Projecten in bulk importeren

Importeer projecten in bulk als u tijdrovende handmatige gegevensinvoer moet vermijden of gegevens vanuit een ander systeem moet migreren.

U kunt ook meerdere projecten tegelijkertijd bijwerken met behulp van sessies in Bulk Importer. Zie voor meer informatie .

Hoe het werkt

U opent een nieuwe sessie Bulk Importer en downloadt de Excel-sjabloon van de pagina Bulk Importer in Launchpad. U bereidt gegevens voor in de sjabloon en uploadt de sjabloon vervolgens op de pagina Bulk Importer.

Waar zijn de geüploade projecten?

Wanneer u projecten uploadt, zijn de gegevens beschikbaar in de Projecten-app.

Workflow

Machtigingen

Alleen systeembeheerders kunnen Diligent One-resources in bulk uploaden vanuit de Bulk Importer.

Nieuwe projecten in bulk uploaden

Opmerking

  • Interfacetermen zijn aanpasbaar, en velden en tabbladen zijn configureerbaar. In uw exemplaar van HighBond zijn sommige termen, velden en tabbladen mogelijk anders.
  • Als een verplicht veld leeg wordt gelaten, verschijnt een waarschuwingsbericht: Dit veld is verplicht. Sommige aangepaste velden kunnen standaardwaarden hebben.

Een nieuwe sessie in Bulk Importer openen en de Excel-sjabloon downloaden

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.diligentoneplatform.com).

    Opmerking

    Als uw bedrijf meer dan één instantie gebruikt in Diligent One, zorg er dan voor dat de juiste instantie actief is.

  2. Selecteer Platforminstellingen en selecteer dan onder Organisatiebeheer Organisatie.

  3. Klik op de pagina die wordt weergegeven in het gedeelte Bulk Importer op Bulkbronnen beheren.

    Een nieuwe sessie voor Bulk Importer begint, met de sessie-ID toegevoegd aan de URL.

    Let op

    Begin altijd een nieuwe sessie om nieuwe bronnen toe te voegen, want anders verliest u mogelijk eerder geüploade gegevens.

    Opmerking

    U kunt eerdere sessies gebruiken om eerder geüploade gegevens bij te werken. Voor meer informatie raadpleegt u Bijwerkfunctionaliteit in de Bulk Importer.

  4. Onder Resource selecteren selecteert u een van de volgende opties in het resourcetype:

    • Projecten > ProjecttypenProjecten maken per projecttype. De sjabloon is dynamisch en heeft ingebouwde configuraties van het geselecteerde projecttype. Met deze optie kunt u meerdere Diligent One-resources (projecten, raamwerken, doelen, risico's, controles en mitigaties) maken op basis van een projecttype.
    • Alle resourcesOm alle resources tegelijkertijd in bulk te importeren: projecten, raamwerken, doelen, risico's, controles, mitigaties, problemen, acties, aanvragen, entiteiten en nalevingskaarten. De sjabloon is statisch en er is wat inspanning voor nodig om te voltooien, omdat u de configuratie van de resources handmatig moet uitzoeken.
  5. Klik op .xlsx-sjabloon downloaden.

    De Excel-sjabloon wordt opgeslagen op uw lokale machine.

Gegevens voorbereiden in de sjabloon

  1. Open de gedownloade sjabloon en ga naar het werkblad Projecten. Als dit een dynamische sjabloon is, is de naam van het werkblad een combinatie van de bron en de bijbehorende projecttype-ID. Bijvoorbeeld: Projects-85692.
  2. Kopieer uw gegevens naar de sjabloon of voer ze in de sjabloon in. Voor hulp bij het invoeren van gegevens raadpleegt u Tips voor het voorbereiden van inhoud.
    Opmerking
    • Als u de Add-in voor Excel gebruikt, zorg er dan voor dat de optie ACL Add-In is uitgeschakeld voordat u de Excel-sjabloon wijzigt. Raadpleeg Add-in voor Excel configureren om te lezen hoe dat moet.
    • Wijzig de naam van het werkblad of de velden niet. Deze zijn hoofdlettergevoelig en mogen niet worden gewijzigd.
    • Het maximale aantal rijen dat tegelijkertijd kan worden geüpload is 2000 (in alle werkbladen gecombineerd).
    VeldBeschrijving

    referenceId

    verplicht

    Geeft een unieke ID op voor de bron. Deze moet uniek zijn voor elke rij in het werkblad.

