管理 Diligent One 电子邮件通知

使用 Diligent One 平台中的“通知”设置来控制贵组织中的用户可使用哪些电子邮件通知以及这些通知的发送方式。

您可以：

  • 对应用程序启用或禁用特定的通知类别。

  • 设置某个类别由组织强制执行还是由个人用户进行管理。

  • 控制电子邮件汇总是否可用于某个类别，并定义组织的默认汇总行为。

通知行为是在三个级别上确定的：

  • 系统默认值Diligent One 定义通知类别、默认行为和可用的配置选项。

  • 管理员（组织级别）系统管理员可以设置以下内容：

    • 为组织中的每个人关闭某个类别。

    • 对某个类别强制执行通知，以便所有用户都能收到通知，而无法将其关闭。

    • 使用户能够控制某个类别，以便他们决定是否接收该通知类型。

    • 对某个类别启用或禁用电子邮件汇总，并设置组织范围内的默认汇总行为（如果支持）。

  • 用户当某个类别设置为用户可控时，用户可以在个人资料菜单中的通知首选项页面上管理其首选项。要了解更多信息，请参阅管理电子邮件通知。

说明

  • 报告未收到电子邮件通知的用户可能需要检查自己的垃圾邮件过滤器。

  • 除非您的公司设置了自定义发件人，否则电子邮件通知将从 notifications@diligentoneplatform.com 或 notifications@highbond.com 发出。有关详细信息，请参见设置自定义电子邮件发件人。

  • 组织级别的设置始终具有最高优先级。如果某个类别已在组织级别关闭或强制执行，则用户无法在其个人首选项中覆盖该类别。

您还可以对多个通知进行分组，以减少同一类别的通知电子邮件数量。对某个类别启用了汇总时，通知服务会在一段时间内收集每个用户的通知，并根据您在组织级别配置的计划或（如果允许）个人用户选择的计划将这些通知一起发送。

应用程序

可供使用的应用程序取决于您所使用的 Diligent One 版本（标准版或高级版），以及贵组织是否购买了任何附加应用程序。

要了解更多信息，请参阅订阅、版本和功能。

说明

通知类别当前并非适用于所有应用程序。

电子邮件语言

当电子邮件被发送到属于用户的地址时，该电子邮件的内容被按照该用户的语言设置显示。当电子邮件被发送到不属于用户的地址时，该电子邮件的内容被使用组织的默认语言设置显示。

通知类别的电子邮件汇总

使用电子邮件汇总来控制用户接收高频通知类别电子邮件的频率。通知类别是一个命名分组，用于将相关通知放在一起进行管理。

  • 电子邮件汇总是按通知类别进行配置的。

  • 作为系统管理员，您可以决定汇总是否可用于某个类别，并为组织中的所有用户设置默认的汇总频率，例如立即发送、每隔几分钟发送一次、每小时发送一次或每天发送一次。

  • 如果配置允许，用户可以在自己的通知首选项中更改某个类别的汇总频率。要了解更多信息，请参阅管理电子邮件通知。

  • 如果对某个类别禁用了汇总，或将其设置为有更新时立即发送，则该类别的通知将作为单独的电子邮件进行发送。

定义通知设置

作为系统管理员，您可以定义用户可配置的通知设置，并根据贵组织的管理规范来设置默认首选项。

  1. 打开平台主页 (www.diligentoneplatform.com)。

    说明

    如果您的公司在 Diligent One 平台中使用多个组织，请确保相应的实例处于活动状态。

  2. 从左侧导航面板中，选择平台设置。

    左侧导航面板中会显示不同的平台设置选项。

  3. 在组织管理下，选择通知设置。
  4. 在通知设置页面上，选择特定于产品的通知首选项旁边的定义设置按钮。
  5. 在特定于产品的通知设置页面上，从集成应用程序列表中展开您要为其配置设置的应用程序。
  6. 从类别列表中，选择您要为其定义设置的类别旁边的配置按钮。
  7. 在配置面板上，执行以下操作：

