Revisando e aprovando trabalhos
Aprove trabalhos que você preparou ou revisou e designe outra pessoa como próximo revisor.
Como funciona?
Observação
- Os termos, os campos e as guias da interface são personalizáveis. Em sua instância do Diligent One, alguns termos, campos e guias podem ser diferentes.
- Se um campo obrigatório for deixado em branco, você verá uma mensagem de alerta: Este campo é obrigatório. Alguns campos personalizados podem ter valores padrão.
Após documentar todas as informações relevantes em uma página, você pode aprovar seu trabalho e designar outra pessoa da sua equipe para revisá-lo. A pessoa designada como o próximo revisor recebe uma notificação por e-mail, notificando-a da página que foi solicitada a analisar.
Níveis de revisão
É possível incluir até cinco níveis de revisão para cada tipo de página que pode ser aprovado. Na sua organização, o termo para cada nível de revisão pode ser diferente dos termos padrão usados abaixo. Para saber mais sobre as configurações personalizadas de aprovação e revisão, consulte Personalizando termos, campos e notificações.
| Termo padrão | Descrição da amostra |
|---|---|
| Preparador | prepara ou rascunha informações em uma página |
| Revisor de Detalhes | fornece análise detalhada do trabalho do Preparador |
| Revisor Geral | fornece análise de alto nível do trabalho do Preparador |
| Revisor Suplementar | fornece um nível extra de garantia de qualidade |
| Revisor Especialista | revisa uma área específica, como especialista no assunto |
Aprovações e tipos de página
Você pode aprovar dois tipos de páginas:
- Páginas de item individual mostram informações referentes a um item específico, como uma orientação individual
- Páginas em nível de resumo mostram uma lista de itens, como uma lista de orientações
Páginas de item individual
Depois que a aprovação inicial ocorrer em uma página de item individual, a página se tornará somente leitura. Isso oferece controle sobre o processo de aprovação e revisão conforme os itens individuais são concluídos.
A aprovação na guia Acompanhamento e Remediação em um problema altera as ações (por exemplo, nome e descrição de uma ação) nas guias Informações e Notificação por e-mail para o modo somente leitura. No entanto, ainda é possível atualizar ações nas guias Acompanhamento de ação e Concluir ação depois da aprovação. Consulte Exibir ou atualizar uma ação para obter mais informações.
Exemplo de páginas de item individual
- Arquivo de Planejamento
- Orientação
- Plano de Teste
- Teste
- Informações sobre o Problema
- Seguimento e Remediação
- Testar Informação Novamente
- Arquivo do Resultados
Páginas em nível de resumo
Se você aprovar uma página em nível de resumo, os itens individuais não se tornam somente leitura.
Por exemplo, a aprovação na página Plano de Teste não torna o acesso aos planos de teste individuais somente leitura. De forma similar, a aprovação na Matriz de Controle de Riscos não torna os riscos e controles individuais somente leitura.
Exemplo de páginas em nível de resumo
- Matriz de Controle de Riscos
- Orientações
- Plano de Teste
- Testes
Como as aprovações afetam a porcentagem de conclusão do projeto
Ao aprovar trabalho em um projeto, a porcentagem de conclusão do projeto 
aumenta. No entanto, nem todas as aprovações afetam a porcentagem de conclusão do projeto:
- As aprovações de página em nível de resumo afetam a porcentagem de conclusão do projeto.
- Aprovações da página de itens individuais não afetam a porcentagem de conclusão do projeto.
Para obter mais informações, consulte Compreendendo os gráficos de progresso do projeto.
Limitações e considerações
- Não é possível aprovar riscos ou controles individuais No entanto, você pode aprovar a Matriz de Controle de Riscos.
- Aprovações de narrativas individuais afetam a porcentagem geral de conclusão do projeto Embora não seja possível aprovar todas as narrativas de uma só vez, você pode aprovar narrativas individuais. Aprovações de narrativas individuais aumentam a porcentagem de conclusão do projeto.
Cuidado
Se você desabilitar as definições das configurações de aprovação nas configurações de tipos de projetos no Projeto, os itens de controle (Orientação, Plano de Teste, Testes) não serão exibidos no aplicativo Avaliações.
- Guia Orientação > Configurações de Aprovação > Resultados de Orientação
- Guia Plano de Teste > Configurações de Aprovação > Detalhes de Plano de Testes
- Testes > Configurações de Aprovação > Detalhes de Rodada de Teste
Não desabilite este nível de aprovação se for usar o aplicativo Avaliações.