    Deze kan een combinatie van tekst en nummers bevatten en de maximale lengte is 255 tekens.

    Dit veld is de primaire sleutel voor elke rij in de sjabloon. U hebt deze sleutel nodig als u deze bron weer wilt bijwerken.

    Belangrijk

    U kunt referentie-ID's gebruiken om snel bronnen aan elkaar te koppelen. U kunt bijvoorbeeld een nieuw project maken en een nieuw doel gekoppeld aan dat project in dezelfde upload. Dit kunt u doen door een koppeling te maken tussen het project en het doel door de referenceId op te geven in het vereiste veld.

    Voor meer informatie over het koppelen van HighBond-resources in Bulk Importer raadpleegt u Referentie-ID's gebruiken om bronnen te koppelen in Bulk Importer.

    Opmerking

    Referentie-ID's zijn vereist wanneer u bronnen toevoegt of bijwerkt met behulp van de Bulk Importer. Ze zijn niet beschikbaar wanneer u bronnen toevoegt/bijwerkt vanuit de gebruikersinterface van Diligent One.

    name

    verplicht

    Voer een naam en beschrijving in voor het project.

    De maximale lengte is 120 tekens.

    Voor informatie over projecten, raadpleegt u Projecten maken  

    status

    Geeft de huidige status van het project aan.

    De volgende statussen zijn de beschikbare statussen.

    • draft
    • proposed
    • active
    • completed

    De standaardstatus is Actief.

    Opmerking

    Gebruik alleen Engelse standaardwaarden voor dit veld. Aangepaste Engelse waarden en gelokaliseerde (niet-Engelse) waarden worden nog niet ondersteund in Bulkimporteerprogramma.

    Zie Het instellen van projectstatussen voor meer informatie over projectstatussen.

    description

    Geeft een gedetailleerde beschrijving van het project.

    Tip

    Gebruik HTML-tags om tekst op te maken. Bijvoorbeeld: <b>, <i>, <ol>, <ul>.

    Voor informatie over projecten, raadpleegt u Projecten maken  

    background

    Geeft contextuele omstandigheden van het project aan.

    budget

    Geeft het totale aantal uren aan dat is toegewezen aan het project.

    certification

    Geeft de status van de functie Certificeringen voor het project aan.

    • Waar: Ingeschakeld
    • Niet waar: Uitgeschakeld

    De standaardinstelling is Niet waar.

    Voor meer informatie raadpleegt u Certificeringsprogramma's maken.

    managementResponse

    Geeft de reactie van het management op de algemene beoordeling van het project aan.

    maxSampleSize

    Geeft de totale steekproefomvang aan, verdeeld over testrondes, zoals gedefinieerd in het project.

    De standaardwaarde is 0.

    Dit veld is afhankelijk van het projecttype, wat afhankelijk is van de workflow. Voor meer informatie raadpleegt u Procedures uitvoeren en controles testen.

    numberOfTestingRounds

    Geeft het aantal testrondes aan dat in het project is uitgevoerd.

    De standaardwaarde is 0.

    Dit veld is afhankelijk van het projecttype, wat afhankelijk is van de workflow. Voor meer informatie raadpleegt u Procedures uitvoeren en controles testen.

    opinion

    Geeft de uiteindelijke beoordeling van het projectresultaat aan.

    opinionDescription

    Geeft een formele verklaring over de projectuitkomst, inclusief opmerkingen of aanbevelingen.

    purpose

    Geeft de beoogde resultaten, doelen of doelstellingen van het project aan.

    startDate

    verplicht

    Geeft de datum aan waarop het project volgens de planning moet beginnen.

