrativas, etc.), você deve desvincular o arquivo de todas as áreas no Modo de Citação onde é feita uma referência ao arquivo.

Dica

Você pode exibir onde o arquivo é vinculado clicando no ícone de link ao lado do arquivo adequado na seção Arquivos de Suporte.

Exemplo

Carregando arquivos de suporte

Cenário

Como parte de um projeto de Gestão de Ciclo de Vida do Fornecedor, você recentemente testou o seguinte controle:

ID de Controle Descrição
VCM-002 O sistema de registros dos fornecedores é configurado com fluxo de trabalho efetivo de notificação e resolução para garantir que todas as partes sejam lembradas de renovar os termos bem antes da data de vencimento. A notificação inicia um fluxo de trabalho de resolução para garantir que a tarefa de renovação seja concluída.

Agora, para apoiar os resultados do seu teste de controle, você deseja anexar resultados da análise de fornecedores com as próximas renovações de contrato.

Processo

Você arrasta os arquivos de suporte para a página de teste para o controle.

Resultado

Os arquivos são carregados para o projeto e associados ao teste de controle aplicável.

Permissões

  • Gerentes Profissionais e Usuários Profissionais têm acesso de leitura e gravação aos arquivos.
  • Executivos de Falhas e Revisores de Falhas têm acesso somente leitura e só podem exibir as informações do arquivo e baixar arquivos.
  • Gerentes Colaboradores, Testadores Colaboradores e Usuários Colaboradores têm privilégios limitados e só consegue atualizar e excluir arquivos que eles mesmos carregaram.

Carregar arquivos

Carregue arquivos para incluir documentação de suporte em um projeto. Se você carregar um arquivo com um nome igual ao de um arquivo existente, o arquivo anterior será substituído. A ação é exibida no histórico da versão .

  1. Na página inicial do Launchpad (www.highbond.com), selecione o aplicativo Projetos para abri-lo.

    Se já tiver entrado na Diligent One, você pode usar o menu de navegação à esquerda para mudar para o aplicativo Projetos.

    A página inicial do Projetos é exibida.

  2. Abra um projeto.

    O painel do projeto é exibido.

  3. Vá para a página onde deseja carregar os arquivos.
  4. Na seção Anexos, carregue arquivos para um projeto seguindo uma destas etapas:
    • Arraste os arquivos para a página.
    • Clique em Selecionar arquivos para selecionar arquivos do computador.
      Observação

      O tamanho máximo de arquivo para anexos individuais é 1 GB.

      Observação

      Por motivos de segurança, o Diligent One não aceita anexos de arquivo com as seguintes extensões: .bat, .com, .dmg, .exe ou .scr.

    5. Resultado Os arquivos são carregados no projeto e exibidos na página. Por padrão, os arquivos são ordenados alfabeticamente.

Renomear um arquivo

Após carregar um arquivo, você pode renomeá-lo.

  1. Na página inicial do Launchpad (www.highbond.com), selecione o aplicativo Projetos para abri-lo.

    Se já tiver entrado na Diligent One, você pode usar o menu de navegação à esquerda para mudar para o aplicativo Projetos.

    A página inicial do Projetos é exibida.

  2. Abra um projeto.

    O painel do projeto é exibido.

  3. Navegue até a página onde o arquivo é exibido.
  4. Selecione o nome do arquivo.
  5. Edite o nome.
  6. Clique na marca de seleção para salvar o nome. Uma nova versão é adicionada ao histórico do documento. Consulte Visualizar histórico de versões do arquivo.

Copiar o nome e o link do arquivo atuais

Após carregar um arquivo, você pode copiar o nome e o link do arquivo mais recentes e colá-los como referência.

  1. Na página inicial do Launchpad (www.highbond.com), selecione o aplicativo Projetos para abri-lo.

    Se já tiver entrado na Diligent One, você pode usar o menu de navegação à esquerda para mudar para o aplicativo Projetos.

    A página inicial do Projetos é exibida.

  2. Abra um projeto.

    O painel do projeto é exibido.

  3. Navegue até a página onde o arquivo é exibido.
  4. Na seção Arquivos de Suporte, clique no ícone de copiar o nome e a URL do arquivo ao lado do arquivo adequado.
  5. Cole o nome do arquivo e o link, da forma necessária.

Baixar a versão histórica de um arquivo

É possível baixar a versão histórica de um arquivo.

  1. Na página inicial do Launchpad (www.highbond.com), selecione o aplicativo Projetos para abri-lo.

    Se já tiver entrado na Diligent One, você pode usar o menu de navegação à esquerda para mudar para o aplicativo Projetos.

