Citare prove

Eseguire il backup dei rapporti e facilitare un processo di revisione efficiente utilizzando la Modalità citazione.

Prima di iniziare

Prima di poter citare le prove, è necessario terminare la stesura del rapporto e caricare tutti i file a cui si deve fare riferimento.

Come funziona

La Modalità citazione è una visualizzazione di sola lettura del rapporto che contiene una serie di strumenti di riferimento incrociato utilizzati per:

• evidenziare le informazioni importanti
• citare tutto il materiale di origine per eseguire il backup dei risultati e delle valutazioni chiave
• facilitare un processo di revisione efficiente

Attività che è possibile eseguire

La tabella seguente illustra le attività che è possibile eseguire utilizzando la Modalità citazione:

Attività	Utile quando è necessario...
Evidenziare testo	contrassegnare parole, frasi, paragrafi o immagini inserite nel testo per rivederle in seguito
Creare note di revisione (cose da fare)	collaborare con gli altri per garantire che il rapporto venga trasmesso con il tono, i dettagli, i fatti e il posizionamento corretti
Fare riferimenti incrociati a file	fare riferimenti incrociati a regolamenti, norme o leggi
Fare riferimenti incrociati a ritagli da un tipo di file supportato	fare riferimenti incrociati a una dichiarazione all'interno di una catena di e-mail che segnala la prova di una frode
Fare riferimenti incrociati a una singola cella o a un intervallo di celle in un file Excel (solo .xlsx) allo scopo di verificare la validità dei dati	fare riferimenti incrociati a un calcolo o una formula in una riconciliazione bancaria mensile

Pagine ed editor di testo RTF in cui è disponibile la Modalità citazione

È possibile utilizzare la Modalità citazione negli editor di testo RTF su una varietà di pagine.

Applicazione	Pagina	Editor di testo RTF
Progetti Framework	File di pianificazione/File di riferimento	Contenuto o descrizione
Progetti	Narrazione	Descrizione
Progetti	Procedura d'esecuzione/Guida dettagliata	Risultati procedura/Risultati guida dettagliata
Progetti	Dettagli issue (sottoscheda Informazioni sulla issue)	Descrizione
Progetti	Dettagli issue (sottoscheda Informazioni sulla ripetizione del test)	Panoramica dei risultati della ripetizione del test
Progetti	Testing.	Risultati del testing
Progetti	File dei risultati	Contenuto o descrizione

Considerazioni e limitazioni

Aggiornare ed eliminare i file collegati in Modalità citazione

Quando colleghi un file in Modalità citazione, questo viene automaticamente segnato come prova per preservare l'integrità del file. Quando un file è segnato come prova, non puoi:

• modificare il file online
• caricare nuove versioni del file con lo stesso nome
• eliminare il file

Per aggiornare o eliminare il file, devi scollegarlo da tutte le aree in Modalità citazione dove si fa riferimento al file. In maniera simile, prima di poter eliminare una pagina che contiene file collegati a Modalità citazione (come file di pianificazione, narrazioni, ecc.), devi scollegare il file da tutte le aree in Modalità citazione dove si fa riferimento al file.

Esaminare i file e i tipi di file supportati

È possibile fare riferimenti incrociati a ritagli da uno qualsiasi dei seguenti tipi di file supportati:

• PDF .pdf
• Word .doc o .docx
• Excel .xls o .xlsx
• PowerPoint .ppt o .pptx
• Visio .vsd o .vsdx
• Immagini .png, .jpg, .jpeg, .tif, o .tiff

Quando si esamina un tipo di file supportato, alcune formattazioni del testo potrebbero essere visualizzate in modo diverso. I documenti protetti da password non possono essere esaminati. Se il file è crittografato, danneggiato o troppo grande (stampa di oltre 10.000 pagine), è possibile collegare il file, ma non i ritagli al suo interno.

Attualmente non è disponibile il supporto per file .tif o .tiff con più pagine quando si utilizza la funzionalità Esamina file.

Modificare il rapporto dopo aver lavorato in Modalità citazione

Sebbene sia possibile modificare il rapporto dopo aver lavorato in Modalità citazione, il flusso di lavoro consigliato è terminare la scrittura del rapporto prima di evidenziare il testo e collegare i file in Modalità citazione.