    Datum moet de indeling JJJJ-MM-DD hebben.

    targetDate

    verplicht

    Geeft de datum aan waarop het project volgens de planning voltooid moet zijn.

    Datum moet de indeling JJJJ-MM-DD hebben.

    projectTypeId

    verplicht

    (alleen statisch sjabloon)

    Geeft het projecttype aan dat aan het project is gekoppeld.

    De projecttype-ID is beschikbaar in de URL wanneer u naar dat projecttype navigeert.

    Bijvoorbeeld:

    https://stark.projects.diligentoneplatform.com/audit_types
    /36245/description
    , waarbij 36245 de projecttype-ID is.

    Zie Workflows en projecttypen voor meer informatie.

    omvang

    Geeft aan welke zaken onder het project vallen.

    Zie voor meer informatie Projectplanning  

    controlPerformance

    Geeft de status van de functie Controleprestaties voor het project aan.

    • Waar: Ingeschakeld
    • Niet waar: Uitgeschakeld

    De standaardinstelling is Niet waar.

    Zie Controleprestaties inplannen voor meer informatie.

    riskAssurance

    Geeft de status van de functie Zekerheid voor risico’s voor het project op.

    • Waar: Ingeschakeld
    • Niet waar: Uitgeschakeld

    De standaardinstelling is Niet waar.

    Zie Aan het werk gaan met risicogarantie voor meer informatie.

    entiteiten

    Geeft entiteits-ID's aan van de entiteiten die zijn getagd in projectitems.

    U vindt de entiteits-ID in de URL wanneer u naar een entiteit navigeert.

    Bijvoorbeeld: 

    https://stark.projects.diligentoneplatform.com/
    auditable_entities/33055
    , waarbij 33055 de entiteits-ID is.

    U kunt meerdere ID's opgeven, gescheiden door komma's.

    Opmerking

    In dit veld kunt u ook de referentie-ID van een nieuwe entiteit opgeven die u hebt toegevoegd in de actuele sjabloon. Hiermee wordt het project gekoppeld aan de entiteit wanneer u de sjabloon uploadt.

    Voor meer informatie over het koppelen van HighBond-resources in Bulk Importer raadpleegt u Referentie-ID's gebruiken om bronnen te koppelen in Bulk Importer.

    Zie Entiteitstagging instellen voor meer informatie over entiteiten.

    tagList

    Een door komma's gescheiden lijst van tags die aan het project zijn gekoppeld. Zie Projecten taggen voor meer informatie.

    Opmerking

    Als een waarde begint met een vierkant haakje of een komma, puntkomma of regeleinde bevat, omsluit u de waarde met dubbele aanhalingstekens (" ").

    customAttributes_1_term - customAttributes_n_term

    Geeft aangepaste attribuutvelden 1 tot en met n aan.

    De aangepaste attributen in de Excel-sjabloon zijn afhankelijk van het type sjabloon, als volgt:

    • Projecten > Projecttypen: Standaard bevat de sjabloon de aangepaste attribuutvelden gedefinieerd in het projecttype.
    • Alle resources: U moet de aangepaste attribuutvelden handmatig controleren en invoeren, zowel de termijn als de waarde. De sjabloon heeft één paar met aangepaste attribuuttermijn en -waarde. U kunt indien nodig nog negen paren toevoegen. Volg voor het toevoegen dezelfde naamgevingsconventie door een teller toe te voegen, bijvoorbeeld: customAttributes_2_term, customAttributes_2_value, etc.

    De aangepaste attributen van een project, raamwerk en hun componenten worden gedefinieerd in het projecttype. Zie Termen, velden en meldingen aanpassen voor meer informatie over aanpasbare attributen.

    customAttributes_1_value - customAttributes_n_value

    Geeft aangepaste attribuutwaarden 1 tot en met n aan.