    A página inicial do Projetos é exibida.

  2. Abra um projeto.

    O painel do projeto é exibido.

  3. Navegue até a página onde o arquivo é exibido.
  4. Na seção Arquivos de Suporte, clique no ícone de histórico da versão para ver os arquivos históricos.
  5. Realize uma destas ações:
    • Para baixar o arquivo, clique no nome do arquivo.
    • Se quiser copiar o nome do arquivo e a URL para baixar mais tarde, selecione o nome do arquivo e pressione Ctrl+C. Pressione Ctrl+V para colar o nome do arquivo e a URL no destino. O documento será baixado quando o link for selecionado.

Atualizar arquivos

Carregue novas versões de arquivo para atualizar arquivos.

Observação

Você pode atualizar um arquivo em um projeto se:

  • a página onde o arquivo foi carregado não tiver sido aprovada E
  • a versão anterior do arquivo não está vinculada no Modo de Citação

  1. Na página inicial do Launchpad (www.highbond.com), selecione o aplicativo Projetos para abri-lo.

    Se já tiver entrado na Diligent One, você pode usar o menu de navegação à esquerda para mudar para o aplicativo Projetos.

    A página inicial do Projetos é exibida.

  2. Abra um projeto.

    O painel do projeto é exibido.

  3. Vá para a página onde está a versão do arquivo carregada anteriormente.
  4. Verifique se a nova versão do arquivo que você quer carregar tem o mesmo nome que o arquivo anteriormente carregado.
  5. Na seção Anexos, carregue o arquivo no projeto seguindo uma destas etapas:
    • Arraste os arquivos para a página.
    • Clique em Selecionar arquivos para selecionar arquivos do computador.
      Observação

      O tamanho máximo de arquivo para anexos individuais é 1 GB.

  6. Atualize a página.

    Resultado A nova versão do arquivo é exibida.

    Dica

    Você também pode atualizar arquivos editando-os on-line no aplicativo Projetos. Para obter mais informações, consulte Editando documentos on-line.

Exibir informações do arquivo

Ordene arquivos e exiba informações detalhadas do arquivo, como a data de carregamento do arquivo, onde o arquivo é vinculado no Modo de Citação e o histórico de versões do arquivo.

Ordenar arquivos

  1. Na página inicial do Launchpad (www.highbond.com), selecione o aplicativo Projetos para abri-lo.

    Se já tiver entrado na Diligent One, você pode usar o menu de navegação à esquerda para mudar para o aplicativo Projetos.

    A página inicial do Projetos é exibida.

  2. Abra um projeto.

    O painel do projeto é exibido.

  3. Vá para a página em que os arquivos foram anteriormente carregados.
  4. Na seção Arquivos de suporte, clique na lista suspensa para ordenar por:
    • Mais recente Ordena os anexos pela data de última modificação do arquivo.
    • Alfabético Padrão. Ordena anexos listando os arquivos de A a Z.
    • Adicionado por Ordena anexos pelo indivíduo que anexou o arquivo.

Visualizar a data de carregamento do arquivo

  1. Na página inicial do Launchpad (www.highbond.com), selecione o aplicativo Projetos para abri-lo.

    Se já tiver entrado na Diligent One, você pode usar o menu de navegação à esquerda para mudar para o aplicativo Projetos.

    A página inicial do Projetos é exibida.

  2. Abra um projeto.

    O painel do projeto é exibido.

  3. Vá para a página em que o arquivo foi anteriormente carregado.
  4. Na seção Anexos, passe o mouse sobre o carimbo de datahora associado com o arquivo.

    Resultado A data em que o arquivo foi carregado aparece.

Visualizar informações de arquivos vinculados no Modo de Citação

  1. Na página inicial do Launchpad (www.highbond.com), selecione o aplicativo Projetos para abri-lo.

    Se já tiver entrado na Diligent One, você pode usar o menu de navegação à esquerda para mudar para o aplicativo Projetos.

    A página inicial do Projetos é exibida.

  2. Abra um projeto.

    O painel do projeto é exibido.

  3. Vá para a página em que o arquivo foi anteriormente carregado.
  4. Na seção Anexos, clique no ícone do link ao lado do arquivo apropriado.

    Resultado Informações detalhadas sobre onde o arquivo está vinculado.

Visualizar histórico de versões do arquivo

  1. Na página inicial do Launchpad (www.highbond.com), selecione o aplicativo Projetos para abri-lo.

    Se já tiver entrado na Diligent One, você pode usar o menu de navegação à esquerda para mudar para o aplicativo Projetos.

