Projecten plannen
Planningsinformatie in een project voorbereiden en consolideren, inclusief de projectachtergrond, het doel, het toepassingsgebied en relevante planningsbestanden.
- Het Planning-tabblad in een project staat qua functionaliteit gelijk aan het Referentie-tabblad in een raamwerk.
- Wanneer twee gebruikers hetzelfde veld bewerken, worden de wijzigingen van de gebruiker die als eerste opslaat overgenomen. De tweede gebruiker ontvangt een waarschuwingsbericht om de wijzigingen te kopiëren en de pagina te vernieuwen om te voorkomen dat de eerdere wijziging wordt overschreven.
Hoe het werkt
Het plannen van een project omvat het proces van het definiëren van doelen binnen een project en het aanmaken van alle taken die benodigd zijn om doelen te bereiken.
Bij het plannen van een project komt doorgaans het volgende kijken:
- een achtergrond of context van het project definiëren
- het doel van het project documenteren
- het definiëren van de projectactiviteiten op hoog niveau, binnen het toepassingsgebied
- het voorbereiden van alle bijbehorende planningsbestanden
Binnen elk project kunt u planningsinformatie documenteren vanuit het tabblad Planning en supportbestanden uploaden die betrekking hebben op het planningsproces vanuit het tabblad Planningsbestanden.
Voorbeeld
Planningsinformatie: FCPA-beoordeling en -monitoring
Scenario
U bent verantwoordelijk voor het voorbereiden en consolideren van alle planningsdocumentatie met betrekking tot een FCPA-beoordelings- en -monitoringsproject. U moet deze informatie vastleggen in het project zodat deze later kan worden geraadpleegd.
Proces
Eerst gaat u naar de pagina Planning en definieert u de achtergrond, het doel en het toepassingsgebied van het project. Vervolgens voegt u ondersteunende documentatie toe via de pagina Planningsbestanden.
Resultaat
De planningsinformatie ziet er als volgt uit:
Achtergrond De anti-omkopings- en anticorruptierisico's worden niet goed gemitigeerd door de standaard (d.w.z. op rapportage gerichte) financiële controles. Het niet naleven van de anti-omkopings- en anticorruptiewetgeving kan leiden tot een officieel onderzoek, wat weer kan leiden tot boetes die kunnen oplopen tot miljarden euro's.
Organisaties die actief zijn in de Verenigde Staten vallen onder de Amerikaanse Foreign Corrupt Practices Act en organisaties die aan het Verenigd Koninkrijk verbonden zijn vallen onder de Britse Bribery Act.
De Foreign Corrupt Practices Act (FCPA, 1977) is een Amerikaanse federale wet die bedoeld is om het betalen van smeergelden aan buitenlandse functionarissen en politici te verbieden (ook wel bekend als de Anti-Bribery Provision). Met de tweede bepaling wordt het voor bedrijven verplicht gesteld om aan transparantievereisten met betrekking tot hun zakelijke boekhouding te voldoen, zoals omschreven in de Securities Exchange Act (1934) (ook wel bekend als de Accounting Provision).
De Bribery Act (2010) is een Britse wet die de volgende vier handelingen strafbaar stelt als zijnde misdrijven:
- Het omkopen van een andere persoon: d.w.z. het aanbieden, toezeggen of geven van voordeel aan een andere persoon
- Omgekocht worden: d.w.z. het verzoeken, instemmen met of ontvangen van voordeel van een andere persoon
- Het omkopen van een buitenlandse functionaris
- Het niet voorkomen van omkoping (voor commerciële organisaties)
Doeleinde / Doel Dit programma is bedoeld om u inzicht te bieden in het voorkomen en vaststellen van een anti-omkopings-/ anti-corruptierisico en dient niet te worden beschouwd als juridisch advies.
De anti-omkopings- en anticorruptiewetgeving is ingewikkeld. U wordt aangeraden om onafhankelijk, professioneel juridisch en boekhoudkundig advies in te winnen met betrekking tot de regelgeving waar uw organisatie onder valt.