Limitazioni al numero di evidenziazioni, link, allegati e ritagli

All'interno di ogni editor di testo RTF in cui è disponibile la Modalità citazione, si applicano le seguenti limitazioni:

• un massimo di 400 evidenziazioni e link (in totale)
• un massimo di 30 file per link
• un massimo di 200 ritagli per file

Creazione di rapporti e integrazioni con altri prodotti Diligent

Non è possibile esportare un report contenente le evidenziazioni e i link acquisiti in Modalità citazione. Tutte le cose da fare in linea create utilizzando la Modalità citazione vengono visualizzate nei rapporti scaricati.

Le evidenziazioni e i link della Modalità citazione non sono supportati nelle seguenti applicazioni che si connettono a Progetti:

• Rapporti
• Diligent HighBond per iOS e Android
• Progetti offline
• Analytics

Esempio

Autorizzazioni

Solo i Gestori professionali e gli Utenti professionali possono evidenziare testo e collegare testo a file o a sezioni specifiche all'interno dei file in Modalità citazione.

Attivare la Modalità citazione

Attivare la Modalità citazione in un editor di testo RTF per iniziare a citare le prove.

1. Esegui una delle seguenti operazioni:
   • Citare prove in un file di pianificazione, narrazione, procedura d'esecuzione/guida dettagliata, ciclo di test, issue o file dei risultati di un progetto:

     1. Dalla home page di Launchpad (www.highbond.com), selezionare l'applicazione Progetti per aprirla.

        Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Progetti.

     2. Aprire un progetto.
   • Per citare prove in un file di riferimento in un framework:
     1. Aprire l'applicazione Framework.
     2. Si apre un framework.
2. Accedere alla pagina e all'editor di testo RTF in cui è disponibile la Modalità citazione.

   Per maggiori informazioni, consultare Pagine ed editor di testo RTF in cui è disponibile la Modalità citazione.

3. Sotto l'editor di testo RTF, attivare la Modalità citazione.

   Risultato La Modalità citazione si apre e visualizza il rapporto come testo di sola lettura sul lato sinistro della pagina.

Evidenziare testo

Contrassegnare parole, frasi, paragrafi o immagini inserite nel testo per rivederle in seguito

1. Selezionare la porzione di testo che si desidera evidenziare.

   Le parti di testo evidenziate possono sovrapporsi. È inoltre possibile evidenziare eventuali immagini inserite nel testo.

2. Fare clic su Evidenzia .

   Risultato Il testo viene evidenziato in giallo e il conteggio delle Evidenziazioni viene aggiornato automaticamente. Le Evidenziazioni sono elencate nell'ordine in cui vengono visualizzate nell'editor di testo RTF.

Creare una nota di revisione (cosa da fare)

Collaborare con gli altri per garantire che il rapporto venga trasmesso con il tono, i dettagli, i fatti e il posizionamento corretti

1. Eseguire una delle seguenti operazioni: 
   • Selezionare la porzione di testo pertinente e fare clic su Crea cosa da fare .
   • Selezionare un'evidenziazione esistente, fare clic sulla scheda Cose da fare, quindi su + Crea cosa da fare.

     Si apre il pannello laterale Crea cosa da fare.

2. Inserire i dettagli nel modulo e fare clic su Salva. 

   Risultato Il testo viene evidenziato e il conteggio delle cose da fare viene aggiornato automaticamente. La persona a cui è stata assegnata la cosa da fare viene avvisata tramite e-mail. L'assegnatario può fare clic sul link nell'e-mail per aggiornare la cosa da fare o inviare un commento. Per maggiori informazioni sulle cose da fare, consultare Assegnare le cose da fare.

   Nota

   Solo le cose da fare con stato Aperto o Cancellato vengono visualizzate nel pannello Cose da fare. Un elenco completo delle cose da fare, comprese quelle con stato Chiuso , è disponibile nella scheda di gestione del progetto Cose da fare o nel Tracciatore di attività.

Fare riferimenti incrociati a un file

Collegare il testo evidenziato a un file, come ad esempio un regolamento, una norma o una legge.

1. Selezionare la porzione di testo evidenziata a cui si desidera fare riferimento incrociato.
2. In Aggiungi file o ritagli, cercare un file per nome o inserire una parola chiave o una frase contenuta in un file precedentemente caricato nel progetto.

