Acties in bulk importeren

Importeer acties in bulk als u tijdrovende handmatige gegevensinvoer moet vermijden of gegevens vanuit een ander systeem moet migreren.

U kunt ook meerdere acties tegelijkertijd bijwerken met behulp van sessies in Bulkimporteerprogramma.

Hoe het werkt

Open een nieuwe sessie van het Bulkimporteerprogramma en download de Excel-sjabloon van de pagina Bulkimporteerprogramma op de startpagina van Platform. U bereidt gegevens voor in de sjabloon en uploadt de sjabloon vervolgens op de pagina Bulk Importer.

Waar zijn de geüploade acties?

Zodra u de acties hebt geüpload, zijn de gegevens beschikbaar in:

• het tabblad Problemen
• de app Probleemvolger

Voordat u begint

Voordat u acties gaat importeren, moet u het volgende doen:

1. Maak een project via het Bulkimporteerprogramma door het werkblad Projecten in te vullen of via de gebruikersinterface.
2. Leg een probleem vast via het Bulkimporteerprogramma door het werkblad Problemen in te vullen of via de gebruikersinterface.

Workflow

Machtigingen

Alleen systeembeheerders kunnen Diligent One-resources in bulk uploaden vanuit de Bulk Importer.

Nieuwe acties in bulk uploaden

Een nieuwe sessie in Bulk Importer openen en de Excel-sjabloon downloaden

1. Open de startpagina van Platform (www.diligentoneplatform.com).

   Opmerking

   Als uw bedrijf meer dan één exemplaar op de startpagina van Platform gebruikt, zorg er dan voor dat het juiste exemplaar actief is.

2. Selecteer Platforminstellingen en selecteer dan onder Organisatiebeheer Organisatie.

3. Klik op de pagina die wordt weergegeven in het gedeelte Bulk Importer op Bulkbronnen beheren.

   Een nieuwe sessie voor Bulk Importer begint, met de sessie-ID toegevoegd aan de URL.

   Let op

   Begin altijd een nieuwe sessie om nieuwe bronnen toe te voegen, want anders verliest u mogelijk eerder geüploade gegevens.

   Meer informatie

   Bijvoorbeeld: U wilt 200 entiteiten importeren in twee batches (100 +100). Als u de batches na elkaar uploadt in dezelfde sessie, worden na het uploaden van de tweede batch de gegevens die u in de eerste batch hebt geüpload vervangen door de gegevens in de tweede batch. Om dit gegevensverlies te vermijden uploadt u altijd de eerste batch in één sessie en begint u een nieuwe sessie voor de volgende batch. Zo begint u ook een nieuwe sessie om meer nieuwe bronnen toe te voegen.

   Opmerking

   U kunt eerdere sessies gebruiken om eerder geüploade gegevens bij te werken. Voor meer informatie raadpleegt u Bijwerkfunctionaliteit in de Bulk Importer.

4. Onder Bron selecteren, in het Brontype, selecteert u Alle bronnen.

5. Klik op .xlsx-sjabloon downloaden.

   De Excel-sjabloon wordt opgeslagen op uw lokale machine.

Gegevens voorbereiden in de sjabloon

1. Open de gedownloade sjabloon (HighBond_Template.xlsx) en ga naar het werkblad Acties.
2. Kopieer uw gegevens naar de sjabloon of voer ze in de sjabloon in. Voor hulp bij het invoeren van gegevens raadpleegt u Tips voor het voorbereiden van inhoud.
   Opmerking

   • Als u de Add-in voor Excel gebruikt, zorg er dan voor dat de optie ACL Add-In is uitgeschakeld voordat u de Excel-sjabloon wijzigt. Raadpleeg Add-in voor Excel configureren om te lezen hoe dat moet.
   • Wijzig de naam van het werkblad of de velden niet. Deze zijn hoofdlettergevoelig en mogen niet worden gewijzigd.
   • Het maximale aantal rijen dat tegelijkertijd kan worden geüpload is 2000 (in alle werkbladen gecombineerd).