Consulte Personalização de termos, campos e notificações.
Revisando o trabalho
Se você for designado como revisor e notar erros ou omissões durante a revisão, pode criar uma tarefa para o preparador (ou outro colega) realizar. As tarefas são normalmente usadas como notas de revisão ou comentários de revisão.
Para obter mais informações, consulte Atribuindo tarefas.
Fluxos de trabalho de aprovação para diferentes equipes
O processo de aprovação e revisão é flexível e pode ser adaptado para qualquer tamanho de equipe ou fluxo de trabalho de QA.
Equipes pequenas
As configurações de aprovação podem ser personalizadas para refletir equipes e cadeias de aprovação de uma a cinco pessoas. Os termos para cada função de aprovação também são personalizáveis. Para saber mais, consulte Personalizando termos, campos e notificações.
Ciclos adicionais de revisão
Mesmo depois de todos os níveis de revisão serem aprovados, você ainda pode atribuir o próximo revisor. Isso pode ser útil se você encontrar um erro depois da aprovação final e precisar atribuir o item de volta à pessoa apropriada para que ela remova a aprovação, corrija o erro e aprove novamente.
Exemplos
Os exemplos nesse painel estão conectados. A primeira guia apresenta o início do cenário.
Cenário
Cathy, auditora de equipe, está documentando os resultados de um procedimento de auditoria. Quando ela terminar de preparar as informações, precisará enviar seu trabalho para Simon, seu supervisor de auditoria, para revisão.
Processo
Cathy registra o resultado do procedimento de auditoria e registra dois problemas. Ela então aprova o procedimento de auditoria como Preparadora e define Simon como o Próximo Revisor:
Resultado
Simon recebe um e-mail, notificando-o de que precisa revisar o procedimento de auditoria.
Cenário
Simon clica no link na notificação por e-mail e começa a revisar o procedimento de auditoria. Ele observa que a documentação dos resultados não é tão abrangente quanto poderia e sugere que Cathy forneça mais informações.
Processo
Simon remove a aprovação de Cathy como Preparadora, cria um item de tarefa como nota de revisão e atribui a tarefa a Cathy. Cathy recebe uma notificação por e-mail sobre a nota de revisão, atualiza as informações dos resultados conforme solicitado e aprova novamente como Preparadora. Mais uma vez, Cathy define Simon como o Próximo Revisor.
Resultado
Simon revisa novamente o procedimento atualizado, aprova-o na função de Revisor de Detalhes e define Michele, a Gerente de Auditoria, para a função de Próximo Revisor.
Cenário
Michelle clica no link na notificação por e-mail e começa a revisar o procedimento de auditoria. No processo de revisão, Michelle toma conhecimento de novas informações que afetam os resultados documentados.
Processo
Michelle remove a aprovação da Preparadora, cria um item de tarefa como nota de revisão e atribui a tarefa a Cathy.
Resultado
Cathy recebe uma notificação por e-mail sobre a nota de revisão, atualiza as informações dos resultados conforme solicitado e aprova mais uma vez como Preparadora. Cathy reinicia o fluxo de trabalho de revisão e aprovação definindo Simon como Próximo Revisor:
Simon aprova o procedimento de auditoria e define Michelle como Próxima Revisora:
Finalmente, Michelle aprova como Revisora Geral:
Permissões
Fazer a aprovação inicial
Os Gerentes Profissionais e Usuários Profissionais podem fazer a aprovação inicial de qualquer página. Os Testadores Colaboradores podem fazer a aprovação inicial apenas dos testes de controle aos quais têm acesso de gravação.
Após a aprovação inicial
Depois que o preparador conclui a aprovação inicial, a página torna-se somente leitura e o fluxo de trabalho de revisão é restrito desta forma:
-
Os Gerentes Profissionais, Usuários Profissionais e Executivos de Falhas podem definir o Próximo revisor se o Preparador os tiver designado como Próximo revisor.
Observação
Como os Executivos de Falhas só podem ver os problemas publicados, eles não podem ser atribuídos como Próximo revisor para aprovar os problemas não publicados.
- Os Testadores Colaboradores podem definir o Próximo revisor em testes de controle aos quais têm acesso de gravação após fazerem a aprovação inicial, mas eles não podem ser atribuídos como o Próximo revisor.
