Aggiungere utenti in massa

Aggiungi grandi numeri di utenti alla piattaforma Diligent One per evitare l'inserimento manuale e dispendioso dei dati associato all'aggiunta individuale di utenti.

Come funziona

Innanzitutto scarica il modello Excel dalla piattaforma Diligent One. Poi, prepara i dati utenti nel modello. Infine, carica il modello sulla piattaforma Diligent One.

Dopo aver aggiunto in massa gli utenti, ricevi una notifica e-mail che riassume:

• il numero di utenti aggiunti
• il numero di utenti non aggiunti

Se uno o più utenti non sono stati aggiunti correttamente alla piattaforma Diligent One, puoi scaricare un file di errore (accessibile tramite link nell'e-mail), correggere gli errori e ricaricarlo sulla piattaforma Diligent One. Quando tutti gli utenti sono stati aggiunti correttamente alla piattaforma Diligent One, possono scaricare e cominciare a lavorare nei prodotti Diligent a cui hanno l'autorizzazione ad accedere.

Flusso di lavoro

Autorizzazioni

Solo gli Amministratori di sistema possono aggiungere in massa utenti alla piattaforma Diligent One e solo un Amministratore di sistema può aggiungere utenti contemporaneamente.

Navigare alla pagina Aggiungi in massa utenti

Per aggiungere più utenti contemporaneamente, segui questi passaggi:

1. Apri la home page della piattaforma (www.diligentoneplatform.com).

   Nota

   Se l'azienda utilizza più di un'organizzazione sulla piattaforma Diligent One, assicurati che quella appropriata sia attiva.

2. Selezionare Impostazioni piattaforma > Utenti.

   Se l'opzione Utenti non viene visualizzata, l'account utilizzato per l'accesso non dispone dei privilegi di amministratore.

3. Seleziona Aggiungi in massa.

4. Sulla pagina Aggiungi in massa utenti, fai clic su Scarica modello .xlsx.

   Il modello Excel viene salvato sulla tua macchina in locale come Modello Aggiungi in massa utente.xlsx.

5. Apri Aggiungi utenti in massa nel modello .xlsx e inserisci i dettagli come descritto nella seguente tabella:

   Nota

   Solo il foglio di lavoro Aggiungi utenti in massa nel modello .xlsx può essere utilizzato per inserire i dati utenti. I fogli di lavoro aggiuntivi non saranno processati.

   Campo	Descrizione
   E-mail	l'indirizzo e-mail di ogni utente. Il limite di caratteri è 60. Gli indirizzi e-mail possono includere apostrofi. Nota La piattaforma Diligent One non supporta gli indirizzi e-mail con accenti o caratteri non latini. Se occorre modificare l'indirizzo e-mail di un utente esistente, contattare il Team di supporto.
   Nome	Il nome dell'utente da aggiungere Il limite di caratteri è 40.
   Cognome	Il cognome dell'utente da aggiungere Il limite di caratteri è 40.
   Ruolo Launchpad opzionale	Il tipo di utente a livello di sistema Diligent One (ruolo Launchpad) dell'utente Non c'è limite a quanti utenti possono essere Amministratori di sistema. Per ulteriori informazioni, consulta Tipi di utente a livello di sistema e ruoli dei gruppi.
   Sottoscrizione opzionale	La sottoscrizione dell'utente Le sottoscrizioni definiscono il ruolo o i ruoli a cui un utente può essere assegnato in ogni applicazione di Diligent One. Per ulteriori informazioni, consulta Gestire licenze e autorizzazioni di sottoscrizioni.
   Ruolo di Rapporti opzionale	Il ruolo dell'utente in Rapporti Per maggiori informazioni sui ruoli in Rapporti, consultare Autorizzazioni dell'applicazione Rapporti. Nota Il database della piattaforma Diligent One non è sincronizzato con l'applicazione Rapporti. Gli utenti devono aprire Rapporti almeno una volta prima di poter essere assegnati ai rapporti, alle dashboard e agli storyboard.

6. Sulla pagina Aggiungi in massa utenti, carica il modello.
   Nota

   • Può essere caricato un solo modello Excel. Se un Amministratore di sistema carica un altro modello Excel, quello caricato in precedenza viene sovrascritto. Il modello Excel caricato è visibile a tutti gli Amministratori di sistema.

   • I caratteri speciali e gli spazi nel nome del file non sono supportati e verranno sostituiti dal trattino basso.

7. Selezionare Aggiungi utenti.

   Gli Amministratori di sistema ricevono un'e-mail che riassume il numero di utenti aggiunti e quello di utenti non aggiunti (se applicabile). Una volta che l'aggiunta in massa è completa, un messaggio di riepilogo si visualizza in Riepilogo dell'aggiunta in massa sulla pagina Aggiungi in massa utenti. Se necessario, è possibile rimuovere il file caricato selezionando il cestino .

Gestire gli errori nei caricamenti in massa

Se il caricamento di massa non riesce, viene generato un file di errore con i dettagli. Scarica il file per rivedere e risolvere i problemi prima di riprovare.

1. Se uno o più utenti non sono stati aggiunti, esegui una delle seguenti operazioni:
   • Sulla pagina Aggiungi in massa utenti, seleziona Scarica gli errori.
   • Nell'e-mail di notifica, seleziona Accedi a Scarica gli errori.
2. Apporta le correzioni ai record nel file di errore.
3. Carica il file di errore sulla pagina Aggiungi in massa utenti.

   Agli utenti che sono stati aggiunti viene inviata un'e-mail d'invito.

Risoluzione dei problemi

Comprendi gli errori e le cause comuni di carica in massa e scopri come correggere gli errori.

File di errore

Se ci sono errori nel modello Excel, la piattaforma Diligent One lo rifiuta e genera un file di errore che contiene:

• Una lista di record utenti che non sono riusciti
• Il motivo per cui ogni record non è riuscito (identificato nel campo Errore)
• Il valore in ogni campo che ha fatto sì che l'errore si verificasse

Qualsiasi Amministratore di sistema può scaricare il file di errore (se applicabile), apportare correzioni ai record nel file e caricare il file per l'elaborazione. Una volta che un Amministratore di sistema ha effettuato gli aggiornamenti appropriati al file di errore, può caricarlo sulla piattaforma Diligent One per l'elaborazione. 

Elaborare il file di errore

Quando il file di errore è stato elaborato, sono considerati solamente i seguenti campi:

• E-mail
• Nome e cognome
• Ruolo Launchpad
• Sottoscrizione
• Ruolo di Rapporti

Il campo di Errore che fornisce una dichiarazione che descrive il motivo per cui ogni record non ha avuto successo non viene elaborato. Se no qualsiasi dei campi in un record sono in errore, nessun altro campo nel record viene elaborato. Per esempio, se un Amministratore di sistema inserisce un nome utente, ma non specifica un indirizzo e-mail appropriato, l'utente non viene aggiunto.

Errori

La tabella di seguito fornisce un elenco di possibili messaggi di errore che potrebbero verificarsi durante l'upload del modello Excel. Se un record ha più errori, i messaggi di errore sono concatenati insieme e separati da una virgola all'interno del campo Errore.