   Veld	Beschrijving
   referenceId verplicht	Geeft een unieke ID op voor de bron. Deze moet uniek zijn voor elke rij in het werkblad. Deze kan een combinatie van tekst en nummers bevatten en de maximale lengte is 255 tekens. Dit veld is de primaire sleutel voor elke rij in de sjabloon. U hebt deze sleutel nodig als u deze bron weer wilt bijwerken. Belangrijk U kunt referentie-ID's gebruiken om snel bronnen aan elkaar te koppelen. U kunt bijvoorbeeld een nieuw project maken en een nieuw doel gekoppeld aan dat project in dezelfde upload. Dit kunt u doen door een koppeling te maken tussen het project en het doel door de referenceId op te geven in het vereiste veld. Voor meer informatie over het koppelen van HighBond-resources in Bulk Importer raadpleegt u Referentie-ID's gebruiken om bronnen te koppelen in Bulk Importer. Opmerking Referentie-ID's zijn vereist wanneer u bronnen toevoegt of bijwerkt met behulp van de Bulk Importer. Ze zijn niet beschikbaar wanneer u bronnen toevoegt/bijwerkt vanuit de gebruikersinterface van Diligent One.
   issueId verplicht	Geeft de ID op van het probleem waaraan u deze actie wilt koppelen. U vindt de probleem-ID in de URL wanneer u naar een probleem navigeert. Bijvoorbeeld:  https://stark.projects.diligentoneplatform.com/ audits/13659/findings/6033, waarbij 6033 de probleem-ID is. In dit veld kunt u ook de referentie-ID van een nieuw probleem opgeven die u hebt toegevoegd in de actuele sjabloon. Hiermee wordt de actie gekoppeld aan het probleem wanneer u de sjabloon uploadt. Voor meer informatie over het koppelen van HighBond-resources in Bulk Importer raadpleegt u Referentie-ID's gebruiken om bronnen te koppelen in Bulk Importer. Meer informatie over het beheren van problemen en correcties.
   Titel verplicht	Geeft de titel van de actie op. Meer informatie over het beheren van problemen en correcties.
   dueDate verplicht	Geeft de datum op waarop de actie voltooid moet zijn. Datum moet de indeling JJJJ-MM-DD hebben.
   ownerName verplicht	Geeft de eigenaar van de actie op.
   e-mailadres van eigenaar verplicht	Geeft het e-mailadres van de actie-eigenaar op. Let op: u kunt slechts één e-mail-ID vermelden.
   sendRecurringReminder	Geeft op of een e-mail over de actie naar de actie-eigenaar moet worden verzonden aan de hand van een opgegeven terugkerend schema. Waar: Stuurt de e-mail aan de hand van een terugkerend schema. Niet waar: Schakelt het e-mailschema uit. Meer informatie over het sturen van terugkerende actieherinneringen.
   includeIssueDetails	Geeft op of de probleemtitel en beschrijvingsvelden in de e-mail moeten worden weergegeven voor de actie-eigenaar. Waar: Geeft de velden weer. Niet waar: Geeft de velden niet weer.
   includeRemediationDetails	Geeft op of het correctieplan en de correctiedeadlinevelden in de e-mail moeten worden weergegeven voor de actie-eigenaar. Waar: Geeft de velden weer. Niet waar: Geeft de velden niet weer.
   description	Geeft de gedetailleerde beschrijving van de sectie aan. Tip Gebruik HTML-tags om tekst op te maken. Bijvoorbeeld: <b>, <i>, <ol>, <ul>.
