Registrando ações
Registre ações para identificar medidas de acompanhamento para remediar os problemas identificados.
Antes de começar
Antes de registrar uma ação, você deve registrar um problema.
Como funciona?
Uma ação é uma medida de acompanhamento específica associada a um problema identificado.
Para definir responsabilidades de remediação, você pode adicionar ações, atribuir proprietários de ações e copiar colaboradores adicionais em ações. Você também definir lembretes para você mesmo a fim de testar problemas novamente ou rastrear as horas gastas em novos testes atribuindo ações a você mesmo.
Quando você designa um proprietário da ação ou copia colaboradores em uma ação, as pessoas apropriadas recebem uma notificação por e-mail com um link para a ação e podem atualizá-la.
Notificações por e-mail sobre atualizações de ação
Os links de ação expiram quando a ação é fechada. Se a ação for reaberta, você poderá enviar uma nova notificação por e-mail, o que criará automaticamente um novo link de ação.
Quando uma pessoa atualiza uma ação (altera os valores do campo) ou publica um comentário em uma ação, uma notificação por e-mail é enviada para notificar outras pessoas. As tabelas abaixo ilustram quem recebe uma notificação por e-mail, que depende da pessoa que atualiza ou comenta a ação.
Atualizando uma ação
O Criador da Ação é a pessoa especificada no campo Designado por
| Ação atualizada por | Notificação por e-mail recebida por | ||
|---|---|---|---|
| Criador da Ação | Proprietário da Ação | Pessoa copiada | |
| Criador da Ação |
|
|
|
| Proprietário da Ação |
|
|
|
| Pessoa copiada |
|
|
|
Comentando em uma ação
| Ação comentada por | Notificação por e-mail recebida por | ||
|---|---|---|---|
| Criador da Ação | Proprietário da Ação | Pessoa copiada | |
| Criador da Ação |
|
|
|
| Proprietário da Ação |
|
|
|
| Pessoa copiada |
|
|
|
Exemplo
Registrando uma ação
Cenário
Você precisa capturar uma ação como resultado da identificação de que os protocolos de recuperação de desastres não são coordenados dentro de uma organização.
Processo
Abra seu projeto Revisão de Segurança Cibernética, clique na guia Problemas, vá para o problema Protocolos de Recuperação de Desastres, clique na subguia Acompanhamento e Remediação e clique em Adicionar, ao lado de Ações, para capturar a ação.
Resultado
Você registra a ação desta forma:
Permissões
- Gerentes Profissionais e Usuários Profissionais podem criar, atualizar e excluir qualquer ação em um projeto.
- Os Executivos de Falhas e as pessoas sem acesso ao Diligent One às quais foram atribuídas ações têm acesso somente para resposta (podem atualizar os campos Enviado Em e Status, postar comentários e anexar arquivos).
- Revisores de Falhas têm acesso somente leitura às ações.
- Gerentes Colaboradores, Testadores Colaboradores e Usuários Colaboradores podem apenas atualizar e excluir ações de sua propriedade.
Vá para a área de problemas.
Observação
- Os termos, os campos e as guias da interface são personalizáveis. Em sua instância do Diligent One, alguns termos, campos e guias podem ser diferentes.
- Se um campo obrigatório for deixado em branco, você verá uma mensagem de alerta: Este campo é obrigatório. Alguns campos personalizados podem ter valores padrão.
Execute uma das seguintes ações:
- Trabalhar com problemas de um projeto específico
-
Na página inicial do Launchpad (www.highbond.com), selecione o aplicativo Projetos para abri-lo.
Se já tiver entrado na Diligent One, você pode usar o menu de navegação à esquerda para mudar para o aplicativo Projetos.
- Vá para um projeto.
- Clique na guia Problemas.
-
- Trabalhe com problemas de todos os projetos Abra o aplicativo Rastreador de Problemas.
Localizar um problema na Lista de Problemas
- Execute qualquer uma das seguintes ações:
- Insira o título ou o título parcial dos problemas na caixa de pesquisa.
