创建认证计划

向组织内各个部门的利益相关者发送认证请求。

说明

根据您组织的项目或框架配置，认证也可能被称为策略例外。

开始之前

在可以创建认证计划之前，您需要创建项目并在项目中定义以下任一项：

工作计划工作流	内部控制工作流
目标风险程序	目标注解风险控制

工作原理

认证计划是一个管理系统，用于定义需要认证的人员分组、他们需要认证的项以及其他上下文信息。您可以在单个项目中创建多个认证计划。

创建认证计划后，您可以从项目应用程序向适当的利益相关者发送认证请求（结果调查问卷），监控进度并汇总响应进行分析。

工作流

状态

创建认证计划后，您可以在项目仪表盘上的认证部分下查看各个计划的状态：

状态	描述
草稿	您保存了认证计划设置，并选择稍后向参与者发送调查问卷。
没有开始	您向参与者发送了调查问卷，但尚未收到任何响应。
进行中	参与者已开始回答调查问卷，并保存了其响应。至少一个调查问卷已被提交。
完成	所有参与者均提交了对调查问卷的响应。
逾期	认证计划到期日已过，至少有一名参与者已提交调查问卷响应。

进度

项目仪表盘上的认证部分还显示各个计划的总体进度。进度表示已完成调查问卷的数量与所有组中认证计划的调查问卷总数之比。

认证类型

您可以创建两种类型的认证：

顺序要求参与者按指定顺序进行响应（默认）
平行允许参与者同时响应

说明

每个认证只能选择一种认证类型。

认证级别

认证级别定义项目应用程序中需要认证的项的类型。根据项目的工作流，您可以在认证计划中包含以下项：

说明

每个认证只能包含一种类型的项。

工作流	项目	用于...
工作计划	目标	通过目标对多个程序进行认证的 SOX 计划
	风险	执行风险评估
	程序	按各个程序进行认证的 SOX 计划
内部控制	目标	通过目标对多个控制进行认证的 SOX 计划
	注解	按各个流程注解进行认证的 SOX 计划
	风险	执行风险评估
	控制	按各个控制进行认证的 SOX 计划

认证数据

要了解在哪里记录认证数据，以及其他人可以访问哪些数据，请参阅记录认证。

限制

每个项目的结果调查问卷实例的最大数量为 100,000。
要发送认证，您必须减少认证中指定的参与者数量或项数。
每个认证组的目标、风险、注解或程序/控制的最大数量为 500。

项目应用程序中的哪些更改会影响认证的工作方式？

根据您所做的更改，某些情况会影响认证的工作方式。

更改	何时可以进行更改	影响
您将某人添加到认证组	仅当认证处于草稿状态时	顺序认证只有在序列中该人之前的人员提交响应之后，该人才会收到包含调查问卷链接的电子邮件。并行认证该人收到一封电子邮件，其中列出了其需认证的所有项目以及相关的调查问卷链接。
您添加、重命名或移除认证组	任何时候	添加群组一旦发送了认证请求，该组的参与者就可以开始对项进行认证。重命名组无影响。移除组这会停止该组的认证流程。结果中的任何记录都会被保留。说明您不能移除已发送认证中最后剩余的组。您可以将认证整个删除，或者在移除旧组之前添加一个新组。
您在认证组内将一个人替换为另一个人	任何时候	前一个人的响应会被保留在结果的认证记录中。顺序认证新的人员收到包含调查问卷链接的电子邮件，响应提交顺序仍有效。并行认证新的人员收到一封电子邮件，其中列出了其需认证的所有项目以及相关的调查问卷链接。
您从认证组中移除了一个人	仅当认证处于草稿状态时	顺序认证序列中的下一个人（如适用）会收到一封包含调查问卷链接的电子邮件。并行认证该个人不再能够应答调查问卷。
您添加或移除一个可供参与者认证的项	仅当认证处于草稿状态时	一旦您发送了认证请求，参与者就可以对指定的项进行认证。
您删除了包含在认证中的项	任何时候说明您必须先从认证中移除该项或删除该认证，然后才能删除该项。	提交的与项相关的任何调查问卷响应均保留在结果中。所有与该项相关的未完成调查问卷链接均过期，并停止发送电子邮件。
您执行以下操作之一：在项目中禁用认证存档项目暂时删除项目	任何时候	所有未完成的调查问卷链接均过期，并停止发送电子邮件。集合已在结果中存档。
取消存档或还原已删除的项目	任何时候	结果中相应的集合也将取消存档或还原，并恢复认证流程。
您可以永久删除项目	任何时候	集合已在结果中存档，且不再显示到项目的链接。
您可以前滚项目	任何时候	认证以草稿状态复制到新项目。不会自动将调查问卷发送给参与者。您必须从新项目中手动发送它们。将在结果中自动创建一个包含所有集合成员和先前创建的调查问卷的新集合。新项目和新集合自动链接。
您可以复制认证	任何时候	复制认证计划详情和任何附加文件。该认证计划保存为草稿。来自认证（结果记录）的响应不被复制。
您可以删除认证	任何时候	认证从项目应用程序中永久删除。所有未完成的调查问卷链接均过期，并停止发送电子邮件。保留结果中的调查问卷和记录。

