Acties vastleggen

Leg acties vast om vervolgmaatregelen te identificeren voor het corrigeren van geïdentificeerde problemen.

Voordat u begint

Voordat u een actie kunt vastleggen, moet u een probleem vastleggen.

Hoe het werkt

Een actie is een specifieke vervolgmaatregel die gekoppeld is aan een geïdentificeerd probleem.

Om correctieverantwoordelijkheden te definiëren, kunt u acties toevoegen, actie-eigenaars toewijzen en extra medewerkers aan acties koppelen. Ook kunt u herinneringen voor uzelf instellen om problemen te hertesten of de uren die aan het hertesten zijn besteed bij te houden door acties aan uzelf toe te wijzen.

Zodra u een actie-eigenaar of CC-medewerkers aan een actie toewijst, ontvangen de juiste mensen een e-mailbericht met een koppeling naar de actie en kunnen ze de actie bijwerken.

E-mailmeldingen over updates van acties

Opmerking

Actiekoppelingen verlopen zodra de actie is afgesloten. Als de actie opnieuw wordt geopend, kunt u een nieuwe e-mailmelding sturen, die automatisch een nieuwe actiekoppeling aanmaakt.

Wanneer een persoon een actie bijwerkt (veldwaarden wijzigt) of een opmerking over een actie plaatst, wordt er een e-mailmelding verzonden om anderen hiervan op de hoogte te stellen. In de tabellen hieronder staat weergegeven wie er een e-mailmelding ontvangt. Dit hangt af van de persoon die de aanvraag bijwerkt of er een opmerking over de actie aan toevoegt.

Een actie bijwerken

Opmerking

Deze actiemaker is de persoon die is opgegeven in het veld Toegewezen door.

Actie bijgewerkt door	E-mailmelding ontvangen door
Actie bijgewerkt door	Actiemaker	Actie-eigenaar	Persoon in CC
Actiemaker
Actie-eigenaar
Persoon in CC

Opmerking geven over een actie

Opmerking gegeven door	E-mailmelding ontvangen door
Opmerking gegeven door	Actiemaker	Actie-eigenaar	Persoon in CC
Actiemaker
Actie-eigenaar
Persoon in CC

Voorbeeld

Een actie vastleggen

Scenario

U moet een actie vastleggen dat voortkomt uit de vaststelling dat de protocollen voor noodherstel niet gecoördineerd zijn binnen een organisatie.

Verwerken

U opent uw project cyberveiligheid beoordelen, klikt op het tabblad Problemen, navigeert naar het probleem Protocollen voor noodherstel, klikt op het subtabblad Opvolging en Correctie en klikt op Toevoegen naast Acties om de actie vast te leggen.

Resultaat

U legt de actie als volgt vast:

Machtigingen

Professionele beheerders en Professionele gebruikers kunnen binnen een project een actie aanmaken, bijwerken en verwijderen.
Toezichthoudende executives en mensen zonder toegang tot Diligent One die acties toegewezen hebben gekregen, hebben alleen antwoordtoegang (kunnen de velden Ingediend op en Status bijwerken, opmerkingen plaatsen en bestanden bijvoegen).
Toezichthoudende beoordelaars hebben alleen lezen-toegang.
Bijbdrager-beheerders, Bijdrager-testers en Bijdrager-gebruikers kunnen alleen acties bijwerken en verwijderen waar zij eigenaar van zijn.

Navigeer naar de problemenomgeving

Opmerking

Interfacetermen zijn aanpasbaar, en velden en tabbladen zijn configureerbaar. In uw exemplaar van HighBond zijn sommige termen, velden en tabbladen mogelijk anders.
Als een verplicht veld leeg wordt gelaten, verschijnt een waarschuwingsbericht: Dit veld is verplicht. Sommige aangepaste velden kunnen standaardwaarden hebben.

Voer een van de volgende handelingen uit:

Werken met problemen uit een bepaald project
1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.diligentoneplatform.com) de Projecten-app om deze te openen.
  Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.
2. Ga naar een project.
3. Klik op het tabblad Problemen.
Werken met problemen uit alle projecten
- Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.diligentoneplatform.com) de Probleemvolger-app om deze te openen.
  Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Probleemvolger-app te switchen.