Removendo aprovações
- Somente o Gerente Profissional pode remover a aprovação inicial e permitir que a página seja atualizada ou remover a aprovação do revisor posterior.
- Usuários Profissionais devem ter função de Próximo Revisor para poder remover a aprovação inicial.
- A remoção da aprovação inicial remove automaticamente as aprovações posteriores.
- Gerentes Profissionais, Usuários Profissionais e Executivos de Falhas podem remover suas próprias aprovações.
Aprovar como revisor
Gerentes Profissionais podem aprovar como revisor antes ou depois da aprovação inicial.
Usuários Profissionais e Executivos de Supervisão podem aprovar como revisores se a aprovação inicial tiver ocorrido e se tiverem sido definidos como o Próximo Revisor.
Aprovar trabalhos e designar o próximo revisor
Aprove trabalhos que você preparou ou revisou e designe outra pessoa como o próximo revisor.
- Execute uma das seguintes ações:
Na página inicial do Launchpad (www.highbond.com), selecione o aplicativo Projetos para abri-lo.
Se já tiver entrado na Diligent One, você pode usar o menu de navegação à esquerda para mudar para o aplicativo Projetos.
- Abra o aplicativo Estruturas.
- Vá para a página onde a aprovação é necessária.
- Clique no link Aprovar para o nível de aprovação ao qual você foi designado.
- Selecione o próximo usuário necessário para aprovar na página na lista suspensa Próximo revisor e clique em Definir e notificar revisor.
Resultado Sua aprovação é capturada na página e o próximo revisor é notificado por e-mail sobre a tarefa de revisão.
Dica
Aprovações de problemas também são exibidas na página Lista de Problemas sob a coluna Aprovações na tabela. A aprovação de cada subguia (Informações sobre o Problema, Acompanhamento e Remediação e Informações sobre Novo Teste) é anotada com um ícone de cadeado
.
Remover uma aprovação
Remova uma aprovação de uma página.
- Execute uma das seguintes ações:
Na página inicial do Launchpad (www.highbond.com), selecione o aplicativo Projetos para abri-lo.
Se já tiver entrado na Diligent One, você pode usar o menu de navegação à esquerda para mudar para o aplicativo Projetos.
- Abra o aplicativo Estruturas.
- Vá para a página que foi aprovada.
- Role a página até a seção Aprovações e clique em
Remover aprovação ao lado do nome da pessoa.Resultado A aprovação é removida.
Ignorar uma aprovação
Anule uma aprovação para fazer mais atualizações às informações em uma página.
- Execute uma das seguintes ações:
Na página inicial do Launchpad (www.highbond.com), selecione o aplicativo Projetos para abri-lo.
Se já tiver entrado na Diligent One, você pode usar o menu de navegação à esquerda para mudar para o aplicativo Projetos.
- Abra o aplicativo Estruturas.
- Vá para a página que foi aprovada.
- No topo da página, na caixa Somente leitura, clique em Anular Aprovação.Observação
Para cancelar uma aprovação de problema, clique em Cancelar Aprovação no banner amarelo.
Resultado A aprovação da página é mantida e você pode atualizar as informações na página. Quando sair da página, as alterações no conteúdo serão mantidas. Toda ação do usuário possível antes da aprovação está disponível após ignorar aprovação (somente como Gerente Profissional). Apenas o Gerente Profissional pode remover a aprovação inicial ou subsequente para permitir ações como renomear um arquivo. Consulte Removendo aprovações.
Gerenciar revisões
Gerencie todas as revisões atribuídas a você em vários projetos.
- Abra o aplicativo Rastreador de Tarefas.
- Clique na guia Revisões.
Uma lista de revisões é exibida, ordenada em ordem alfabética por título.
O cadeado
indica que a seção que contém a revisão foi retirada por outro usuário usando o Projetos Off-line ou o Diligent One para iPad, e a revisão é somente leitura. - Localize uma revisão realizando qualquer uma das seguintes ações:
- Pesquise ou aplique o filtro Projeto para restringir a lista de revisões.
- Ordene as revisões clicando em
ao lado do título da coluna.
- Clique no link apropriado sob a coluna Título para navegar para a página de projeto que você recebeu para revisar.
Resultado Você pode revisar as informações da página e aprovar quando terminar de revisar.
