Machtigingen in gegevensruimten voor teams

Machtigingen bepalen wat een lid of groep kan doen met items in een Secure File Sharing-gegevensruimte. Ze kunnen op het niveau van de gegevensruimte of het item worden ingesteld en kunnen worden toegepast op groepen of individuen.

Groepen worden gebruikt om machtigingen te beheren door een specifieke set machtigingen toe te wijzen aan een specifieke set gebruikers.

Alleen beheerders van gegevensruimtes en degenen aan wie de rechten voor Leden beheren zijn toegewezen, kunnen rechten bewerken.

Belangrijk

Itemmachtigingen toegewezen aan mappen en bestanden overschrijven machtigingen voor gegevensruimte voor teams.

Opmerking

De volgende bestandstypen worden ondersteund: .DOC, .DOCX, .DOCM, .DOTM, .XLS, .XLSX, .XLSM, .XLTX, .XLTM, .PPT, .PPTX, .PPS, .PPSX, .PPTM, .POTX, .POTM, .PDF, .ODT, .ODS, .ODP, .JPEG, .JPG, .PNG, .GIF, .TXT, en .RTF.

De volgende bestandstypen kunnen worden geannoteerd met Secure Document Viewer: .DOCX, .XLSX, .PPTX, .PDF, .JPG, .PNG.

Machtigingen voor gegevensruimte voor team

Ga naar Leden en groepen in de navigatiebalk in de gegevensruimte voor teams om individuele en groepsmachtigingen te beheren. Voor meer informatie raadpleegt u De groepen en machtigingen van een teamruimtelid beheren

Machtigingstype

Beschrijving van machtiging
Documentrechten
PDF met watermerk bekijken

  • Selecteer deze machtiging als u wilt dat een teamlid het document uitsluitend als PDF met watermerk kan bekijken.

  • Het e-mailadres van de lezer wordt als watermerk over het document heen geplaatst.
Bekijken, downloaden en kopiëren

Er zijn twee mogelijkheden voor deze machtiging:

  1. Oorspronkelijk formaat: Toegang tot het item in het oorspronkelijke formaat.

  2. PDF met watermerk: Bekijk, download of kopieer het item als PDF, waarbij het e-mailadres van de kijker als watermerk over het document heen wordt geplaatst.

  • Het watermerk bevat het e-mailadres van de ontvanger en de datum en tijd waarop het item is aangeklikt. Als beheerder van gegevensruimten voor teams kunt u tekst die specifiek voor teams is toevoegen aan het standaard watermerk. Voor meer informatie raadpleegt u

  • Het watermerk verschijnt alleen op ondersteunde bestanden. Raadpleeg voor meer informatie de opmerking over ondersteunde bestanden.

Aanmaken en bijwerken

  • Voeg nieuwe documenten toe, maak mappen aan en update of werk bestaande items bij.

  • Documenten bekijken met documentweergave & downloaden & kopiëren (in oorspronkelijk formaat) wordt automatisch geactiveerd.

  • Weergeven, downloaden en kopiëren - Oorspronkelijk formaat is automatisch geselecteerd.

Hernoemen en verplaatsen

  • Hernoem en verplaats items naar een ruimte voor teams.

  • Documenten bekijken met documentweergave & Downloaden en kopiëren (In oorspronkelijk formaat) wordt automatisch geactiveerd.

  • Weergeven, downloaden en kopiëren - Oorspronkelijk formaat wordt automatisch geselecteerd.

Verwijderen en vernietigen

  • Verwijder en vernietig items in een ruimte voor teams.

  • Documenten bekijken met documentweergave & downloaden & kopiëren (in oorspronkelijk formaat) wordt automatisch geactiveerd.

  • Weergeven, downloaden en kopiëren - Oorspronkelijk formaat wordt automatisch geselecteerd.

Gebruik Koppeling verzenden om bestanden te delen

  • Bekijk, download, kopieer en verzend itemlinks naar andere gebruikers.

  • Documenten bekijken met documentweergave & downloaden & kopiëren (in oorspronkelijk formaat) wordt automatisch geactiveerd.

  • Weergeven, downloaden en kopiëren - Oorspronkelijk formaat wordt automatisch geselecteerd.