Een probleem in de Problemenlijst vinden

Voer een van de volgende handelingen uit:
- Voer de titel of een deel van de titel van het/de proble(e)m(en) in het zoekveld in.
  Problemen die niet overeenkomen met uw zoekopdracht worden uitgefilterd terwijl u typt.
- Gebruik een filter om de problemen die op de pagina worden weergegeven te beperken.
  Standaard worden alle problemen van het project weergegeven. Klik op Wissen om een van de toegepaste filters te verwijderen.
- Klik op een kolomnaam om de problemenlijst bij die kolom op oplopende of aflopende volgorde te sorteren.
- Klik op de projectnaam om alle aan het project gelieerde problemen te bekijken.
  Opmerking
  Deze optie is alleen beschikbaar in de Probleemvolger.
In het tabblad Problemen klikt u op de probleemnaam of vanuit de Probleemvolger klik u op Details naast het desbetreffende probleem.
ResultaatDe pagina Probleemdetails wordt geopend.

Een actie toevoegen

.
Klik op het tabblad Opvolging en Correctie.
Klik op Toevoegen naast Acties.
ResultaatHet dialoogvenster Nieuwe actie wordt geopend.

Voer de volgende informatie in en klik op Opslaan:

Veld

Beschrijving

Titel

geeft de naam van de actie op

De maximale lengte bedraagt 255 karakters.

Eigenaar

optioneel

hier wordt de persoon die verantwoordelijk is voor de actie weergegeven

Het zoekveld werkt op de voor- en/of achternaam van de persoon.

Selecteren Geef een gebruiker op ... en voer een van de volgende acties uit:

Een gebruiker opgevenSelecteer een persoon onder de lijst Gebruikers indien die persoon een gelicentieerd gebruiker is van de Diligent One-instantie.
Een contactpersoon opgevenIndien uw organisatie gebruik maakt van de Resultaten-app, en een Referentieverzameling heeft geconfigureerd, selecteer dan een persoon op de Contactpersonen-lijst om een van de contactpersonen van uw organisatie als de actie-eigenaar op te geven.
Handmatig de naam van de persoon typen en op Enter drukkenGebruik deze optie als de persoon geen gebruiker of contactpersoon is in een Diligent One-instantie. Naast de naam van de persoon kunt u handmatig zijn/haar e-mailadres intypen in het veld E-mailadres.

Indien er sprake is van duplicaat-e-mails omdat de persoon zowel een gebruiker van Diligent One als een contactpersoon is, wordt het e-mailadres van de contactpersoon uit de zoekresultaten gefilterd en wordt uitsluitend het e-mailadres van de gebruiker weergegeven.

Opmerking

Iedereen kan als actie-eigenaar toegewezen worden. Als de persoon geen toegang heeft tot Diligent One, of de rol Supervisie-executive toegewezen heeft gekregen voor het project, krijgt deze persoon een niet-geverifieerde koppeling naar de actie via e-mail toegestuurd. Hiermee kan hij of zij reageren op de actie.

Nu melding verzenden

optioneel

Selecteer deze optie om onmiddellijk een e-mailbericht naar de eigenaar en eventuele personen in CC te sturen.

Wekelijkse herinnering versturen

optioneel

Selecteer deze optie om herhaaldelijke e-mailberichten naar de eigenaar en eventuele personen in CC te sturen. De standaardconfiguratie is ingesteld op het verzenden van e-mailherinneringen 28, 14, 7, 2 en 1 dag(en) voor de vervaldatum, maar u kunt desgewenst een aangepaste frequentie configureren.

Voor meer informatie over terugkerende herinneringen raadpleegt u Terugkerende actieherinneringen sturen.

Probleemtitel/-koptekst opnemen

optioneel

Selecteer deze optie om aanvullende probleemdetails aan de actie-eigenaar te verstrekken. Zodra de actie-eigenaar op de koppeling naar de actie in de e-mail klikt, kan hij of zij de velden op de actiepagina bekijken.

Tip

Dit biedt de mogelijkheid om contextuele informatie te delen met de personen aan wie een actie is toegewezen, terwijl de controle wordt behouden over vertrouwelijke projectinformatie.