    1. 用户可以启用或禁用通知根据是否应允许用户控制类别来切换是或否。

    2. 适用于所有用户的默认通知状态切换打开或关闭以设置默认的通知状态。

    3. 设置详情根据是否应允许用户汇总和安排电子邮件来切换是或否。

    4. 为所有用户选择默认捆绑包选项根据您希望对电子邮件进行分组的频率，选择以下选项之一：

      • 有更新可用时立即进行

      • 每 5 分钟分组一次

      • 每 15 分钟分组一次

      • 每 60 分钟分组一次

      • 每日分组时间 - 从下拉列表中，选择发送分组电子邮件的时间。

    5. 选择保存。

详细信息

系统会从 Diligent One 平台中发送电子邮件以通知用户下列事项：

  • 他们的帐号激活
  • 对其帐户所做的修改
  • 被添加为组所有者

启用 SSO 的组织不会收到某些电子邮件

属于启用 SSO 的组织的用户不会收到邀请和激活电子邮件。启用 SSO 后，用户只需通过访问 www.diligentoneplatform.com，单击登录到定制域并提供所分配的定制域，即可登录 Diligent One 平台。

Diligent One 平台电子邮件通知列表 

通知类型电子邮件主题电子邮件出现系统管理员用户
帐号激活

激活您的帐号

创建 Diligent One 帐号时

登录您的账户

当您受邀作为用户加入现有的 Diligent One 平台组织时
账户更改

您账户的更改

  • 在最近对您的帐户订阅做出修改时
  • 用户被添加到您的组织时
  • 用户被从您的组织删除时
 
您的电子邮件更改

  • 当系统管理员为您更改电子邮件地址时

密码更改

重置密码

当您请求更改密码时
批量添加用户

用户被添加到organizationName

当系统管理员成功地将用户批量添加到 Diligent One 平台中时 
修复错误以添加剩余用户当系统管理员将用户批量上传到 Diligent One 平台，但并非所有用户都已成功添加时 
组管理组中的成员当您已被添加为组所有者后，您可以管理用户对 Diligent One 中不同资源的访问权限
groupName 现已禁用当系统管理员禁用组且您是该组的所有者时
groupName 现已启用当系统管理员启用组且您是该组的所有者时

 = 接收电子邮件通知

   = 不接收电子邮件通知

在战略应用程序中，您可以订阅在战略图中识别的营运部门和战略目标，以接收有关风险的更新。一旦订阅，您将在每天 UTC 时间的 00:00 收到一封来自 Diligent One 的每日摘要电子邮件。已订阅更新的所有战略应用程序用户都会收到该电子邮件。

何时发送该每日摘要电子邮件？

电子邮件在以下情形下发送：

  • 做出了新注释
  • 将文件附加到风险
  • 固有风险评分（自动使用评估推动器）发生变化
  • 因错误而禁用评估推动器

示例

订阅电子邮件更新

场景

总经理订阅了 EMEA （欧洲、中东和非洲）运营部门。一名员工发表了一条评论，并且将一篇新文档附加到与 EMEA 运营部门相关联的风险。

结果

总经理收到了一份每日摘要电子邮件，该邮件：

  • 指出与该风险相关联的新评论和文件
  • 提供了一个指向战略应用程序中的已更新风险的链接

订阅电子邮件更新

  1. 从平台主页 (www.diligentoneplatform.com) 中，选择战略应用程序以将其打开。

    如果您已经进入 Diligent One，可以使用左侧导航菜单切换到战略应用程序。

  2. 在“战略”主页中选择设置选项卡。
    • 如果您是战略管理员，则会打开用户页面。
    • 如果您是监督高级主管或监督审核者，则会打开我的通知页面。
  3. 如果您是战略管理员，请选择我的通知。
  4. 对于每个营运部门或战略目标，选择该复选框以订阅有关风险的更新，或者取消选择该复选框以取消订阅更新。
  5. 单击更新。您的订阅设置已保存。

从项目应用程序中发送电子邮件以通知用户如下事项：

  • 分配的请求、审核、待办事项或操作
  • 项目更改

配置提醒的发送频率

如果您需要发送关于操作和请求的定期提醒，您可以配置电子邮件通知应发送给所有者和抄送人员的频率。

您可以发送定期提醒：

  • 每日、每周或每月的时间表
  • 基于到期日之前的“x”天的定制时间表

示例

配置定期提醒

场景

您创建一个请求并将截止日期指定为 2019 年 5 月 3 日。您还可以按如下方式配置通知设置：

  • 发送定期提醒每周
  • 在截止日期前发送提醒5、3、1、空白、空白

结果

在 2019 年 5 月 3 日之前，每周（每周一）发送请求提醒电子邮件。2019 年 5 月 3 日前 5 天、3 天和 1 天也会发送额外的请求提醒电子邮件。