   prioriteit	Geeft de prioriteit van de actie aan. De beschikbare opties zijn afhankelijk van het projecttype.
   closed	Geeft de status van de actie aan. Waar: Gesloten. Niet waar: Open.
   completedDate	Geeft de datum aan waarop de actie werd voltooid of aangepakt. Dit veld wordt normaal gesproken ingevuld door de actie-eigenaar. Datum moet de indeling JJJJ-MM-DD hebben.
   status	Geeft de huidige status van de actie aan. Dit veld wordt normaal gesproken ingevuld door de actie-eigenaar. De beschikbare opties zijn afhankelijk van het projecttype.
   submittedOn	Geeft de datum aan waarop de actie werd voltooid of aangepakt. Dit veld wordt normaal gesproken ingevuld door de actie-eigenaar.
   assignedBy verplicht	Geeft de gebruikers-ID (UID) of e-mail-ID op van de persoon die de actie heeft gemaakt. U kunt alleen gebruikers met de rol Professioneel beheerder of Professioneel gebruiker opgeven in het project waartoe deze actie behoort. Lees hoe u de UID van een gebruiker ophaalt.
   ccContactpersonen	Geeft e-mail-ID's of gebruikers op die in cc zijn gezet voor deze actie.
   ccUsers	Geeft de gebruikers-ID (UID) of e-mail-ID op van interne gebruikers die deel uitmaken van de organisatie en die in cc zijn gezet voor deze actie. Lees hoe u de UID van een gebruiker ophaalt.
   customAttributes_1_term - customAttributes_n_term	Geeft aangepaste attribuutvelden 1 tot en met n aan. Standaard heeft de sjabloon één paar aangepaste attribuutterm en -waarde in de sjabloon. U kunt handmatig nog negen paren toevoegen, waardoor u in totaal tien paren krijgt. Volg voor het toevoegen dezelfde naamgevingsconventie met een teller, bijvoorbeeld: customAttributes_2_term, customAttributes_2_value, etc. De aangepaste attributen van een project, raamwerk en hun componenten worden gedefinieerd in het projecttype. Zie Termen, velden en meldingen aanpassen voor meer informatie over aanpasbare attributen.
   customAttributes_1_value - customAttributes_n_value	Geeft aangepaste attribuutwaarden 1 tot en met n aan. Standaard heeft de sjabloon één paar aangepaste attribuutterm en -waarde in de sjabloon. U kunt handmatig nog negen paren toevoegen, waardoor u in totaal tien paren krijgt. Volg voor het toevoegen dezelfde naamgevingsconventie met een teller, bijvoorbeeld: customAttributes_2_term, customAttributes_2_value, etc. De aangepaste attributen van een project, raamwerk en hun componenten worden gedefinieerd in het projecttype. Zie Termen, velden en meldingen aanpassen voor meer informatie over aanpasbare attributen. Opmerking Als een waarde begint met een vierkant haakje of een komma, puntkomma of regeleinde bevat, omsluit u de waarde met dubbele aanhalingstekens (" "). Bijvoorbeeld: "[2021]", "Eerste, tweede asset", "Dit is belangrijk; dit ook". Voor een meerkeuzeveld kunt u meerdere waarden toevoegen door elke waarde met een komma te scheiden. Zorg er voor een vervolgkeuzelijst of een meerkeuzeveld voor dat de waarden precies hetzelfde zijn zoals opgegeven in de opties.