Problemas que não correspondem à sua pesquisa serão filtrados conforme você digita.
- Use qualquer um dos filtros para restringir os problemas exibidos na página.
Por padrão, todos os problemas do projeto são exibidos. Clique em Limpar para remover todos os filtros aplicados.
- Clique em qualquer coluna de cabeçalho para ordenar a lista de problemas por essa coluna em ordem crescente ou decrescente.
- Clique no nome do projeto para visualizar todos os problemas associados ao projeto. Observação
Essa opção somente está disponível no Rastreador de Problemas.
- Insira o título ou o título parcial dos problemas na caixa de pesquisa.
- Na guia Problemas, clique no nome do problema ou em Rastreador de Problemas, clique em Detalhes ao lado do problema apropriado.
Resultado A página Detalhes do Problema é exibida.
Adicionar ação
- Localizar um problema na Lista de Problemas.
- Clique na guia Acompanhamento e Remediação.
- Insira as seguintes informações e clique em Salvar:
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Título |
especifica o nome da ação O comprimento máximo é 255 caracteres. |
|
Proprietário opcional |
especifica a pessoa responsável pela ação O campo de pesquisa opera com o nome e/ou sobrenome da pessoa. Selecione Especificar um usuário... e execute uma das seguintes ações:
Se existirem e-mails duplicados porque a pessoa é usuário e contato no Diligent One, o e-mail de contato será excluído dos resultados da pesquisa, e apenas o e-mail de usuário será exibido. Observação
Qualquer pessoa pode ser designada proprietária da ação. Se a pessoa não tiver acesso ao Diligent One ou não tiver recebido a função de Executivo de Falhas no projeto, ela receberá um e-mail com um link não autenticado que dá acesso para responder à ação. |
|
Enviar notificação agora opcional |
Selecione essa opção para enviar imediatamente uma notificação por e-mail ao proprietário e a todas as pessoas copiadas. |
|
Enviar lembrete semanal opcional |
Selecione essa opção para enviar notificações recorrentes por e-mail ao proprietário e a todas as pessoas copiadas. A configuração padrão é enviar lembretes por e-mail 28, 14, 7, 2 e 1 dias antes da data de vencimento, mas você pode configurar uma frequência personalizada, se necessário. Para obter mais informações sobre lembretes recorrentes, consulte Enviando lembretes de ações recorrentes. |
|
Incluir título e descrição do problema opcional |
Selecione essa opção para fornecer detalhes adicionais do problema ao proprietário da ação. Depois que o proprietário de ação clicar no link da ação no e-mail, ele verá os campos na página da ação. Dica Isso oferece a capacidade de compartilhar informações contextuais com as pessoas com uma ação designada, mantendo o controle sobre informações confidenciais do projeto. |
|
Incluir plano de remediação e prazo opcional |
Selecione essa opção para fornecer detalhes adicionais de remediação ao proprietário da ação. Depois que o proprietário de ação clicar no link da ação no e-mail, ele verá os campos na página da ação. Dica Isso oferece a capacidade de compartilhar informações contextuais com as pessoas com uma ação designada, mantendo o controle sobre informações confidenciais do projeto. Por exemplo, para usar para aquelas sem acesso ao sistema. |
|
Descrição opcional |
especifica os detalhes da ação necessária Observação
Campos de rich text não podem ultrapassar 524.288 caracteres. Dica Para ativar a verificação ortográfica, execute qualquer uma das seguintes ações:
|
|
CC opcional |
especifica uma ou mais pessoas que podem contribuir com a ação Somente Gerentes Profissionais, Usuários Profissionais ou usuários com função de Colaborador podem modificar esse campo. Observação
Qualquer pessoa pode ser copiada (CC) em uma ação. Se a pessoa não tiver acesso ao Diligent One ou não tiver recebido a função de Executivo de Falhas no projeto, ela receberá um e-mail com um link não autenticado que dá acesso para responder à ação. Dica
Você pode pressionar as teclas Enter, barra de espaços, vírgula, Tab ou ponto e vírgula para adicionar um e-mail à lista CC. |
| Data de vencimento | especifica a data da ação para a conclusão da ação |
|
Prioridade opcional |
especifica a prioridade da ação Por exemplo, a ação pode ser especificada como "Alta", "Média" ou "Baixa". Administradores de Projeto e Administradores de Tipos de Projetos podem personalizar as opções para esse campo em Gerenciar tipos de projeto. |
Adicione várias ações
Para obter informações sobre como adicionar várias ações uma vez, consulte Importação em massa de ações.