Toepassingsgebied Dit programma biedt richtlijnen voor het implementeren van preventieve en detectieve controles in uw organisatie om de risico's op procesniveau met betrekking tot anti-omkoping en anti-corruptie te mitigeren.
We nemen alle essentiële bedrijfsprocessen en governance in algemene zin op in het projecttoepassingsgebied:
- Governance- & Zakenpartners
- Grootboek
- Leveranciersbeheer
- Purchase to Payment
- Order to Cash
- Salarisadministratie
- Reizen en entertainment
Machtigingen
Alleen Professioneel beheerders en Professionele gebruikers kunnen planningsinformatie toevoegen. Supervisie-executives en Supervisiebeoordelaars hebben leestoegang tot planningsinformatie.
Planningsinformatie toevoegen
Planningsinformatie toevoegen om de achtergrond, het doeleinde en het toepassingsgebied van een project te definiëren.
-
Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Projecten-app om deze te openen.
Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.
De startpagina van Projecten wordt geopend.
- Open een project.
Het projectdashboard wordt geopend.
- Klik op het tabblad Planning .
- Voer de relevante informatie in en klik op Opslaan:Opmerking
Rich text-velden mogen maximaal 524.288 tekens bevatten.
Veld Beschrijving Achtergrond
De context van het project. Dit is een optioneel veld.
Doeleinde/doel
De doelstellingen van het project. Dit is een optioneel veld. Toepassingsgebied
De omvang van het project. Dit is een optioneel veld.
Attributen
Geeft de kenmerken aan die gekoppeld zijn aan de planning of het algehele project. Dit is een optioneel veld.
Projectbeheerders en Projecttypebeheerders kunnen aangepaste attributen definiëren voor risico's onder Projecttypen beheren.
Tip
Voer een van de volgende handelingen uit om spellingscontrole op rich text-velden in te schakelen:
- Chrome, Firefox of Safari CTRL + rechtermuisklik binnen het veld op Windows of Command + rechtermuisklik op Mac
- Internet Explorer of Microsoft Edge open uw browserinstellingen en schakel spellingscontrole/markeren van onjuist gespelde woorden in
Resultaat De planningsbestandsinformatie wordt aan het project toegevoegd.
- Entiteitsdekking - Optioneel. Tag het project aan één of meer entiteiten voor rapportagedoeleinden.Opmerking
Alleen Professionele beheerders kunnen een project met een entiteit taggen door op Content weergeven te klikken en iedere entiteit die met het project verbonden moet worden te selecteren. Wijzigingen worden automatisch opgeslagen.
Een nieuwe invoer aan het planningsbestand toevoegen
Voeg snel een invoer voor een planningsbestand toe aan uw project.
-
Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Projecten-app om deze te openen.
Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.
De startpagina van Projecten wordt geopend.
- Open een project.
Het projectdashboard wordt geopend.
Informatie uit het planningsbestand bijwerken
Wanneer twee gebruikers hetzelfde veld bewerken, worden de wijzigingen van de gebruiker die als eerste opslaat overgenomen. De tweede gebruiker ontvangt een waarschuwingsbericht om de wijzigingen te kopiëren en de pagina te vernieuwen om te voorkomen dat de eerdere wijziging wordt overschreven.
Informatie in het planningsbestand bijwerken en supportbestanden uploaden die betrekking hebben op het planningsproces.
-
Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Projecten-app om deze te openen.
Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.
De startpagina van Projecten wordt geopend.
- Open een project.
Het projectdashboard wordt geopend.
Nadat u een project heeft gepland
Nadat u een project heeft gepland kunt u de volgende taken voltooien:
| Taak | Informatie |
|---|---|
| 1. Ervoor zorgen dat alle teamleden de juiste toegang hebben tot het project. | |
| 2. Het project aanmaken (doelen, risico's en controles definiëren). | Workflows en projecttypen |
|
3. Tijdlijnen en datums beheren in de verschillende fasen van alle actieve projecten binnen één centraal weergave. |