示例

场景

为了符合 SOX 要求，您需要与来自不同业务领域的人员进行一系列子认证，以便验证内部控制的运营有效性。您之前创建了一个结果调查问卷，现在您计划将其发送给以下人员：

您希望 Shalini 先做出响应，因为她是最直接接触业务运营的人。然后您希望 Brad 做出响应，接下来是 Tim。

流程

首先，在适当的项目中启用认证。然后，通过输入一些关键详情和指定要发送的调查问卷，创建一个认证计划。然后，创建一个顺序认证，定义认证组“信息技术”，并依次将 Shalini、Brad 和 Tim 添加到组中。最后，您需要指定每位参与者必须就以下控制措施进行认证：NS-002、NS-005、NS-006。

结果

Shalini是第一个收到调查问卷的人。她收到一封电子邮件，其中列出了她需要认证的三项控制。在 Shalini 提交其对任何控制的首次响应之后，Brad 将开始收到调查问卷。

Brad 收到一封引用了 Shalini 最近认证的特定控制的电子邮件，且 Brad 能够提交其响应。在 Shalini 完成认证后，他会收到后续电子邮件（每项控制一封电子邮件）。

Brad 提交其首次回应后，Tim 将开始收到调查问卷。在 Brad 完成认证后，Tim 会收到后续电子邮件（每项控制一封电子邮件）。一旦 Tim 完成，所有认证也就完成了。

场景

要符合 SOX 的要求，您需要向各个控制负责人发送认证请求，以便验证内部控制的运行有效性。您之前创建了一个结果调查问卷，现在您计划将其发送给以下人员：

您无需按任何特定顺序接收其响应。

流程

首先，在适当的项目中启用认证。然后，通过输入一些关键详情和指定要发送的调查问卷，创建一个认证计划。然后，创建一个并行认证，定义认证组“控制负责人”，并将 John、Jane 和 Rachel 添加到组中。最后，您需要指定每位参与者必须就以下控制措施进行认证：NS-001、NS-003、NS-004。

结果

John、Jane 和 Rachel 每人将收到一封电子邮件，其中列出了其需要认证的三项控制以及相关的调查问卷链接。控制负责人可以按任何顺序提交调查问卷响应。

权限

在平台主页中拥有专业订阅的系统管理员可以启用认证。

专业经理和专业用户拥有对认证的读写访问权限。监督审核者、监督高级主管和贡献者经理拥有对认证的只读访问权限。

启用认证

在项目中启用认证以开始创建认证计划。

说明

界面术语是可自定义的，而字段和选项卡是可配置的。在您的 Diligent One 组织中，某些术语、字段和选项卡可能有所不同。
如果必填字段留空，您会看到一则警告消息：此字段为必填字段。某些自定义字段可能包含默认值。

在平台主页页面 (www.diligentoneplatform.com) 中，选择项目应用程序以将其打开。
如果您已经进入 Diligent One，可以使用左侧导航菜单切换到项目应用程序。
打开项目。
项目仪表盘打开。
单击设置项目管理选项卡。
设置子选项卡打开。
在认证旁边，选择启用。
单击保存。
结果认证已在项目中启用。您可以单击结果集合链接以创建调查问卷。要了解详细信息，请参考创建调查问卷。

对调查问卷记录应用排序顺序

当您将调查问卷记录发送给受访者进行认证时，系统会根据记录 ID 在电子邮件通知中将这些记录排序。

您可以在结果应用程序中更改此顺序，如下所示：

在平台主页页面 (www.diligentoneplatform.com) 中，选择结果应用程序以将其打开。
如果您已经进入 Diligent One，可以使用左侧导航菜单切换到结果应用程序。
单击包含认证的集合名称。
单击并打开回复表。
单击过滤器图标以打开 查看和添加过滤器侧面板。
在排序依据栏中，选择一个字段并应用升序或降序。
单击保存> 保存。
结果此排序顺序已保存，并将在通过电子邮件发送认证通知时应用于相关记录。