在 2019 年 5 月 3 日之后，提醒电子邮件会按周计划继续发送，直到该请求被关闭、删除或分配给其他人为止。如果分配给该请求的人员已从项目中删除，或项目已存档，则提醒电子邮件也会停止发送。

步骤

  1. 从平台主页 (www.diligentoneplatform.com) 中，选择项目应用程序以将其打开。

    如果您已经进入 Diligent One，可以使用左侧导航菜单切换到项目应用程序。

  2. 在系统管理下，选择管理项目类型。

  3. 导航到适当的项目类型，然后单击编辑。

  4. 在管理项目类型页面上，选择通知选项卡。

  5. 配置以下字段，然后选择保存：

    域默认备注
    发送定期提醒每周从下拉列表中选择每日、每周或每月，指示发送电子邮件提醒用户未解决事项（未完成或过期的操作/请求）的频率。提醒电子邮件于 00:00 UTC 开始发送。每周一发送周提醒，每月第一天发送月提醒。在到期日之前和之后发送有关操作和请求的提醒电子邮件，直到事项关闭、删除或分配给其他人。如果分配给事项的人员已从项目中删除，或项目已存档，则提醒电子邮件也会停止发送。
    在截止日期前发送提醒 选择该选项可根据操作/请求截止日期之前的“x”天设置提醒通知的自定义计划。您可以指定最多五种定制通知频率。如果操作/请求到期日期已过，或者没有设置到期日期，提醒电子邮件会按默频率发送（每周）或按指定频率（每日/每月）发送。

说明

如果您仅启用定期提醒电子邮件，而没有额外的到期日前“x”天计划提醒，则 Diligent One 会在到期日之前和之后发送定期提醒。

但是，如果同时启用这两种通知类型，Diligent One 只会在到期日之前发送自定义的计划提醒，并且只在到期日之后发送额外的定期提醒。

电子邮件通知列表

通知类型电子邮件主题电子邮件出现可以接收电子邮件的角色
重置用户密码重置密码

当项目管理员重置用户密码时

说明

项目管理员可以在项目应用程序的系统管理 > 管理用户下重置用户密码。

任何角色
批量上传已上传项目将风险或控制批量上传到项目或框架，或将问题批量上传到项目时专业经理
备份下载项目备份完成项目的备份完成时专业经理
项目备份失败：重试在备份项目的过程中出现问题时专业经理
项目创建项目创建失败：请重试在保障计划中创建项目的过程中出现问题时
  • 项目管理员
  • 项目创建者
存档或前滚的项目项目已存档项目存档后专业经理
存档projectName失败：重试当存档项目并出现问题时专业经理
项目前滚完成当前滚项目时专业经理
项目已删除项目已删除项目被删除后将在 30 天后自动永久删除
  • 项目管理员
  • 项目创建者
导入、克隆和复制已导入标准和规范将标准或规范成功导入合规地图时
  • 专业经理
  • 专业用户
导入到合规地图失败：重试未将标准或规范成功导入合规地图时
  • 专业经理
  • 专业用户
从内容库导入失败：重试在从内容库导入的过程中发生问题时
  • 专业经理
  • 专业用户
  • 导入过程失败：再试一次
  • 克隆过程失败：再试一次
  • 前滚过程失败：再试一次
  • 复制认证失败：重试
导入、克隆、前滚或复制过程中发生问题时
  • 专业经理
  • 专业用户
自动执行评估自动评估的更新
  • 当评估推动器更新风险和控制评估时
  • 如果任何评估推动器因错误而被禁用
  • 专业经理
  • 专业用户
审核userName指派您作为审核者

当下一个审核者被指派审查以下之一时：

  • 计划文件
  • 注解
  • 风险控制矩阵或项目计划
  • 排查或执行程序的列表
  • 单个排查或执行程序
  • 测试计划列表
  • 单个测试计划
  • 测试轮
  • 单个测试
  • 问题（详细信息、补救或重新测试信息）
  • 专业经理
  • 专业用户
  • 监督高级主管
待办事项userName给您指派了一个待办事项当向您分配待办事项时任何角色
userName对待办事项发表了评论当有人在待办事项添加注释时任何角色