Exibir ou atualizar uma ação
Se uma ação tiver sido designada a você, é possível exibi-la ou atualizá-la.
Observação
Você não pode atualizar as guias Informações e Notificação por e-mail depois que Acompanhamento e Remediação for aprovada em qualquer nível. No entanto, é possível atualizar as guias Acompanhamento da Ação e Concluir Ação depois que Acompanhamento e Remediação for aprovada em qualquer nível.
- Localizar um problema na Lista de Problemas.
- Clique na guia Acompanhamento e Remediação.
Exibir ou atualizar informações da ação
Observação
Você não pode atualizar a guia Informações depois que Acompanhamento e Remediação for aprovada em qualquer nível.
- Localizar um problema na Lista de Problemas.
- Clique na guia Acompanhamento e Remediação.
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Título |
especifica o nome da ação O comprimento máximo é 255 caracteres. |
| Atribuído(a) Por |
especifica o criador da ação Esse campo só estará disponível se você estiver atualizando uma ação existente. Somente Gerentes Profissionais, Usuários Profissionais ou usuários com função de Colaborador que criaram a ação, podem modificar esse campo. |
|
Proprietário opcional |
especifica a pessoa responsável pela ação O campo de pesquisa opera com o nome e/ou sobrenome da pessoa. Selecione Especificar um usuário... e execute uma das seguintes ações:
Se existirem e-mails duplicados porque a pessoa é usuário e contato no Diligent One, o e-mail de contato será excluído dos resultados da pesquisa, e apenas o e-mail de usuário será exibido. Observação
Qualquer pessoa pode ser designada proprietária da ação. Se a pessoa não tiver acesso ao Diligent One ou não tiver recebido a função de Executivo de Falhas no projeto, ela receberá um e-mail com um link não autenticado que dá acesso para responder à ação. |
|
Descrição opcional |
especifica os detalhes da ação necessária Observação
Campos de rich text não podem ultrapassar 524.288 caracteres. Dica Para ativar a verificação ortográfica, execute qualquer uma das seguintes ações:
|
| Data de vencimento | especifica a data da ação para a conclusão da ação |
|
Prioridade opcional |
especifica a prioridade da ação Por exemplo, a ação pode ser especificada como "Alta", "Média" ou "Baixa". Administradores de Projeto e Administradores de Tipos de Projetos podem personalizar as opções para esse campo em Gerenciar tipos de projeto. |
Exibir ou atualizar notificações por e-mail
Observação
Você não pode atualizar a guia Notificação por e-mail depois que Acompanhamento e Remediação for aprovada em qualquer nível.
- Localizar um problema na Lista de Problemas.
- Clique na guia Acompanhamento e Remediação.