   Qualsiasi file che esiste nella sezione File di supporto sulla pagina sono elencati come File suggeriti. Il numero di risultati della ricerca trovati all'interno del file si visualizza vicino ai Contenuti del file.

   Nota

   La ricerca di testo contenuto in un file non è supportata per file di dimensioni superiori a 7 MB. La funzione di ricerca si basa sulla scansione dei primi 100 kilobyte di qualsiasi file di dimensioni inferiori a 7 MB.

3. Fare clic sul nome del file.

   Si apre il pannello laterale Esamina file e viene visualizzato il contenuto del file.

   Nota

   Il pannello laterale Esamina file si apre solo se è stato selezionato un tipo di file supportato. Se il tipo di file non è supportato, è possibile solo collegare il testo evidenziato al file (non a una sezione di un file) e scaricare una copia del file. Per maggiori informazioni sui tipi di file supportati, vedere Esaminare i file e i tipi di file supportati.

4. Per collegare il testo evidenziato al file, fare clic su Collega file come provae chiudere il pannello laterale.

Fare riferimenti incrociati a ritagli da un file

Collegare il testo evidenziato a una o più sezioni di un file.

1. Selezionare la porzione di testo evidenziata a cui si desidera fare riferimento incrociato.
2. In Aggiungi file o ritagli, cercare un file per nome o inserire una parola chiave o una frase contenuta in un file precedentemente caricato nel progetto.

   Qualsiasi file che esiste nella sezione File di supporto sulla pagina sono elencati come File suggeriti. Il numero di risultati della ricerca trovati all'interno del file si visualizza vicino ai Contenuti del file.

   Nota

   La ricerca di testo contenuto in un file non è supportata per file di dimensioni superiori a 7 MB. La funzione di ricerca si basa sulla scansione dei primi 100 kilobyte di qualsiasi file di dimensioni inferiori a 7 MB.

3. Fare clic sul nome del file.

   Si apre il pannello laterale Esamina file e viene visualizzato il contenuto del file.

   Nota

   Il pannello laterale Esamina file si apre solo se è stato selezionato un tipo di file supportato. Se il tipo di file non è supportato, è possibile solo collegare il testo evidenziato al file (non a una sezione di un file) e scaricare una copia del file. Per maggiori informazioni sui tipi di file supportati, vedere Esaminare i file e i tipi di file supportati.

4. Accedere alla sezione appropriata del file.
5. Selezionare una porzione di testo, un'immagine o una tabella (singole celle o l'intera tabella) che si desidera utilizzare come prova e fare clic su Aggiungi ritaglio.

   Il testo e i ritagli di riferimento incrociati sono elencati sotto Ritagli.

   Consiglio

   È inoltre possibile utilizzare la sezione Informazioni sul file per accedere alla pagina in cui era allegato il file originale o per scaricare il file. Facendo clic su un ritaglio si viene reindirizzati al punto del file in cui è stato creato il ritaglio.

6. Facoltativo. Ripetere i passaggi 4 e 5 per aggiungere ulteriori ritagli e chiudere il pannello laterale una volta terminato.

   Risultato Il testo è evidenziato in verde e collegato al file e ai ritagli all'interno del file. Il conteggio dei Collegamenti, il conteggio dei File collegati e il conteggio dei ritagli vengono aggiornati. Il file è contrassegnato come prova e non può essere aggiornato o eliminato. I link sono elencati nell'ordine in cui vengono visualizzati nell'editor di testo RTF.

Fare riferimenti incrociati a un calcolo o a una formula

Collegare il testo evidenziato a una singola cella o a un intervallo di celle in un foglio di lavoro Excel (solo .xlsx).

1. Selezionare la porzione di testo evidenziata a cui si desidera fare riferimento incrociato.
2. In Aggiungi file o ritagli, cercare un file Excel per nome o inserire una parola chiave o una frase contenuta in un file Excel precedentemente caricato nel progetto.

   Tutti i file presenti sulla pagina nella sezione File di supporto o File richiesti sono elencati come File suggeriti. Il numero di risultati della ricerca trovati all'interno del file si visualizza vicino ai Contenuti del file.

