Conclure et tenir à jour des projets

Concluez un projet en fournissant un score global, en documentant des recommandations, en joignant des mémos de conclusion et/ou en accédant à des documents de travail d’assistance annexes. Gérez les projets en les organisant, en les archivant ou en les sauvegardant et en les exportant.

Fonctionnement

Conclure un projet implique la détermination d’un score global pour le projet et la documentation d’autres remarques ou de recommandations de gestion.

Gérer un projet implique l’organisation des informations, l’extraction de données à des fins de sauvegarde ou d’exportation et/ou la conservation du projet en vue d’une utilisation ultérieure.

Exemple

Clôture d’un projet

Scénario

En tant qu’auditeur principal d’un projet Examen des paiements abusifs, vous devez attribuer un score global au projet et certains documents finaux qui justifient la notation.

Traiter

Dans le projet, vous cliquez sur l’onglet Résultats et saisissez les informations suivantes :

Champ	Données
Conclusion / Note	Engagement d’action juridique
Conclusion / Explication de la note	Synthèse de l’enquête Le 13 janvier 2018, le responsable de l’audit interne du ministère a informé notre bureau de la perte éventuelle de fonds publics conformément à la loi. Le ministère a mené une enquête et a conclu qu’il y avait eu violation de la réglementation ministérielle au niveau du point de maintenance des équipements du Centre de corrections entraînant une perte pour l’état d’environ 192 000 $ entre le 1er août 2017 et le 31 décembre 2017. Nous avons examiné l’enquête du ministère et validons les conclusions. Nous avons réalisé des procédures supplémentaires pour traiter les risques identifiés lors de notre examen. Le ministère a partagé les résultats de son enquête avec le conseil déontologique exécutif d’État. Nous nous adresserons au bureau du procureur pour toute action qu’il jugera nécessaire.
Réponse de la direction	Réponse du ministère Le ministère souhaite remercier le bureau d’audit de l’État pour son implication dans ce rapport particulier. Nous apprécions sa rigueur et son professionnalisme dont il a fait preuve tout au long de notre collaboration sur ces actions. Nous sommes d’accord avec les résultats et validons les recommandations de l’auditeur. Depuis la découverte de la perte, le ministère a renforcé les contrôles internes, dont l’examen centralisé et gestion comptable des activités et opérations de maintenance. Remarques du bureau de l’auditeur d’État Nous remercions le personnel et les représentants du ministère pour leur recherche sérieuse ainsi que pour leur aide et coopération opportune tout au long de notre examen.

Champ

Données

Conclusion / Note

Engagement d’action juridique

Conclusion / Explication de la note

Synthèse de l’enquête

Le 13 janvier 2018, le responsable de l’audit interne du ministère a informé notre bureau de la perte éventuelle de fonds publics conformément à la loi. Le ministère a mené une enquête et a conclu qu’il y avait eu violation de la réglementation ministérielle au niveau du point de maintenance des équipements du Centre de corrections entraînant une perte pour l’état d’environ 192 000 $ entre le 1er août 2017 et le 31 décembre 2017. Nous avons examiné l’enquête du ministère et validons les conclusions. Nous avons réalisé des procédures supplémentaires pour traiter les risques identifiés lors de notre examen. Le ministère a partagé les résultats de son enquête avec le conseil déontologique exécutif d’État. Nous nous adresserons au bureau du procureur pour toute action qu’il jugera nécessaire.

Réponse de la direction

Réponse du ministère

Le ministère souhaite remercier le bureau d’audit de l’État pour son implication dans ce rapport particulier. Nous apprécions sa rigueur et son professionnalisme dont il a fait preuve tout au long de notre collaboration sur ces actions. Nous sommes d’accord avec les résultats et validons les recommandations de l’auditeur. Depuis la découverte de la perte, le ministère a renforcé les contrôles internes, dont l’examen centralisé et gestion comptable des activités et opérations de maintenance.

Remarques du bureau de l’auditeur d’État

Nous remercions le personnel et les représentants du ministère pour leur recherche sérieuse ainsi que pour leur aide et coopération opportune tout au long de notre examen.

Résultat

Le score du projet et les remarques complémentaires provenant du Bureau de l’auditeur d’État et le ministère sont capturés.