Correctieplan en deadline opnemen

optioneel

Selecteer deze optie om aanvullende correctiedetails aan de actie-eigenaar te verstrekken. Zodra de actie-eigenaar op de koppeling naar de actie in de e-mail klikt, kan hij of zij de velden op de actiepagina bekijken.

Tip

Dit biedt de mogelijkheid om contextuele informatie te delen met de personen aan wie een actie is toegewezen, terwijl de controle wordt behouden over vertrouwelijke projectinformatie. Bijvoorbeeld om te gebruiken voor mensen zonder toegang tot het systeem.

Beschrijving

optioneel

geeft de details van de vereiste actie aan

Opmerking

Rich text-velden mogen maximaal 524.288 tekens bevatten.

Tip

Voer een van de volgende handelingen uit om spellingscontrole op rich text-velden in te schakelen:

Chrome, Firefox of SafariCTRL + rechtermuisklik binnen het veld op Windows of Command + rechtermuisklik op Mac
Internet Explorer of Microsoft Edgeopen uw browserinstellingen en schakel spellingscontrole/markeren van onjuist gespelde woorden in

optioneel

geeft een of meer mensen aan die kunnen bijdragen aan de actie

Alleen Professioneel beheerders, Professionele gebruikers of gebruikers waar de rol Bijdrager aan is toegewezen, kunnen dit veld bijwerken.

Opmerking

Iedereen kan in CC wordt gezet voor een actie. Als de persoon geen toegang heeft tot Diligent One, of de rol Supervisie-executive toegewezen heeft gekregen voor het project, krijgt deze persoon een niet-geverifieerde koppeling naar de actie via e-mail toegestuurd. Hiermee kan hij of zij reageren op de actie.

Tip

U kunt op Enter, de spatiebalk, de komma, de Tab-toets of de dubbele punt drukken om een e-mailadres aan de CC-lijst toe te voegen.

Vervaldatum

geeft de datum op waarop de actie voltooid moet zijn

Prioriteit

optioneel

geeft de prioriteit van de actie op

De actie kan bijvoorbeeld worden aangegeven als "Hoog", "Gemiddeld" of "Laag". Projectbeheerders en Projecttypebeheerders kunnen de opties voor dit veld inschakelen en aanpassen onder Projecttypen beheren.

Meerdere acties toevoegen

Zie voor informatie over het toevoegen van meerdere acties tegelijk Acties in bulk importeren.

Een actie bekijken of bijwerken

Als u een actie toegewezen hebt gekregen, kunt u deze bekijken of bijwerken.

Opmerking

U kunt de tabbladen Informatie en E -mailmeldingen niet meer bijwerken nadat Opvolgingen en correctie op elk niveau is afgemeld. U kunt de tabbladen Actie opvolgen en Actie voltooien echter wel bijwerken nadat Opvolging en correctie op elk niveau is uitgeschakeld.

.
Klik op het tabblad Opvolging en Correctie.
Klik op Bekijken/Bespreken naast de actie die u wilt bekijken of bijwerken.
ResultaatHet actiedialoogvenster met de volgende tabbladen wordt geopend:
- Informatie
- E-mailmelding
- Actieopvolging
- Actie voltooien

Informatie over een actie bekijken of bijwerken

Opmerking

U kunt het tabblad Informatie niet meer bijwerken nadat Opvolging en correctie op elk niveau is goedgekeurd.

.
Klik op het tabblad Opvolging en Correctie.
Klik op Bekijken/Bespreken naast de actie die u wilt bekijken of bijwerken.
Werk het tabblad Informatie bij met het volgende en klik op Opslaan:

