ProjectenProjecten archiveren en dearchiveren
Archiveer uw project als het voltooid is of als u de instellingen hebt afgerond van een project dat u als een aangepast sjabloon wilt gebruiken. Dearchiveer een project als u informatie van een project moet ophalen of informatie aan een project moet toevoegen.
Hoe het werkt
Als het project is gearchiveerd, wordt het verplaatst van de startpagina Projecten naar de Projectbibliotheek. Het project blijft in alleen-lezen-formaat in de Projectbibliotheek totdat het gearchiveerd of doorgestuurd wordt, met bepaalde uitzonderingen.
Het volgende komt ook voor:
- Taken en eerdere versies van bijlagen worden verwijderd.
- Alle terugkerende meldingen die eerder voor acties en aanvraagitems waren geconfigureerd, stoppen.
- Openbare links naar actie- en aanvraagitems (die gedistribueerd zijn naar niet-gelicentieerde gebruikers) verlopen.
- Beoordelingsfactoren worden automatisch uitgeschakeld.
- Controleprestatieschema's en certificeringsaanvragen stoppen met lopen.
- Het project is losgekoppeld van zekerheidsplannen.
Rapportage over problemen van gearchiveerde projecten
Als uw organisatie toegang heeft tot Rapporten, kunt u de weergave Gearchiveerde problemen gebruiken om te rapporteren over problemen van gearchiveerde projecten. Voor meer informatie raadpleegt u Referentie weergave.
Wanneer een probleem verholpen is, kunt u het project dearchiveren, het probleem sluiten en het project opnieuw archiveren.
Overwegingen en beperkingen
Elk project of raamwerk heeft een bijbehorend projecttype.
Als u een project archiveert en vervolgens wijzigingen aanbrengt in het projecttype dat aan het project is gekoppeld, dan worden de wijzigingen ook op het gearchiveerde project toegepast.
Entiteiten bijwerken
Als u een project archiveert en vervolgens wijzigingen aanbrengt aan de entiteiten, dan worden de wijzigingen ook op het gearchiveerde project toegepast.
Projecten herstellen voordat ze worden gearchiveerd
Als u eerder een project hebt verwijderd en het is nog steeds beschikbaar in de Projectbibliotheek onder Verwijderde projecten, dan moet u het project herstellen voordat u het kunt archiveren.
Secties uitchecken
Als u eerder een sectie van een project hebt uitgecheckt met behulp van Offline projecten of de Diligent One iPad-app en u archiveert vervolgens het project, dan kunt u de sectie niet opnieuw inchecken totdat u het project dearchiveert.
Scenario's
Afhankelijk van wat u moet doen, kunt u een project archiveren, een project dearchiveren of een gearchiveerd project doorsturen.
| Scenario | Actie |
|---|---|
| U wilt een project afronden en het alleen-lezen maken. | Het project archiveren
|
| U wilt het project afronden en alleen-lezen maken, maar ook de mogelijkheid hebben om op een later tijdstip informatie op te halen of toe te voegen. | Archiveer en dearchiveer het project
|
| U wilt het project hergebruiken als een aangepaste sjabloon omdat u in de toekomst een soortgelijk project uitvoert. | Archiveer het project en stuur het door
|
Beschikbaarheid van projectonderdelen
De beschikbaarheid van projectitems is gebaseerd op het feit of u een gearchiveerd project archiveert, dearchiveert of doorstuurt.
Opmerking
- Interfacetermen zijn aanpasbaar, en velden en tabbladen zijn configureerbaar. In uw exemplaar van HighBond zijn sommige termen, velden en tabbladen mogelijk anders.
- Als een verplicht veld leeg wordt gelaten, verschijnt een waarschuwingsbericht: Dit veld is verplicht. Sommige aangepaste velden kunnen standaardwaarden hebben.
| Item | Archiveren | Dearchiveren | Doorsturen |
|---|---|---|---|
Instellingen |
|
|
|
Planningsbestanden |
|
|
|
| Doelen |  | | |
| Beschrijvingen | | | |
| Rsicocontrolematrix of projectplan | | | |
| Uitvoeringsprocedures / Stapsgewijze beschrijvingen en testen | | | * |
Gepubliceerde problemen |
|
|
|
| Niet-gepubliceerde problemen |  | |  |
| Acties van gepubliceerde problemen | | | * |
| Acties van niet-gepubliceerde problemen | | | |
Aanvragen |
|
|
|
Beoordelingen |
|
|
|
Goedkeuringen |
|
|
|
Resultaten (velden en bestanden) |
|
|
|
Tijdpagina's |
|
|
|
Taken |
|
|
|
Recente activiteit |
|
|
|
Geschiedenis |
|
|
|
| Laatste versies van bijlagen | | | * |
Eerdere versies van bijlagen |
|
|
|
Item beschikbaar =
Item beschikbaar als Projectresultaten opnemen is geselecteerd in het formulier Project doorsturen= *
Item verborgen =
Item niet beschikbaar =
Machtigingen
Projecten archiveren, dearchiveren en doorsturen
Projectbeheerders, projectmakers en professionele beheerders kunnen projecten waartoe zij toegang hebben archiveren, dearchiveren en doorsturen.
Gearchiveerde projecten bekijken
Om een gearchiveerd project te bekijken, moet u een combinatie van een van de volgende rollen in het project EN de bevoegdheid Gearchiveerde projecten bekijken toegewezen krijgen:
- Professioneel beheerder
- Professionele gebruiker
- Superviserende executive
- Supervisiebeoordelaar
Syteembeheerders met een professioneel abonnement krijgen automatisch de bevoegheid Gearchiveerde projecten bekijken toegewezen.
Zie Machtigingen Projecten-app voor meer informatie.
Opmerking
Gebruikers moeten de bevoegheid Gearchiveerde projecten bekijken toegewezen krijgen voordat het project wordt gearchiveerd. Als het project al gearchiveerd is, moet u het project dearchiveren, de gebruiker de bevoegheid Gearchiveerde projecten bekijken toewijzen en het project opnieuw archiveren.
Een project archiveren
Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.diligentoneplatform.com) de Projecten-app om deze te openen.
Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.
- Open het project dat u wilt archiveren.
- Klik op het tabblad Instellingen van het projectbeheer.
Het subtabblad Instellingen wordt geopend.
- Klik in het zijpaneel Project archiveren en klik op Naar bibliotheek archiveren.
- Klik op OK in het bevestigingsdialoogvenster.
ResultaatHet archiveringsproces begint en er wordt een bevestiging per e-mail verzonden wanneer het proces is voltooid. Als er een probleem optreedt tijdens het archiveringsproces van een project, wordt er een e-mailbericht met verdere instructies verzonden.
Een project dearchiveren
Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.diligentoneplatform.com) de Projecten-app om deze te openen.
Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.
- Onder Planning en resultaten selecteert u Projectbibliotheek.
De pagina Projectbibliotheek wordt geopend.
- Navigeer naar het betreffende gearchiveerde project, klik op de knop Overloop
en klik op Dearchiveren.ResultaatHet project wordt verwijderd uit de Projectbibliotheek en weergegeven op de startpagina Projecten. Alle verborgen items zijn nu zichtbaar in het project en alle beoordelingsfactoren die niet handmatig uitgeschakeld of verbroken waren voordat het project werd gearchiveerd, worden automatisch weer ingeschakeld.