Autorisations

Seuls les utilisateurs affectés au rôle Responsable professionnel ou Utilisateur professionnel peuvent conclure des projets. Seuls les utilisateurs auxquels le rôle Responsable de la supervision a été affecté peuvent modifier le champ Réponse de la direction.

Terminer un projet

Indiquez un score global pour le projet, documentez les remarques complémentaires et les recommandations, permettez à la direction de réagir au score et à la conclusion.

Note

Les termes de l’interface sont personnalisables ; les champs et les onglets sont configurables. Dans votre organisation Diligent One, certains termes, champs et onglets peuvent être différents.
Si un champ obligatoire est vide, le message d’avertissement s’affiche : Ce champ est obligatoire. Certains champs personnalisés peuvent comporter des valeurs par défaut.

Sur la page d’accueil de Accueil de la plateforme (www.diligentoneplatform.com), sélectionnez l’application Projets pour l’ouvrir.
Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l’Application Projets.
Ouvrez ACL pour Windows.
Le tableau de bord projet s’ouvre.
Cliquez sur l’onglet Résultats.
Les graphiques Problèmes par type et Problèmes par gravité s’affichent. Si l’assurance est activée, le score Assurance globale s’affiche aussi.

Saisissez les informations pertinentes et cliquez sur Enregistrer :

Note

Les champs à texte enrichi ne peuvent pas dépasser 524 288 caractères.

Champ	Description
Conclusion/Score	Le score final des résultats du projet. Ce champ est facultatif.
Conclusion/Description du score	Votre avis général sur le projet toute autre remarque ou recommandation. Ce champ est facultatif.
Réponse de la direction	La réponse de la direction au score global du projet. Ce champ est facultatif.

Astuce

Pour activer la vérification orthographique dans les champs RTF, procédez comme suit :

Chrome, Firefox ou SafariCTRL + clic droit dans le champ sous Windows ou Commande + clic droit sous Mac
Internet Explorer ou Microsoft EdgeAccédez aux paramètres du navigateur et activez la vérification orthographique / mise en surbrillance des mots mal orthographiés

RésultatLe score du projet ainsi que toute remarque complémentaire et les recommandations sont capturés.

Ajouter une entrée au fichier de résultats

Ajoutez rapidement une entrée de fichier de résultats à votre projet.

Sur la page d’accueil de Accueil de la plateforme (www.diligentoneplatform.com), sélectionnez l’application Projets pour l’ouvrir.
Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l’Application Projets.
Ouvrez ACL pour Windows.
Le tableau de bord projet s’ouvre.
Cliquez sur l’onglet Résultats.
Cliquez sur le sous-onglet Fichiers de résultats.

Cliquez sur Ajouter des documents de résultats, puis saisissez les informations pertinentes et cliquez sur Enregistrer :

Champ

Description

Nom/Titre

Le nom de fichier.

La longueur maximale est de 255 caractères.

ID de résultats

Le numéro ou le code de référence pour le fichier de résultats. Ce champ est facultatif.

La longueur maximale est de 8 caractères.

Attributs

Indique les attributs associés au fichier de résultats. Ce champ est facultatif.

Les Admins de projet et les Admins de type de projet peuvent activer et personnaliser ce champ sous Gérer les types de projets (consultez la section Paramètres de l’application Projets).

RésultatL’entrée du fichier de résultats est ajoutée. La colonne des pièces jointes conserve la valeur « 0 » jusqu’au chargement des fichiers.

Mettre à jour les informations du fichier de résultats

Mettez à jour les informations du fichier de résultats et chargez les fichiers et les mémos de conclusion pour accompagner vos documents de travail.

Sur la page d’accueil de Accueil de la plateforme (www.diligentoneplatform.com), sélectionnez l’application Projets pour l’ouvrir.
Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l’Application Projets.
Ouvrez ACL pour Windows.
Le tableau de bord projet s’ouvre.
Cliquez sur l’onglet Résultats.
Cliquez sur le sous-onglet Fichiers de résultats.