Veld	Beschrijving
Titel	geeft de naam van de actie op De maximale lengte bedraagt 255 karakters.
Toegewezen door	geeft de naam van de actiemaker op. Dit veld is alleen beschikbaar als u een bestaande actie aan het bijwerken bent. Alleen Professionele beheerders, Professionele gebruikers of gebruikers aan wie de rol Bijdrager is toegewezen die de actie hebben gemaakt, kunnen dit veld bijwerken.
Eigenaar optioneel	hier wordt de persoon die verantwoordelijk is voor de actie weergegeven Het zoekveld werkt op de voor- en/of achternaam van de persoon. Selecteren Geef een gebruiker op ... en voer een van de volgende acties uit: Een gebruiker opgevenSelecteer een persoon onder de lijst Gebruikers indien die persoon een gelicentieerd gebruiker is van de Diligent One-instantie. Een contactpersoon opgevenIndien uw organisatie gebruik maakt van de Resultaten-app, en een Referentieverzameling heeft geconfigureerd, selecteer dan een persoon op de Contactpersonen-lijst om een van de contactpersonen van uw organisatie als de actie-eigenaar op te geven. Handmatig de naam van de persoon typen en op Enter drukkenGebruik deze optie als de persoon geen gebruiker of contactpersoon is in een Diligent One-instantie. Naast de naam van de persoon kunt u handmatig zijn/haar e-mailadres intypen in het veld E-mailadres. Indien er sprake is van duplicaat-e-mails omdat de persoon zowel een gebruiker van Diligent One als een contactpersoon is, wordt het e-mailadres van de contactpersoon uit de zoekresultaten gefilterd en wordt uitsluitend het e-mailadres van de gebruiker weergegeven. Opmerking Iedereen kan als actie-eigenaar toegewezen worden. Als de persoon geen toegang heeft tot Diligent One, of de rol Supervisie-executive toegewezen heeft gekregen voor het project, krijgt deze persoon een niet-geverifieerde koppeling naar de actie via e-mail toegestuurd. Hiermee kan hij of zij reageren op de actie.
Beschrijving optioneel	geeft de details van de vereiste actie aan Opmerking Rich text-velden mogen maximaal 524.288 tekens bevatten. Tip Voer een van de volgende handelingen uit om spellingscontrole op rich text-velden in te schakelen: Chrome, Firefox of SafariCTRL + rechtermuisklik binnen het veld op Windows of Command + rechtermuisklik op Mac Internet Explorer of Microsoft Edgeopen uw browserinstellingen en schakel spellingscontrole/markeren van onjuist gespelde woorden in
Vervaldatum	geeft de datum op waarop de actie voltooid moet zijn
Prioriteit optioneel	geeft de prioriteit van de actie op De actie kan bijvoorbeeld worden aangegeven als "Hoog", "Gemiddeld" of "Laag". Projectbeheerders en Projecttypebeheerders kunnen de opties voor dit veld inschakelen en aanpassen onder Projecttypen beheren.

E-mailmeldingen bekijken of bijwerken

Opmerking

U kunt het tabblad E -mailmeldingen niet meer bijwerken nadat Opvolging en correctie op elk niveau is goedgekeurd.

.
Klik op het tabblad Opvolging en Correctie.
Klik op Bekijken/Bespreken naast de actie die u wilt bekijken of bijwerken.
Klik op het tabblad E-mailmelding.
Werk de volgende informatie bij en klik op Opslaan:

Veld	Beschrijving
Nu melding verzenden optioneel	Selecteer deze optie om onmiddellijk een e-mailbericht naar de eigenaar en eventuele personen in CC te sturen.
Stuur herinneringen 28, 14, 7, 2 dagen en 1 dag vóór de deadline optioneel	Selecteer deze optie om herhaaldelijke e-mailberichten naar de eigenaar en eventuele personen in CC te sturen. De standaardconfiguratie is ingesteld op het verzenden van e-mailherinneringen 28, 14, 7, 2 en 1 dag(en) voor de vervaldatum, maar u kunt desgewenst een aangepaste frequentie configureren. Voor meer informatie over terugkerende herinneringen raadpleegt u Terugkerende actieherinneringen sturen.
Probleemtitel/-koptekst opnemen optioneel	Selecteer deze optie om aanvullende probleemdetails aan de actie-eigenaar te verstrekken. Zodra de actie-eigenaar op de koppeling naar de actie in de e-mail klikt, kan hij of zij de velden op de actiepagina bekijken. Tip Dit biedt de mogelijkheid om contextuele informatie te delen met de personen aan wie een actie is toegewezen, terwijl de controle wordt behouden over vertrouwelijke projectinformatie.
Correctieplan en deadline opnemen optioneel	Selecteer deze optie om aanvullende correctiedetails aan de actie-eigenaar te verstrekken. Zodra de actie-eigenaar op de koppeling naar de actie in de e-mail klikt, kan hij of zij de velden op de actiepagina bekijken. Tip Dit biedt de mogelijkheid om contextuele informatie te delen met de personen aan wie een actie is toegewezen, terwijl de controle wordt behouden over vertrouwelijke projectinformatie.
CC optioneel	geeft een of meer mensen aan die kunnen bijdragen aan de actie Alleen Professioneel beheerders, Professionele gebruikers of gebruikers waar de rol Bijdrager aan is toegewezen, kunnen dit veld bijwerken. Opmerking Iedereen kan in CC wordt gezet voor een actie. Als de persoon geen toegang heeft tot Diligent One, of de rol Supervisie-executive toegewezen heeft gekregen voor het project, krijgt deze persoon een niet-geverifieerde koppeling naar de actie via e-mail toegestuurd. Hiermee kan hij of zij reageren op de actie. Tip U kunt op Enter, de spatiebalk, de komma, de Tab-toets of de dubbele punt drukken om een e-mailadres aan de CC-lijst toe te voegen.