3. Sla de sjabloon op en sluit deze.

Tips voor het voorbereiden van inhoud

Het voorbereiden van inhoud omvat:

• het kopiëren en plakken van uw resourcegegevens in de Excel-sjabloon
• het invoeren van gegevens, waar van toepassing, in de Excel-sjabloon
• het opslaan van de sjabloon ter voorbereiding op het in bulk uploaden

Meer informatie

In de onderstaande tabel vindt u verschillende tips die u kunt gebruiken om snel en efficiënt uw inhoud voor te bereiden in de Excel-sjablonen.

Taak	Stappen
Bekijk zowel de sjabloon als uw brondocument op één scherm	Windows-gebruikers: Druk op Windows-toets + pijl naar rechts of naar links Mac-gebruikers: Versleep het venster om één helft van het scherm te vullen.
Kopieer/plak gegevens van meerdere cellen in de sjabloon	Selecteer in Excel de juiste cellen. Druk op CTRL + C. Klik op de juiste cel waarin u de gegevens wilt plakken. Druk op CTRL + V om te plakken.
Een cijfer of formule als tekst behandelen	Voer in Excel een apostrof in vóór het cijfer in de formule.
Wijzig de kolombreedte of rijhoogte om zodat deze automatisch wordt aangepast aan uw gegevens	Voer in Excel een van de volgende handelingen uit: Selecteer de kolom die u wilt wijzigen en dubbelklik op de grens aan de rechterkant van een geselecteerde kolomkop. Selecteer de rij die u wilt wijzigen en dubbelklik op de grens onderaan een geselecteerde rij.
Opeenvolgende numerieke gegevens invoeren	Voer in Excel het eerste cijfer van de sequentie in de juiste cel in. Selecteer de cel. Verplaats uw cursor naar de rechterbenedenhoek van de cel en sleep het omrande gebied naar waar de sequentie moet eindigen. Klik op Opties voor automatisch doorvoeren. Selecteer Doorvoerreeks.
Formules gebruiken om gegevens te berekenen	Klik in Excel op de juiste cel. Voer uw formule in het veld fx in. Hieronder vindt u enkele veelgebruikte formules: SUM - Hiermee kunt u twee of meer cijfers samen toevoegen. Voorbeeld: =SUM(A1:B5) COUNT - Telt het aantal cellen in een bereik dat cijfers bevat. Voorbeeld: =COUNT(A1:A10) TRIM - Verwijdert alle spaties in een cel, behalve de spaties tussen woorden. Voorbeeld: =TRIM(A1) LEN - Telt het aantal tekens in een cel. Voorbeeld: =LEN(A1)
Gegevens in een enkele kolom sorteren of filteren	Voer in Excel een van de volgende handelingen uit: Klik op Start > Sorteren en filteren. Klik op Gegevens > Filter. De kolomkoppen hebben een pijl naast de kopnaam. Ga naar de kolom die u wilt filteren en klik op de pijl naast de koptekst. Het venster Sorteren en filteren wordt geopend. Sorteer of filter gegevens in de kolom indien nodig.

Referentie-ID's gebruiken om bronnen te koppelen in Bulk Importer

Referentie-ID is een veld in de Excel-sjabloon van Bulk Importer. Dit is het eerste veld in alle werkbladen en is beschikbaar voor alle bronnen. Het is een unieke ID voor elke record in het werkblad.

Met behulp van referentie-ID's kunt u Diligent One-bronnen aan elkaar koppelen. U kunt bijvoorbeeld een project maken en een doel dat is gekoppeld aan het project in dezelfde import. Dit kunt u doen door de referenceId op te geven in het vereiste veld.

Toon enkele voorbeelden

Voorbeeld 1

Scenario

Met behulp van de Bulk Importer wilt u het volgende bewerkstelligen in een enkele upload:

• Maak een nieuw project.
• Maak een nieuw doel en koppel dit aan het nieuwe project.

Verwerken

U downloadt en opent de Excel-sjabloon. U gaat naar het werkblad Projecten en vult de vereiste velden, inclusief de referenceId in. U kopieert de referenceId van het nieuwe project.

Vervolgens gaat u naar het werkblad Doelen, voegt u de details van het nieuwe doel in en plakt u in het veld parentResourceId de referenceId die u hebt gekopieerd vanuit het werkblad Projecten. Hiermee koppelt u het nieuwe doel aan het nieuwe project.

Resultaat

Wanneer u de sjabloon uploadt, gebeurt het volgende:

• Er wordt een nieuw project gemaakt.
• Er wordt een nieuw doel gemaakt en het nieuwe doel wordt gekoppeld aan het nieuwe project.

Voorbeeld 2

Scenario

Met behulp van de Bulk Importer wilt u het volgende bewerkstelligen in een enkele upload:

• Maak 1 nieuw project.
• Maak 1 nieuw doel en koppel dit aan het nieuwe project.
• Maak 2 nieuwe risico's en 2 nieuwe controles en koppel deze aan het nieuwe doel.