| Campo | Descrição |
|---|---|
|
Enviar notificação agora opcional |
Selecione essa opção para enviar imediatamente uma notificação por e-mail ao proprietário e a todas as pessoas copiadas. |
|
Enviar lembretes 28, 14, 7, 2 e 1 dias antes da data de vencimento opcional |
Selecione essa opção para enviar notificações recorrentes por e-mail ao proprietário e a todas as pessoas copiadas. A configuração padrão é enviar lembretes por e-mail 28, 14, 7, 2 e 1 dias antes da data de vencimento, mas você pode configurar uma frequência personalizada, se necessário. Para obter mais informações sobre lembretes recorrentes, consulte Enviando lembretes de ações recorrentes. |
|
Incluir título e descrição do problema opcional |
Selecione essa opção para fornecer detalhes adicionais do problema ao proprietário da ação. Depois que o proprietário de ação clicar no link da ação no e-mail, ele verá os campos na página da ação. Dica Isso oferece a capacidade de compartilhar informações contextuais com as pessoas com uma ação designada, mantendo o controle sobre informações confidenciais do projeto. |
|
Incluir plano de remediação e prazo opcional |
Selecione essa opção para fornecer detalhes adicionais de remediação ao proprietário da ação. Depois que o proprietário de ação clicar no link da ação no e-mail, ele verá os campos na página da ação. Dica Isso oferece a capacidade de compartilhar informações contextuais com as pessoas com uma ação designada, mantendo o controle sobre informações confidenciais do projeto. |
|
CC opcional |
especifica uma ou mais pessoas que podem contribuir com a ação Somente Gerentes Profissionais, Usuários Profissionais ou usuários com função de Colaborador podem modificar esse campo. Observação
Qualquer pessoa pode ser copiada (CC) em uma ação. Se a pessoa não tiver acesso ao Diligent One ou não tiver recebido a função de Executivo de Falhas no projeto, ela receberá um e-mail com um link não autenticado que dá acesso para responder à ação. Dica
Você pode pressionar as teclas Enter, barra de espaços, vírgula, Tab ou ponto e vírgula para adicionar um e-mail à lista CC. |
Acompanhar uma ação
Observação
Você pode atualizar itens na guia Acompanhamento da Ação depois que Acompanhamento e Remediação for aprovada em qualquer nível.
- Localizar um problema na Lista de Problemas.
- Clique na guia Acompanhamento e Remediação.
| Campo | Descrição |
|---|---|
|
Enviado Em |
especifica a data em que a ação foi concluída ou abordada |
|
Status |
especifica o status atual da ação Por exemplo, o status pode ser "Aberto(a)", "Aguardando Resposta da Administração", "Remediação de Administração", "Remediado(a) - Aguardando Verificação", "Verificando Auditoria", "Reaberto(a)", "Concluído(a)". Administradores de Projeto e Administradores de Tipos de Projetos podem personalizar as opções para esse campo em Gerenciar tipos de projeto. Observação Administradores de Projeto podem configurar permissões para que qualquer pessoa com acesso a ações possa atualizar o campo Status. Eles também podem limitar a atualização do campo Status somente a usuários licenciados do Diligent One com acesso a ações. Para obter mais informações, consulte Configurações do aplicativo Projetos. |
| Novo Comentário |
Adicionar um comentário e/ou carregar um arquivo. Para obter mais informações sobre anexos, consulte Trabalhando com anexos. Observação Por motivos de segurança, o Diligent One não aceita anexos de arquivo com as seguintes extensões: .bat, .com, .dmg, .exe ou .scr. |
Concluir uma ação
Observação
Você pode atualizar itens na guia Concluir Ação depois que Acompanhamento e Remediação for aprovada em qualquer nível.
- Localizar um problema na Lista de Problemas.
- Clique na guia Acompanhamento e Remediação.
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Concluído(a) em |
especifica a data em que a ação foi concluída ou abordada Esse campo geralmente é preenchido pelo proprietário do problema. Esse campo só estará disponível se você estiver atualizando uma ação existente. |
| Estado |
Esse campo só estará disponível se você estiver atualizando uma ação existente.
|
Excluir uma ação
Excluir uma ação a remove permanentemente do projeto. Depois de excluída, você não pode acessar ou restaurar a ação.
- Navegue até o projeto que contém a ação que deseja remover.
- Clique na guia Problemas.
- Clique na subguia Seguimento e Remediação.
- Clique em Exibir/Discutir ao lado da ação que deseja remover.
- Clique em Excluir Ação na parte inferior da guia Informações.
- Clique em OK na caixa de diálogo de confirmação.
Resultado A ação é excluída permanentemente.