Veld

Beschrijving

Nu melding verzenden

optioneel

Selecteer deze optie om onmiddellijk een e-mailbericht naar de eigenaar en eventuele personen in CC te sturen.

Stuur herinneringen 28, 14, 7, 2 dagen en 1 dag vóór de deadline

optioneel

Voor meer informatie over terugkerende herinneringen raadpleegt u Terugkerende actieherinneringen sturen.

Probleemtitel/-koptekst opnemen

optioneel

Tip

Dit biedt de mogelijkheid om contextuele informatie te delen met de personen aan wie een actie is toegewezen, terwijl de controle wordt behouden over vertrouwelijke projectinformatie.

Correctieplan en deadline opnemen

optioneel

Tip

Dit biedt de mogelijkheid om contextuele informatie te delen met de personen aan wie een actie is toegewezen, terwijl de controle wordt behouden over vertrouwelijke projectinformatie.

optioneel

geeft een of meer mensen aan die kunnen bijdragen aan de actie

Alleen Professioneel beheerders, Professionele gebruikers of gebruikers waar de rol Bijdrager aan is toegewezen, kunnen dit veld bijwerken.

Opmerking

Tip

U kunt op Enter, de spatiebalk, de komma, de Tab-toets of de dubbele punt drukken om een e-mailadres aan de CC-lijst toe te voegen.

Een actie opvolgen.

Opmerking

U kunt het tabblad Actie opvolgen bijwerken nadat Opvolging en correctie op elk niveau is goedgekeurd.

.
Klik op het tabblad Opvolging en Correctie.
Klik op Bekijken/Bespreken naast de actie die u wilt bijwerken.
Klik op het tabblad Actie opvolgen.
Werk de volgende informatie bij en klik op Opslaan:

Veld	Beschrijving
Ingediend op	specificeert de datum waarop de actie werd voltooid of aangepakt
Status	geeft de huidige status van de actie aan De status kan bijvoorbeeld Geopend, Wacht op antwoord van management, Management is bezig met corrigeren, Verholpen - wacht op verificatie, Audit wordt geverifieerd, Heropend of Voltooid zijn. Projectbeheerders en Projecttypebeheerders kunnen de opties voor dit veld inschakelen en aanpassen onder Projecttypen beheren. Opmerking Projectbeheerders kunnen instellingen voor rechten configureren zodat iedereen met toegang tot acties het veld Status kan bijwerken. Ze kunnen ook beperken wie het veld Status kan bijwerken tot alleen gelicentieerde Diligent One-gebruikers met toegang tot acties. Zie Instellingen van Projecten-app voor meer informatie.
Nieuwe opmerking	Voeg een opmerking toe en/of upload een bestand. Zie Werken met bijlagen voor meer informatie over bijlagen. Opmerking Om veiligheidsredenen accepteert Diligent One geen bestandsbijlagen met de volgende extensies: .bat, .com, .dmg, .exe of .scr.