关闭待办事项

当有人完成待办事项时

任何角色
userName关闭了待办事项当有人关闭待办事项时任何角色
操作、请求、认证和分配

assignerName分配给assigneeName一个操作项

当您被指派响应一个操作或做出贡献时任何人（不仅是 Diligent One 用户）
userName更新了一个操作项

当有人更新操作时

该电子邮件被发送到操作创建者（分配者）。如果操作创建者更新了操作，则不会收到电子邮件。

  • 专业经理
  • 专业用户
{{- userName}}评论了一个操作项

当有人对操作添加注释时

该电子邮件被发送到操作创建人、操作所有者和任何被抄送的用户。添加注释的人员不会收到该电子邮件。

任何人（不仅是 Diligent One 用户）

响应请求

说明

此电子邮件主题可自定义。

当您被指派响应一个请求或做出贡献时任何人（不仅是 Diligent One 用户）
userName更新了一个请求

当有人更新请求时

此电子邮件将发送给请求者。如果请求者更新了请求，则不会收到电子邮件。

  • 专业经理
  • 专业用户
userName评论了一个请求

当有人对请求添加注释时

该电子邮件被发送到请求者、请求所有者和任何被抄送的用户。添加注释的人员不会收到该电子邮件。

任何人（不仅是 Diligent One 用户）

userName给您分配了一个ItemName

用户被分配为目标、控制、测试或已发布问题的所有者、高层负责人或指定用户时

用户被分配为未发布问题的所有者时，该问题即被发布

说明

如果一个问题被分配然后发布，那些具有专业或监督角色的人将收到重复的通知：一个是在问题分配给他们时，另一个是在问题发布时。具有贡献者角色的用户只有在发布问题后收到一次通知。

 

  • 所有者或高层负责人任何角色
  • 分配的用户仅限专业经理、专业用户或贡献者测试者
您已被指派为具有 x 个分配的程序所有者当用户在任务控制应用程序中被分配为多个控制的所有者时任何角色
您已被指派为控制测试者，有 x 个指派。当用户在任务控制应用程序中被分配为多个控制的分配的用户时任何角色

回复questionnaireName

将控制性能任务发送给控制执行者时

任何人（不仅是 Diligent One 用户）
响应assessmentSurveyname将评估调查发送给控制所有者时任何人（不仅是 Diligent One 用户）
userName请求您的认证
说明

此电子邮件主题可自定义。

当向某人发送认证请求时

任何人（不仅是 Diligent One 用户）
提醒响应操作项

操作状态为“未结”时，会基于设置发送重复性的提醒通知

任何人（不仅是 Diligent One 用户）
  • 需要对未结请求项采取操作
  • 响应多个请求

请求状态为“未结”时，会基于设置发送重复性的提醒通知

任何人（不仅是 Diligent One 用户）

结果应用程序发送电子邮件以通知人们下列事项：

  • 触发的操作
  • 分配的记录、问卷调查、事件报告和调查
  • 限制和数据导入错误

电子邮件通知列表

电子邮件主题电子邮件出现
审核记录当设置为通知您的触发器执行时。
触发器为您分配了记录当设置为向您分配记录的触发器执行时。如果您不希望每次触发器为您分配记录时都收到通知，您或结果模块管理员可以编辑该触发器并关闭电子邮件通知。
userName 为您分配了记录当有人为您分配记录时。

回复questionnaireName

说明

电子邮件的主题和正文内容可自定义。有关详细信息，请参阅自定义调查问卷电子邮件。

当设置为向您分配调查问卷的触发器执行时。
当有人在补救记录的同时给您发送调查问卷时。
当您是控制所有者，并且有人从项目应用程序向您发送评估调查时。
当有人向您发送调查时。
数据导入到tableName失败：重试当结果应用程序无法基于主键内缺少的值或发生冲突的值导入数据时。
已达到度量阈值当设置为通知您已达到度量阈值的触发器执行时。

Storyboard 应用程序发送电子邮件以通知人们 Storyboard 访问变更相关事项。

电子邮件主题电子邮件出现
userName将您添加到 Storyboard当有人给您 Storyboard 的访问权时。
userName 共享了您的 Storyboard当有人与其他用户或工作流组共享您创建的 Storyboard 时。
userName更改了您对 Storyboard 的访问级别当有人更改了您的 Storyboard 访问级别时。

在机器人应用程序中创建计划任务时，您可以选择在任务不知出于何种原因而未运行的时候，通知一个或多个特定用户。

有关详细信息，请参阅创建和计划任务。

当您与他人共享报告或仪表盘，或群发报告时，报告应用程序会发送电子邮件。有关详细信息，请参阅下列主题：