  • Geblokkeerd voor teamruimten wanneer het toegangsvoorwaardenbeleid is geactiveerd.
Lidmaatschapsrechten
Zichtbaarheid van leden toestaan

Opmerking

Deze functionaliteit maakt deel uit van ons gegevensruimtepakket en moet door uw Diligent-supportteam op organisatieniveau worden ingeschakeld. Neem voor het gebruik van deze functie contact op met uw accountmanager voor meer informatie.

  • Toon de naam en het e-mailadres van andere teamleden in de ruimte.

  • Geeft toegang tot het bekijken van leden- en groepsinformatie in uw gegevensruimte voor teams.

  • Automatisch ingeschakeld voor beheerders van de gegevensruimte van het team en voor leden of groepen met rechten voor het beheren van items, het beheren van ledenrechten en het verzenden van koppelingen.
Beheermachtigingen
Toegangsrechten voor items beheren

  • Instellen op itemniveau waar specifieke toegang vereist is.

  • Overschrijft de toegangsrechten van de gegevensruimte voor het team.

Leden van ruimte voor team beheren

  • Het lid kan leden uitnodigen, weergeven en verwijderden en machtigingsgroepen, machtigingstoewijzingen voor leden en itemmachtigingen voor leden bewerken.

  • Deze machtiging kan worden ingeschakeld zonder dat een andere machtiging hoeft te worden ingeschakeld.

Itemmachtigingen

Om itemrechten toe te passen, gaat u naar het item in uw teamruimte, selecteert u het pictogram voor meer opties van het item en kiest u Rechten in het menu. Voor meer informatie raadpleegt u Itemmachtigingen in een gegevensruimte voor teams toepassen.

Machtigingstype

Beschrijving van machtiging

Item weergeven met documentviewer

  • Het item kan worden weergegeven met de documentviewer.

  • Bij het openen van het bestand wordt het e-mailadres van de gebruiker over het document heen weergegeven.

Downloaden en kopiëren

  • Het item kan worden gedownload en gekopieerd.

  • Dit kan worden ingesteld op In originele indeling of Als watermerk-PDF (alleen te downloaden). Als de watermerkoptie is geselecteerd, wordt het e-mailadres van de ontvanger samen met de datum en tijd van het downloaden als overlay op het document weergegeven.

  • Het watermerk verschijnt alleen op ondersteunde bestanden. Raadpleeg voor meer informatie de opmerking over ondersteunde bestanden.

  • Items bekijken met de documentviewer wordt automatisch geactiveerd.

Aanmaken en bijwerken

  • Nieuwe items kunnen worden toegevoegd en bestaande items kunnen worden bijgewerkt.

  • Documenten bekijken met documentweergave & downloaden & kopiëren (in oorspronkelijk formaat) wordt automatisch geactiveerd.

Hernoemen en verplaatsen

  • De items kunnen worden hernoemd en verplaatst.

  • Documenten bekijken met documentweergave & downloaden & kopiëren (in oorspronkelijk formaat) wordt automatisch geactiveerd.

Verwijderen en vernietigen

  • Een item kan worden verwijderd en vernietigd.

  • Documenten bekijken met documentweergave & downloaden & kopiëren (in oorspronkelijk formaat) wordt automatisch geactiveerd.

Gebruik Koppeling verzenden om het bestand te delen

  • Een koppeling naar het item kan naar andere gebruikers worden verzonden.

  • Documenten bekijken met documentweergave & downloaden & kopiëren (in oorspronkelijk formaat) wordt automatisch geactiveerd.

Tip

Bepaalde overwegingen zijn van toepassing op de volgende taken:

  • Voor het kopiëren van een item moeten de rechten Item downloaden voor het bronitem en de rechten Weergeven en Maken voor de doelmap zijn geactiveerd.

  • Voor het verplaatsen van een item dienen de Wijzigen- en Verwijderen-rechten voor het bronitem en het Maken-recht voor de doelmap te zijn geactiveerd.

  • Een item bijwerken vereist dat de machtigingen Weergeven en Maken zijn ingeschakeld omdat bij het bijwerken altijd een nieuwe versie van het item wordt gemaakt.

Voor meer informatie over het toepassen van machtigingen gaat u naar Een groep bewerken en Een nieuwe machtigingsgroep maken.