Veld

Beschrijving

Ingediend op

specificeert de datum waarop de actie werd voltooid of aangepakt

Status

geeft de huidige status van de actie aan

De status kan bijvoorbeeld Geopend, Wacht op antwoord van management, Management is bezig met corrigeren, Verholpen - wacht op verificatie, Audit wordt geverifieerd, Heropend of Voltooid zijn. Projectbeheerders en Projecttypebeheerders kunnen de opties voor dit veld inschakelen en aanpassen onder Projecttypen beheren.

Opmerking

Projectbeheerders kunnen instellingen voor rechten configureren zodat iedereen met toegang tot acties het veld Status kan bijwerken. Ze kunnen ook beperken wie het veld Status kan bijwerken tot alleen gelicentieerde Diligent One-gebruikers met toegang tot acties. Zie Instellingen van Projecten-app voor meer informatie.

Nieuwe opmerking

Voeg een opmerking toe en/of upload een bestand.

Zie Werken met bijlagen voor meer informatie over bijlagen.

Opmerking

Om veiligheidsredenen accepteert Diligent One geen bestandsbijlagen met de volgende extensies: .bat, .com, .dmg, .exe of .scr.

Actie voltooien

Opmerking

U kunt het tabblad Actie voltooien bijwerken nadat Opvolging en correctie op elk niveau is goedgekeurd.

.
Klik op het tabblad Opvolging en Correctie.
Klik op Bekijken/Bespreken naast de actie die u wilt bijwerken.
Klik op het tabblad Actie voltooien.
Werk de volgende informatie bij en klik op Opslaan:

Veld	Beschrijving
Voltooid op	specificeert de datum waarop de actie werd voltooid of aangepakt Dit veld wordt normaal gesproken ingevuld door de actie-eigenaar. Dit veld is alleen beschikbaar als u een bestaande actie aan het bijwerken bent.
Status	Dit veld is alleen beschikbaar als u een bestaande actie aan het bijwerken bent. OpenenDe actie is in een actieve status en e-mailmeldingen over de actie worden naar de opgegeven personen verzonden. GeslotenDe eigenaar van de actie en alle personen in CC voor de actie ontvangen geen e-mailnotificaties meer over de actie. De koppeling naar de actie in de e-mailmelding verloopt. Opmerking Als de actie opnieuw wordt geopend, kunt u een nieuwe e-mailmelding naar de juiste mensen sturen, waarmee automatisch een nieuwe koppeling naar de actie wordt gemaakt. Tip Probleemeigenaren kunnen de actie sluiten met het veld Actiestatus.

Veld

Beschrijving

Voltooid op

specificeert de datum waarop de actie werd voltooid of aangepakt

Dit veld wordt normaal gesproken ingevuld door de actie-eigenaar. Dit veld is alleen beschikbaar als u een bestaande actie aan het bijwerken bent.

Status

Dit veld is alleen beschikbaar als u een bestaande actie aan het bijwerken bent.

OpenenDe actie is in een actieve status en e-mailmeldingen over de actie worden naar de opgegeven personen verzonden.
GeslotenDe eigenaar van de actie en alle personen in CC voor de actie ontvangen geen e-mailnotificaties meer over de actie. De koppeling naar de actie in de e-mailmelding verloopt.
Opmerking
Als de actie opnieuw wordt geopend, kunt u een nieuwe e-mailmelding naar de juiste mensen sturen, waarmee automatisch een nieuwe koppeling naar de actie wordt gemaakt.
Tip
Probleemeigenaren kunnen de actie sluiten met het veld Actiestatus.

Actie verwijderen

Let op

Als u een actie verwijdert, wordt deze permanent verwijderd uit het project. Als de actie is verwijderd, kunt u deze niet meer openen of herstellen.

Navigeer naar het project dat de actie bevat die u wilt verwijderen.
Klik op het tabblad Problemen.
Klik op het subtabblad Opvolging en correctie.
Klik op Bekijken/Bespreken naast de actie die u wilt verwijderen.
Klik op Actie verwijderen onder aan het tabblad Informatie.
Klik op OK in het bevestigingsdialoogvenster.
ResultaatDe actie wordt permanent verwijderd.