    De aangepaste attributen in de Excel-sjabloon zijn afhankelijk van het type sjabloon, als volgt:

    • Projecten > Projecttypen: Standaard bevat de sjabloon de aangepaste attribuutvelden gedefinieerd in het projecttype.
    • Alle resources: U moet de aangepaste attribuutvelden handmatig controleren en invoeren, zowel de termijn als de waarde. De sjabloon heeft één paar met aangepaste attribuuttermijn en -waarde. U kunt indien nodig nog negen paren toevoegen. Volg voor het toevoegen dezelfde naamgevingsconventie door een teller toe te voegen, bijvoorbeeld: customAttributes_2_term, customAttributes_2_value, etc.

    De aangepaste attributen van een project, raamwerk en hun componenten worden gedefinieerd in het projecttype. Zie Termen, velden en meldingen aanpassen voor meer informatie over aanpasbare attributen.

    Opmerking
    • Als een waarde begint met een vierkant haakje of een komma, puntkomma of regeleinde bevat, omsluit u de waarde met dubbele aanhalingstekens (" ").
      Bijvoorbeeld: "[2021]", "Eerste, tweede asset", "Dit is belangrijk; dit ook".
    • Voor een meerkeuzeveld kunt u meerdere waarden toevoegen door elke waarde met een komma te scheiden.
    • Zorg er voor een vervolgkeuzelijst of een meerkeuzeveld voor dat de waarden precies hetzelfde zijn zoals opgegeven in de opties.
    Opmerking

    In de dynamische sjabloon worden voor een vervolgkeuzeveld de opties in de vervolgkeuzelijst alleen weergegeven voor de eerste rij. Als u deze opties voor meer rijen wilt krijgen, kopieert u de eerste rij en plakt u deze in de vereiste rijen.

  3. Sla de sjabloon op en sluit deze.

Tips voor het voorbereiden van inhoud

Het voorbereiden van inhoud omvat:

  • het kopiëren en plakken van uw resourcegegevens in de Excel-sjabloon
  • het invoeren van gegevens, waar van toepassing, in de Excel-sjabloon
  • het opslaan van de sjabloon ter voorbereiding op het in bulk uploaden

Referentie-ID's gebruiken om bronnen te koppelen in Bulk Importer

Referentie-ID is een veld in de Excel-sjabloon van Bulk Importer. Dit is het eerste veld in alle werkbladen en is beschikbaar voor alle bronnen. Het is een unieke ID voor elke record in het werkblad.

Met behulp van referentie-ID's kunt u Diligent One-bronnen aan elkaar koppelen. U kunt bijvoorbeeld een project maken en een doel dat is gekoppeld aan het project in dezelfde import. Dit kunt u doen door de referenceId op te geven in het vereiste veld.

Gegevens uploaden

Voer een van de volgende handelingen uit:

  • Sleep de sjabloon naar het browservenster.
  • Klik op Vanaf uw computer kiezen en selecteer de bijgewerkte sjabloon op uw computer.

    Er kan slechts één Excel-sjabloon tegelijkertijd worden geüpload (elk bestand wordt afzonderlijk gevalideerd).

  • ResultaatEen bericht over de uitkomst (gelukt of mislukt) wordt weergegeven, afhankelijk van de uitkomst van het proces, en de nieuwste sessie wordt bijgewerkt in de tabel Sessies.

Sessies in Bulk Importer

Een sessie in Bulk Importer is een reeks gebruikersinteracties om HighBond-bronnen te importeren. Elke gebruikerssessie wordt vastgelegd in de tabel Sessies.

De tabel Sessies bevat de volgende informatie.

Veldnaam

Beschrijving

Websessies

Toont de lijst met websessies.

Een websessie verwijst naar een sessie die wordt voltooid met behulp van de gebruikersinterface van het Bulk Importer. Een nieuwe sessie begint elke keer dat u de pagina Bulk Importer opent.

API-sessies

Toont de lijst met API-sessies.

Een API-sessie verwijst naar een sessie die wordt voltooid met behulp van een API-platform, zoals Postman, enz.

Vernieuwen

Hiermee wordt de pagina Sessies opnieuw geladen.

Sessie-ID

Sessie-ID.