Verwerken

U downloadt en opent de Excel-sjabloon, gaat naar het werkblad Projecten en voegt de details van het nieuwe project toe, zoals de referenceId en andere vereiste velden. U kopieert de referenceId van het nieuwe project.

Vervolgens gaat u naar het werkblad Doelen en voegt u het nieuwe doel toe. In het veld parentResourceId van het doel plakt u de referenceId van het nieuwe project die u hebt gekopieerd vanuit het werkblad Projecten. Nu kopieert u de referenceId van het nieuwe doel.

Vervolgens gaat u naar het werkblad Risico's, voegt u de nieuwe risico's toe en plakt u in het veld objectiveId van elk risico de referenceId van het nieuwe doel dat u hebt gekopieerd vanuit het werkblad Doelen.

Ten slotte gaat u naar het werkblad Controles, voegt u de nieuwe controles toe en plakt u in het veld objectiveId van elke controle de referenceId van het nieuwe doel dat u hebt gekopieerd vanuit het werkblad Doelen.

Resultaat

Wanneer u de sjabloon uploadt, gebeurt het volgende:

• Er wordt 1 nieuw project gemaakt.
• Er wordt 1 nieuw doel gemaakt en het wordt gekoppeld aan het nieuwe project.
• Er worden 2 nieuwe risico's en 2 nieuwe controles gemaakt, en ze worden gekoppeld aan het nieuwe doel.

Gegevens uploaden

Voer een van de volgende handelingen uit:

• Sleep de sjabloon naar het browservenster.
• Klik op Vanaf uw computer kiezen en selecteer de bijgewerkte sjabloon op uw computer.

  Er kan slechts één Excel-sjabloon tegelijkertijd worden geüpload (elk bestand wordt afzonderlijk gevalideerd).

ResultaatEen bericht over de uitkomst (gelukt of mislukt) wordt weergegeven, afhankelijk van de uitkomst van het proces, en de nieuwste sessie wordt bijgewerkt in de tabel Sessies.

Sessies in Bulk Importer

Een sessie in Bulk Importer is een reeks gebruikersinteracties om HighBond-bronnen te importeren. Elke gebruikerssessie wordt vastgelegd in de tabel Sessies.

De tabel Sessies bevat de volgende informatie.

Bestaande acties in bulk bijwerken

U kunt meerdere items tegelijkertijd bijwerken in Bulk Importer met behulp van sessies.

Laat zien hoe

Hoe het werkt

U opent een eerdere sessie via de pagina Bulk Importer. U opent de sjabloon die is geüpload in de eerdere sessie en brengt de benodigde wijzigingen aan. Vervolgens uploadt u de sjabloon op de pagina Bulk Importer.

Belangrijk

• Gebruik eerdere sessies om wijzigingen aan te brengen of eerder geüploade gegevens te corrigeren.
• Begin een nieuwe sessie om nieuwe bronnen te uploaden, zelfs als ze gerelateerd zijn aan eerder geüploade gegevens.

Bijvoorbeeld: U hebt een project en een paar doelen geüpload in een eerdere sessie. Open dezelfde sessie om die bronnen bij te werken. Begin een nieuwe sessie als u risico's, controles of een andere bron gerelateerd aan dat project of die doelen wilt uploaden.

Voorwaarden voordat u bijwerkt

Voordat u kunt bijwerken, moet u het volgende doen:

1. Beslissen welke sessie u wilt selecteren. Dit is vereist omdat de geüploade gegevens worden gekoppeld aan een sessie. Daarom moet u de sessie openen die is gekoppeld aan de gegevens die u wilt bijwerken. Zie voor informatie over sessies.

2. Zorg ervoor dat u toegang hebt tot de Excel-sjabloon die is geüpload in de sessie die u wilt selecteren. De sjabloon bevat de referentie-ID's. Dit zijn unieke ID’s voor elke rij in de sjabloon. Deze zijn vereist om de gegevens bij te werken. Zie voor meer informatie over referentie-ID's.