    A página inicial do Projetos é exibida.

  2. Abra um projeto.

    O painel do projeto é exibido.

  3. Vá para a página em que o arquivo foi anteriormente carregado.
  4. Na seção Arquivos de Suporte, clique no ícone da hora ao lado do arquivo apropriado.
    Observação

    O ícone de tempo só fica disponível se:

    • pelo menos dois arquivos com o mesmo nome foram carregados
    • você editou os arquivos on-line anteriormente

    Você pode precisar atualizar o navegador para que o ícone de tempo apareça.

    Resultado Os arquivos são ordenados pela versão mais recente na parte superior da lista.

Baixar arquivos

Baixe um único arquivo ou todos os arquivos na página.

Baixar um único arquivo

  1. Na página inicial do Launchpad (www.highbond.com), selecione o aplicativo Projetos para abri-lo.

    Se já tiver entrado na Diligent One, você pode usar o menu de navegação à esquerda para mudar para o aplicativo Projetos.

    A página inicial do Projetos é exibida.

  2. Abra um projeto.

    O painel do projeto é exibido.

  3. Vá para a seção Anexos na página em que o arquivo foi anteriormente carregado.
  4. Opcional. Para procurar um arquivo, digite uma palavra-chave ou frase na caixa de pesquisa.

    Os resultados são filtrados automaticamente conforme você digita.

  5. Clique no ícone de baixar ao lado do arquivo.
  6. Abra ou salve o arquivo no computador.

Baixar todos os arquivos na página

  1. Na página inicial do Launchpad (www.highbond.com), selecione o aplicativo Projetos para abri-lo.

    Se já tiver entrado na Diligent One, você pode usar o menu de navegação à esquerda para mudar para o aplicativo Projetos.

    A página inicial do Projetos é exibida.

  2. Abra um projeto.

    O painel do projeto é exibido.

  3. Vá para a página em que os arquivos foram anteriormente carregados.
  4. Na seção Anexos, clique em Mais...
  5. Selecione Baixar Tudo.
  6. Clique em Baixar na caixa de diálogo de confirmação.

    Um arquivo .zip contendo todos os anexos é gerado:

    • O nome da pasta é baseado no nome do item e no título, descrição ou ID do item (por exemplo, Orientação - C01 ou Problema - Entrada oeste não trancada).
    • O nome da pasta que contém os anexos é limitado a 60 caracteres de comprimento.
  7. Abra o arquivo .zip ou salve-o no computador.

Excluir arquivos

Exclua arquivos para removê-los permanentemente de um projeto.

Observação

Você pode excluir um arquivo se:

  • a página onde o arquivo foi carregado não tiver sido aprovada E
  • o arquivo não está vinculado como evidência no Modo de Citação

Excluir um único arquivo

  1. Na página inicial do Launchpad (www.highbond.com), selecione o aplicativo Projetos para abri-lo.

    Se já tiver entrado na Diligent One, você pode usar o menu de navegação à esquerda para mudar para o aplicativo Projetos.

    A página inicial do Projetos é exibida.

  2. Abra um projeto.

    O painel do projeto é exibido.

  3. Vá para a página em que o arquivo foi anteriormente carregado.
  4. Opcional. Para procurar um arquivo, digite uma palavra-chave ou frase na caixa de pesquisa.

    Os resultados são filtrados automaticamente conforme você digita.

  5. Clique na lixeira ao lado do arquivo.
  6. Escolha se quer excluir uma única versão ou todas as versões do arquivo.
  7. Clique em OK na caixa de diálogo de confirmação.

Excluir todos os arquivos em uma página

  1. Na página inicial do Launchpad (www.highbond.com), selecione o aplicativo Projetos para abri-lo.

    Se já tiver entrado na Diligent One, você pode usar o menu de navegação à esquerda para mudar para o aplicativo Projetos.

    A página inicial do Projetos é exibida.

  2. Abra um projeto.

    O painel do projeto é exibido.

  3. Vá para a página em que os arquivos foram anteriormente carregados.
  4. Na seção Anexos, clique em Mais...
  5. Selecione Excluir Tudo.
  6. Clique em OK na caixa de diálogo de confirmação.

Solicitando arquivos

Os arquivos anexados a uma solicitação estão disponíveis na seção Arquivos solicitados, que pode ser encontrada em Risco, Controle, Orientação, Plano de Teste e Rodada de Teste. Estas funções estão disponíveis para arquivos solicitados:

O link Origem para o arquivo solicitado, onde o arquivo foi carregado, é exibido. Consulte Anexar arquivos e adicionar comentários.