记录认证

认证 使用调查问卷邀请利益相关者提供信息。

工作原理

当有人为 项目 启用 认证 时，系统会自动创建一个 结果 集合，以存放该 项目 的调查问卷回答。然后，您可以创建一个或多个调查问卷以发送给利益相关者。

应用程序行动
项目
  • 启用 认证
  • 配置和更新 认证 计划
  • 查看 认证 计划的状态

有关设置 认证 计划的详细信息，请参阅创建 认证 计划。

结果
  • 管理用户对集合的访问权限
  • 创建调查问卷
  • 查看表格中的所有响应和流程记录

认证 数据

每个使用 认证 的 项目 在 结果 应用程序中都有相应的数据结构。当有人在项目上启用 认证 时，一个包含一个分析和空表的集合将被添加到 结果 应用程序中：

  • 集合名称与 项目 名称相同，如果您重命名 项目，该名称也会更新。
  • 分析名称默认为“认证”。如果您已为生成该集合的 项目 类型定义了自定义术语，则会使用您的自定义术语。您可以在分析设置中对此进行重命名。如果您稍后在 项目 中更改了自定义术语，则该更改将不反映在分析名称中。
  • 表名称默认为“响应”。您可以在表设置中对此进行编辑。该表在标题上方还被标记为 认证 表。如果您已为生成该集合的 项目 类型定义了自定义术语，则会使用您的自定义术语。如果您稍后在 项目 中更改了自定义术语，该更改将反映在标签和表类型中，但直到您发送或重新发送 认证 之后才会体现。

该表包含该 项目 的所有 认证 记录。随着更多项被添加到 认证，记录将被追加到此表中。

说明

认证 表类似于 结果 应用程序中的任何表。您可以对其使用标准功能，如触发器、度量和可视化效果。认证 表还包含标准元数据列，例如状态和优先级。您不能手动删除 认证 表或包含它们的集合和分析。

说明

如果您为同一项目启用了控制性能和 认证，这两项功能在 结果 应用程序中将使用相同的集合，但记录将存储在单独的分析和表中。

在 结果 中捕获的上下文数据

以下 项目 字段作为上下文数据捕获到 结果 应用程序的表中：

说明

您必须在 结果 中将调查问卷配置为显示所有记录字段或显示选定记录字段，以便向调查问卷受访者显示这些字段。要了解详细信息，请参考创建调查问卷。

项目 个字段目标 个字段认证 个字段
  • 项目名称
  • 项目 ID（系统字段）
  • 项目 URL
  • 目标 ID（系统字段）
  • 目标 参考 ID（由创建 目标 的人员分配的 ID）
  • 目标名称
  • 目标 URL
  • 类型（目标、注解、风险或控制）
  • 标题
  • URL
  • 认证名称
  • 到期日
  • 收件人
  • 对象 ID（系统字段）
  • 控制 ID（对于控制上的 认证，这是由创建控制的人员分配的 ID）
  • 风险 ID（对于风险上的 认证，这是由创建风险的人员分配的 ID）

上下文数据对利益相关者可见，但未在 结果 中捕获

为了在回答 认证 调查问卷时改善背景，利益相关者在调查问卷本身中会看到有关 认证 计划的其他信息，但此数据不会记录在存储于 结果 的记录中。

  • 有关认证的附加信息或说明。
  • 被附加到认证的相关文件。
  • 待认证项的描述。
  • 要正确支持 SOX 302 要求，顺序 认证 使利益相关者可以查看以前对调查问卷的回答，即使问题字段被在该认证表的设置中关闭。举例来说，这使控制负责人可以认证一个控制，然后他们的董事可以在看到控制负责人的回答之后认证该控制，依此类推。这创建了一个指向最终行政签核的 认证 链。有关顺序 认证 计划的详细信息，请参阅创建 认证 计划。

删除表或记录

您不能删除由 Diligent One 创建的支持 认证 的表或记录。您可以通过在 项目 应用程序中删除生成它们的 项目 来删除这些表或记录。

禁用 认证 或删除项

如果您禁用了 认证，或者在 项目 应用程序中删除了具有关联 认证 的项，则该表和记录将保留在 结果 应用程序中。但是，指向 认证 调查问卷的任何链接都会过期，无法再用于记录其他记录。

已存档的项目

当在 项目 应用程序中存档或删除使用 认证 的 项目 时，结果 应用程序中的关联集合也将被存档。有关存档集合的详细信息，请参阅处理集合。

前滚 项目

当在 项目 中前滚一个使用 认证 的已存档 项目 时，认证 将被复制到新的 项目。

系统会在 结果 应用程序中自动创建一个包含所有集合成员和以前创建的调查问卷的新集合。分析名称和描述也会被复制到新集合内的新分析中。新的 项目 和新集合会自动链接，但 认证 不会自动重新发送。当您准备好开始 认证 时，您可以根据需要重新发送每个 认证。