In Websessies kunt u op de sessie-ID klikken om naar een specifieke sessie te gaan en wordt de sessie-ID toegevoegd aan de URL.

Bijvoorbeeld: https://stark.bulkimporter.diligentoneplatform.com/import/bcc1e04e-4cd3-46d2-a8be-0b9083baccdc, waarbij
bcc1e04e-4cd3-46d2-a8be-0b9083baccdc de sessie-ID is.

Opmerking

Sessie-ID's van zowel de web- als API-sessies zien er hetzelfde uit. Zorg ervoor dat u de ID's niet door elkaar haalt om fouten te voorkomen.

Datum

Toont de datum en tijd van de sessie. U kunt de datum in oplopende of aflopende volgorde sorteren.

Geüpload door

Toont de naam van de gebruiker.

Status

Toont de status van de upload, of deze gelukt is of niet.

U kunt op de status klikken om de details van de voltooide import te bekijken.

Bestandsnaam

Toont de naam van de geüploade sjabloon/het geüploade foutenlogboek. Bijvoorbeeld: HighBond_Template.xlsx, ErrorLog.xlsx.

Sjabloon U kunt op de sjabloon klikken en deze downloaden om eerder geüploade gegevens te corrigeren.

FoutenlogboekEen foutenlogboek wordt gegenereerd wanneer een upload mislukt. U kunt het foutenlogboek controleren om de fouten te corrigeren en de sjabloon opnieuw te uploaden.

Opmerking
  • De sjabloon en het foutlogboek kunnen tot 18 maanden vanaf de uploaddatum worden gedownload.
  • De koppeling om de sjabloon te downloaden is vanaf 13 mei 2022 beschikbaar voor de Bulk Importer-sessies. U kunt de sjabloon niet downloaden voor sessies eerder dan deze datum.

Bestaande projecten in bulk bijwerken

U kunt meerdere items tegelijkertijd bijwerken in Bulk Importer met behulp van sessies.

Opmerking

U kunt alleen bronnen bijwerken die u hebt geüpload met behulp van de Bulk Importer.

Probleemoplossing

U kunt het foutenlogboek vanuit de Sessies-tabel downloaden en controleren. Krijg inzicht in veelvoorkomende fouten bij het in bulk uploaden en lees hoe u fouten kunt oplossen.

De volgende tabel bevat een lijst met mogelijke fouten die kunnen optreden bij het uploaden van de sjabloon.

FoutOplossing(en)
Het geüploade bestand bevat mogelijk meer dan 2000 rijen (in alle werkbladen gecombineerd).Verwijder de extra rijen uit de sjabloon en upload opnieuw.
Verplichte velden kunnen leeg zijn of ontbreken in het geüploade bestand.Zorg ervoor dat alle verplichte velden (gemarkeerd met rode en oranje kolomnamen in de sjabloon) ingevuld zijn.
Opmerking

Als u geen gegevens verstrekt in de verplichte velden, wordt de rij niet verwerkt.

Gegevensindeling is mogelijk onjuist.

Zorg ervoor dat gegevens in tekstvelden geldig zijn en de maximale veldlengte niet overschrijden: 255 tekens.

Rich text-velden hebben geen tekenlimiet.

Gegevenswaarden zijn mogelijk ongeldig of komen mogelijk niet overeen met de vervolgkeuzelijstwaarden.

Bijvoorbeeld: De waarde voor de velden received en sendRecurrentNotifications in het blad Aanvragen moet True of False zijn.

Ongeldige velden in de sjabloon.
  • Voeg geen nieuwe velden toe aan de sjabloon.
  • Verwijder geen velden uit de sjabloon.
Sjabloon heeft mogelijk niet de verwachte indeling.

Zorg ervoor dat de bestandsindeling .xlsx is.

Ongeldige werkbladnamen.

Wijzig de naam van het werkblad niet.

Sessie is mogelijk verlopen.

Vernieuw de pagina en probeer opnieuw te uploaden.

Sessie-ID is mogelijk ongeldig.Zorg ervoor dat u een websessie-ID gebruikt.