   Nota

   La ricerca di testo contenuto in un file non è supportata per file di dimensioni superiori a 7 MB. La funzione di ricerca si basa sulla scansione dei primi 100 kilobyte di qualsiasi file di dimensioni inferiori a 7 MB.

3. Fare clic sul nome del file Excel.

   Si apre il pannello laterale Esamina file e viene visualizzato il contenuto del file Excel.

4. Fare clic su Aggiungi riferimenti di cella e selezionare una delle seguenti opzioni:
   • Digita il riferimento all'intervallo di celle È possibile fare riferimento a una singola cella o a un intervallo di celle da un foglio di lavoro Excel
   • Utilizza intervalli denominati È possibile fare riferimento a nomi descrittivi precedentemente applicati a un intervallo di celle in un foglio di lavoro Excel

   Digita il riferimento all'intervallo di celle

   1. Completare i seguenti campi:
      • Intervallo di celle Viene specificata una singola cella o un gruppo di celle all'interno del foglio di lavoro Excel.

        Per esempio, per fare riferimento a un intervallo di celle che include le celle C1, C2, C3, C4 e C5, specificare C1:C5.

      • Foglio di lavoro Viene specificato il foglio di lavoro nel file Excel.
      • Nome Viene specificato un nome descrittivo per la singola cella o intervallo di celle.

        Il limite massimo di caratteri è 245. Il nome deve essere univoco e non può includere caratteri non supportati come spazi, apostrofi, trattini, punti esclamativi, virgole, parentesi o virgolette.

   2. Fai clic su Salva.

      Risultato Il foglio di lavoro Excel e gli intervalli di celle referenziati vengono visualizzati sotto Ritagli.

      Facendo clic su un ritaglio si scarica una copia del file Excel citato originale. Qualsiasi intervallo denominato specificato in Modalità citazione è preceduto da _HighBond_.

   Utilizza intervalli denominati

   Consiglio

   Se nel foglio di lavoro sono presenti intervalli denominati, questo è il metodo più rapido.

   1. Selezionare uno o più intervalli denominati.

      Nota

      Solo gli intervalli denominati memorizzati nella notazione A1 possono essere selezionati dall'elenco a discesa. Gli intervalli denominati che fanno riferimento ad altri intervalli denominati o che includono formule Excel non vengono visualizzati.

      Per maggiori informazioni sugli intervalli denominati, consultare la Guida di Microsoft Excel.

   2. Fai clic su Salva.

      Risultato Il foglio di lavoro Excel e gli intervalli denominati referenziati vengono visualizzati sotto Ritagli.

      Facendo clic su un ritaglio si scarica una copia del file Excel citato originale. Qualsiasi intervallo denominato specificato in Modalità citazione è preceduto da _HighBond_.

Rimuovere evidenziazioni o riferimenti incrociati

Scollegare testo o rimuovere evidenziazioni, link e ritagli.

Scollegare testo da un file

1. Espandere la voce nella sezione Collegamenti.
2. Posizionare il mouse sul file.
3. Fare clic su e selezionare Scollega file.
4. Fare clic su Scollega per confermare.
   Attenzione

   Scollegando il testo da un file si rimuovono anche eventuali ritagli associati al file.

Rimuovere un'evidenziazione

1. Posizionare il mouse sulla voce nella sezione In evidenza .
2. Fare clic su e selezionare Elimina evidenziazione.
3. Fai clic su Elimina per confermare.
   Attenzione

   La rimozione di un'evidenziazione rimuove anche eventuali cose da fare o ritagli associati e scollega eventuali file associati. Per conservare eventuali cose da fare associate, selezionare Mantieni cose da fare.

Rimuovere un collegamento a un file

1. Posizionare il mouse sulla voce nella sezione Collegamenti.
2. Fare clic e selezionare Elimina collegamento.
3. Fai clic su Elimina per confermare.
   Attenzione

   La rimozione di un collegamento rimuove anche eventuali cose da fare o ritagli associati e scollega eventuali file associati. Per conservare eventuali cose da fare associate, selezionare Mantieni cose da fare.

Rimuovere un ritaglio da un file

1. Dal pannello laterale Esamina file, posizionare il mouse sul ritaglio nella sezione Ritagli e fare clic sul cestino .
2. Fai clic su Elimina per confermare.