   Let op

   Gegevens worden bijgewerkt op basis van de bijbehorende sessie- en referentie-ID's. Als de sessie- en referentie-ID's niet overeenkomen, kunnen duplicaten worden gemaakt of kan er een fout optreden.

Stappen om bij te werken

Opmerking

• Interfacetermen zijn aanpasbaar, en velden en tabbladen zijn configureerbaar. In uw Diligent One-organisatie zijn sommige termen, velden en tabbladen mogelijk anders.
• Als een verplicht veld leeg wordt gelaten, verschijnt een waarschuwingsbericht: Dit veld is verplicht. Sommige aangepaste velden kunnen standaardwaarden hebben.

Een eerdere sessie openen

Opmerking

Er zijn geen eerdere sessies beschikbaar wanneer u de pagina Bulk Importer voor de eerste keer opent. U moet minimaal één keer uploaden om de sessiedetails te kunnen bekijken.

Zie voor meer informatie over sessies.

1. Open de startpagina van Platform (www.diligentoneplatform.com).

   Opmerking

   Als uw bedrijf meer dan één exemplaar op de startpagina van Platform gebruikt, zorg er dan voor dat het juiste exemplaar actief is.

2. Selecteer Platforminstellingen en selecteer dan onder Organisatiebeheer Organisatie.

3. Klik op de pagina die wordt weergegeven in het gedeelte Bulk Importer op Bulkbronnen beheren.

4. Scroll naar beneden naar de sectie Sessies en klik op de gewenste Sessie-ID.

   ResultaatDe sessie wordt geladen met de geselecteerde sessie-id toegevoegd aan de URL.

   Opmerking

   Zorg ervoor dat u de juiste sessie selecteert waarin u de eerder geüploade gegevens wilt bijwerken. Als de sessie- en referentie-ID's niet overeenkomen, kunnen duplicaten worden gemaakt of kan er een fout optreden. Voor meer informatie raadpleegt u Voorwaarden voordat u gaat bijwerken.

Gegevens bijwerken in de sjabloon

1. Open de Excel-sjabloon die u in de sessie hebt geüpload en die u in de vorige stap hebt geselecteerd. Dit bestand bevat de eerder geüploade gegevens en de referentie-ID's. Voor meer informatie raadpleegt u Voorwaarden voordat u gaat bijwerken.

   Opmerking

   Zorg ervoor dat de optie ACL Add-In is uitgeschakeld voordat u de Excel-sjabloon wijzigt, want anders mislukt de upload. Voor meer informatie over ACL Add-Ins raadpleegt u Add-in voor Excel configureren.

2. Ga naar het bijbehorende werkblad en werk de gegevens bij op basis van de referentie-ID's. Zie voor meer informatie over de velden

   Opmerking

   Zorg ervoor dat u de waarden bijwerkt die overeenkomen met de referentie-ID's, gebaseerd op de eerder geüploade gegevens die worden bijgewerkt. Als deze niet overeenkomen, kunnen duplicaten worden gemaakt of kan er een fout optreden.

3. Sla het bestand op en sluit het.

Gegevens uploaden

Voer een van de volgende handelingen uit:

• Sleep de sjabloon naar het browservenster.
• Klik op Vanaf uw computer kiezen en selecteer de bijgewerkte sjabloon op uw computer.

  Er kan slechts één Excel-sjabloon tegelijkertijd worden geüpload (elk bestand wordt afzonderlijk gevalideerd).

ResultaatEen bericht over de uitkomst (gelukt of mislukt) wordt weergegeven, afhankelijk van de uitkomst van het proces, en de nieuwste sessie wordt bijgewerkt in de tabel Sessies.

Probleemoplossing

U kunt het foutenlogboek vanuit de Sessies-tabel downloaden en controleren. Krijg inzicht in veelvoorkomende fouten bij het in bulk uploaden en lees hoe u fouten kunt oplossen.

De volgende tabel bevat een lijst met mogelijke fouten die kunnen optreden bij het uploaden van de sjabloon.