Cliquez sur Détails en regard du nom de fichier approprié, puis saisissez les informations pertinentes comme décrit dans le tableau suivant :

Note

Après avoir saisi des données dans un champ, attendez la confirmation que celles-ci ont été enregistrées avec succès avant de remplir d'autres champs. Dans le cas contraire, vous obtiendrez une erreur indiquant que vos modifications sont en conflit avec celles effectuées simultanément par un autre utilisateur.

Champ	Description
Nom/Titre	Le nom de fichier. La longueur maximale est de 255 caractères.
ID de résultats	Le numéro ou le code de référence pour le fichier de résultats. Ce champ est facultatif.
Contenu ou description	Indique des détails sur le fichier de résultats. Ce champ est facultatif. Note Les champs à texte enrichi ne peuvent pas dépasser 524 288 caractères. Astuce Pour activer la vérification orthographique dans les champs RTF, procédez comme suit : Chrome, Firefox ou SafariCTRL + clic droit dans le champ sous Windows ou Commande + clic droit sous Mac Internet Explorer ou Microsoft EdgeAccédez aux paramètres du navigateur et activez la vérification orthographique / mise en surbrillance des mots mal orthographiés
Date de début planifiée	Indique la date de début prévue concernant le travail sur le fichier de résultats. Ce champ est facultatif. Les Admins de projet et les Admins de type de projet peuvent activer et personnaliser ce champ sous Gérer les types de projets (consultez la section Paramètres de l’application Projets).
Date de fin planifiée	Indique la date de fin prévue concernant le travail sur le fichier de résultats. Ce champ est facultatif. Les Admins de projet et les Admins de type de projet peuvent activer et personnaliser ce champ sous Gérer les types de projets (consultez la section Paramètres de l’application Projets).
Date de début réelle	Indique la date de début réelle concernant le travail sur fichier de résultats. Ce champ est facultatif. Les Admins de projet et les Admins de type de projet peuvent activer et personnaliser ce champ sous Gérer les types de projets (consultez la section Paramètres de l’application Projets).
Date de fin réelle	Indique la date de fin réelle concernant le travail sur fichier de résultats. Ce champ est facultatif. Les Admins de projet et les Admins de type de projet peuvent activer et personnaliser ce champ sous Gérer les types de projets (consultez la section Paramètres de l’application Projets).
Date de jalon planifiée	Indique la date prévue pour un jalon associé au fichier de résultats. Ce champ est facultatif. Les Admins de projet et les Admins de type de projet peuvent activer et personnaliser ce champ sous Gérer les types de projets (consultez la section Paramètres de l’application Projets).
Date de jalon réelle	Indique la date réelle pour un jalon associé au fichier de résultats. Ce champ est facultatif. Les Admins de projet et les Admins de type de projet peuvent activer et personnaliser ce champ sous Gérer les types de projets (consultez la section Paramètres de l’application Projets).
Attributs	Indique les attributs associés au fichier de résultats. Ce champ est facultatif. Les Admins de projet et les Admins de type de projet peuvent activer et personnaliser ce champ sous Gérer les types de projets (consultez la section Paramètres de l’application Projets).

Sous Fichiers d’assistance, chargez tous les fichiers nécessaires.
Pour plus d’informations, consultez la rubrique Utilisation des pièces jointes.
Note
Pour des raisons de sécurité, Diligent One n’accepte pas les pièces jointes avec les extensions suivantes : .bat, .com, .dmg, .exe ou .scr.
Sélectionnez Enregistrer.

Gestion des projets

Vous pouvez gérer des projets à l’aide de l’une des options suivantes :

Option	Description	Informations détaillées
Organiser des audits à l’aide de projets	Classez et filtrez les projets actifs.	Étiqueter les projets
Sauvegarder et exporter un projet	Enregistrez une copie d’un projet sur votre ordinateur ou réseau local, indépendamment de l’application Projets.	Sauvegarder et exporter des projets
Archiver ou désarchiver des projets	ArchiverConvertissez votre projet au format lecture seule lorsque vous avez finalisé le paramétrage d’un projet et utilisez ce projet comme modèle spécifique à l’avenir. DésarchiverRécupérez des informations ou ajoutez des informations à un projet.	Archiver et désarchiver des projets
Supprimer ou restaurer des projets	Supprimer temporairement un projet, restaurer un projet supprimé par erreur ou supprimer définitivement un projet.	Suppression et restauration d’projets